秘书工作指导

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附：专业文秘应具备的素质职责
文档管理 信息管理 有效沟通 计划管理
商务写作
会务组织
保密意识 办公室管理
访客接待
时间管理
自我培训与提高
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讨论3：男性适合做文秘工作吗？
男性适合做 文秘工作 吗？？
为什么？？
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小测试4：你是一个优秀的文秘人员吗？（表一）
序号
检测内容
良
1 良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。
2 良好的口头表达能力，如得体地应对电话。 3 善于与人沟通。 4 随机应变能力强。 5 能严守秘密谨慎处理保密文件。 6 能准确理解上司的意图。 7 能沉着处理紧急事件。
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一般 差
小测试4：你是一个优秀的文秘人员吗？（表三）
序号
检测内容
良
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编制案卷目录
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三、办公室6S及办公用品管理
文件、物品流程化处理
办公各类设备的正常使用与维护
办公室环境6S管理
责任创造价值，共赢成就未来
办公用品申购、领用与管理
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案例5：电话号码
一天下午，文秘小李在给经理送刚收到的邮件时，听到经 理正在与恒昌公司老板打电话。恒昌公司老板似乎在问沁园公司 老板的电话号码是多少，经理说要翻一下名片夹后告诉他。文秘 小李知道沁园公司老板的电话号码是。 现在文秘小李有这么几种选择： a、马上把电话号码写在便条上，放到经理的面前。 b、当作没有听见。 c、如果经理问的话，就告诉他是87654321 。 d、如果经理问的话，就写在便条上递给老板。 e、把电话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。 对于秘书小李以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，说明理 由并对其他几种选择作出评析。秘书工作指导
责任创造价值，共赢成就未来
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一般 差
小测试4：你是一个优秀的文秘人员吗？（表三）
序号
检测内容
良 一般 差
15 有组织观念和团队精神。
16 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用
17 能参与企业具体项目的开展。
18 积极主动而非被动工作。
19 懂办公室内财务管理。
20 知错能及时纠正。
21 知道何时征求上司的意见和给上司建议
布置会场 及时发秘送书会工作议指导通知
•选择与会者 •评估与会者 •通知与会者
•场地大小与会议一致 •方便与会者 •照明、调温、通风设备、 •开会设备 •避免外界干扰 •成本
•内部会议通知 •外部会议通知
案例6：我们的差异到底在那？
参加外派培训时有一个案例，讲1000元秘书和5000元秘书的差别，同样
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小测试4：你是一个优秀的文秘人员吗？（表四）
序号
检测内容
良 一般 差
22 能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找
23 有一定数学头脑。
24 会多种语言
25 求知欲强。
26 掌握先进计算机软件应用。
27 能代替上司处理日常事务。
28 独立工作能力强。
责任创造价值，共赢成就未来
理及工作统筹技巧；
五、职业礼仪与职业形象塑造； 六、人际沟通与工作协调； 七、文秘人员职业生涯规划。
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序言1：我们每天是不是很忙？
茫
盲
忙
为什么？问题在那里？？
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序言2：你是怎样看待文秘岗位的？
闹钟
传送信息者
小喇叭
文件夹
电脑
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记事本
问题1：文秘人员需要的素质与能力有哪些？
文秘人员职业化素质与技能提 升
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培训目标
全面提高个人的综合素质，掌握工作所需的各项专业 技能，帮助其从繁杂琐碎的工作中解放出来，科学高效 地处理各项办公事务，从而最大限度地发挥助手作用， 提高公司的整体办事效率。
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培训内容
一、企业行政文秘职业特性与素质要求；
二、文件资料管理与运用； 三、办公室6S及办公用品管理； 四、会议管理、时间管理和计划管
学历 性别 年龄 外貌 体质
机智
谨慎
勤快
热情
整洁 自制 兴趣
合群 服从 自信
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认真 负责 条理 诚实 谦逊
1.1.文秘人员需具备的专业技能
统计分析能力
？ 计算机操作能力
信息管理能力
沟通与协调能力 计划与时间管理能力
日常事务处理能力
作为文秘人员，是硬实力重要还是软实力重要？ 秘书工作指导
1.2. 文秘人员的主要工作职责
官没有告诉我答案，也因此没有录用我。此问题几年后我终于明白了：我只
须用前30分钟通知30人（每分钟通知一个人），请这30位每人用后30分钟通
➢ 1、什么样的人员适合做企业文秘人员？ ➢ 2、企业文秘人员需要具备什么样的素质？ ➢ 3、企业文秘人员需要掌握那些专业技能？ ➢ 4、企业文秘人员的主要工作是什么？
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游戏2：别人心目中的你
1、请评出我们公司里你认为最适合做文秘岗位的人员？ 说明：至少列出五条原因
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一、文秘人员需具备的个人素质
四、会议管理
会前各项准备
会中协助
会
会后整理
议 管
会议内容记录
理
会议落实于追踪
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附：会前计划与筹备
•收集议题 •筛选议题 •确定议题
•设计议程 •编写议程 •分发议程
安排会议议题 邀请与会者
安排会议日程与议程 确定会议地点
•礼堂式、教室式、玄 月式、圆桌式、椭圆式、 马蹄式、方形中空式、 六边形
发一个开会通知，1000元秘书只知道将通知写在公告栏里，结果一半人没有
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看到而没有到会；5000元秘书与每一位参加会议的人员电话核实，不能到会
的某某因为什么原因都要问个清楚。
多年前参加过一次面试，面试官问我：“能否在1个小时之内通知1000人
到会？”我简单计算一下，如果按30秒通知一个人，也只能通知120人。面试
能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当 地表达经理的意见。
9 及及时时将将企企业业内内外外部部信信息息传传递递给给经经理理。
10 经理外出时能主动主持办公室工作。
11 良好的职业道德和强烈的进取心。
12 精力充沛。
13 良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）
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良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号 码反应迅速。
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二、文件资料管理
文件资料管理
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A、文件分类标准 B、档案管理原则 C、电子文档储存与保管 D、相关信息收集与整理
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附：文件资料档案工作步骤
收集 整理 保管 检索和利用
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整理工作的第一道工序:
分类
整理工作的第二道工序:
案卷排列
整理工作的第三道工序: