《秘书学概论》第一章 绪论

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第一节 秘书的涵义
中级秘书：是指有明确的工作分工，在办公室内 部从事文字工作、信息工作的秘书。他们主要负 责文稿起草、公文办理、信息整理、调查研究等 工作。 高级秘书：主要是指秘书机构的领导、办公室主 任、一些公司、企业的行政总监等。这一级别的 秘书的职责基本是参与政务和管理事务两个方面， 他们不仅是组织和机构中领导的重要助手，同时 也可以是领导中枢的重要成员。
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第三节 秘书学
一、关于秘书学的含义 秘书学是研究秘书工作和秘书活动规律的学科，是 一门综合性、应用性的科学。 二、秘书学的研究对象 （一）“秘书工作”说 秘书学“以秘书工作为研究对象，是研究秘书 工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的一 门新科学”。 （二）“对象多元”说 “秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作为研究 对象”。
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第二节 秘书的职业特征
六、秘书人员女性化 女性从事秘书工作具有明显的优势，她们语言表 达能力强，心细手巧，在文函管理、通信打字、接待 来访等秘书常规事务中，能够起到男性雇员无法代替 的作用。 七、从业人数扩大化 随着现代行政管理效率的提高，秘书部门的作用 正在继续加强，即使在党政领导机关中，秘书人员的 数量也呈增长的趋势。
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第一节 秘书的涵义
20世纪90年代，我国关于秘书涵义的研究又有了新的进 展。 秘书的涵义随着迅速发展的秘书学理论研究而不断完善， 虽然距离给秘书一词下科学结论的目标还比较远，但研 究者们已经在以下三个方面达成了一定的共识： 首先，明确了秘书在我国目前既是行政职位，同时也是 一门社会职业。 其次，明确了秘书的职业岗位归属：处于一个单位的中 枢机构，直接为领导工作提供各类服务。 第三，对秘书的工作内容和职责的认识趋于共同：秘书 服务的根本对象是领导者，秘书活动的基本方式是处理 信息和各类具体事务，秘书活动的根本性质是辅助。
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复习思考题
1。秘书的职业特征有哪些？ 2．秘书学研究具体包含哪些对象？ 3．试阐述秘书学与领导科学、文书学之间的关系。
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第二节 秘书的职业特征
四、秘书工作职业化 就是指秘书人员所从事的工作相对稳定，并成为 他们的主要谋生手段。 五、资格认定制度化 1997年8月20日，中华人民共和国劳动部颁发了 1997 8 20 《秘书职业技能标准（试行）》，并于1998年9月在 全国十省、市、自治区举行了首次秘书资格鉴定工作。 这标志着我国秘书任职资格审查走上了制度化道路。
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第一节 秘书的涵义
在国外，秘书人员根据其资格和条件的不同 以及承担责任的大小，也在纵向上有着不同 层次的划分。比如在英国，就将属于政府文 官系统的秘书分为四个等级：
1．行政级。 2．执行级。 3．文书级。 4．助理执行级。
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第一节 秘书的涵义
（二）关于秘书的横向分类 所谓秘书横向分类，主要是指秘书所在单位或部门 需要秘书具备的专业知识加以分类，也就是对在不 同的社会行业或岗位群就职的秘书加以分类。依照 这样的分类方法，我们可以概括地将秘书大致分为 这样几类：
1．政务秘书。 2．企业秘书。 3．司法秘书。 4．教学秘书。 5．医学秘书。 6．技术秘书。
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第二节 秘书的职业特征
一、服务领导直接化 秘书工作为领导工作提供各方面的服务，而这种 服 务的最大特点是“点对点”的形式。 二、业务知识专门化 现代秘书业务不仅要求秘书人员具有良好的写作 能力，同时也要求秘书掌握信息处理、调查研究、会 务管理、信访接待、沟通协调等多方面的业务知识和 现代化办公技能。 三、工作效益间接化 秘书的劳动成果总是以组织的名义或领导的名义 公诸于世。
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第三节 秘书学
行为科学是研究人类行为规律的一门综合性的交叉 科学。秘书学科应该是人性化的、伦理的行为科学， 是行为科学的分支学科，行为科学的基本理论对于 研究更为具体的秘书行为，建立秘书行为的理论体 系，帮助秘书有效地规范自身行为，协调处理人际 关系，都有着积极的促进作用和重要参考价值。 写作学是研究文章形成的特点与规律的科学。秘书 学研究秘书工作这一对象时，常常要涉及到有关写 作的问题。这说明，秘书学虽然并不把写作作为专 门对象来研究，但二者的联系是不容忽视的。
第一章 绪论
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第一章 绪论
本章要点与要求：
了解秘书的基本涵义，为秘书学的学习建立 扎实的理论基础 了解秘书的类别与层次，秘书的职业特征与 社会地位，为从事秘书工作做好心理准备 掌握秘书学的涵义、研究对象和研究方法
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第一节 秘书的涵义
一、我国关于“秘书”涵义研究的历史沿革 我国关于“秘书” 《辞海》对“秘书”一词的解释有五层涵义：
四、秘书学研究的方法 研究秘书学的常用方法有以下几种： （一）系统分析的方法 （二）纵横比较的方法。 （三）理论联系实际的方法 （四）经典案例分析法。
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第三节 秘书学
五、秘书学与相关学科的关系 在诸学科中，与秘书学联系最为密切的学科是管理 学、领导科学、行为科学、写作学、文书学、档案 学等。 管理学是研究管理活动的特点和规律及其应用一门 科学。由于秘书部门大多属于辅助决策、参与管理 的部门，秘书活动也是一种特殊的管理活动（辅助 管理活动），秘书工作也成为管理工作的一个重要 组成部分，在很大程度也需要管理学理论的指导。 所以现在人们普遍都把秘书学作为管理学的分支学 科。
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第一节 秘书的涵义
1912年辛亥革命以后，孙中山等成立中华民国临 时革命政府，这时出现的秘书才是真正的具有现 代意义的秘书。 中华人民共和国成立以后，秘书的涵义一直被当 作行政职位来看待，他们的身份一般都是国家公 职人员。
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第一节 秘书的涵义
二、国外对秘书涵义的看法 在西方，“秘书”一词源于拉丁文“secretaries”， 原始的意思是“可靠的职员”。 在英语中“秘书”的写法是“secretary”，翻译 成汉语可以有两种解释：一是大臣，一是书记。 国际秘书联合会对秘书的涵义则给与了这样的说 明：“秘书应是主管人员的一位特殊助手，他 （她）掌握办公室工作的技巧，能在上司没有过 问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显 示出主动性和正确判断能力，并且在所给予的权 力范围内做出决定”
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第三节 秘书学
三、秘书学研究的现状 秘书学在我国的学科领域中还属于新兴学科。 但是我国的秘书学研究一旦起步，发展起来非常迅 速，其成果表现在以下两个方面： （一）围绕着秘书教学实践进行了大量的研究 （二）秘书学的研究已经在全国范围内蓬勃兴起
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第三节 秘书学
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第一节 秘书的涵义
三、当今社会对秘书涵义的定位
在我国，对秘书涵义的探讨是从20世纪80年代开始 的。当时影响比较大的是王千弓先生的“职务说” 和张金安、常崇宜先生的“助手、参谋说”。这两 种秘书涵义的定位对秘书概念的理解都具有鲜明时 代特点，其价值表现在以下三个方面： 第一，这两个涵义都比较准确地阐释了秘书的职责。 第二，涵义对秘书的工作内容都做了比较全面的概。 第三，都认识到的秘书地位的从属性。
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第一节 秘书的涵义
四、秘书的类别与层次
（一）关于秘书的纵向分类 所谓纵向分类，主要是针对秘书工作职责范围的 大小及所承担责任的轻重的不同，从纵向角度上 划分出的秘书不同的层次级别。 初级秘书：是指一般日常行政事务的工作人员， 主要办理接待、联络、值班、文书处理、会务服 务等，他们不一定有秘书的职称，也不一定有明 确的分工，但通常也被称为秘书工作人员。
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第一节 秘书的涵义
国际职业秘书组织对秘书涵义的理解是：“具有 熟练的办公室工作能力，不需要上级敦促即能主 动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围内 作正确决定得到经理助手”。 在日本，秘书学研究者则认为秘书是“帮助与处 理各种事务的工作人员”，表明秘书工作范围和 内容必须随着领导者的工作变化而变化。
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第三节 秘书学
（三）“辅助管理”说 秘书学是研究秘书如何进行辅助性管理活动的 一门科学。 （四）秘书现象说 秘书学科的研究对象只能是社会的秘书现象。 （五）秘书行为说 秘书学的研究对象是秘书行为。
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第三节 秘书学
秘书学的研究对象，包括秘书工作和秘书人员两个 方面的内容。而围绕着秘书工作和秘书人员的研究， 可以派生出以下几个方面的有关秘书学的具体研究 对象： 1．对秘书学基本理论的研究。 2．对秘书人员的研究。 3．对秘书具体业务的研究。 4。对秘书专业技术的研究。 5．对中外秘书史的研究。 6．研究秘书学与相邻学科的关系的研究。
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第三节 秘书学
领导科学是以领导活动为研究对象，探讨领导活动 的特点和领导活动产生、变化、发展规律的科学。 秘书工作历来在领导工作中占有重要地位，秘书的 基本职责是领导的参谋与助手，处在一种辅助领导 工作的特殊位置上，秘书工作的好坏会直接影响到 领导活动的效果。领导科学与秘书学在研究对象上 既不能相互替代，但却又有着许多不可分割的联系。
公共关系学是研究行政管理和经营管理活动中如何 与公众进行双向传播与沟通的一门应用性学科。秘 书工作也包含了部分公共关系的内容，从加工信息 资料，处理来电来信和来访，协调上下左右、沟通 内外关系到组织各种会议，筹办礼仪活动、接待各 类人物等，有许多活动都是与公共关系重合的。 除此之外，秘书学还与社会学、心理学、伦理学、 政治学、决策学、语言学等有关较为密切的关系。
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第三节 秘书学
文书学是研究文书的形成与运行规律的科学。档案 学是研究档案的形成与运行规律的科学。而通过文 书处理和档案管理来为领导服务正是秘书工作的重 要内容，同文书与档案打交道也是秘书人员的基本 技能，因此研究秘书学也同样离不开文书学、档案 学。
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第三节 秘书学
①职务名称之一 ②古代官名 ③在使馆中介于参赞和随员之间的外交人员 ④宫禁里的藏书 ⑤指谶纬图箓等书
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第一节 秘书的涵义
在我国，“秘书”一词最早出现在汉代，当时这 两个字的具体涵义是指宫中秘藏之书，也就是保 存在皇宫中的秘密收藏的图书资料。这时的秘书 的涵义是指物而不是指人。 公元2世纪，在东汉后期，桓帝设立了专门管理 这些宫中秘藏之书的机构，名之为“秘书监”， “秘书”一词在这个时候开始完成由指物到指人 的转变，但与现代秘书的含义有着本质上的不同