进出口管理系统规章制度(一)

进出口管理系统规章制度（一）

（第一部分）预备工作

营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完成，如未完成应速办妥。

1•营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品，如需预备（counter sample）或报价、确

认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应马上预备齐全，如有咨询题别能解决，应马上向主管经理请示怎么处理。

2•营业助理需预备客户所欲购项目的最新报价，以满脚客户再订购的需要。

3•营业助理应客户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再与饭店联络，别可有误。

4. 营业助理须通知装押助理，最

迟于客户来京前一日备妥ool（outsta nding order

list）。

5•如需采购部有关科长配合预备工作者，营业助理应即与其联系协调妥善，对大客户来京应预告其到公司日期。

客户当日工作

1如需到机场迎接，营业部助理应向总务科协调安排接机事宜，并应于飞机抵达前 2 小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时刻。必须提前5分钟抵达机场或饭店将客人

接来公司。

2如客户需赴工厂察看，营业助理应事先与工厂联络，安排行程。

3如客户需要遨游名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。

客户来公司当日

1. 赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。

2. 如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室有关人员预备。

3. 如需采购部有关科长备询时，营业助理应事先通知待命。

客户接洽业务

1. 营业部经理及助理陪客户选择样品。

2. 经客户选择的有兴趣产品，营业助理应马上记录详细资料及产品编码、规格、包装

明细、材数、最近工厂价格。如有必要，可与有关科长协调报价。如客户系以cf或cif条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户前曾购买者，则应记录前次厂价与

卖价。

3. 与客户洽谈中，对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构

材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。

4. 如客户当日未能决定采购，须待数日洽谈时，营业助理应将所选择出来的样品，留

条叮嘱样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时重复选择。（保留期限别得超过一星期）。

5. 如客户别予洽谈或已洽商完毕之样品，营业助理应马上叮嘱样品室有关人员归还原处。

6. 客户如有任何询咨询应即查核答复，如别能即时答复，也应向客户说明原因并告以何时答复。

7. 与客户洽谈中，对客户所交代之工作应于下次洽谈前完成。

整理o/c或报价单

1. 应客户需要，将洽谈中有兴趣的产品，营业助理与采购有关科长协调整理报价单，经主管经理核阅后打出交给客户。

2. 客户订购产品，营业助

理应于客户离公司的当日或限期内将o/c单项总价及全部总

价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按o/c所需份数多加二份。如系 cf或cif时，o/c上之材数别予打出。

3•营业助理，应马上核对o/c是否与底稿相符，如有错误即自行修改真的无误，然后

抽出一份o/c请示经理后，开境内订单，连同境内订单装运联一并交装押助理。

4•所有寄境外信件，o/c或其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出之份上经理签名处旁签名，日期，送交主管经理发出，但报关文件由营业助理于结关前自行核对单价数量，必须在当日内完成。

开境内订单时

营业助理应时常查核自存之o/c，并尽快请主管经理会同有关采购科长发出境内订单，

并在存档o/c及资料卡或price list上注明承制工厂、厂价、境内订单号码及日期。

1•订单上唛头可采纳下列方式：

(1) 刻章。

(2) 打字。

(3 )由营业助理书写清晰。

2•如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时，即发出”订单更改通知”, 并与原境内订单所留底联装订一起。

3•如系将境内订单改开给另一工厂，则应于境内订单留底联、验货联、装运联上注明

"本订单系原订单X号重开，原订单作废”，并于存档o/c联及资料卡或price list上更改境内订单号码、日期、承制厂商名称价格，但在工厂联及签回联上绝对别可注明该订单系重开，并马上将装运联直接交装押助理。

4•原境内订单如系改开别家工厂时，须用特别编号，举例如下：

kr-1021 (此为改开订单号码)

k-1021 (此为原订单号码)

5•需熏蒸的货，外箱上一定要打洞，应于订单上特别注明，告知工厂。

6•如系纺织品的订单，亦应于订单上注明需办quota才可出口。

7•印刷品清款时，务必附上样品才可付款。

8•订单一具item在us$5000以上，营业部科长在时一定要让科长签字，才干寄出，如科长别在而急于寄出的订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才寄出，但如未经

科长签字的订单，采购科长应协助出货，而催货则由营业部负责。

9•凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切成败的责任由营业助理负责，但装押助理协助催货。