办公室制度汇编手册

办公室制度汇编手册

第二章董事会机构设置第二条董事会为公司的决策机构，对公司股东负责，并向公司股东报告工作。

第三条办公室是董事会的日常办事机构，包括但不仅限于负责办理股东、董事会日常事务及董事长交办事宜。

第三章董事会职权第四条董事长依据公司章程行使以下职权：

（一）向股东报告工作；

（二）召集和主持董事会会议；

（三）组织执行股东决定；

（四）组织检查股东决定的实施情况；

（五）对外签署公司有关文件、协议；

（六）股东或董事会赋予的其他职权。

第五条董事会对股东负责，行使以下权利：

（一）向股东报告工作；

（二）执行股东的决定；

（三）制订公司章程的修改方案；

（四）制订公司内部管理机构的设置;（五）根据xx同意，决定聘任或者解聘公司总经理，并根据总经理的提名决定聘任或者解聘公司副总经理、财务总监等其他高级管理人员；

（六）制订《董事会议事规则》；

（七）审议批准《总经理办公会议事规则》及公司的基本管理制度；

除本规则规定外，董事会应审批公司基本管理制度中规定应提交董事会审批的事项。

第六条董事每届任期三年，可连选连任，董事任期从就任之日起计算，至本届董事会任期届满时为止。董事任期届满而未及时改选，或者董事在任期内辞职导致董事会成员低于公司章程规定的人数，在改选出的董事就任前，原董事仍应当继续履行董事职务。

第七条公司董事每年连续两次未能亲自出席，也不委托其他董事出席董事会

会议，董事会应当建议公司股东会予以撤换。

第四章董事会议题第八条董事会审议事项应当以议题的方式提出。

第九条公司总经理、总经理办公会及公司董事可作为提议人提出议题。

第十条公司各科室需要提交董事会研究的事项，应根据审核权限通过以上提议人提出。

第十一条提议人应当通过办公室提交书面议题，载明以下事项：

（一）议题名称；

（二）提议部门；

（三）议题理由、是否履行相关程序并征得分管领导同意；

（四）建设性结论；

（五）建议议案相关列席人；

（六）提议人的联系方式和提议日期。

提议内容应当属于公司章程规定的董事会职权范围内的事项，与议题有关的材料应当一并提交。

第十二条办公室对董事会议题进行初步审查。

第十三条办公室认为内容不明确、不具体、有关材料不充分或者不规范、前置审批流程不完善时，有权要求提议人进行修改、补充。

对于合规议案，报送董事长审核。议案申报经董事长审批后列入董事会议程。

第五章董事会召集与通知第十四条董事会会议由董事长召集和主持，董事长因特殊原因不能履行职务或不履行职务时，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。

第十五条董事会会议原则上应在会议召开3日前发出通知，召开形式可采取现场会议、视频等方式。董事会议案和会议通知应经董事长审批之后发出。

第十六条董事会会议通知应当至少包括以下内容：

（一）会议时间和地点；

（二）会议的召开方式；

（三）会议议题及议案；

（四）参会人员；

（五）董事应当亲自出席或委托其他董事代为出席会议的要求；

第十七条董事会会议通知发出之后，如果需要变更会议的时间、地点等事项或者增加、变更、取消会议议题的，应当事先征求全体与会董事的认可后方可变更。

第六章董事会会议的召开和表决第十八条董事会会议，应由董事本人出席；

董事因故不能出席的，视为放弃在该次会议上的表决权。

第十九条监事可列席董事会会议。

第二十条列席会议的非董事成员对董事会审议事项没有表决权。

第二十一条董事会的表决意向分为同意、不同意和弃权。

第二十二条董事会决议可采取纸质签署或线上签署。

第二十三条董事会会议实行一事一表决，一人一票制。

第二十四条董事会办公室应对所有董事会会议或书面决议进行记录。董事会会议文件及记录应当自制作之日起至少保留十五年。

第二十五条董事会会议记录包括以下内容：

（一）会议届次和召开的时间、地点、方式；

（二）会议通知的发出情况；

（三）董事亲自出席及受托出席情况；

（四）董事发言要点；

（五）每一决议事项的表决方式和结果（表决结果应载明赞成、反对或弃权的票数）；

（六）与会董事认为应当载明的其他事项。

第二十六条董事应当对董事会的决议承担责任。董事会的决议违反有关法律、法规或本章程规定，致使公司遭受严重损失的，参与决议的董事应承担相应责任；

但经证明董事在表决时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任。

第二十七条出席会议的董事和监事应妥善保管会议文件，在会议有关决议内容对外正式披露前，董事、监事及其他会议列席人员对会议文件和会议审议的全部内容负有保密的责任和义务。

第七章董事会决议的执行与监督第二十八条董事会作出决议后，属于总经理

职责范畴或董事会授权总经理办理的事项，由总经理组织贯彻实施，并将执行情况向董事会报告。

第二十九条董事会的决议由指定董事执行或者监督执行的，指定的董事应将执行结果报告董事会。

第三十条董事长应当督促有关人员落实董事会决议，检查决议的实施情况，并在以后的董事会会议上通报已经形成决议的执行情况。

第八章附则第三十一条本规则与法律、法规、部门规章和本公司《公司章程》如有冲突，以法律、法规、部门规章和本公司《公司章程》的规定为准。

第三十二条本规则由办公室负责解释。

第三十三条本规则经股东批准后执行。

附件：1.董事会会议议程2.董事会董事会议案申报表3.董事会会议议案4.董事会决议5.董事会决议签发表附件1***公司***会会议议程一、会议时间：年月日时至时二、会议地点：******会议室三、会议主持：****职务姓名四、参会人员：****五、提请审议议案：

（一）关于提请审议XXXX的议案（汇报人：XXX列席科室：XXX）（二）关于提请审议XXXX的议案（汇报人：XXX列席科室：XXX）附件2***公司董事会议案申报表申报科室申报时间议案名称议案内容申报科室意见申报科室分管领导意见相关科室意见（选填）风控专员意见（选填）办公室意见总经理意见备注附件3关于提请审议***的议案公司董事会：

为了……（议案的目的、原因、意义），根据……（议案的依据、合理性、可行性），提出（或拟订）……（建议/措施/制度等），现汇报如下：

一、……（背景情况/原因/方案等）。

二、……（建议/措施/制度等具体内容）。

三、……（相关科室意见）。

四、提请审议事项：

1.建议同意××××××

2.建议同意××××××以上事宜，现提请董事会审议。

附件：1.xxxxxxx2.xxxxxxx*****科室年月日附件4*****有限公司董事会决议*******公司办公室****年**月**日******有限公司第**董事会第*次会议决

议时间：

年月日地点：

***会议室主持人：

出席董事：

请假人员：****（如有，请填写。如无，请删除。）记录：

年月日（时间），****有限公司召开第*届董事会第*次会议，审议《关于提请董事会审议***的议案》。经审议，以同意*票，反对*票，弃权*票的表决结果通过该议案，形成如下决议：

同意：

附件5***公司董事会决议签发表年月日标题：***公司***届***年***次董事会决议（一）关于提请审议《****》的议案董事同意∕不同意∕弃权签字***************XX公司总经理办公会议事规则（试行）第一章总则第一条为促进XX有限公司的规范运作和健康发展，完善法人治理体系，提高经营班子决策水平和工作效率，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）《XX公司章程》（以下简称“《公司章程》”）《XX公司董事会议事规则》及其他有关法律、法规和规范性文件的规定，制定本规则。

第二条总经理办公会是公司经营管理的日常决策形式，主要职责是贯彻落实董事会的决策部署，审议向董事会提出的决策建议和方案，研究决定日常经营管理中的重大事项。

第三条总经理办公会实行总经理负责制。总经理办公会对董事会负责。

第二章总经理办公会与会人员第四条总经理办公会由总经理召集和主持，总经理因特殊原因不能出席时，可委托其他经营班子成员召集和主持。第五条总经理办公会的出席人员：总经理、副总经理、财务总监以及公司其他高管。根据会议讨论议题的需要，由召集人指定会议列席人员。

第六条与会成员因故不能出席会议时，会前应向总经理请假，并事先提交对议题的意见和建议。

第三章总经理办公会议事范围第七条总经理办公会行使以下职权：

（一）主持公司的生产经营管理工作，组织实施董事会决议；

（二）召集和主持总经理办公会会议；

（三）组织实施公司年度经营计划和投资方案；

（四）拟订公司内部管理机构设置方案；

（五）拟订公司《总经理办公会议事规则》及公司基本管理制度；

（六）制定公司的具体规章；

（七）提请聘任或者解聘公司副总经理、财务总监等高级管理人员；

（八）公司章程和董事会授予的其他职权。

第四章议事规则第八条总经理办公会经总经理同意后，根据公司业务需求组织召开。

第九条总经理办公会议题一般通过以下方式提出和确定：

（一）董事长、总经理认为需要总经理办公会研究的事项直接列为议题内容。

（二）副总经理、财务总监及公司其他高管认为需要提交总经理办公会研究事项，经总经理审定后，列为议题内容。

（三）各科室需提交总经理办公会审议的事项，由相关科室提出并报分管领导和总经理审定后，列为议题内容。

第十条总经理办公会议题所需的材料，应由相关科室负责准备，并在会议召开前提交。

总经理办公会议题材料应有充分的论证分析和明确的决策建议。

第十一条提交总经理办公会审议的议题提前需由议题汇报部门提前向办公室提交《提请总经理办公会审议议题议案表》，载明以下事项：

（一）议题名称；

（二）提议部门；

（三）议题理由、是否履行相关程序（部门审议通过）并征得分管领导同意；

（四）建设性结论；

（五）建议议案相关列席人；

（六）提议人的联系方式和提议日期。

同时，附议案的详细请示或方案。经分管领导审核，总经理审批后被列为正式议题。

第十二条会议议题、参会人员范围经总经理审定后，应在会议召开前1日通知参会人员。会议通知应当包括：会议召开的时间和地点、会议召开方式、会议

议题及参会人员等有关内容。

第十三条总经理办公会实行集体决策，总经理负责制。提交总经理办公会研究的事项，首先由提出议题的科室作简要说明，列席会议的有关科室作必要的汇报；

全体参会人员在听取汇报后应进行充分讨论，并发表各自的最终意见；

总经理根据本细则第十四条作出决策。

有关出席会议人员与总经理办公会研究事项有直接或间接利害关系时，该人员应向总经理办公会申请回避。总经理办公会会议记录应对此事予以记录。

第十四条总经理办公会审议或决定事项按以下方式处理或执行：

（一）对需要由董事会讨论议定的事项，总经理办公会会议形成审议意见后提交董事会审议。审议意见应是书面材料，包括论证分析和明确的决策建议。

（二）总经理办公会确定或决议的事项，以会议纪要或其他形式作出，经会议主持人签发后，由办公室督促检查会议议定事项的落实，根据执行中出现的有关问题提出解决建议，并将落实进展情况向总经理报告。

第十五条总经理办公会已议定事项，如执行中出现重大问题或情况变化使其不具备成功实施的条件，应对原决议进行复议。

第十六条办公室负责总经理办公会的组织筹备、会议通知，并做好会议记录，形成会议纪要。会议纪要经总经理审定后印发。

第十七条出席和列席总经理办公会会议的人员须严格遵守保密制度，对会议研究决定事项的过程和内容不得随意对外泄露。

第五章附则第十八条本工作细则未尽事宜，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行；

本工作细则如与国家日后颁布的法律、法规、经合法程序修改后的《公司章程》及《董事会议事规则》相抵触时，按国家相关法律、法规、《公司章程》和《董事会议事规则》的规定执行，修订后，报董事会审议通过。

第十九条本规则由办公室负责解释。

第二十条本规则自印发之日起执行。

附件：1.议会议程2.总经理办公会议案申报表3.总经理办公会会议议案4.总经理办公会会议纪要 5.总经理办公会会议纪要签发表附件1***公司***会会

议议程一、会议时间：

年月日时至时二、会议地点：******会议室三、会议主持：****职务姓名四、参会人员：****五、提请审议议案：

（一）关于提请审议XXXX的议案（汇报人：XXX列席科室：XXX）（二）关于提请审议XXXX的议案（汇报人：XXX列席科室：XXX）附件2***公司总经理办公会议案申报表申报科室申报时间议案名称议案内容申报科室意见申报科室分管领导意见相关科室意见（选填）风控专员意见（选填）办公室意见总经理意见备注附件3关于提请审议***的议案公司总经理办公会：

为了……（议案的目的、原因、意义），根据……（议案的依据、合理性、可行性），提出（或拟订）……（建议/措施/制度等），现汇报如下：

一、……（背景情况/原因/方案等）。

二、……（建议/措施/制度等具体内容）。

三、……（相关科室意见）。

四、提请审议事项：

1.建议同意××××××

2.建议同意××××××以上事宜，现提请总经理办公会审议。

附件：1.xxxxxxx2.xxxxxxx*****科室年月日附件4内部文件不得外传****公司总经理办公会会议纪要*******公司办公室****年**月**日*******公司****年第**次会议纪要会议时间：

年月日会议地点：***会议室主持人：***参会人员：

请假人员：****（如有，请填写。如无，请删除。）列席人员：

记录：

年月日10：00，在***会议室总经理***主持召开了***年第**次总经理办公会。对《关于审议*********的议案》进行了研究讨论。形成如下纪要：会议通过∕同意*****。

会议要求***（有，请在纪要中写明）按流程报董事会审批。（如需董事会审批事项请载明该项）附件5***公司总经理办公会会议纪要签发表年月日标题：***公司***届***年***次总经理办公会会议纪要（一）关于提请审议《****》的议案总办会同意∕不同意∕弃权签字***************XX公司三公经费管理办

法（试行）第一章总则第一条为有效控制和压缩非生产性费用开支，进一步规范因公出差费、公务用车费、公务接待费（以下简称“三公”经费）的管理，切实降低企业运行成本，推进“三公”经费管理长期化、规范化和制度化。根据公司实际，特制定本办法。

第二条“三公”经费是指公务用车费、公务接待费、差旅费。

第三条“三公”经费管理实行年度预算控制、科室归口管理的原则，各部门应严格执行预算审批制度，严控无实质内容，无明确目的的差旅活动，厉行节约，控制成本。

第二章差旅管理第四条出差审批公司员工出差，需填报出《差申请单》，按程序报经领导审核同意后方可出差。

第五条员工因公出差，应本着既保证工作需要、又坚持勤俭节约的原则，坚持按标准住宿，不得选住酒店套房。

第六条差旅费范围包括公司员工出差住宿费、往返交通费及伙食补助费和公杂费等。

第七条差旅费的报销应严格按照标准控制执行，各项费用开支不得超出本办法的限额标准。

第八条参加上级单位统一安排的会议或公司组织的会议，住宿费按照实际发生费用予以报销。

第九条出差住宿费的具体标准：

（一）国内：

职务住宿费标准备注地、市、州级城市直辖市和省会城市公司领导不超过400元/天/人不超过600元/天/人其他人员不超过300元/天/人不超过500元/天/人（二）国内境外（港、澳、台地区）：

职务一般标准备注公司领导不超过1200元/天因特殊情况超过标准，需经公司分管领导批准。

其他人员不超过1000元/天第十条出差交通费的具体标准：

交通费包括长途交通费、交通费补贴（即公杂费）；

（一）长途交通费凭票限额报销，由公司安排出差用车，不报销长途交通费。乘坐交通工具等级见下表：

类型职务标准飞机票全体员工经济舱轮船票公司领导二等舱其他人员二等舱火车票公司领导软席（软座、软卧），高铁/动车不高于一等座，全列软席列车一等软座。

其他人员高铁/动车不高于二等座，全列软席列车不高于二等软座。

（二）国内及国内境外（港、澳、台地区）交通补贴的标准为：

省内省外省内市外地、市、州级城市直辖市和省会城市50元/天60元/天80元/天（三）国内境外（港、澳、台地区）出差交通费凭票限额报销的标准为：职务一般标准备注公司领导不超过300元/天因特殊情况超过标准，需经公司分管领导批准。

其他人员不超过200元/天第十一条出差期间伙食补贴的标准：

省内省外省内出差地、市、州级城市直辖市和省会城市港、澳、台地区80元/天140元/天160元/天300/天第十二条赴港、澳、台地区出差期间按港币、台币等结算的费用，统一按报销当月月初人民银行公布的中间牌价进行折算，其他事项参照国内出差标准执行。

第三章业务招待费第十三条管理原则业务招待费实行“服务经营、预算管理、厉行节约”的控制原则。

（一）服务经营：业务招待费的使用应对促进公司生产经营、业务合作、企业管理起到积极的作用。

（二）预算控制：各部门在公司下达的年度招待费预算总额内限额使用，各部门负责人为本部门业务招待费控制的直接责任人。

第十四条管控标准根据接待事项及接待对象，公司业务招待费每人每餐不超过160元标准执行，其中不包括酒水费用。

第十五条管控要求（一）公司业务接待遵循对等接待的原则安排，应由科室接待的，不得要求以公司名义接待。决策层的业务接待，由办公室统一负责安排。

（二）业务招待所用的酒水原则上由办公室统一采购。办公室统一采购的酒水，应填制入、出库单，登记收发台帐。

第十六条审批流程（一）事前审批流程：经办人填制《接待申请单》《接待物资领用单》→部门负责人审核→部门分管领导审批→总经理审定。

（二）因工作外出或其他原因无法填写申报单时，经办人员需电话请示相关

领导，经批准后方可实施接待。招待事项完成后，需及时补填审批手续。若领导不在已电话请示同意的，需在《申请单》中注明已电话请示同意，待领导回来后补签完善相关手续。

第十七条审批责任界定（一）报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责。单据及附件应合法、完整，并按要求粘贴整齐。

（二）科室负责人及分管领导负责审查报销项目的真实性、合理性，以及报销内容是否符合有关标准。

（三）财务科负责审核单据的合法性、真实性，报销金额是否控制在预算范围内，报销项目审批手续是否完整。

第四章公务用车管理第十八条工勤人员管理（一）未设立专职工勤人员的，设置兼职公车管理员。工勤人员和公车管理员均隶属于公司办公室，负责公司车辆安全行驶及配合公司车辆合理调度、保养等公车管理工作。

（二）车辆原则上由公司工勤人员驾驶，其他人员因工作需要驾驶车辆的，需经办公室同意。

（三）公司各工勤人员归口管理各自驾驶车辆，负责所驾车辆的安全、维护和管理。

（四）上班时间内工勤人员未被派出车的，应随时在公司等候出车，不得离岗。如有事需离开，需报办公室负责人批准。出车结束后，应立即向办公室负责人报告。

（五）工勤人员出车执行接待任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时报告办公室负责人，并说明原因。

（六）行驶证由工勤人员随车保管，其他车辆手续由综合管理部（人力资源部）统一保管。

第十九条车辆使用管理（一）公司所有车辆钥匙统一由办公室保管，车辆严禁私自出借，未经允许不得公车私用。

（二）公司员工因公外出，用车人须提前至少半天向办公室提出申请并填写《工作用车派车单》，经科室负责人批准后由办公室统一调配派车。

（三）办公室对公司车辆进行立册登记管理，建立车辆档案。每月的车辆使用情况由工勤人员进行统计，月末填写《车辆使用情况月报表》，于次月第一周

报办公室审核。

第二十条车辆用油管理（一）原则上车辆用油采用油卡支付，按月结算，特殊情况报公司领导审批。每次加油时，工勤人员要将加油的日期、数量、价格、金额、里程表公里数等数据如实记录。

（二）办公室负责对车辆用油进行监督、控制，财务部辅助配合监督管理。每月末，由工勤人员报本月负责车辆百公里耗油汇总情况到办公室审核。

（三）办公室对耗油量明显偏高、百公里耗油比例波动异常的进行送检。如无机械因素，工勤人员必须对此作出合理解释；

超出该车用油正常均值的，由工勤人员支付，并视情节予以相应处罚。

第二十一条车辆维修、保养管理（一）公司车辆由办公室安排工勤人员进行定人定车的保养及维护。所有车辆必须按时保养、及时维修，车辆临近正常保养期限时应由其工勤人员提出，逾期未提出或因为保养不及时造成车辆损坏的，追究工勤人员责任。

（二）车辆出行前，工勤人员必须检查车辆仪表及指数是否正常，发现异常情况，须及时排除或报修。

（三）工勤人员月末填写《车辆使用情况月报表》如实填报行车公里数。

（四）公司车辆发现故障应立即汇报办公室并进行修理，严禁带故障行驶。

（五）综合课至少每月进行一次公司车辆车容车况的全面检查或抽查。车辆检查中发现三项不合格，在日常使用中能够发现而未发现的各种故障，将对该车工勤人员处以100元/次的罚款。

（六）公司车辆实行定点保养、维修。保养及维修前，必须履行车辆保修程序，严禁“先修（保）后报”的情况出现。车辆报修的具体程序为：

1.工勤人员根据车辆情况填写《车辆报修申请单》，明确报修项目；

2.车辆1000元以内的维修应报办公室负责人批准；

1000元及以上报公司分管领导审批。

（七）经同意后，工勤人员到定点厂进行维修，在维修过程中，发现需新增维修项目，应立即与办公室负责人联系，以便进行补充核定。凡更换单价500元（含500元）以上的配件，须办公室指定人员到厂审核认定后方可更换。

车辆维修后，在修理厂出具的清单中必须注明维修科目、换件部分品牌、规

格型号、数量等。

（八）车辆在外突发故障，需维修的，经向办公室负责人报告，并在回公司后补填《车辆报修/维护申请单》。

在外出差期间的车辆维修、受损或购买零部件，须其他出差人员证明方可报销。

（九）若工勤人员未按程序报审而擅自进行维修的，费用全部自理。

第二十二条事故处理制度（一）公司车辆若发生交通事故，应先急救伤员，向交警部门、保险公司分别报案，并立即报告办公室负责人。

（二）事故责任属于公司工勤人员与对方人员或第三者共同过失的，按各方应负责任之比率分担。公司驾驶员承担的事故赔偿金额超过保险金额部分与其损害赔偿如下：公司驾驶员应负主要责任的，经济损失赔偿30%，最高赔偿限额为3000元；

应负同等责任的，经济损失赔偿15%，最高限额为2000元；

应负次要责任的，经济损失赔偿10%，最高限额为1500元。

（三）经交警部门判定，我方工勤人员无事故责任（即对方全责），应主动协助事故处理工作。

（四）凡我方工勤人员发生全责事故，经济损失5000元(含)以上，且全年发生三次以上（含），公司将视实际情况给予相应处分。

（五）若发生小擦挂，工勤人员可自行协商解决，事后24小时内当事人应向办公室负责人说明情况，否则处以100-500元的罚款，若车辆发生单车责任且维修金额在1000元以内（含1000元），由公司自行维修，凭票报销。公司驾驶员应承担责任的，按照第（六）条执行。

（六）由于保管不当造成车辆损坏的合理费用由责任人员承担20%。造成车辆丢失的，除该车辆现值扣减保险公司赔偿外，其差额部分由责任人赔偿50%。办公室应根据事件性质及责任提出处理意见，经报批后作相应处理。

（七）工勤人员因违章造成罚款、扣证等，责任自负。若车辆被扣，同时处以200-500元处罚。

（八）发生机械责任事故，对责任人按直接经济损失的20%进行处罚（最高赔偿限额为3000元）。

（九）因不可抗拒原因造成车辆损毁或非我方责任事故，驾驶员不承担责任。

第五章附则第二十三条本规则由办公室负责解释。

第二十四条本办法自印发之日起执行。

附件：1.出差申请单2.接待申请单3.物资领用单4.工作用车派车单5.车辆使用情况月报表6.车辆报修/保养申请单附件1申请部门申请人出差时间出差地点出行人数出行人员部门负责人意见：

部门分管领导意见：

总经理意见：

法人意见：

出差申请单附件2接待申请单年月日申请科室经办人接待对象接待时间接待人数陪同人数接待地点接待标准领用物资领用数量科室意见分管领导意见总经理意见退回物资退回数量实际领用物资实际领用数量退库确认注：本申请单一示三份，综合部留存一份（原件），库管留存一份（复印件），申请科室留存一份（复印件）。

附件3接待物资领用单年月日领用科室领用时间物资名称物资数量（大写）接待人数备注经办人科室负责人意见分管领导意见总经理意见注：本申请单一示三份，综合部留存一份（原件），库管留存一份（复印件），申请科室留存一份（复印件）。

附件4工作用车派车单申请时间：

用车科室申请人申请科室负责人办公室用车日期使用车型驾驶人员用车事由用车行程里程表始里程表止公里数用车人签字公里补助(元/公里）办公室审核附件5车辆使用情况月报表统计时间：

填表人：

车辆牌号车型行驶里程及油耗总里程数本月行驶里程（公里）本月行驶总油耗（升）汽油费（元）过路费（元）洗车费（元）停车费（元）保养/维修费（元）其它费用（元）本月费用合计（元）本月保养/维修内容：

车辆目前状况：

备注：

办公室负责人：

附件6车辆报修/维护申请单申请日期：

填表时间：

车牌号行驶公里数车型（品牌/型号）维护/修地点申请维护/维修内容：

预计费用：

办公室负责人意见：

办公室分管领导意见：

总经理意见：

XX公司印信管理制度（试行）第一章总则第一条为维护公司印章及介绍信使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。

第二条本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、财务专用章。

第三条公司法定代表人具有公司印章使用决定权。

第四条公司授权以下科室对公司印章统一管理：

一、授权办公室对公司公章、法定代表人手签章及人名章进行统一管理并指定专人保管；

二、授权财务科对财务专用章、发票专用章统一管理并指定专人保管。

第二章印章的保管第五条印章管理责任科室指定专人负责保管和按规定使用印章。印章每日使用后应入库保管，不得私自保管。

第六条印章管理人员离开工作岗位时间较长时，必须事先报告印章管理科室负责人，指定专人暂时代管，代管期间印章使用情况及有关记录要及时交接。

第三章印章的使用第八条印章使用范围一、公司公章、法定代表人章、公司财务专用章等是公司对外使用的法定印章。

二、公司介绍信供公司员工外出办理公务时使用，须加盖公司公章方为有效。

第九条公司各科室需使用印章须按要求填写印章使用单，具体审批流程如下：

一、公章（一）需法定代表人审批：

1.对外、向上级部门行文或报送文件材料，经公司法定代表人审批后用印。

2.授权书、承诺书、涉及金额等重要材料，经公司法定代表人审批后用印。

（二）法定代表人授权公司总经理审批：

1.在公司内部发布的通知，授权公司总经理审批后用印。

2.对外提供一般资料性文件（包括但不仅限于投标质疑函、向银行提供项目融资资料等），授权公司总经理审批后用印。

3.对外提供营业执照、开户许可证等资质证照复印件加盖公章的，授权公司总经理审批后用印。

4.涉及每月拨付工资、纳税证明等日常业务，授权公司总经理审批后用印。

5.员工使用介绍信外出办理公务，授权业务分管领导审核后出具。

6.提供在职证明、收入证明，授权办公室分管领导审批后用印。

（三）其他：

1.严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。

2.严禁不经批准用印。

二、法人印鉴公司法人印鉴章原则上只作银行预留印鉴使用，银行预留印鉴、每月固定对账单用印，法定代表人授权公司总经理审批后用印。其余情况，需经公司法定代表人同意后予以用印。

三、财务印鉴财务印鉴由财务科参照公司用印管理办法用印。做好保管及用印登记，定期报办公室存档。

第十条涉及法律等重要事项需使用印章的，须经公司风控审计部出具意见。

第十一条外借印章公司印章原则上不允许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写《外借印章使用单》，载明用章事由、监章人、用章人、用印起止时间、用印地点，经公司法定代表人批准后由两人以上共同携带使用。

第十二条印章使用要求一、印章管理员在用印前，必须审核用印是否经过核准。对于超越审核权限或未经审核的用印，印章管理员应当拒绝用印，并及时向上级主管报告。

二、印章管理员必须亲自使用印章，如无特殊情况他人不能代为用印。加盖的印章要端正、清晰。

三、不允许在未填写或未填写完整的材料上加盖印章。文本超过两页以上须加盖骑缝章。

四、用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期进行整理并归档。

第四章印章报废第十三条印章有下列情况时，由办公室统一安排销毁：

一、印章遗失时，应申请报废；

二、使用次数过多而字迹不明、脱落或损毁时；

三、专属印章因工作结束或需要变更时。

第十四条印章销毁印章保管员填写《印章报废申请表》，按照印章申请审批流程完成审核后报办公室，由办公室安排销毁。印章销毁应通知风控审计部监督。

第五章责任与惩罚第十八条公司统一刻制和发放的印章，由公司办公室负责不定期地组织对其进行鉴定。印章保管科室和印章保管员应经常检查、核对用印情况。如印章失效、新增、变更或报废，应及时办理相应手续。

第十九条公司任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

第二十条违反本办法的规定，给公司造成损失的，视其性质及情节给予相应处理。

第六章附则第二十一条本办法适用于公司印鉴的管理，由办公室负责解释。

第二十二条本制度自印发之日起执行。

附件：1.印章使用申请表2.印章外借申请表3.印章报废申请表4.印章使用登记表5.印章外带登记表附件1印章使用申请表科室：

经办人：

时间：年月日用印类型：□公章□财务章□法人章□签字章□其他数量：（）（）（）（）（）用章事由注：以上《事项》中如剩有空格，请在空格处划“/”。

科室负责人意见：

分管领导意见：

总经理意见：

董事长意见：（法人章必须由法人同意，除非授权于他人）附件2印章外借申请表科室经办人监章人用章人借章时间归还时间用章地点序号用印类型印章名称数量用章事由：

科室意见：

分管领导意见：

办公室负责人意见：

办公室分管领导意见：

总经理意见：

党委书记意见：

董事长意见：

附件3印章报废申请表申请人科室申请日期报废时间报废人员监督人员报废印章名称报废印章印模报废事由申请科室意见分管领导意见办公室分管领导意见总经理意见党委书记意见（注：选填）董事长意见附件4印章使用登记表日期科室事项使用人备注附件5印章外带登记表借用时间印章名称用途借用人（签字）借用科室归还时间印章保管人确认XX公司档案工作管理办法（试行）第一章总则第一条为进一步加强公司档案的收集、整理、归档和利用工作，促进公司档案更好地为各项工作服务，结合公司档案管理实际，制定本办法。

第二条本办法所称文件材料，是指公司在建设、运营、和管理活动中形成的各种门类和载体的记录。

档案，是指公司在建设、运营等经营管理活动中形成的，对国家、社会、公司具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的文件材料。

资料，是指不属于归档范围内的文件材料、或属于归档范围除提供一份归档外的多份文件材料。

第三条本办法所称档案工作，是指档案的形成、收集、整理、编目、归档、保管、鉴定、销毁、统计、检索、编研和利用等档案管理业务。

归档，是指办理完毕的文件材料经过系统整理移交档案室保存的过程。

第二章管理机构及职责第四条办公室是公司档案的归口管理科室，在公司领导统一部署下，集中统一管理公司各类档案第五条公司各科室配备兼职资料员，按照公司档案管理相关要求，切实担负起本科室的档案（资料）管理责任，各科室资料员的调换需向办公室报备，并接受公司办公室档案工作业务指导、监督、检查和培训。

第六条兼职档案（资料）员应当遵守纪律，忠于职守，保守公司秘密，维护档案安全。

第七条公司各科室及各子公司负责对工作范围内的文件材料进行收集、整理，并按照公司档案管理相关要求及本办法第八条至第十七条之规定，将工作范围内形成的文件材料交由资料员进行清理，按时向办公室移交归档。

第三章文件材料的归档范围和保管期限第八条公司文件材料归档范围是：（一）反映公司在建设、运营和管理活动中形成的对国家、社会、公司具有保存和利用价值的文件材料；

（二）需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；

（三）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对公司各项活动具有考查价值的文件材料。

第九条公司应归档纸质文件材料中，有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十条凡属公司归档范围的文件材料，公司各科室按照本办法向公司办公室移交，实行集中统一管理，任何科室不得拒绝归档、任何个人不得据为己有。

第十一条公司各类档案保管期限定为永久和定期两种，定期一般分为三十年和十年。

第四章文件材料的归档管理第十二条归档要求（一）归档文件材料须是反映公司在建设、运营等经营管理活动中形成的原件材料，副本或复制件由各科室自行保管。确无原件的应归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。

（二）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

（三）归档的文件材料整理立卷应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，符合公司档案管理标准和规范要求。

（四）凡重要纸质文件材料应与其电子文件同步收集、整理和归档。非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

（五）归档文件材料一般一式一份。重要、利用频繁和有专门需要的适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

第十三条归档时间（一）项目文件材料在项目前期阶段（项目申报、专家评审等）的任务完成或告一段落时，按照阶段在一个月内完成最终归档。

（二）招投标、合同协议、竣工结算、审核文件材料完结后立即归档。

（三）公司收发文应在办理完毕后的次年三月底前归档。

（四）党务、宣传、群团、纪检监察和人事管理中形成的文件材料（包括声像）一般应在办理完毕后的次年三月底前归档。重要会议、重大活动的文件材料，

在结束后一个月内归档。

（五）会计档案在工程财务竣工决算审计以后，由财务管理部整理立卷，统一向办公室归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务科临时保管一年，再归档移交办公室保管。

（六）办公室应按要求建立员工个人档案、人事管理档案，并在次年三月底前归档。

（七）奖状、奖旗、奖杯、奖章、证书等实物及相关文件在获取后一月内归档。

（八）电子文件，在移交纸质文件或实物时一并归档。

（九）下列文件材料应随时产生，随时归档：

1.产权变动过程中形成的文件材料；

2.内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。

第十四条归档程序（一）公司各科室兼职档案（资料）员应检查归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清单。文件存在残、缺等特殊情况的，文件材料移交时须编写归档说明由各科室主要负责人签字确认。

（二）办公室档案人员全面检查归档文件材料的质量，若不符合归档要求，退回整改，直至检查合格。交接双方认真核对移交清单，履行签字手续。移交清单一式两份，交接双方各留一份以备查考。

第五章档案利用管理第十五条档案管理科室应围绕本公司职能活动，主动提供档案信息为各项工作服务，充分发挥档案资料的信息作用。

第十六条各科室工作人员经本科室负责人同意后可查阅本科室业务工作范围内的档案资料。如需调阅非本科室的重要文件和有密级档案，应填写《档案（资料）借阅审批单》，经批准，并办理登记手续，方可借阅。外单位人员查阅档案，必须持单位介绍信，经批准，办理手续后方可查阅无密级档案。借阅者应负责档案的完整和完好，不得私自影印、复制、转借。

第十七条查档人员必须在指定地点阅览档案。

第十八条档案借阅审批流程。

借阅者填写《档案（资料）借阅审批单》，需借阅者科室分管领导、总经理审核后方可借阅，并在规定时间内归还档案至档案管理员处。