时间管理与会议管理一天

时间管理黄金法则四
制定工作规则 善于有效授权
时间管理与会议管理一天
制定规则，让工作更加富有成效
第一时间给别人信息，以免以后被打搅 把任务归类，同类事情同时处理 特殊任务定时处理 让别人知道你的原则，避免反复麻烦你 与他人时间达成协作，避免互相耽误时间 常规事情程序化，把精力放在处理例外事情上
说No是一种力量，也是一种艺术
• “拒绝”是一种“量力”的表现。
–有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你 不妨对请托者提出适时的建议。
• 拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。
–倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是 不合理的、不明智的。
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接受请托之前的思考
• 接受请托之前不妨先先问问自己：
强调价值规划，制定 有价值的事，而不
优先顺序
是要做的事情，提
高生产率
凡事都要安排缺少 思考及重点
忽略了自然法则， 缺乏远见
自然法则和罗盘理论 效率方向对
四代时间管理理论的对比
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倒着看四代时间管理
• 并不是有了第四代时间管理，前三代时间管理就没用了。 • 用第四代时间管理的原理，遵循自然法则，平衡工作、
–“文件堆积定律”——“文件的堆积将被扩展，以便 填满可供堆积的空间。”
• 误区之五：进取意识不强
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案例分析：马林的工作安排
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时间管理的九个黄金法则
• 黄金法则一：分清轻重缓急，排定优先顺序 • 黄金法则二：设定明确目标，制定可行计划 • 黄金法则三：立即采取行动，坚决杜绝拖延 • 黄金法则四：制定工作规则，善于有效授权 • 黄金法则五：保持环境整洁，控制自我情绪 • 黄金法则六：积累生活窍门，善用零碎时间 • 黄金法则七：掌握拒绝技巧，积攒整块时间 • 黄金法则八：咨询专人专线，花钱赢得时间 • 黄金法则九：管好业余时间，不断自励进取
• 让某个人损失了时间就等于是偷了 他的金钱，你损失了你的时间就等 于是抵押了你的未来。
• 时间是最有价值的资源，而且是最 难以有效利用最经不起浪费的资源。
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时间陷井
——情不自禁 ——事必躬亲 ——过分客套 ——例行公事 ——犹豫不决 ——漫不经心 ——碌碌无为
国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调 查显示： 管理人员平均每8分钟被打扰一次； 业务系统的管理人员平均每周花在
–参加具有创造性的活动 –锻炼身体，参加一些户外活动
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为什么“知易行难”？
• 挑战自我舒适区
• 改变习惯的三个阶段
–1~7天： 导入期 –7~21天： 适应期 –21~90天： 养成期
有意识，不自然 有意识，自然 下意识，自然
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案例分析：任经理的一天
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时间管理黄金法则一
分清轻重缓急 排定优先顺序
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时间管理分类图
紧急
Ⅰ 危机
重
急迫的问题
有期限压力的计划
要
救火，抢险
客户投诉找上门
不紧急
碎 Ⅱ 防范未然
巨
石 改进产能
石
型 建立人际关系
型
发掘新机会
学习，做计划，谈心，体验
Ⅲ 不速之客
细
流
不 重
某些电话、会议 某些信件、报告 必要而不重要的问题
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有效授权，使个人能力得到延伸
• 向上授权 –获得上司的帮助 –让上司做选择题，更容易获得上司的尽快答复
• 向下授权 –不插手下属的工作细节 –不做下属可以做的决定 –让下属做思考题
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时间管理黄金法则五
保持环境整洁 控制自我情绪
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外部环境和内心环境
会议上的时间不少于10小时； 行政管理人员每周会议20小时。
心理学家指出： 恢复思路平均时间为3－5分钟
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什么是“时间管理”？
“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费， 以便有效地完成既定目标。TQ(Time quotient)时 间商数----对待时间的态度和运用时间创造价值的 能力。
怪罪他人
人际关系浮泛、破裂
不紧急
Ⅱ 偏重第二类事务 结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机
Ⅳ 偏重第三、四类事务 结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构 维生
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时间管理分类矩阵的运用
• 先确定轻重，后确定缓急 • 别把巨石打碎——减少重要又紧急的事，让生命张弛有道
沙 Ⅳ 繁琐的工作
型
某些信件 某些电话
浪费时间之事
水 型
要
受欢迎的活动
有趣的活动
打麻将三缺一
娱乐、消遣
突然有人请吃饭
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紧急
时
Ⅰ 偏重第一类事务 结果
间重 管要
压力 精疲力竭 危机处理
理
忙于收拾残局
偏
Ⅲ 偏重第三类事务 结果
重
短视近利
效不
应
重 要
危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力
每天只要五分钟！
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时间管理黄金法则三
立即采取行动 坚决杜绝拖延
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克服拖延的诀窍
• 磨洋工怎么办？ –养成快速的节奏感
• 一次做好，追求零缺点工作，出现差错，立刻处理，不 要“等有时间的时候”再处理
• 记录每一天做每一件事情的时间，寻找“溜”走的时间 • 寻找“成功伙伴”
• 主动出击，主动汇报，主动协调 • 把重要事情安排在不会被打断的时间
– 每天早晨1个小时的读书时间
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时间管理黄金法则八
咨询专人专线 花钱赢得时间
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用好资源办大事
• 专人
• 购买他人成功的经验
–好朋友（可交心的朋友） –听演讲，看书评
–顾问 –扩大社交层面
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时间管理黄金法则六
积累生活窍门 善用零碎时间
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“省”出来的时间和“冒”出来的时间
• 掌握一些生活的窍门，可以省出一些时间。 • 善于利用零碎时间，可以冒出很多时间。
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时间管理黄金法则七
掌握拒绝技巧 积攒整块时间
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• 壳牌公司的一位销售主管斯图尔特·坎普，他为销售代表设计 了工业产品的推销方法，他给每个人一张已经设计好的表格---工作流程表，并建议他们在每周开始前将它填好（花费30分 钟左右的时间，在填完后每个人都找出访问顾客的最佳途径及 每个停留点上该做的事，也都记在上面，一目了然）。而且， 要求推销员把事情依其重要性列成工作清单，从最重要的开始 做，并时时核对表格。这样一来，他所带领的团队总是在该公 司的销售排行榜上稳居第一。
–这种请托是属于我的职责范围内吗？ –对实现我的目标有帮助吗？ –如果接受它，将付出什么代价？ –如果不接受他，则需承担什么后果？
经过这一番“成本——效益分析”之后， 你就可以决定取舍了。
时ห้องสมุดไป่ตู้管理与会议管理一天
减少被打断的机会
• 寻找相对独立的空间 • 制造相对独立空间
– 挂牌：除特急事情，请在下午4点后找我 – 戴耳机：音乐声音不要太大，能盖住外界的噪音就可以
时间管理与会议管理一天
时间管理理论演变
理论的演进
特点
优点
缺点
第一代 备忘录型，写纸条， 应变力很强，没有 忽略整体规划，可
时间管理 完成一项划掉一项 压力
能遗漏重要事情
第二代 时间管理
第三代 时间管理
第四代 时间管理
行事例，强调规划与 准备，制订时间表， 记录要做的事
追踪约会事件达成 率比较高
以价值为导向，做
–重要不紧急的事情拖着不做，就容易变得重要又紧急 • 别让细沙蒙住眼睛——控制紧急不重要的事，让人生的价值
得到体现 –多点主动的掌控，少点被动的应急 • 别让流“金”岁月变成似“水”年华——预防不重要又不紧 急的事情侵蚀人生 –缺乏自控能力，时间会象流水一样，充满你的全部生命
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工作流程优化
–物以类聚 –东西用毕，物归原处，不乱放东西 –把整理好的东西贴上标签 –好记性不如烂笔头，勤记录 • 处理文件的三环节 –每份文件处理一次，需要回复的迅速回复 –迅速归档案，以免文件弄乱或弄丢 –不用的文件及时销毁（包括张贴的文件、通知等）
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保持好的心情
• 情绪会传染，并且产生连锁反应 • 用你的情绪去感染别人
• 根据美国一份调查资料显示，一个72岁的美国人，平均 花在找东西方面的时间有1年。
• 一个人的工作效率受到外环境和内环境双重因素的影响。 –整洁的，有条理的外部环境能够提高效率 –积极、乐观、快乐的情绪也能提高效率
时间管理与会议管理一天
办公室的时间管理
• 简洁就是速度，条理就是效率 • 简洁和条理也是一种办公室和工作场地的美学
制定可行计划
• 有开始时间 ——否则就是假话，因为不会付诸行动 • 有结束时间 ——否则就是空话，因为谁也不知道计划什
么时候能完成，包括自己 • 有检验标准 ——否则就是瞎话，因为谁也不知道计划执
行到了什么程度以及是否达到目标，包括自己 • 有信心阶梯 ——否则就是大话，因为根本坚持不到底
时间管理与会议管理一天
时间管理与会议管理一天
今日主题
一、认识时间和时间管理 二、时间管理实务 三、会议管理
时间管理与会议管理一天
时间管理的五大误区
• 误区之一：工作缺乏计划 • 误区之二：组织工作不当 • 误区之三：时间控制不够 • 误区之四：整理整顿不足
–“帕金森定律”——“工作将被扩展，以便填满可供 完成工作的时间”
时间管理与会议管理一天
时间的基本特性
时间的特性
• 我们都有相同的时间，时间稍纵即 逝，失去的时间是永远无法追回 的。真正的价值在于我们利用它做 什么事。
• 客观公正 • 供给毫无弹性 • 无法积蓄 • 无法取代 • 无法失而复得
• 我们只有176个小时来完成每个月的 目标，只有2112个小时来完成每年 的目标，只要时间一流逝，我们就 一无所获。
时间管理与会议管理-一 天
2020/11/20
时间管理与会议管理一天
今日主题
一、认识时间和时间管理 二、时间管理实务 三、会议管理
时间管理与会议管理一天
什么是时间？
时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一 维性，是一种特殊的资源。牛顿力学中的时间： 是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照， 通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质 运动变化本身的变化规律。
家庭、健康、生活等各个方面的目标。 • 围绕上面的目标，用第三代时间管理的原理，锁定目标，
把时间花在有价值的事情上，逐步实现目标。 • 用第二代时间管理的原理，寻找最省时省力的实现目标
的方法。 • 根据第二代时间管理分解出来的每日工作计划，对于简
单任务，用第一代时间管理的方法，保证每日计划逐项 落实
时间管理与会议管理一天
必须养成好的行动习惯
√每天要花10分钟作计划 √要有书面的待办单、日计划、周计划和 月度计划 √每周都将你的工作排出优先顺序 √能在高效的时间里做完你的重要工作 √有明确的生活和工作目标 √必须有时限，有明确的开始和结束时间 √建立工作日志，当日事，当日毕
时间管理与会议管理一天
时间管理黄金法则二
设定明确目标 制订可行计划
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设定目标的SMART法则
• Specific • Measurable • Attainable • Relevant • Time-based
（具体的） （可衡量的） （可达到的） （相关的） （基于时间的）
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时间管理与会议管理一天
并行串行的兼顾性
• 什么情况下能并行工作
起床
5分钟
洗脸刷牙 5分钟
小
王
热牛奶
5分钟
的
更衣化妆
5分钟
一 个
整理公文包 5分钟 起床
洗脸刷 牙
更衣化 妆
整理公 文包
出门
早
看电视早新闻 5分钟
晨
热面包早点 5分钟
吃早餐
5分钟
热牛奶
热面包 早点
吃早餐
看电视 早新闻
出门
2分钟
时间管理与会议管理一天
• 专线
–114，160 –中央图书馆 –Internet图书馆
• 雇佣他人做事
–写书的计划
• 用钱赚钱
–不动产投资 –实业投资请专才
时间管理与会议管理一天
时间管理黄金法则九
管好业余时间 不断进取自励
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享受平衡人生
• 再忙，也要留给自己思考的空间 • 让亲人和朋友感受你的温暖 • 保持良好睡眠，偶尔打个盹 • 体验生活，享受娱乐
只做重要的事情——六项工作法：
请您按顺序列出每天工作上的六件重要的事情： 1. 2. 3. 4. 5. 6.
时间管理与会议管理一天
日计划AB表
A表 • 六项工作 • 每项工作开始及结束
时间 • 每项工作完成情况
B表 • 未完成事项 • 未完成原因 • 是否需要移到明天继续
做？ • 明天能否完成？