档案信息化发展的历程及意义

档案信息化发展的历程及意义
【摘要】进入新世纪以来，计算机技术和通信技术有成功融合和广泛应用，从根本上改变了信息产生、处理、存储方式，“信息化”是对这个过程的概括。

档案信息化是档案管理部门面对信息技术革命的积极回应，是档案管理发展的必然选择。

【关键词】档案；信息化；历程；意义
档案是一种具有特殊价值的信息资源。

档案事业的快速发展，尤其是档案信息化的突飞猛进，势必对档案教育以及档案事业的发展提出更多、更高的要求。

一、档案信息化发展的概念和内容
1、概念
进入新世纪以来，计算机技术和通信技术的成功融合和广泛应用，从根本上改变了信息产生、处理、传输、存储的方式，并以这种改变推动了社会经济结构、生产方式以及人们生活方式和工作方式的彻底变革，“信息化”一词是对这个过程的概括。

如今，信息化已成为全球共同的路径选择，成为世界各国的发展战略，成为各行各业的建设重点。

档案信息化是国家信息化、地区信息化、行业信息化和机构信息化的重要组成，也是当代档案学理论和实践的核心任务。

档案信息化是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。

有几个方面的特点：
首先，信息化本身是一个渐进的过程，信息技术不断发展，信息资源不断丰富，技术应用不断扩展，资源开发不断深入，社会变革不断产生。

档案信息化会随着社会整体信息化的推进而不断发展，每一个新的进展都是前一阶段的结果，同时又是下一发展阶段的新起点。

其次，档案信息技术应用在档案管理中的应用是全方位的，涵盖档案从生成到永久保存或销毁的整个过程，如电子文件的生成、纸质馆藏数字化、档案自动标引、档案信息网络检索等。

其次，信息技术只是档案信息化的一个要素，在应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程中，还有其他多个非技术因素在共同起作用，包括符合档案信息化要求的档案管理业务、人才、标准规范、政策法规、管理体制等。

2、内容
档案信息化的覆盖面很广，开发利用档案有关有活动都属于其内容。

档案信息化的内容主要包括环境构建和资源建设两大类。

环境构建和资源建设相辅相成，环境构建是基础，资源建设是核心。

环境构建的管理体制和机制历来是各项事业的关键问题，其科学与否，关系
到事业中各个要素能否得到合理配置。

《中华人民共和国档案法》规定的是统一领导，分级管理的档案管理体制，档案信息化作为档案事业的一部分，在某些框架下动作。

档案信息化是一项新工作，管理对象是具有新特点的档案类型，采用的是新的技术手段，电子化、自动化、网络化的工作内容和方法也较以前发生较大改变。

这个过程必然会产生许多新问题出现，比如：电子文件的凭证作用、保存要求、信息开放原则和内容等。

目前，电子文件最迫切的是需要制订与信息社会发展要求相适应的档案信息规划和攻关计划。

通过标准规范，来普及优秀的档案管理实践经验，统一管理方法，促进信息共享和交换。

新时代的档案管理部门都会有这样一个共同感叹：“既懂信息技术又懂档案专业的人才太少了！”这个事实使许多单位信息化水平低下，许多档案管理工作者难以描述档案管理软件需要的到底是什么，档案信息化工作所需要的是复合型人才，也需要更为专业的档案人才，技术人才，才能适应新时期档案信息化管理的趋势。

资源建设是通过各种手段形成数字档案及其加工信息的过程。

这里统称为“数字档案信息资源”。

数字档案信息资源的层次丰富、种类繁多。

可分为原文信息、目录信息和编研信息。

比如：扫描、胶片、照片、录音、录像数字化加工后形成的档案。

档案信息资源创建之后，需要对之实施有效管理，维护其真实、完整、可用。

总体来讲，无论是电子档案，还是机读目录、编研信息，都以电子形式保存在计算机系统中，因而其保存过程中的维护工作都是必需的，包括存储、载体转换、迁移、访问与安全控制、备份等。

在信息技术不断发展和新旧技术之间兼容困难的情况下，数字信息保存后失真、丢失、无法识读的风险很大。

电子文件管理系统以电子文件为对象，涵盖其从生成到永久保存或销毁的全过程，其元数据是其发挥功能的基本工具。

二、档案信息化发展过程
从20世纪70年代至今，我国档案信息化大致经历了起步、成长、提升三个阶段。

1979年起，中央档案馆、中国人民解放军档案馆、国家档案局档案科学技术研究所等个别机构陆续购置计算机设备，开展了计算机在档案管理应用的调研和可行性论证工作，并着手开发档案管理实验性的应用系统，至此拉开了我国档案信息化的序幕。

20世纪80年代未，文档一体化计算机辅助管理软件产生，这个时期计算机装备的机构很少，会操作和使用计算机的也只是少数专业人员，所以应用效果很局限。

20世纪90年代，信息技术普及，网络应用高速推进，档案信息化也进入了快速成长阶段。

这个阶段电子文件开始大量产生，采用传统的管理方法难以保护其作为档案必须具备的原始性、可靠性，甚至识读有时也无法满足。

21世纪后，《全国档案信息化建设实施纲要》2002年11月发布，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务，标志着档案信息化建设已列入整体规划。

随着整体信息化的快步推进，电子文件管理也成为档案信息化建设中最引人关注的部分。

2005年4月1日《中华人民共和国电子签名法》出台，认定了电子文件管理向独立的电子文件管理发展。

国家档案局于2005年1号文件《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，为档案信息化服务提供了扎实的认识基础和政策环境。

三、档案信息化的意义
档案信息化是档案管理部门面对信息技术革命的积极回应，是档案管理发展的必然选择，对于档案管理人员来讲，其意义在于开阔视野，更新观念，提高素质。

现在的老式的档案管理方法，消耗很多人力、物力、时间来完成较高质量或较多数量的工作。

在手工环境下，每种检索工具只能提供一种检索角度，限制了利用。

我们把档案看作是国家利益忠实、强悍、无言的守护者，是一个主权国家不可或缺的战略资源。

例如，中国第一历史档案馆研究员鞠德源先生，潜心十余载，查阅数以吨计的历史文献，出版了一百多万字的巨著《日本国窃土源流钓鱼列屿主权辩》，以大量翔实的、无可辩驳的史实证明，自14世纪起钓鱼列屿就是中国的领土。

历史证明，人类每开始一个新的生产和生活空间，都会在相应的空间中确立僵界。

上面案例充分说明档案是国家的核心信息资源，既是国家守护的对象，也是一种特殊的战斗力。

信息化条件下查询效率的提高不仅表现在检索时间和缩短，更表现在查全率和查准率的提高。

比如，编写校史和大事记，按照手工查档方法，需要对很多份档案进行一次全面翻阅，需要很多时间，现在，输入几个关键词，就能将所需要档案材料全部找到。

并且档案工作者还可以将档案信息以文字、图像、音频、视频等多种媒体形式予以展现在，可以将档案信息与其他数字信息有机整合，使利用者可用的信息内容更为全面、立体。

利用信息技术可以从两个角度来保护历史档案：第一，代表原件提供利用，从而减少对原件的损害，这是较为普遍的保护视角。

相比反复利用的物理接触，损害程度还是比较轻的。

第二，以电子的方式传承历史，档案的保护措施再完善，档案载体的寿命总是有限的，字迹会消退，介质会损坏，影像会模糊，如果将珍贵的历史档案数字化，格式选择得当，这些档案信息就会永久存在。

四、档案信息化的发展原则
人类社会信息化的进程以及我国不断推进的政治经济体制改革深刻地影响着档案事业和档案学的发展，档案实践与理论研究在这场信息革命中遇到了严峻挑战。

首先，计算机中生成的新型档案的记录方式，载体形式，技术特点发生了根本性变化，直接沿用以实体保管为主的管理方式不能有效规避不真实、不完整、不可读的风险；其次，信息时代，信息资源、知识资本成为人们认识档案的新角
度，知识管理成为开展档案工作的新平台。

信息化目的之一是提高业务效率，而信息是业务的保障。

2003年9月，我国国务院办公厅正式颁布《电子公文传输管理办法》，首次明确规定各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据，与相同内容的纸质公文档具有同等法定效力。

开发档案信息资源可以满足人们传承中华民族的历史文化，获取历史文化知识，开展学术研究，提高自身素质以及文化休闲的需求。

我院是一所建校六十四年的老校，丰富的档案信息资源也是见证我院历史发展的重要载体。

学院档案工作人员一直“以档案利用者为本”的理念与发展要求，最大限度的满足利用者的需求。

提高档案管理人员的素质与业务知识水平，是学校档案信息化发展进程的一个必然因素。