浅谈高校档案管理工作

积极 地加 强档案工作的宣传 教育 。只要 档案 工作 的宣传 教育到位 了、 教职工 的档案意识增 强了 ， 案的收集 、 档 管理才 能顺利开展 ， 档案的利用率才能提 高。高校档案 部门要充分
利用学校 内在 的资源 ， 对档 案工作进行 大力 宣传教 育 ， 如在 学校的新 闻中心 、 宣传部等宣传窗 口以文字 、 图片 、 频等方 视 式宣传 学校档案 管理 的重 要工作 和活动 ： 另一 方 面 ， 主动 向 校 展览部提供实物 和组织沿 革等编研材料 ． 使大 家充 分意识
档 案员来充 当而成的 ，而这 些兼职档 案员一 般都是身 兼数
职， 常常 出现分 身乏术的现象 。 不可能去接 受档 案专 业培 更 训 。在 缺乏 良好稳定 的档 案管理人员 的情况下 ， 档案管理工
具体管 、 各处室协管 的档案工作 网络 。按 照学校办学规模情 况， 配备数量合适的专 、 兼职档案 员。 ２档案工作人 员业务员水平直接影响着档案管 理工作 的 ） 质量 。所 以档案工作人员不仅要具备高度 的工作 责任心 、 良
到档案 的利用价值 ， 进一步提 高档案 的利用率 。 使得档 案工 作 在学校全体 师生心 中树立全新 的形象 。 随着 我国高等教育事业不 断深 化改革 ， 高校档案 管理工 作： 是高校 工作 的重要组成部分 。 以高校档 案管理工作必 须 所 要适应新形 势发展 的要求 ， 坚持科学发展观 ， 开拓 创新 ， 强 加 现代 化建设 ， 清档案管 理工作 中存在 的问题 ． 提 出针 对 认 并
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２１ ０ ２年 ７月第 ２ 期 １
科 技 视 界
图书与档案
浅谈高校档案管理工作
孔 淑卿
（ 莞理 工学 院城市 学院 东
【 摘
广东
东莞
５ ３ ６ ２１ ） ０
要】 随着高校档案事业不断的发展 和改革 ， 对高校 档案 管理工作也提 出了新的要 求。 为使档案管理工作得 到更好的发
以支 持 ， 成档案管理现代 化水平低 。 造 档案 工作效率 低下 的 现象 ， 完全不能符合新 时期对档案工作建设 的要求 。
１ 档案管理现代化程度低 ． ． ４ 信息资源难以实现共享 目前还有许多高校的档案材料从收集 、整 理到保管 、 利 用等环节仍是采用传统 的档案管理方式 ， 导致档案工作缺 乏 效率 和质量 ， 而且这种传统 的档案管理方式 已经不能适应 档
性地 改进对策 ， 以实现 ， 高校档 案管理 工作更好 为高 校 加 使
档案管理工作要有序地 开展 ， 必须依赖完善 的档案管 理 制度 ， 否则档案管理工作 只会一塌糊涂 。因此 ， 立一套立 竿 建
见影的管理制度是非常 重要 的 ，如档案工作 岗位责任制 度 、
档案工 作人员考 核也惩 罚办法 、 案保管规定 、 档 档案 借阅制 度、 档案保 密 、 鉴定销毁 制度 等。其次 ， 负责档案 工作 的院级
刊 ．０ ６５ ２ ０ ，．
随着高校档案管理现代化 的要求 不断增强 ， 味着高校 意
档 案管理所花费的资金必定有所 增长 ， 高校应该在 编制年度
财 务预算时 。 出专项 经费用于档案管理 现代化建设 。逐步 列 为档案管 理部 门配 备必要 的硬件设施 ， ： 如 服务器 、 算机 、 计 扫 描仪 、 录机 、 刻 照相机 、 印机等 ； 复 还有 加大对档 案管理 软 件 升级 、 查询 系统 开发 等的投人 。使得档 案管理工作更好 地
的档案也 日益增多 。为了能更好地 为高校发展服务 ， 必须要 加大高校档 案管理工作 的力度 ， 使其步人规范化 、 法制化 、 现
代化 的轨道 。
案信 息化 的要求 。高校档案管理缺少现代信 息技术手段 ， 如 高校数据库 、 校园 网络等没有切实应用到高校档 案管 理工作 中， 高校信息资源的共享需求也难 以实现。
为学校的建设发展积累 巨大的宝贵信息资源 。 而档案工作也
是是一项非常重要 的服务性工作 ， 它的服务对象是全 校师生
员工 。从组织和管理人员的角度来看 ， 高校必须拥有 完善的
档 案管理组织和高素质 的档案管理人员 ， 才能把档 案工作做 好。因此 ， 我们必须抓好几方面 ： １建立全院档案工作管理 网络。高校必须成立职能部 门 ） 负责档案管理工作 ， 建立 院领导分管 、 门领导主管 、 部 档案员
给予大力的支持 。继而把档案管理工作纳入到高校各部 门整
体的工作中 ， 到有计划 、 做 有检查 、 有总 结。让全校师生一起
重视档案工作 ， 同参与档案工作建设 ， 共 搞好档案工作基础 ，
从而更好地为单位 的发展服务。 ２２ 加强队伍建 设， ． 提升档案工作人员的业务水平 档案工作是高校的基础性工作之一 ， 做好这项工作可 以
只不过 是一项保 管的事务性 工作 ， 如高校的教育培训机构 不 能带来 即时性 的经济效 益 ， 也不如教学 、 研能给 学校更好 科
更快地 出效果 、 出成绩 。甚至有些档案形成者认 为 ． 档案工作 只是档案 部门 的事 ，跟 他本人 和学校其他 工作没 有什么关 系， 最终使一些 重要 的文件 材料不能及 时的归档 保存 ． 出现 投置闲散的现象 ， 最终影 响档案 的系统性与安全性 。这 些都 是 由于对档案管理工作缺乏的正确认识所 导致的 ， 并严 重制 约着高校档案工作 的发展 。 １ 档案管理人员的素质没有得到保证 ． ２ 南于高 校档案管 理工作 没有得 到高校足够 的重视 与支 持 ， 于档案管理人员队伍没有给予科学合理的配备 。其一 ， 对 档案 管理人员数量 不足 ， 档案专业 技术人员 比例太少 ， 没有 较 高的专业水平 队伍 ； 其二 ， 档案管 理人员大 多数是 由兼 职
１ 高校 档案 管理 工作现 阶段存 在 的 问题
１１ 对档案管理工作缺乏正确 的认识 ． 长期 以来 ， 高校领导 、 生对档 案工作缺 乏足够 的了解 师 和认识 ， 并不把 档案工作看 作为学校重 点工作之 一 ， 为它 认
２ 做好 高校档 案管 理工 作的对 策
２１ 增强对档案管理工作的认识 ， ． 重视档案管理工作 高校领导 只有充分认识高校 档案在学校建设 中的价值 、 地位 、 作用 和意义 ， 才会重视 档案管理工作 ， 对档案管理工作
学科研 中去 ， 对档案管理 的基础设施 、 设备 的更新 、 添置 不予
新 时代对档案管理工作提 出的新要求能力 ，如计 算机知识 、
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［ 责任编辑 ： 王静 ］
（ 上接第 ９ ４页 ）
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领 导应定期或不定期检查对 各部 门档案工作 完成情况 ． 并把
各个部门的档案工作情况作 为部 门年终考核 的一项硬指标 。 严格执 行。这样 ， 高校档案工作便 可形成一个高效有 序局面。
２ 确保对档案管理工作 必要 的资金 投入 ． ４
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【 参考文献】
［ ］ 汉英． 谈高校 档案管 理工作 中存 在 的问题及 对策 阴． 河学 １刘 浅 黑
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图 书与档 案
科 技 视 界
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网络技术应用能力等。 ３ 随着档案事业的不 断发展和改革 ， ） 对档案工作人员 的专 业理论知识 、管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要
求。 为此 ， 对于高校档案管理 ， 必须制定合理科学 的教育培训计 划． 按计划对档案 工作人员进行培训 ， 只有通 过一系列 的继 续 教育和专业 培训 ， 才能吸收新 的档案专业知识 、 现代化科技 手 段以及先进操作管理技术 ， 提高档案工作人员 的综合素质。 ２３ 建立完善 的高校档案管理工作制度 ．
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【 参考文献 】
［］ 禾瑞扃 等代数【］ １张 Ｍ． 高教出版社 ，９３ １８． ［３ ・ 斯 图尔特 ． 阵计算 引论【 】 ２Ｇ Ｗ・ 矩 Ｍ． 上海科技 出版社 ，９９ １７
开展 ， 档案 的使用更便利 、 更有效率 ， 更好 为高校 的发展 与建 设提供优质 的服务 。 ２５ 积极加强档案工作宣传教育 ．
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２ ０ ，． ０ ９１
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展， 那就必须认清档案管理 工作 中存在的问题 ， 并提 出针 对性地改进对策 ， 加以 实现 。
【 关键词 】 ； 高校 档案管理 ； 工作
高校档案管理工作是高校管理工作 的重要组 成部分 ， 它
是高校在教学 、 科研 、 管理等活动 中直接形成 的原始记录 ， 是 高校发展的历史产物 ， 它具有较强 的参考 、 凭证作用 。随着高 校教 育事业 的不 断发展 ， 高校各项工 作不断地 深入 ， 所产生
好 的职业道德 、 办事 细心 的工作态度 、 乐于奉献 的工作精神 ， 还要有过硬 的档案管理理论知识和技能 。 同时还需要有 适应
作 的连贯性难以得到保证 ， 并严重 阻碍档案管理工作规 范化
的实 现 。
１ 对档 案管理工作没有给予足够 的重视与支持 ． ３
高校普遍对档案管理 工作 重视程度远远不够 ， 在潜 意识 中存在重 教学科研 、 轻档 案的思想 ， 把办 学资金都 投入 到教