山东省省直单位电子档案进馆办法

山东省省直单位电子档案进馆办法

第一章总则

第一条为规范省直单位电子档案移交进馆工作，确保山东省档案馆进馆电子档案的准确、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《电子档案移交与接收办法》及《数字档案室建设指南》等法律、法规和规范，制定本办法。

第二条本办法所称电子档案，是指省直单位在公务活动中直接形成的对国家和社会具有保存和利用价值的数字档案资源，包括归档后的各门类原生电子文件、传统载体档案的数字化副本及其他数字资料等。

第三条本办法所称的电子档案元数据包括各门类电子档案的电子目录和系统自动捕获的电子档案元数据，元数据的赋值以自动捕获为主，手工著录为辅。

第四条省直单位移交的电子档案必须真实可靠、齐全完整、安全可用，涉密电子档案的移交与接收应符合国家和省内有关保密安全的要求。

第二章电子档案的收集

第五条省直单位移交的电子档案门类包括永久保管期限的文书档案、照片档案、录音档案和录像档案。

第六条电子档案的收集包括档案内容及其元数据的收集；电子档案的内容与元数据应当保证准确性、完整性、可用性和安全性。

第七条文书类电子档案内容应当保证正本、定稿或者重要文件的修改稿、公文处理单等保存完整，有记录修改过程的彩色留痕稿的也应当保存；文件红头、电子印章保存完整。

第八条照片类、录音类、录像类电子档案内容保证照片人物形象清楚，音频、视频中的语音、影像清晰，说明文字符合《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014)和《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15)的要求。

第九条文书类、照片类、录音类、录像类电子档案的基本元数据集必须符合《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009)、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54-2014）和《数字档案室建设指南》（档发〔2014〕4号）等标准和规范的要求，符合《山东省文书档案目录数据采集规范》等山东省关于各门类电子档案数据存储结构和元数据方案的要求。

第十条传统载体档案的数字副本的制作符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005)的要求，无法生成元数据的，应根据相关要求编制电子目录；能够生成元数据的可在原有基础上进行批量处理，处理结果应符合所属类别电子档案元数据要求。

第三章电子档案的数据要求

第十一条文书类电子档案以件为单位、照片类电子档案以张（或一组组合照片）为单位、音频视频类电子档案以一次活动为单位整理，采用档号作为唯一标识符对电子档案命名，档号采用“全宗号-门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号”的形式，具体编制方法如下：

1．全宗号：用四位代码标识，按照《档号编制规则》（DA/T13-1994）编制。

2．门类代码·年度：电子档案的门类（代码）可设置成:文书（WS）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）等；年度为其归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2014”。

3．保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

4．机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼

音字母标识，如办公室可用“BGS”标识，一个立档单位中机构（问题）代码不得重复。

5．件号：件号是以件（张、次）为单位的归档文件在最低一级类目下排列的顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的前面用“0”补足。

档号举例：

“A014-WS·2014-Y-BGS-0026”

“A014-LY·2014-Y-BGS-0026”

“A014-ZP·2014-D30-BGS-1111”

“A014-LX·2014-D10-BGS-1111”

第十二条电子档案内容应符合以下文件格式：

文书类电子档案应以PDF/A、OFD等版式文档格式归档保存，该格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）要求。含有记录修改过程的彩色留痕稿及其他重要修改稿可使用WPS、RTF、DOC等格式保存；

照片类电子档案应以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件（EXIF）保存完整，像素数不低于300万；

录音类电子档案应以WAV、MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz；

录像类电子档案应以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于4Mb/s；

传统载体档案的数字副本应以PDF/A版式文档格式保存，分辨率不低于200dpi。

第四章电子档案的移交与接收

第十三条列入山东省档案馆接收范围内的省直单位，自2016年开始向省档案局移交上一年度形成的电子档案。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。

各单位2015年之前的档案在其纸质档案进馆时必须同步移交电子档案或数字副本。

第十四条同一年度不同门类的电子档案应同时移交，于每年下半年完成上一年度电子档案的移交工作。

第十五条电子档案移交的基本要求：

电子档案的文件格式应符合要求,元数据应当与电子档案一起移交，元数据一般采用基于XML的封装方式组织数据；电子档案有相应纸质、缩微制品等其他载体形式的，应当在元数据中著录相关信息；采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交。特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。

第十六条省直单位应当配备具有电子档案数据整理、文件格式转换、数据封装、数据与载体检测、数字签名、数据移交等功能的移交系统。

第十七条省直单位电子档案移交的主要流程是：

1.按照《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）附件2中规定的电子档案存储结构的要求组织数据；

2.对移交的电子档案进行准确性、完整性、可用性和安全性的检验（检验标准见附件3），合格后方可移交；

3.经过格式转换、数据封装、数字签名（仅在在线移交方式下）等过程后移交电子档案数据。