提高合同审查会签一次性通过率汇报ppt
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二〇〇九年三月
概况：简介
▪ 自省公司电子合同审查会签系统上线以来，宣城分 公司合同审查会签一次性通过率一直比较低，部分合 同会签来来回回修改超过10次，耗费了合同承办部 门及合同审查会签部门的很多精力，同时影响了其他 工作的正常进行。在总经理办公会议上公司领导要求 合同审查会签部门采取有效措施，切实提高合同审查 会签一次性通过率。为此分公司合同管理管理部门联 合合同审查会签的其他相关部门（财务部、人力资源 部）成立QC小组，以提高合同审查会签一次性通过 率。
王先锋
男
冯发正
男
大专 硕士 硕士 本科
合同管理 法律管理 工程资产管理 党群纪检
成员 成员 成员 成员
概况：相关概念解释
合同审 查一次 性通过
率
合同审查各环节均审查通过的合同数
承办部门提交合同审查会签的总数 （以一个月为周期）
一、选择课题
▪ 小组对2008年3月至5月份期间的合同审查会签通过情况进行了汇 总，结果如下列图表所示:
2008年3月－5月合同审查会签一次性通过率调查表
★ 合同总量（份）
3月
4月
5月
97
140
167
一次性通过数（份）
76
103
127
一次性通过率 平均
78.00%
73.00% 75.66%
76.00%
一、选择课题
2008年3月－5月合同审查会签一次性通过率折线图
79.00% 78.00% 77.00% 76.00% 75.00% 74.00% 73.00% 72.00% 71.00% 70.00%
平均会签周期(单位：天) 3.5
3.5ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
3
2.5
2.5
2
1.5
1
0.5
0
一次性通过 未一次性通过
一次性通不过，太 耽误时间了
一次性通过 未一次性通过
一、选择课题
活动计划及完成情况表
时间
步骤
行动
6月
7月
8月
9月
10月
11月
选择课题 1
现状调查
2
设定目标
3
原因分析
4
要因确认
5
制定对策
6
对策实施
7
效果检查
二、现状调查
根据现状调查,小组成员经过讨论，找出了合同因时间有误被 退回的两大主要原因！
合同因时间 有误被退回
经办人员不细心。
对公司的相关制度 和流程不熟悉。
二、现状调查
▪ 合同审查会签起草工作本身没有什么难度。通过小组成员的努力,及 开展相关的培训和强化考核,可解决合同签约时间有误问题的程度为80 ％（据小组成员前期对合同审查会签一次性通过率较高的合肥、安庆 等公司调查，其因签约时间错误而被退回合同的仅占被退回合同总数 的10％左右，故此小组成员人为合同签约时间有误问题改善程度为80 ％是完全可以做到的），此时合同审查会签一次性通过率为：
100.00%
80.00%
60
88.77%
70.00%
50
71.42%
60.00%
40
50.00%
30
40.00%
30.00% 20
20.00%
10
10.00%
0 时间
金额
份数
名称
其他
0.00%
由排列图可见，合同时间有误占71.42％，是造成合同会签未一次性通过的 主要症结所在，解决“合同时间有误”的问题即可大幅度提高合同审查一次 性通过率。
3月 3月
4月 4月
5月 5月
▪ 合同审查的一次性通过率低于80％，合同来回提交牵扯了合 同承办部门和合同审查会签部门的大量精力，不仅延长了审查 周期也影响了部分采购和工程的进度。
一、选择课题
小组成员随机各抽取50份一次性通过的合同与未一次性通过的合同会 签周期进行了对比，其中在抽样的50份一次性通过的合同中平均审查会签
周期为2.5天（排除相关人员出差的因素，下同）而未一次性通过的合同 平均会签周期为3.5天，未一次性通过的合同审查周期平均比一次性通过
的合同审查周期长了1天，大大降低了工作效率。公司领导指示综合办公 室作为牵头部门联合财务及纪检监察部门采取有效措施提高审查效率，为 此我们成立了合同审查QC小组。
平均会签周期对比图
现场调查
张治军
我方人员经办
2
人没有检查合 合同文本日期信 同文本日期信 息经办人自检率
息
自检率大于95%
检查自检情况
3
系统默认履行 检查合同会签页
期限以年为单 面中的履行期限
位
是否默认为年
合同会签页面中的履行期限 默认为年
现场调查
王先锋 章红
4
没有办理期限 规定
检查公司是否有 关于合同会签办 理期限的规定。
概况：小组成员
小组名称 小组类型
活动起止时间
课题名称 人数 姓名
宣城移动合同审查QC小组 管理型
2008年6月～2008年11月
成立时间 组长
课题登记号
2008年6月
陈宝华
2008QC-XC035
提高合同审查会签一次性通过率
性别
文化程度
5人 职务
组内职务
陈宝华
男
大专
综合办公室主任
组长
章红
女
张治军
男
其它差错
频数（次）
70 9 8 7 4
累计频数（次） 累计频率
70
71.42%
79
80.61%
87
88.77%
94
95.91%
98
100%
二、现状调查
▪ 根据上表我们得出2008年3月－ 2008年5月合同退回（即合同审查 未一次性通过）原因排列图。
95.91%
80
80.61%
70
100.00% 90.00%
四、原因分析
▪ 从原因分析可知，末端因素有5个，我们对5个因素由小组成员分工进行确认， 要因确认分工表如下：
序号 末端原因
确认内容
确认标准
确认方法
负责人 完成日期
1
缺乏关于合同 会签时间的考 核要求
查看公司发文及 部门发文是否包 含有关合同会签 时间的考核
公司发文或部门发文至少有 一项关于合同会签的考核
8
巩固措施
9
总结打算
表示活动计划
表示活动实现情况
二、现状调查
▪ 为了查清造成合同审查会签一次性通过率低的原因，小组成员对2008 年3月－2008年5月期间的合同审查未一次性通过的原因进行了整理、 分类，结果见下表：
序号
1 2 3 4 5
2008年3－5月份合同审查退回原因调查表
错误退回类型
签约时间差错 合同金额差错 合同文本数量差错 合同名称差错
75.66％＋（1－75.66％）×71.42％×80％＝
三、设定目标
▪ 活动目标根据公司领导要求，参考前期调查现状， 我们将目标值设定为：
合同审查会签一次性通过率≥85％
四、原因分析
▪ 根据调查现状（症结）。小组召开一系列的原因查找和分析，并结 合其他可能原因分别找出各个因素的末端原因，整理成因果图如下：
没有关于办理期限的规章制 现场调查（OA
度
文件搜索）
王先锋
5
缺少签约时间 要求培训
概况：简介
▪ 自省公司电子合同审查会签系统上线以来，宣城分 公司合同审查会签一次性通过率一直比较低，部分合 同会签来来回回修改超过10次，耗费了合同承办部 门及合同审查会签部门的很多精力，同时影响了其他 工作的正常进行。在总经理办公会议上公司领导要求 合同审查会签部门采取有效措施，切实提高合同审查 会签一次性通过率。为此分公司合同管理管理部门联 合合同审查会签的其他相关部门（财务部、人力资源 部）成立QC小组，以提高合同审查会签一次性通过 率。
王先锋
男
冯发正
男
大专 硕士 硕士 本科
合同管理 法律管理 工程资产管理 党群纪检
成员 成员 成员 成员
概况：相关概念解释
合同审 查一次 性通过
率
合同审查各环节均审查通过的合同数
承办部门提交合同审查会签的总数 （以一个月为周期）
一、选择课题
▪ 小组对2008年3月至5月份期间的合同审查会签通过情况进行了汇 总，结果如下列图表所示:
2008年3月－5月合同审查会签一次性通过率调查表
★ 合同总量（份）
3月
4月
5月
97
140
167
一次性通过数（份）
76
103
127
一次性通过率 平均
78.00%
73.00% 75.66%
76.00%
一、选择课题
2008年3月－5月合同审查会签一次性通过率折线图
79.00% 78.00% 77.00% 76.00% 75.00% 74.00% 73.00% 72.00% 71.00% 70.00%
平均会签周期(单位：天) 3.5
3.5ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
3
2.5
2.5
2
1.5
1
0.5
0
一次性通过 未一次性通过
一次性通不过，太 耽误时间了
一次性通过 未一次性通过
一、选择课题
活动计划及完成情况表
时间
步骤
行动
6月
7月
8月
9月
10月
11月
选择课题 1
现状调查
2
设定目标
3
原因分析
4
要因确认
5
制定对策
6
对策实施
7
效果检查
二、现状调查
根据现状调查,小组成员经过讨论，找出了合同因时间有误被 退回的两大主要原因！
合同因时间 有误被退回
经办人员不细心。
对公司的相关制度 和流程不熟悉。
二、现状调查
▪ 合同审查会签起草工作本身没有什么难度。通过小组成员的努力,及 开展相关的培训和强化考核,可解决合同签约时间有误问题的程度为80 ％（据小组成员前期对合同审查会签一次性通过率较高的合肥、安庆 等公司调查，其因签约时间错误而被退回合同的仅占被退回合同总数 的10％左右，故此小组成员人为合同签约时间有误问题改善程度为80 ％是完全可以做到的），此时合同审查会签一次性通过率为：
100.00%
80.00%
60
88.77%
70.00%
50
71.42%
60.00%
40
50.00%
30
40.00%
30.00% 20
20.00%
10
10.00%
0 时间
金额
份数
名称
其他
0.00%
由排列图可见，合同时间有误占71.42％，是造成合同会签未一次性通过的 主要症结所在，解决“合同时间有误”的问题即可大幅度提高合同审查一次 性通过率。
3月 3月
4月 4月
5月 5月
▪ 合同审查的一次性通过率低于80％，合同来回提交牵扯了合 同承办部门和合同审查会签部门的大量精力，不仅延长了审查 周期也影响了部分采购和工程的进度。
一、选择课题
小组成员随机各抽取50份一次性通过的合同与未一次性通过的合同会 签周期进行了对比，其中在抽样的50份一次性通过的合同中平均审查会签
周期为2.5天（排除相关人员出差的因素，下同）而未一次性通过的合同 平均会签周期为3.5天，未一次性通过的合同审查周期平均比一次性通过
的合同审查周期长了1天，大大降低了工作效率。公司领导指示综合办公 室作为牵头部门联合财务及纪检监察部门采取有效措施提高审查效率，为 此我们成立了合同审查QC小组。
平均会签周期对比图
现场调查
张治军
我方人员经办
2
人没有检查合 合同文本日期信 同文本日期信 息经办人自检率
息
自检率大于95%
检查自检情况
3
系统默认履行 检查合同会签页
期限以年为单 面中的履行期限
位
是否默认为年
合同会签页面中的履行期限 默认为年
现场调查
王先锋 章红
4
没有办理期限 规定
检查公司是否有 关于合同会签办 理期限的规定。
概况：小组成员
小组名称 小组类型
活动起止时间
课题名称 人数 姓名
宣城移动合同审查QC小组 管理型
2008年6月～2008年11月
成立时间 组长
课题登记号
2008年6月
陈宝华
2008QC-XC035
提高合同审查会签一次性通过率
性别
文化程度
5人 职务
组内职务
陈宝华
男
大专
综合办公室主任
组长
章红
女
张治军
男
其它差错
频数（次）
70 9 8 7 4
累计频数（次） 累计频率
70
71.42%
79
80.61%
87
88.77%
94
95.91%
98
100%
二、现状调查
▪ 根据上表我们得出2008年3月－ 2008年5月合同退回（即合同审查 未一次性通过）原因排列图。
95.91%
80
80.61%
70
100.00% 90.00%
四、原因分析
▪ 从原因分析可知，末端因素有5个，我们对5个因素由小组成员分工进行确认， 要因确认分工表如下：
序号 末端原因
确认内容
确认标准
确认方法
负责人 完成日期
1
缺乏关于合同 会签时间的考 核要求
查看公司发文及 部门发文是否包 含有关合同会签 时间的考核
公司发文或部门发文至少有 一项关于合同会签的考核
8
巩固措施
9
总结打算
表示活动计划
表示活动实现情况
二、现状调查
▪ 为了查清造成合同审查会签一次性通过率低的原因，小组成员对2008 年3月－2008年5月期间的合同审查未一次性通过的原因进行了整理、 分类，结果见下表：
序号
1 2 3 4 5
2008年3－5月份合同审查退回原因调查表
错误退回类型
签约时间差错 合同金额差错 合同文本数量差错 合同名称差错
75.66％＋（1－75.66％）×71.42％×80％＝
三、设定目标
▪ 活动目标根据公司领导要求，参考前期调查现状， 我们将目标值设定为：
合同审查会签一次性通过率≥85％
四、原因分析
▪ 根据调查现状（症结）。小组召开一系列的原因查找和分析，并结 合其他可能原因分别找出各个因素的末端原因，整理成因果图如下：
没有关于办理期限的规章制 现场调查（OA
度
文件搜索）
王先锋
5
缺少签约时间 要求培训