行政公文知识培训

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或有关人员,但不一定公布, 可直接告知相关人员,口头 告辞知或书面告知均可。

通告
通知
通报

不同之处:

所告知的对象是全部 通知一般只通过 通报是上级机关把工 组织和群众,它所宣 某种公文交流渠 作情况或带有指导性
似 文
所告知的 对象不同
布的规定条文,具有 政策性、法规性和某 种权威性,要求人们
道,传达至有关 的经验教训通报下级 部门、单位或人 单位或部门,无论哪 员,它所告知的 种通报,受文单位只
5、用印申请单需由部门领导、办公室领导、公司分管领导和公司领导 进行会签,并到秘书室进行编号后方可办理,若公司分管用印领导不在,电
话请示后需先到秘书室进行编号方可进行用印。若存在未编号 情况,将纳入文明办公检查进行相应考核。
Thanks!
对齐。
成文日期 右空4字
(正文部分,3号仿宋字 体,行间距为28-30磅), 回行顶格,数字、年份不 回行。
抄送机关使用全称或规范 化的简称,左空1字,4 号仿宋字体,抄送机关间 用逗号隔开,回行时与冒 号后抄送机关对齐,结尾 用冒号。印发机关前也空 1字。
(主题词取消)
印发日期右 空1字
一字线上距版心 下边缘7 mm
如无特殊说明,公文格式标题采用方正小标宋简体,各要素 一般用3号仿宋体字_GB2312,特定情况可以作适当调整。
一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可 以作适当调整。
1、制版要求:除首页红头部分,双面印刷,版面干净无底灰, 字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。
2、印刷要求:双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。 黑色油墨应达到色谱所标BLl00%,红色油墨应达到色谱所标Y80%, M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。
版记中的分隔线、抄 送机关、印发机关和 印发日期、页码(放 在版心之外)
天头(上白边):37mm±1mm
公文页边 地脚(下白边):35mm±1mm 与版心尺寸
A4纸:210mmX297mm翻口(右白边):26mm±1mm
版心尺寸:156mmX225mm
28mm±1mm 订口
225m m
297mm
样式 七
适用于子公司之间行文 页边距:
上:37mm 下:35mm 左:28mm 右:26mm
上边缘至上页边为25mm
下边缘至下页边为25mm
样式 八
样式 九
样式 十
加盖印章应上距正文 2mm-4mm,端正、居中下 压成文时间。当印章下弧 无文字时,采用下套方式, 即以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时,采 用中套方式,即印章中心 压在成文日期上。
公布在一定范围内必 须遵守的事项;
主要是通过具体 事项的安排,要 求下级机关在工 作中照此执行或 办理;
通报主要是通过典型 事例或重要情况的传 达,向全体下属进行 宣传教育或沟通信息, 以指导、推动今后的 工作,没有工作的具 体部署与安排。

请示
报告

相同之处: 写给上级的上行文,都有陈述意见,反映情况的内容
样式4
距下页边20 mm (首页不显示页码)
(版记不加印发机关和印发日期、分隔线)
样式 四
适用于子公司之间行文 页边距:
上:25mm 下:25mm 左:28mm 右:26mm
样式 五
页边距: 上:25mm 下:25mm 左:28mm 右:26mm
样式 六
适用于子公司之间行文 页边距:
上:37mm 下:35mm 左:28mm 右:26mm
样式 十
单一机关行文时,一般在成文日期 之上,印章端正、居中下压成文日期, 使成文日期居印章中心偏下位置,印章 顶端应当上距正文(或附件说明)一行 之内。
样式 十
联合行文时,一般将各发文 机关署名按照发文机关顺序整齐 排列在相应位置,主办机关印章 在前,每排最多排3个印章,并将 印章一一对应、端正、居中下压 发文机关署名,最后一个印章端 正、居中下压发文机关署名和成 文日期,印章之间排列整齐、互 不相交或相切,每排印章两端不 得超出版心,首排印章顶端应当 上距正文(或附件说明)一行之 内。
(印制份数取消) (版心下边缘距下页边为35mm)
(上行文,适用于对政府部门行文) 样 式 二
发文字号居左 空一字
签发人姓名居右空1 字;签发人用3号仿 宋体字_GB2312,签发 人后标全角冒号,冒 号后用3号楷体字标 识签发人姓名。如有 多个签发人,签发人 姓名按照发文机关的 排列顺序从左到右、 自上而下依次均匀编 排,一般每行排两个 姓名,回行时与上一 行第一个签发人姓名

态和答复的
行文时间不同 是事前行文,上级批准之后 可以在事前、事中、事后行
才可以实施

内容、构成不 同
一文一事
由请示事项和理由,解决意 见和建议、请示要求构成
可以一文多事
由前言、内容、结束语言构 成
版头
公文份数序号、秘密 等级和保密期限、紧 急程度、发文机关标 识、发文字号、签发 人。
主体
版记
标题、主送机关、 正文、 附件说明、 发文机关署名、 成 文日期、印章、附 注、附件

不同之处:


1、向上级反映情况,要求 1、向上级反映情况,不要求 上级作明确的答复。解决工 答复。是为让上级了解下情,

作中的具体问题,要求上级 沟通和加强上下级之间的联

指示和批准而写 行文目的不同
系而写

2、必须要求上级表明态度, 2、报告只是“告知”,绝大

作出明确答复
多数的报告是不要求上级表
版记中的分隔线。版记中各要素之下均
加一条分隔线,宽度同版心,首条分隔 线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm),中间的分隔线用细线(推荐 高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版 记中第一个要素之上,末条分隔线与公 文最后一面的版心下边缘重合。
。“附件”二字及附件顺序 号用3号黑体字顶格编排在 版心左上角第一行
注:当公文排版后所剩空 白处不能容下印章位置时,应采 取调整行距、字距的措施加以解 决,务使印章与正文同处一面, 不得采取标识“此页无正文”的 方法解决。
1、公司及各单位的专职或兼职文件管理者必须做好文件管理工作,确 保文件电子版及纸质版的完整留存,做到台账清晰、文件存放有序,以便查 找;
2、收文需建立详细的台账,标注来文时间、来文单位、标题、承办单 位(人)及办理结果等;公司外单位来文中,领导批示的承办单位需在事项 办理结束后将办理结果及相关材料反馈给办公室;
(发文机关标识距 版心上边缘距为 35mm)
发文机关标识为小 标宋字体,字号为 22mm×150mm
结束语后加“。” 号
(空一行,附件后标全角冒号)
(第一行) (第二行)
(第一行) (第二行) (空一行)
发文字号为3号仿宋字体,加六角 括号序号不编虚位(即1不编为 001),不加“第”字。联合行 文使用主办机关的发文字号。



意义
公文的种类
• 公文种类即根据公文的功 能属性进行的分类,简称文种。
• 公文文种在公文处理工 作中具有重要地位、作用。正 确理解、全面把握、准确选用 文种,是各单位做好公文处理 工作的一项基本要求。
通知
决议
通报
决定
命令
报告
公报
请示
公告
批复 通告

意见
纪要
议案
决 议
适用于会议讨论通过的重大决策事项
种 异
遵照执行,一般都要 张贴或通过电台、电 视台等新闻媒体大力
对象是有限的
能是制发机关的所属 单位或部门

宣传;
辨 析
制发于事前,都有预
制发的时 间不同
先发出消息的意义
制发于事前,都 制发于事后,往往是
有预先发出消息 对已经发生了的事情
的意义
进行分析、评价,通
报有关单位,从中吸
取经验教训;
目的不同
37mm±1m m
天头
版头
主体
版记
156mm 210mm
26mm±1m m
翻口
35mm±1m m
地脚
◎公文书写形式:
从左至右横排、横写。其标识: 第一层为“一、” 第二层为(一) 第三层为“1.” 第四层为(1)。 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
◎公文书写形式:

3.性质相同,决议和决定都带有决策性质,并具有一定的强
文 种 异
制性和约束力,受文单位必须坚决贯彻执行。 不同之处:
必须经过重大正式会议讨论 形成方式要宽泛得多,既可 形成程序不 表决通过,以会议名义发布; 由会议讨论通过,也可是在
同 辨

会议通过决议,必须达到法 职权范围内由领导机关或领
定多数(过半数或三分之二 导个人作出,以机关名义发
3、各单位在办理公司级文件(红头文、公司文档等) 时,必须交一份原件给办公室作为留存,涉及费用报销的 文件可留存复印件;
4、对红头、受控等文件办理会签单时,需将会签单中的内容(起草部 门、拟稿人、部门审查人、主送机关、共印份数、编写说明等)填写完整, 并将电子文档发至秘书邮箱后,方可交秘书室进行文件排版,若会签单填写 不完整或电子文档未发至秘书邮箱,秘书可不予编排并退回起草部门;
3、装订要求:公文应左侧或骑马装订,不掉页。包本公文的封 面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。 骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各l/4处,允许误
差±4mm。 4、颜色要求:如无特殊说明,公文中文字的颜
色均为黑色。
(版心上边缘距上页边为37mm)
样式一
红色反线与版心 等宽,位于发文 字号下4mm处, 线体高度为 0.35mm-0.5mm。
公文处理培训
• 2012年4月16日,中共中央办公厅、国务院办公厅 关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知 (中办发〔2012〕14号),从2012年7月1日起开 始执行 。
• 新《条例》规定:“党政机关公文是党政机关实 施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和 规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策, 公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示 和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工 具。”
附件格式要求同正文
(第一行) (第二行)
如附件与正文不能一起
公文格式 装订,应当在附件左上
角第一行顶格编排公文 的发文字号并在其后标 注“附件”二字及附件 顺序号。
上边缘至上页边为30mm
线长170mm
(第一行) (第二行)
红色双线(上粗 下细)距发文机
关标识4mm
பைடு நூலகம்
样式 三
适用于公司给集团、股份部室行文
以上等)。
文。

内容多是比较重大的有关全 涉及的内容比较单一、集中、
行文内容不 局的原则性问题,具有宏观 具体、明确,针对性和可处

性和战略指导性,重在统一 理性强,重在统一行动,安
思想认识。
排落实。
发文范围不 同
一般要正式公布,发文范围 发文范围较宽,一般发到制 较窄,通常只发到一定层级。 文机关隶属各部门(单位)
(空2-3行)
标题为2号小标 宋(简体)字体
附注:是需要说明的其他事项,如公文 的发放范围、使用时注意的事项、联系 人及联系方式等。公文如有附注,用3 号仿宋体字_GB2312,居左空2字加圆 括号标识在成文时间下一行。
(主送机关顶格,后标全角冒号)
附件说明后不 加标点符号, 附件名称较长 需回行时,应 当与上一行附 件名称的首字

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者

撤销下级机关不适当的决定事项
通 告
适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或

者执行的事项,批转、转发公文

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知

重要情况
报 告
适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问


适用于记载会议主要情况和议定事项
请 示
适用于向上级机关请求指示、批准
批 复
适用于答复下级机关请示事项

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问
题、请求批准和答复审批事项

决议
决定

1.行文关系相同,都是下行文; 2.行文作用相同,决议和决定都是对重大事项或重大问题作

相同之处: 出结论或安排。
对齐。
页码:位于版心外,用4号半角宋体阿拉伯数码 标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放 一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单 页码居右空1字,双页码居左空1字。页码格式为: “— 1 —,— 2 —”。公文的版记页前有空白页 的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件 与正文一起装订时,页码应当连续编排。 注:除公司文档外,其他文件首页都需编排页码
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