档案管理服务外包工作规范——总则
档案管理服务外包工作规范第1部分：总则
2015年9月13日第四稿
目录
前言 (3)
引言 (4)
1 范围 (5)
2 规范性引用文件 (5)
3 术语和定义 (6)
4 基本原则 (8)
5 发包方工作规范 (10)
5.1 发包工作原则 (10)
5.1.1 合法原则 (10)
5.1.2 安全原则 (10)
5.1.3 可控原则 (10)
5.2 发包工作过程与要求 (10)
5.2.1 概述 (10)
5.2.2 规划与审批 (11)
5.2.3 承包方筛选与确定 (11)
5.2.4 合同签订 (11)
5.2.5 合同执行与监督 (12)
5.2.6 评估与改进 (13)
6 承包方档案管理外包服务管理体系建设要求 (13)
6.1 总体要求 (13)
6.2 战略管理 (16)
6.2.1 业务规划 (16)
6.2.2 绩效管理 (16)
6.3 资源管理 (17)
6.3.1 人力资源管理 (17)
6.3.2 财务管理 (17)
6.3.3 技术管理 (18)
6.3.4 基础设施管理 (18)
6.4 业务管理 (19)
6.4.1 合同管理 (19)
6.4.2 客户关系管理 (19)
6.4.3 分包商管理 (20)
6.4.4 业务流程管理 (20)
6.4.5 质量管理 (20)
6.5 安全管理 (21)
6.5.1 合规性管理 (21)
6.5.2 保密管理 (21)
6.5.3 风险管理 (22)
6.5.4 知识产权管理 (22)
6.5.5 环境管理 (23)
6.5.6 职业健康管理 (23)
7 第三方机构工作要求 (23)
7.1 原则 (23)
7.1.1 独立原则 (23)
7.1.2 公正原则 (23)
7.1.3 真实原则 (23)
7.2 基本要求 (23)
参考文献 (24)
附录A：档案管理外包服务合同主要参考条款 (25)
附录B：承包方员工备案表样式 (32)
附录C：承包方员工保密协议参考条款 (33)
前言
DA/TXX.1—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括：
——DA/TXX.2—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》
——DA/TXX.3—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》
本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：XXXX XXXX XXXX
本标准主要起草人：XXX XXX XXX
引言
随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。
本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。
《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。
档案管理服务外包工作规范第1部分：总则
1 范围
本标准适用于：
——指引发包方科学开展档案管理服务外包发包工作，选择合格的承包方；
——指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设，提升服务能力；
——提供第三方机构正确评价档案管理服务外包承包方的参考依据。
2 规范性引用文件
下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T19000 质量管理体系基础和术语
GB/T19001 质量管理体系要求
GB/T22080 信息技术安全技术信息安全管理体系要求
GB/T22081 信息技术安全技术信息安全管理实用规则
GB/T24353 风险管理原则与实施指南
GB/T24001 环境管理体系要求及使用指南
GB/T28000 职业健康安全管理体系规范
GB/T28001 职业健康安全管理体系实施指南
DA/T1-2000 档案工作基本术语
DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范
档函〔2008〕207号档案工作突发事件应急处置管理办法
档函〔2013〕271号国家档案局关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知
档办发〔2014〕7号档案数字化外包安全管理规范
3 术语和定义
3.1 档案archives/records
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
[DA/T1-2000 3.1]
3.2 档案管理archives/records management
档案（3.1）的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
[DA/T1-2000 3.2]
3.3 服务外包service outsourcing
某一机构将原本由自身承担的、非核心的全部或部分业务剥离出来，委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率、优化产业链、提升自身核心竞争力的行为。
注：“外包服务”是与“服务外包”相对应的一个术语，是指某一机构承接其他机构委托的业务，为其提供服务的行为。
3.4 档案管理服务外包service outsourcing of archives/records management
某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案（3.1），通过市场、以合同方式委托其他机构进行管理的行为。
3.5 发包方client
档案管理服务外包（3.4）的需方。在本标准中，发包方也称为客户。
3.6 承包方service provider
档案管理服务外包的供方（3.4）。在本标准中，承包方也称为组织。
3.7 分包商subcontractor
指承接分包业务的承包方(3.6)。总承包方（3.6）将承接的档案管理外包服务业务中的部分业务委托给分包商（3.4）完成。
3.8 第三方机构the third party organization
发包方（3.5）、承包方(3.6)之外的，为发包方(3.5)提供中介、咨询、招标、监理及其他服务，或对承包方(3.6）的资质或服务能力进行评价、认证的独立的、非政府的机构。
3.9 监管机构regulatory authority
对档案管理服务外包工作中各主体，包括发包方（3.5）、承包方(3.6)、分包商（3.7）、第三方机构(3.8)的相关行为，依法进行指导、监督的机构，包括档案行政管理部门、保密行政管理部门、工商行政管理部门以及其他行政管理部门等。
3.10 档案寄存服务service of archives/records deposit
在不改变档案（3.1）所有权和处置权的前提下，发包方（3.6）将档案（3.5）委托给承包方（3.6）保管，承包方（3.6）为发包方（3.6）提供档案（3.1）保管的库房、设备、装具，进行日常保管、安全防护，并按需要提供利用的服务过程。
3.11 档案数字化服务service of archives/records digitalization
承包方(3.6)利用扫描仪、数码相机等数码设备对发包方(3.5)的实体档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程。
参考DA/T31-2005 3.2
3.12 档案整理服务service of archives/records arrangement
承包方(3.6)按照一定原则对发包方(3.5)形成的档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的服务过程。
参考DA/T1-2000 5.1
3.13 档案管理咨询服务service of archives/records management consultation
承包方(3.6)通过口头或书面形式为发包方(3.5）提供意见、建议，指导、帮助发包方解决档案工作遇到的问题的服务过程。
3.14 档案开发利用服务service of archives/records exploring and using
承包方(3.6)帮助发包方(3.5)将其保存的档案（3.1）通过多种途径、手段和技术、方法进行开发，形成各种形式的信息、知识产品，提供利用，发挥档案(3.1)价值的服务过程。
3.15 服务能力service capability
承包方(3.6)提供服务的能力程度。
4 基本原则
4.1 发包方应该根据国家档案、保密相关法律法规和规章制度，确定档案管理服务外包的范围。国家规定不得服务外包的档案不得列入服务外包的范围。
4.2 在档案管理服务外包全过程中，发包方、承包方、分包商和其他相关方应以确保档案的真实、完整、可用和安全为最基本要求。
4.3 档案管理服务外包工作主要涉及发包方、承包方、分包商、第三方机构和监管机构等5类主体。各主体应该明确自身的义务或职责、权利，以及与其他相关主体之间的关系。如图1所示。
4.3.1 发包方和承包方通过签订合同建立委托与受托关系。承包方为发包方提供的服务，通常包括档案寄存服务、档案整理服务、档案数字化服务、档案管理咨
询服务、档案开发利用服务等几类业务单元。
4.3.2 经发包方同意，承包方可将部分外包服务业务委托给分包商承担。分包并不意味免除承包方履行合同的义务。承包方须就分包商的服务质量向客户承担责任。
4.3.3 分包商应根据与承包方的合同履行自身义务，与承包方共同为发包方提供服务。承包方根据与分包方的合同对分包商的服务过程和服务质量进行监督，通过沟通获取分包商的支持，确保为发包方提供优质服务。分包商须就其服务质量向承包方承担责任。
4.3.4 第三方机构通过合同受发包方委托为其提供中介或咨询服务，或经相关部门批准或自行对承包方的资质或服务能力进行独立的评价、认证。
4.3.5 监管机构应依据国家法律法规，对发包方、承包方、分包商和第三方机构等的相关行为进行指导、监督和检查。
4.3.6 发包方、承包方、分包商和第三方机构应该主动接受、积极配合监管机构的指导、监督和检查。发生（可能导致）档案受损或泄密的重大事件时，发包方、承包方及分包商应及时主动向档案行政管理部门、保密行政管理部门报告。
图1：档案管理服务外包工作中各主体之间的关系示意图
5 发包方工作规范
5.1 发包工作原则
5.1.1 合法原则
发包方应识别整个档案管理服务外包工作过程中适用的国家法律法规，分析其对发包范围、过程及承包方筛选的影响，并采取有效措施遵守这些法律法规。
5.1.2 安全原则
5.1.2.1 发包方应当制定和落实安全管理体系，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损毁，或国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄露。
5.1.2.2 发包方在档案管理服务外包过程中应遵循档函〔2013〕271号、档办发〔2014〕7号的要求。
5.1.3 可控原则
发包方应对档案管理服务外包工作全过程进行监控，对承包方的人员、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查，将各种风险降低到可控范围之内。
5.2 发包工作过程与要求
5.2.1 概述
发包工作可分为规划与审批、承包方筛选与确定、签订合同、合同执行与监督、评估与改进等5个步骤。如图2所示。
图2：发包工作过程示意图
5.2.2 规划与审批
5.2.2.1 发包方应当制定档案管理服务外包工作规划，并得到有效的授权和批准。
5.2.1.2 发包方应明确档案管理服务外包工作责任部门和负责人，实行责任制。
5.2.1.3 发包方应在综合考虑国家法律法规的规定、自身发展战略和业务需要、档案的特点及其管理要求、自身资源和风险控制能力、费用等各种因素的基础上，分析档案管理服务外包的必要性与可行性，确定档案管理服务外包的范围与方式。
5.2.1.4 发包方应当根据国家法律法规和制度标准，对档案进行价值鉴定和密级鉴定，明确可外包档案和不可外包档案的范围。
5.2.3 承包方筛选与确定
5.2.3.1 发包方应根据国家和上级部门关于服务采购管理的规定、档案管理服务外包工作规划，制定并执行具体的承包方筛选方案，通过单一来源采购、邀标、竞争性谈判、公开招标等方式选择合适的承包方。
5.2.3.2 发包方应根据国家法律法规的规定、自身战略和业务的需要、档案的特点及其管理要求，明确对承包方的基本要求：（1）承包方应为依法注册的企业法人，具有独立承担民事责任的能力；（2）承包方具有履行合同所必需的经营执照和相关资质、许可证明；（3）承包方应具有履行合同所必需的服务能力、经验和信誉等。
5.2.3.3 发包方可按重要程度、密级对档案进行分级，对于不同级别的档案选择具有不同资质、服务能力的承包方。
5.2.3.3 发包方应要求承包方提供有关股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份、重要高级管理人员身份的文件或证件，以及营业执照、税务登记、组织机构代码和其他资质、许可的文件或证件，对这些文件或证件的原件予以核实后保存其复印件。
5.2.3.4 对于重要的承包方，发包方应在与其签订合同前开展深入的尽职调查，并将调查结果作为选择承包方的重要依据。尽职调查宜在法律专业人员的指导或第三方机构的协助下进行。
5.2.4 合同签订
5.2.4.1 确定承包方后，发包方应与承包方签订书面合同，形成正式的委托与被
委托的法律关系。合同的主要条款可参考附录A。
5.2.4.2 合同内容应至少包括服务内容和范围、服务质量标准、合同双方的义务和权利、价格标准和付费方式、交付物、服务和交付期限、违约责任和赔偿条款、保密条款（也可签订专门的保密协议）、知识产权归属和处理方式等。
5.2.4.3 合同中违约责任和赔偿条款，至少应包括在服务质量违约、保密违约、知识产权违约等情况下的赔偿及争端的解决机制。
5.2.4.4 合同中应明确规定档案管理外包服务过程中产生、加工、交互的信息和知识产权的归属权，以及允许承包方使用的内容和范围。
5.2.4.5 合同中应明确规定因国家法律法规或商业环境等变化而引起的合同变更或终止的触发条件，合同变更或终止的过渡安排以及承包方在过渡期间应该履行的主要职责。
5.2.4.6 合同内容表述应严谨准确、清晰明确，避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议。
5.2.4.7 合同签订的手续应该齐备，符合法律要求。
5.2.5 合同执行与监督
5.2.5.1 发包方应当对合同的执行情况进行全过程、全方位的监控。
5.2.5.2 对于承包方员工可能直接接触到档案内容或数据的外包服务项目（如档案数字化服务、档案整理服务、档案开发利用服务等），发包方应将直接参与本项目的承包方员工名单予以备案。承包方员工备案表由发包方保存至本项目完工验收后一年以上。承包方员工备案表样式可参考附录B。
5.2.5.3 发包方应对承包方的人力资源管理、财务管理、保密管理、风险管理进行有效监控，至少每年对承包方进行1次实地检查。特别关注其股权结构、实际控制人、高级管理人员变化，以及破产、兼并、关键岗位人员流失、财务状况恶化、内部管理混乱等可能造成服务意外终止或服务质量急剧下降的情况。
5.2.5.4 发包方应至少每年获取1次承包方自我评估报告或第三方机构评估报告。评估报告须包含如下内容：（1）承包方股权结构的变化；（2）承包方实际控制人、高级管理人员的变化；（3）承包方履行本合同所需各种资质的变化；（4）承包方财务状况；（5）承包方的人力资源状况，尤其是履行本合同的关键岗位人员变化；（6）承包方重要的技术、基础设施变化，重要的业务流程、质量管
理以及安全管理变化等。
5.2.5.5 发包方在合同的执行与监控过程中发现异常情况时，应当及时督促承包方采取纠正措施。必要时，应对承包方违约行为采取法律手段，要求其履行违约责任。
5.2.5.6 发生重大事件可能导致档案面临严重威胁时，发包方应当在充分评估影响、制定善后方案的前提下，考虑主动要求承包方终止服务，并采取相应善后措施。
5.2.5.7发生（可能导致）重大档案受损或泄密事件后，发包方应及时主动向上级主管部门、档案行政管理部门和保密行政管理部门报告。
5.2.6 评估与改进
5.2.
6.1 档案管理服务外包工作结束或经过一定阶段（或一段时间）后，发包方应对承包方服务质量进行评价，评价结果作为承包方改进服务质量及今后服务项目准入的重要参考依据。
5.2.
6.2 发包方应当建立科学的承包方服务质量评估制度，确保评价结果的真实性和完整性。
5.2.
6.5 发包方应及时总结档案管理服务外包工作经验教训，持续改进发包工作。
6.2.6.6 发包方应将在整个档案管理服务外包工作中形成的具有保存价值的文件材料归档保存，以备日后查用。
6 承包方档案管理外包服务管理体系建设要求
6.1 总体要求
6.1.1 承包方应建立和完善档案管理外包服务管理体系，持续提升服务能力、改进服务质量，以更好地满足客户需求。如图3所示。
6.1.2 承包方档案管理外包服务管理体系建设的目标是提升服务能力。服务能力以确保客户的档案的实体安全和信息安全为核心。
6.1.3 服务能力分为基本服务能力和特定服务能力两部分。基本服务能力是支撑承包方所有业务单元、服务项目的基础保障条件。基本服务能力包括战略管理、资源管理、业务管理和安全管理四个方面。特定服务能力是承包方开展不同业务
单元、服务项目时应满足的特殊条件要求和应遵守的相关业务操作规范。
6.1.4 承包方档案管理外包服务管理体系建设应坚持以客户为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改进、基于事实的决策方法、与客户互利的关系等原则。
6.1.5 承包方档案管理外包服务管理体系应按照PDCA（计划—实施—评估—改进）循环进行建设。
图3：承包方档案管理外包服务管理体系建设示意图
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6.2 战略管理
6.2.1 业务规划
6.2.1.1 承包方应根据国家法律法规和市场环境的变化、组织条件和客户需求的发展，制定和实施业务规划。
6.2.1.2 承包方应明确自身的长远发展目标，并将其分解为若干阶段和若干业务单元的目标，进而确定实现这些目标的主要措施和手段。
6.1.2.3 承包方应定义组织一定时期内的服务对象和业务单元，建立服务目录。服务目录一般包括服务名称、服务内容、服务质量、服务期限、业务方案、安全措施等。
6.1.2.4 承包方应根据服务对象和业务单元，制定并实施档案管理外包服务管理体系建设计划，有针对性地持续提升基本服务能力和相应的特定服务能力。
6.1.2.5 承包方应跟踪和评估业务规划的执行情况，根据内外环境条件的变化适时调整和修订业务规划。
6.2.2 绩效管理
6.2.2.1 承包方应建立绩效管理体系，持续改进组织绩效，以满足客户需求、实现组织发展目标。
6.2.2.2 承包方应设定科学合理的组织绩效目标、部门绩效目标、项目组绩效目标和员工个人绩效目标，保证组织绩效目标、部门绩效目标、项目组绩效目标和员工个人绩效目标的一致性。
6.2.2.3 承包方应进行绩效辅导与沟通，了解组织绩效执行过程中的问题和障碍，合理调整绩效计划，保证绩效管理的实施。
6.2.2.4 承包方应运用关键绩效指标（KPI）、平衡计分卡（BSC）等方法对组织、部门、项目组和员工个人绩效进行评估。对达成组织目标有贡献的行为和结果予以适当的奖励，对不符合组织目标的行为和结果进行一定的约束。
6.2.2.5 承包方应实施绩效反馈，帮助部门、项目组、员工分析工作的成绩和不足，提出绩效改善方案。
6.3 资源管理
6.3.1 人力资源管理
6.3.1.1 承包方应实行有效的人力资源管理，建立胜任客户和组织要求的员工队伍。
6.3.1.2 承包方应该根据国家劳动法律法规，与员工签订书面劳动合同，履行用人单位义务，保障劳动者权益。
6.3.1.3 承包方应根据客户需求和自身业务需要，确定每一业务单元、服务项目的岗位数量，定义每一岗位的职责范围和能力要求，并据此配备能胜任岗位工作的员工。
6.3.1.4 承包方应保证每一业务单元都配有1名以上（含1名）具有档案学专业（或图书馆学、情报学、信息资源管理等相关专业）大学本科及以上学历，或具有档案中级专业技术职称的员工。
6.3.1.5 鉴于某些档案的保密性或特殊性，承包方应对拟聘用的员工（尤其是可能接触到档案内容或数据的员工）进行必要的背景调查和犯罪记录调查，避免某些不适宜的员工接触档案内容。背景调查和犯罪记录调查宜在法律专业人员的指导下依法进行。
6.3.1.6 承包方应对所有员工进行不少于5天的岗前培训，至少每年开展1次不少于1天的在岗培训。培训内容应该涵盖档案法律法规、档案管理业务、质量管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理和职业健康管理等方面的知识和要求。承包方应组织员工参加由档案行政管理部门、保密行政管理部门、客户举办的相关法规或业务培训。
6.3.1.7 承包方应定期对所有员工的工作能力和绩效进行评估，指导和帮助员工持续提高工作能力和绩效。
6.3.1.8 承包方应建立激励机制，激励员工为满足客户需求、实现组织目标而贡献力量。
6.3.1.9 承包方应开展员工职业生涯规划，为员工提供职业发展机会。
6.3.2 财务管理
6.3.2.1 承包方应按照国家法律法规和组织的制度，开展财务管理活动，以降低成本，提高收益。
6.3.2.2 承包方应根据业务单元、服务项目的具体情况，确定组织的财务管理目标，制定财务计划。
6.3.2.3 承包方应针对各项业务计划，估计服务交付成本，进行财务预算，对成本和预算进行跟踪和监控。
6.3.2.4 承包方应有效管理组织的各类资产，建立资产清单，跟踪资产价值变化。
6.3.2.5 承包方应进行服务交付的财务审计。
6.3.2.6 承包方可根据不同的合同类型和收费方式，采取不同的财务管理方式。
6.3.2.7 承包方应增强财务风险意识，关注市场环境变化，提前预测可能的负面效应，并及时采取措施，确保组织财务的可持续性。
6.3.3 技术管理
6.3.3.1 承包方应加强技术管理，确保技术的有效性和充分性，以减小技术风险、提升技术核心竞争力，更好地服务于客户。
6.3.3.2 承包方应掌握国家法律法规的要求，识别客户和自身的需求，获取和应用能满足这些需要的技术。
6.3.3.3 承包方应持续完善和改进现有技术，尽可能地降低技术风险，并充分利用相应技术优势，形成企业技术核心竞争力。
6.3.3.4 承包方应积极学习、引入新技术，新技术引入、应用之前应该获得相关许可或通过相关评估。新技术应用后，应评估其对服务质量产生的影响，并采取相应改进措施。
6.3.4 基础设施管理
6.3.4.1 承包方应配备、管理和维护提供服务所需的各种基础设施（包括硬件设施和软件设施），为顺利完成服务工作提供保障。
6.3.4.2 承包方应根据法律法规和标准的要求、客户的需求，以及实际业务的具体需要，确定基础设施需求，制定基础设施建设方案。
6.3.4.3 承包方应根据基础设施建设方案，配置数量充足的基础设施。承包方配置的基础设施应获得相关质量保证，或通过相关质量检测。
6.3.4.4 承包方应对基础设施进行有效管理，记录其状态和使用情况，并定期对其进行维护，以保障服务工作的正常开展。
6.3.4.5 对于根据合同由发包方配备的基础设施，承包方不应要求发包方配备超
出法律标准要求和实际业务需要的基础设施，以免增加发包方不必要的成本。
6.4 业务管理
6.4.1 合同管理
6.4.1.1 承包方应加强合同管理，规范合同签订，确保合同顺利执行。
6.4.1.2 承包方应收集和分析客户和市场信息，以更好地了解客户需求，识别合同洽谈过程中应当关注的主要问题。
6.4.1.3 承包方在对客户做出承诺之前，应当确认组织现有资质、服务能力能否满足客户需求。应特别注意能否满足客户对档案安全的要求。
6.4.1.4 承包方应基于与客户约定的内容起草合同，明确合同应当涵盖的内容。合同内容至少应包括服务内容和范围、服务质量标准、合同双方的义务和权利、价格标准和付费方式、交付物、服务和交付期限、违约责任和赔偿条款、保密条款（也可单独签订保密协议）、知识产权归属和处理方式等。合同文字应严谨准确、清晰合理，避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议。
6.4.1.5 承包方应严格执行合同的交底工作，避免因相关人员不了解合同具体内容而引起合同纠纷。
6.4.1.6 承包方应在商业条件发生变更时，分析变更的影响，确定是否需要与发包方协商对原合同进行修订，从而保障合同的履行和目标的实现。
6.4.2 客户关系管理
6.4.2.1 承包方应加强客户关系管理，树立以客户为中心的服务理念，最大化客户的收益率，提高客户满意度和忠诚度。
6.4.2.2 承包方应建立适当的沟通渠道和方式，积极与客户进行沟通，了解客户的需求和期望，及时、高效地解决客户提出的问题。
6.4.2.3 承包方应关注文化融合，消除组织与客户之间因文化差异对服务工作开展产生的影响。
6.4.2.4 承包方在管理好与现有客户之间关系，将其转为忠实客户的同时，还应根据市场环境的变化积极发展潜在客户。
6.4.2.5 合同执行过程中，发生可能对档案造成损害或对服务造成负面影响的突发事件和重大事项时，承包方应及时通知发包方。
6.4.2.6 服务项目完成后，承包方应进行顾客满意度调查，并根据反馈结果持续改进服务过程、提升服务质量。
6.4.3 分包商管理
6.4.3.1 承包方应加强对分包商的管理，以充分整合资源，更好地服务于客户。
6.4.3.2 经客户同意，承包方可以将非主体、非关键性服务工作分包给分包商承担。但是，承包方不得将主体或全部服务工作交由分包商承担，分包商不得将所承接的分包业务再次分包给其他分包商。
6.4.3.3 分包并不意味免除承包方履行合同的义务。承包方须与分包商就分包商的服务质量向客户承担责任。
6.4.3.4 承包方应基于合同规定和客户要求，严格审查分包商的资质、服务能力、经验和信誉，选择合适的分包商。分包商资质、服务能力、经验和信誉审查结果应向客户备案。
6.4.3.5 承包方应与分包商签订书面合同，对分包商的业务流程管理、质量管理、保密管理、风险管理、知识产权管理和相应业务操作规范提出明确要求，并指导和监督其实施的全过程。
6.4.4 业务流程管理
6.4.4.1 承包方应加强业务流程管理，建立标准作业程序，保证组织业务活动有序、高效开展。
6.4.4.2 承包方应系统有效地将质量管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理、职业健康管理等与业务流程集成，提高组织业务活动的科学化、规范化和专业化程度。
6.4.4.3 承包方的标准作业程序应该遵循国家档案法律法规的要求，符合国家标准、档案行业标准的要求。
6.4.4.4 承包方的标准作业程序应该全面系统，涵盖组织每个业务单元、服务项目及其每一个操作环节或步骤，且各个标准作业程序之间应相互协调。
6.4.4.5 承包方应依据内外环境变化对业务流程实施动态管理，持续调整和优化重组业务流程。
6.4.5 质量管理
6.4.5.1 承包方应建立质量管理体系，为客户提供高质量的服务，增进客户满意
(完整版)外包服务细则
2.2保修服务内容 电子政务中心的主机系统应用的是生产系统，属于非常重要的关键应用，一般而言，关键应用对系统的可靠性要求也非常高。所以我们为用户的关键应用提供的保修项目服务内容包括如下内容。 保修服务的主要内容
2.3技术服务内容 华信富恒在对客户保修期内，负责对正常使用条件下的参保的设备所有硬件做故障诊断、保修及系统性能维护，包括故障诊断和免费更换损坏备件。主要涉及的硬件部件如下： >主机的系统主板 >CPU (含 CPU 板） >系统电源和电源线 >内存条或内存板 >内置磁盘或外置共享磁盘阵列 >各种适配器卡 >显示器或终端 >各种内置与外置存储设备，包括磁盘阵列、磁带库、光盘 >所有连接设备的各种线缆等 2.4预防性维护服务 定期预防性维护也就是日常的一般性维护，是一种基于预防性维护的主动服务。定期对系统进行预防性维护，是确保系统正常健康运行的重要预防措施。通过该服务及时检查、发现故障隐患，更换与排除故障部件，调整系统参数，尽量减少客户系统故障及宕机时间，保持业务持续性运行。 华信富恒将根据客户的业务特点定期指派专门的服务工程师对系统软硬件进行预防性维护服务。 2. 4. 1预防性维护服务周期 每三个月预防性维护服务一次，对系统软硬件进行预防性检查维护，尽量将隐患消除在萌芽之中。
2.4.2预防性维护服务内容 >系统运行环境检查，包括机房温度、湿度和零地电压、零火电压等 >系统硬件运行情况检查 >系统错误日志分析 >超级用户邮件分析，清理过期邮件 >对磁带机、光驱和软驱做读写测试和必需的清洗 >文件系统空间使用情况检查 >系统运行状态、性能检查和优化，包括CPU、内存和交换区使用情况，硬盘和网络的10情况检查 >记录系统存储空间的逻辑结构 >双机系统软件配置检查及有效性测试 >操作系统版本及微码检查 >设备除尘处理。 >检查如发现有隐患的部件将及时更换 2. 4. 3预防性维护服务维护的方法 >主机和磁盘阵列的物理状态检查，具体包括电源、风扇状态、LED状态灯检查等。 >主要部件的状态检查，具体操作如下： >适配卡状态（包括SCSI卡、网卡等）：检查是否处于Available状态。 >内存状态：检查是否处于Available状态以及内存容量是否与机器原始配置相同。 >CPU状态：检查是否处于Available状态 >硬盘状态：检查是否处于Available状态 >网络通讯状态统计：检查其中Ierr和Oerr基本为0 >磁盘空间使用情况检查，要求已经使用空间在80%以下，并且至少有12MB以上的剩余空间。
档案工作规范化管理工作报告
档案工作规范化管理工作报告 近几年来，始终坚持以科学发展观为指导，深入贯彻党的十大精神，认真贯彻执行国家档案法律、法规，切实加强组织领导，不断深化对档案工作重要性的认识，加强队伍建设、提升业务素质、完善基础设施建设，使档案管理工作向标准化、规范化、制度化和现代化建设的方向发展，档案工作管理水平明显提高。 一、全宗档案情况 自年成立以后，便产生了文件材料，按有关规定与要求整理归档，形成了档案。全部档案为一全宗，到年底止，共有各门类档案：文书档案件，会计档案册，人事档案册，声像档案册盘，实物档案件，科技档案件。 （一）文书档案 文书档案主要是在形成的文件材料、发文、纪要，其次是上级党政机关颁发的法律、法规，方针政策性文件和直接对本办机构设置、人员编制，人事任免、各类统计年报以及其他需要贯彻执行的文件材料，本办业务内文件、材料等。分为类。 1.类 该类的文件材料较多，包括召工作会议的文件，办公会议、中心组学习、室务会议、党员会议，办公室会议记录、会议纪要；本办发文、工作计划、总结、报告、大事记、工作资讯；本办制订的规章制度、工作目标、岗位责任制；普法工作、开展主题性教育活动、社会综合治理工
作、文明创建等形成材料；成立机构、机构设置、人员编制、名称更改、印章启用、换届选举的请示批复、结果等文件。 2.类 该类的主要文件材料有：本办会议记录、会议纪要、发文；领导批示；国家机关、省级机关、市级机关制发的有关的文件材料并要执行的重要文件等；印发工作要点、“争先创先”考评方案、调研报告、会议纪要、总结讲话、通报；组织本系统业务会议、省领导发表重要讲话、发言材料、交流材料等。 3.类 该类主要形成管理制度，国家机关、省级机关、市级机关制发有关遵守财经纪律、享有的政策福利等重要文件；主要领导责任审计资料、国有资产管理登记文件材料、本办与有关单位签订的协议；可行性研究报告批复、中标通告、抄告单、招标文件、概算书、零星工程决算确认单、资料移交表；工程项目部发文、请示、汇报、报告。 （二）会计档案 会计档案是在财务管理中形成的记述和反映了的财务经济情况，有收支凭证，月报表、年报表，往来帐簿。 （三）人事档案
公司外包管理制度及流程
外包管理办法 为了提高集团核心竞争能力，实现企业利润最大化，成本最小化，降低简单劳动比例,规范业务外包的管理，及时解决外包过程中出现的各种问题，提高服务质量,避免公司财产的损失，特制订本办法。 一、外包项目由人力资源部统一规划与审批,项目的招标由采购部负责,运营、检查等日常管理工作由业务外包部门负责。 二、外包项目的范围。非本公司核心业务，仅做后台支持而不创造营业额的工作、任何不提供高级发展机会的活动与业务，需建立长期合作关系的业务都可采取外包的方式。 三、外包项目的申请。各部门负责人根据企业发展的情况，需要将部分业务外包时，可以向人力资源部提出外包工作内容,填写《外包项目申请表》,经审查合格后进行公开招标或定向议标。 四、外包价格的核定。已确定的外包项目由业务外包部门牵头会同计划财务部等相关部门确定对外招标的参考价格和相关条件、制作标书。 五、招投标管理。由采购部组织外包项目的公告、招标会等相关的招标、评标工作，并与外包商签订合同，合同签订三日内将外包项目的有关资料报档案室存档。
六、外包期间的质量管理。业务外包部门依据合同的规定负责该项目的日常考核与服务质量的监控工作，定期收集信息，并将相应的信息填入《外包服务质量统计表》与付款审批单一起作为付款的依据。 七、奖励规定。对于在外包期间公司内部人员履行职责，认真执行合同，积极发现问题并反应问题，避免企业损失的相关人员，给予不高于节省部分10%的奖励，单笔奖励金额不超过1000元。具体奖励比例由人力资源部确定。 八、处罚规定。 1．对于未严格按招标程序进行外包项目的，对采购部及相关部门负责人以“记过”处罚，并进行相应的罚款。 2．合同期间，业务外包部门没有履行职责定期检查，及时反馈信息的，给予相关责任人处以100元以上的罚款。 3．对于财务人员收到相应的信息未在付款时准确的体现，视情况轻重给予相关责任人200元以上的罚款。 4．外包项目在实施过程中未达到合同的要求，存在服务质量问题，对公司形象、财产造成损失者，外包业务部门负责人未提出解决的办法而由其他部门发现后，对外包业务部门负责人按人力资源制度的相关罚则给予处罚。 九、此管理办法自9月15日起开始执行。 附件1：《外包项目申请表》 附件2：《外包服务质量统计表》
业务外包管理制度
业务外包管理制度 1. 总则 1.1 为了加强业务外包管理，规范业务外包行为，防范业务外包风险，根据有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本制度。 1.2 业务外包，是指公司利用专业化分工优势，将日常经营中的部分业务委托给本公司以外的专业服务机构或其他经济组织（以下简称承包方）完成的经营行为。本制度不涉及工程项目外包。 1.3 外包业务通常包括：研发、资信调查、可行性研究、委托加工、物业管理、客户服务、IT服务等。 2. 部门职责 需进一步明确 3. 不相容岗位 3.1 外包方案的立项与审批； 3.2 外包方的选择与审批； 3.3 外包的执行与验收。 4. 业务外包管理风险 4.1 外包范围不合理，核心业务外包，可能导致公司失去竞争优势。
4.2 外包价格确定不合理，承包方选择不当，可能导致公司遭受损失。 4.3 业务外包监控不严、服务质量低劣，可能导致公司难以发挥业务外包的优势。 4.4 业务外包存在商业贿赂等舞弊行为，可能导致公司相关人员涉案。 5. 工作流程 5.1 制定及审核外包实施方案 5.1.1 公司业务外包包括贴牌生产、IT服务、资信调查、可 行性研究、研发等。 5.1.2 公司应当根据各类业务与核心主业的关联度、对外包业 务的控制程度以及外部市场成熟度等标准，合理确定业务外包范围，制定外包实施方案；并根据是否对公司生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理，以突出管控重点。 5.1.3 公司应根据年度预算以及生产经营计划，对实施方案的 重要方面进行深入评估以及复核，包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等，确保方案的可行性。外包方案包括但不仅限于业务外包范围、方式、条件、程序和实施等内容，避免将核心业务外包，同时确保方案的完整性。
安全生产档案管理制度
安全生产档案管理制度 第一章总则 第一条根据《国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知》（国发[2010]23号）精神，为加强项目安全档案资料的统一归口管理，使各项目在生产经营过程中的各种安全管理资料完整保存，依据《生产安全事故档案管理办法》(安监总办[2008]202号)，特制定本制度。 第二条安全生产档案是指项目在安全生产管理工作中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。档案内容主要有： 一、安全生产法律法规、标准规范，安全规章制度和文件； 二、安全责任书、工作计划与总结、考核记录； 三、安全教育培训记录； 四、安全技术材料； 五、安全会议记录、纪要； 六、应急预案及演练记录； 七、安全生产费用台账； 八、各类安全证书、证件； 九、合格分包方台账； 十、安全设施建设、使用记录； 十一、特种设备及特种作业人员台账； 十二、安全奖罚； 十三、安全检查记录；
十四、安全专项活动记录； 十五、事故处理、工伤认定材料及事故台账。 第三条安全生产档案实行公司、项目分级管理。 第四条本制度适用于本项目及项目各分部。 第二章安全生产管理档案内容 第五条安全安全生产法律法规、标准规范，安全规章制度和文件 一、项目每年收集更新的国家安全生产法律、法规、标准规范。 二、项目每半年至少进行一次对安全规章制度、操作规程执行情况的检查和评估记录。 三、安全生产文件： 1、安全生产文件是指项目发文或转发上级单位文件，业主单位印发的有关安全生产书面文件资料或电子文本。 2、安全生产文件原则实行分级分类管理，项目发文或转发上级单位文件由项目负责管理存档，项目收到的公司、业主及相关方的文件由项目安全机构保管、存档。 第六条安全责任书、工作计划与总结、考核记录 一、每年一次的各级人员安全生产责任书。 二、项目安全年度工作计划及总结。 三、项目根据安全责任书对责任人实施的安全责任考核结果。 第七条安全教育培训记录 一、安全教育培训包括“三级”安全教育培训、专业安全培训、日常安全教育等。
如何加强档案管理工作
如何加强档案管理工作 发布时间: 2012-04-23 点击:397 次 浙江暨阳建设集团有限公司陈雪艳 摘要：随着自动化的管理模式的深入发展，档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用。企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路，使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。 关键词：档案管理科学规范自动化服务 在对档案管理工作的认识上，本公司很多人存在一个误区，那就是档案管理工作是可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我公司在建筑行业的发展起着至关重要的作用。我们本着吸收和借鉴优秀的档案管理工作成果，争取以积极的心态适应档案管理工作的新形势，培养强大的责任感，提升工作热情为目的。根据上次对八达公司的现场观摩，让我们进一步地认识到自身的不足。经过局领导、公司领导，结合自身的管理方式出发，进行了一次全面、细致的分析，得出如下结论：只有科学规范的档案管理，才能适应新形势的需要。做好档案的收集和利用，不但可以为公司的经济发展做出应有的贡献，还可以实现自身价值。当前企业档案管理不规范在以下几个方面： 一、档案管理工作缺乏制度化的管理 1、档案收集不规范。在收集过程中，公司制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确，给工作带来很大困挠;有部分上交的资料也存在很多问题：工程资料不全;材料不符合要求，用复印件占的比例较多;各种签字、签章手续不完备。 2、档案整理不规范。企业近几年人员调动频烦，没有专职的档案管理人员，造成资料整理不及时，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，不符合事毕立卷要求，不利于规范管理; 3、档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些分公司自设资料库，认为存那里都一样，给总公司的档案的综合管理也造成困难。
业务外包管理办法范文
4.8.1 业务外包管理制度 1.总则 1.1为了加强业务外包管理，规范业务外包行为，防范业务外包风险，根据有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本制度。 1.2业务外包，是指公司利用专业化分工优势，将日常经营中的部分业务委托给本公司以外的专业服务机构或其他经济组织（以下简称承包方）完成的经营行为。本制度不涉及工程项目外包。 1.3外包业务通常包括：研发、资信调查、可行性研究、委托加工、物业管理、客户服务、IT服务等。 2.部门职责 需进一步明确 3.不相容岗位 3.1外包方案的立项与审批； 3.2外包方的选择与审批； 3.3外包的执行与验收。 4.业务外包管理风险 4.1外包范围不合理，核心业务外包，可能导致公司失去竞争优势。 4.2外包价格确定不合理，承包方选择不当，可能导致公司遭受损失。 4.3业务外包监控不严、服务质量低劣，可能导致公司难以发挥业务外包的优势。 4.4业务外包存在商业贿赂等舞弊行为，可能导致公司相关人员涉案。 5.工作流程
5.1制定及审核外包实施方案 5.1.1公司业务外包包括贴牌生产、IT服务、资信调查、可 行性研究、研发等。 5.1.2公司应当根据各类业务与核心主业的关联度、对外包业
务的控制程度以及外部市场成熟度等标准，合理确定业 务外包范围，制定外包实施方案；并根据是否对公司生 产经营有重大影响对外包业务实施分类管理，以突出管 控重点。 5.1.3公司应根据年度预算以及生产经营计划，对实施方案的 重要方面进行深入评估以及复核，包括承包方的选择方 案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包 方式、员工培训计划等，确保方案的可行性。外包方案 包括但不仅限于业务外包范围、方式、条件、程序和实 施等内容，避免将核心业务外包，同时确保方案的完整 性。 5.1.4公司制定外包方案时，应听取外部专业人员对业务外包 的意见，并根据其合理化建议完善实施方案。 5.1.5公司应建立完善业务外包审核批准制度，明确授权批准 的方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定各层 级人员应当在授权范围内进行审批，不得超越权限审 批。 5.1.6在对业务外包实施方案进行审查和评价时，应当着重对 比分析该业务项目在自营与外包情况下的风险和收益， 确定外包的合理性和可行性。 5.2招标及选择承包方 5.2.1公司应根据不同业务范围，组成有相应专业人员构成的 承包方评估小组，并对外发布投标公告，与候选承包商 建立联系，发放外包项目竞标邀请书及相关材料。 5.2.2参与竞标的候选承包商应在指定期限之内提交投标书 及相关材料，主要内容包括项目解决方案、实施计划、 资源配置、报价等。公司应引入竞争机制，按照有关法 律法规，遵循公开、公平、公正的原则，采用招标方式 等适当方式，择优选择承包方。 5.2.3评估小组应通过实地调研等多种方法，调查候选承包方
档案管理服务外包工作规范第1部分总则
档案管理服务外包工作规范第1部分：总则 2015年9月13日第四稿 目录
前言 DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。DA/TXX 《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括： ——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》 ——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》 本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：XXXX XXXX XXXX 本标准主要起草人：XXX XXX XXX
引言 随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。 本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。 《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。
IT服务外包管理方案计划规范标准
IT服务外包管理规范 IT服务外包（IT Outsourcing Managed Service）就是把企业的信息化建设工作交给专业化服务公司来做。它可以包括以下内容：信息化规划（咨询）、设备和软件选型、网络系统和应用软件系统建设、整个系统网络的日常维护管理和升级等。是企业迅速发展企业数字化，提高数字化质量、提高企业工作效率，节约信息化成本的一种途径，也为个人用户提供巨大的帮助。 目录1简介 2企业聚集地 3提供方式 4优势 ?业务方面 ?财务方面 ?技术方面 ?企业战略 ?人力资源方面 5发展趋势 6IT服务外包行业市场发展现状及未来投资前景 7优劣势 1简介编辑现在的商业环境，变化快速，技术日新月异。做你最擅长的（核心竞争力），其余的外包!已经成为一种不可逆转的趋势。简单的说就是企业在内部专职IT运维人员不足或没有的情
况下，将企业的IT外包服务流程，包括全部办公硬件、网络及外设的维护工作转交给专业从事IT运维的公司来进行全方位的维护。 研究表明，外包支持服务的公司，比什么都在自己公司里做的公司，运行效率更高，成本更低。其原因在于： 1.专业的人做专业的工作 专业公司提供的外包服务，比公司自己成立服务部门的工作更为高效、专业，更高效的管理 2.资源的节省，投入减少 单个公司对于服务的需求是不确定的，不稳定的，必定造成资源的浪费，但外包服务公司的资源配备，完全按照业务的数量。 3.节约时间 通过外包服务，不必组织公司资源来完成目标项目，而可以直接通过外包的方式，马上获得. 2企业聚集地编辑商务部深圳特办30日披露，深圳已成为全球重要的服务外包企业聚集地。 消息称，在5月28日－6月1日期间，深圳服务贸易代表团亮相“第二届中国（北京）国际服务贸易交易会”（简称京交会），展示深圳服务贸易特色和优势。 数据显示，深圳已成为全球重要的服务外包企业的聚集地。2012年，深圳市服务贸易进出口总额为304．5亿美元，同比增长14．2%；其中出口额为147．3亿美元，同比增长11．7%，进
关于档案管理工作的建议
关于档案管理工作的建议 关于档案管理工作的建议2007-02-10 16:47:13 为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，特提出如下建议： 一、档案管理机构及职责 1、档案工作由公司总裁统一领导，办公室负责接收、下发、整理、归档、汇总，由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作，并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。 2、办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，并且及时纠正档案管理中的疏漏。 二、档案的保存
1、保存地点：办公室档案柜 2、保存内容：包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3、保存方法： 分类 汇总 （1）办公室资料：根据文件的编号或日期汇编成册，分为两大部分：接收文件和下发文件（分别记录），形式如下：接收文件下发文件 日期:××年*月*日（编号：××*）日期:××年*月*日（编号：××*） 接收自：××*下发至：××* 主题：××*主题：××* 公司人事资料汇总形式如下： 姓名：××（个人基本资料）学历：××所属部门及职位：××
客户资料汇总形式如下： 国家：××客户名称：××主要业务：××联系人及方式：×× 工厂资料汇总形式如下： 类别：××工厂名称：××（地址）联系人及方式：×× （2）技术性资料汇总形式如下： 日期：××年*月*日 产品名称（类别）：×××× 最终报价：××××*（工厂：××××*） （3）财务资料：根据时间（月、季度、年）汇总，在月末、季度末、年末收集、整理各种财务资料，按照编号登记入册。 （4）国际业务资料 以合同为线索整理，按照合同号登记成册，形式如下： 合同号日期客户名称业务内容其他单据是否齐全 ××××××××××××××××××××××××××××××××××
DAT 68.3-2020 档案服务外包工作规范 第3部分：档案管理咨询服务
D A/T68.3 2020 档案服务外包工作规范 第3部分:档案管理咨询服务 1范围 D A/T68的本部分规定了档案管理咨询服务外包相关方的工作,包括档案管理咨询服务内容二发包方工作规范二承包方工作规范二工作流程二信用评价与质量监督等要求三 本部分适用于机关二团体二企业事业单位及其他组织开展档案管理咨询服务外包工作三 2规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的三凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件三凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件三 G B/T17242投诉处理指南 G B/T22119信用服务机构诚信评价业务规范 D A/T68.1档案服务外包工作规范第1部分:总则 3术语和定义 下列术语和定义适用于本文件三 3.1 档案管理咨询服务a r c h i v e sm a n a g e m e n t c o n s u l t i n g s e r v i c e 承包方受发包方委托,运用先进的管理思想二科学方法和技术手段,通过调查二研究二分析为发包方提供档案工作体系设计二档案管理方案设计二档案信息开发利用方案设计二档案信息化方案设计二档案外包服务项目方案设计二档案科研二档案工作用房建设咨询二档案工作评估二档案培训等服务的行为三3.2 档案管理咨询服务机构a r c h i v e sm a n a g e m e n t c o n s u l t a t i v e a g e n c y 依法设立二提供档案管理咨询服务二实行独立核算的社会组织三 3.3 项目经理c o n s u l t i n gp r o j e c tm a n a g e r 档案管理咨询服务机构(3.2)派出的,对整个项目策划二实施进行全面管控的管理人员三 3.4 咨询员c o n s u l t a n t 档案管理咨询服务机构(3.2)派出的,在项目经理领导下具体承担咨询工作的人员三 4档案管理咨询服务内容 4.1档案工作体系设计服务 为发包方提供档案工作战略规划编制二档案工作机制策划二档案管理制度和业务规范编制二档案工
安全文件档案管理制度
安全文件档案管理制度
1、目的 为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，规范档案管理，确保档案的完整性、合理性、科学性，为今后开展工作提供参考资料和文献，特制定本制度。 2、适应范围 本制度适用于公司及所属各部门安全文件及档案的管理。 3、职责 本制度最终解释权归公司行政办公室，行政办公室负责本制度的修订完善。 4、管理程序 4.1文件管理程序 4.1.1安全文件的主要内容 （1）安全文件主要包括以下内容：①安全管理组织基本情况；②安全生产责任制、安全管理规章制度；③安全管理目标、工作计划、总结、考核文件；④安全生产会议资料及记录；⑤危险因素辩识、评价与控制文件；⑥安全投入；安全检查; 安全教育培训；安全活动⑦事故管理；⑧检测报告；⑨应急救援预案⑩承包商管理；供应商管理； (2) 安全管理组织基本情况一般包括下列内容：①安全管理网络图；②安全经营许可证等文件的复印件；③安全管理人员任命文件和相应岗位资格证书复印件；④现场平面布置图及重大危险因素分布示意图；⑤安全生产领导小组名单。(3)安全生产责任制和安全生产规章制度资料主要包括以下内容：安全生产责任制度；安全活动管理制度、安全培训教育管理制度等。 （3）安全管理目标、工作计划、总结、考核资料：①上级的考核目标、本级的目标、分解的目标及签订安全生产责任书等；②年度安全工作计划；③年度及阶段性工作总结、汇报、工作请示等；④年度考核及奖惩。 （4）有关安全生产会议资料：①安委会会议记录、纪要；②安全生产工作会议、专题会议、例会会议签到表、记录、纪要；参加其它有关安全会议的记录和资料。 （5）危险因素辩识、评价与控制资料：①危险因素辨识、评价与控制清单及危险因素清单；②危险因素监控措施、责任单位及责任人清单；③重大危险因素监控记录；④综合或专项安全评价报告。 （6）安全投入资料：①安全投入计划；②安全费用台账。
如何推进档案工作规范化标准化管理
如何推进档案工作规范化标准化管理 发表时间：2009-04-08T10:51:29.590Z 来源：《科海故事博览•科教创新》2009年第3期供稿作者：王桂琴 [导读] 在搞好硬件建设的同时要强化系统思维意。 摘要：档案是党和国家的宝贵财富,做好档案保管工作,防止档案的损毁,延长档案的使用寿命,维护档案的完整与安全,是档案管理的工作重点。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节,因此,在搞好硬件建设的同时要强化系统思维意。 关键词：档案规范化标准化 档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节, 在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。其中,公文制发是档案工作达到规范化、标准化的前提条件，坚持“以本单位形成文件为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节；提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证；利用计算机管理档案,是使档案工作达到规范化,标准化的有效途径。 随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。 档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。 一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提 公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。 二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节 相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。 三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证 不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
外包单位管理规定新版模板
外包单位安全管理规定 第一章总则 第一条、依据 为加强对外包施工单位的监督管理, 适应船厂生产经营以及安全管理的发展需要, 根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国安全生产法》、《广州市安全生产监察条例》以及国家有关安全生产法律法规的规定和政策, 并结合我厂实际情况, 特制定本规定。 第二条、目的 为规范我厂对厂属外包单位的统一管理, 进一步强化我厂外包单位的综合管理水准, 提高外包单位安全生产技术和生产管理能力, 充分发挥外包单位工作的积极性和能动性; 以逐步建立资质过硬、管理先进、技术精湛和行为安全并相对稳定的外包单位; 培养能全心全意为我厂生产服务的优秀外包单位, 以有计划、有目标为我厂未来健康发展培养优秀外包单位。 第三条、适用范围 本管理规定适用于与我厂签订有效劳务关系的各驻厂外包单位以及临时进厂施工的临时外协施工单位。 第四条、根管理规定包括进厂外包施工单位资质审查程序、安全资质评定要素、外包单位使用过程考评标准以及外包单位监督管理要求。
第五条、本规定的制定与管理原则 1、坚持依法用工原则 2、坚持权利与义务并行原则 3、坚持统一管理、归口管理原则 4、坚持监督与管理、教育与惩罚、技术与服务原则 5、坚持为生产经营服务原则 6、坚持谁用谁管、有序有控原则 第二章管理机构与管理职责 第六条、管理机构组成 1、外包单位监督管理委员会主任: 分管安全工作党委书记( 副厂长) 2、外包单位监督管理委员会副主任: 分管生产工作副厂长、厂总调度 3、外包单位监督管理委员: 由厂安全质量技术部、生产部、综合管理部( 包括外管办公室主任和厂工会领导) 等部门领导组成。第七条、管理机构职责 一、监督管理委员会主任: 1、根据国家劳动政策法规、安全生产法规和上级主管部门相关规定, 结合厂生产经营的发展需要, 最终签署外包单位进厂确认。 2、根据外包单位年度考核的结果情况, 在报厂长批准的情况, 批
公司业务外包管理办法
业务外包管理规定 第一章总则 第一条为加强和规范公司外包业务承包商的管理，规范和完善公司外包业务，降低成本，提高效率，加强核心竞争力，保证公司经营质量，特制定本规定。 第二条适用范围：本公司范围内所有对外包业务及承包商的选择、使用和管理。本规定作为公司业务外包管理的规定和要求，各部门应遵照执行。 业务外包是指：公司以合同或协议形式，与外部其他单位或个人签订契约，将公司负责的业务（工程、劳务、专业要求等）外包给专业、高效的服务提供商（简称承包商）的经营形式。 第三条本规定主要内容包括：基本原则、承包商的选择、职责分工、工作流程及外包业务的管理。 第二章基本原则 第四条基本原则 1、业务项目具有多专业、多工种的特点，在公司范围内缺乏相关资质、技术及管理人员的情况下，业务项目由业务主管部门提出申请，财务部审核和公司领导批准后，方可对外发包。 2、承包商使用和管理，应本着有序竞争、择优选用，合约管理、制度规范，程序清晰、职责明确，考核有据、使用高效的原则。 第三章承包商的选择 第五条对承包商的素质进行综合考察，考察的主要内容：资质、规模、业绩、信誉等。 （一）、查看证件： 1、工商行政管理部门签发的企业《营业执照》； 2、建设主管部门签发的企业《资质等级证书》； 3、企业所在地税务部门签发的《税务登记证》； 4、法人证或法人委托书； 5、劳动管理部门签发的企业《安全资质证书》；
6、当地政府主管部门需要提供的证件。 （二）、实地考察： 1、对专业施工队伍实体的考察； 2、对法人或委托法人的考察； 3、对专业施工的现场管理能力、施工能力的考察； 4、对已施工过的工程的考察； 5、对承包商以往业绩及信誉的考察。 （三）、业务部门经过考察评估，写出综合评估意见。经评审合格的承包商，通过公开招投标程序确定，签订合同或协议，报公司办和财务部备案。 第四章职责分工 第六条公司办公室为业务外包的职能主管部门，负责公司范围内业务外包管理制度的贯彻与调整、各部门业务外包工作的监督与评估。 第七条公司财务部为业务分包合同签订的主管部门，负责合同的审查。 第八条业务主管部门为业务外包的主要执行部门，组织编制承包商招标文件，负责本部门内所有业务外包承包商的集中招标采购工作。 第九条各部门负责人为外包业务承包商的管理成员，负责监管外包业务承包商的工作。 第五章工作流程及控制 第十条工作流程 1、由业务部门向公司财务部提出业务外包申请，填写《公司业务外包申请表》报批。 2、业务外包申请通过后，由公司办公室根据外包业务的规模、特点，发布业务外包招标信息。 3、业务部门负责收集投标信息，并进行初审，筛选3个意向承包商，填写《承包商推荐审核表》报公司办公室。 4、公司办公室组织相关部门采纳业务部门的承包商推荐，进行综合评审，整理意见，并确定承包商，报总经理审批。 5、业务管理部门根据公司评审意见，与承包商进行洽谈、调整，签订合同或协议。
关于加强档案管理工作的建议
关于加强集团档案管理工作的建议 档案管理工作以全面、真实地历史记录,反映集团整体发展状况与经营成果。一方面为集团领导及时了解集团整体经营状况,适时调整经营策略提供准确依据,为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于准确认定集团经营成果,查考历史记录,熟悉情况、总结经验、制订计划、研究案件、解决纠纷、处理问题。所以,强化档案管理工作,不断地更新档案管理理念,就是奠定集团持续健康发展、实现经营战略的坚实基础,对提升集团市场经济竞争力具有重要意义。 一、集团档案管理中所存在的问题分析 (一)管理分散。现集团的档案上主要分为:文书档案、人事档案,财务档案三类,分别由相关部门单独保管。由于目前集团的实际情况,还不能提供专门保管档案的良好设施条件,也没有设立专门的管理部门,无法实行集中统一的全面管理,而档案管理人员均由办公室文书工作人员兼任,致使档案的收集整理偏重、甚至只重视“文书档案”的管理。 (二)归档档案分类不科学。集团档案来源广、形式多样,但归档门类仅笼统分为三类,忽视了其她形式的档案资料。如:一些重要会议、重大活动中产生的“音像档案”、“荣誉档案”,以及办公用品、设施等“实物档案”,均未列入管理范围。从而导致一些重要凭证信息丢失或缺失,降低了文档资料保管质量。 (三)相关规章制度不健全。缺乏适用的办事流程,日常工作中自主性较大,没有严格按照规程,导致签批单、审批手续不全,或部分项目资料不齐全、归档不及时,影响了档案的完整性。管理上还未达到规范化,如无法为集团领导决策及其她业务部门开展工作提供及时有用的信息,便失去了档案
管理的意义。 (四)管理模式传统。集团目前仅使用传统的手工模式,停留在收发、查找的阶段,缺少先进的管理设备,缺乏完整全面的检索工具,调卷迅速、准确率无法达到规定标准,极大的影响了档案的使用、利用。 二、对集团档案管理工作的建议 (一) 设立档案库房。根据相关规定,档案库房需单独兴建,温度要保持在14～24度之间,湿度在40%～60%之间,应做到库房与办公室、用品库房与阅览室分开。并且具备良好的卫生环境与防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物与防污染等安全措施, (二)完善档案管理机制。依据《中华人民共与国档案法》、《档案实施办法》、《档案管理办法》、《不归档文件销毁办法》等相关法律法规的规定,打造一套符合集团实际的档案法律法规。同时,建立配合管理制度,稳固执行力的“问责制”“聘任制”、“考评制”等各种激励机制,确保档案收集及时、完整,档案充分有效利用。 (三)引进先进管理技术。安排档案管理人员到其她单位交流学习档案管理先进经验与具体操作技能,利用现代化手段整理档案,将电子计算机技术运用于管理,建立档案管理数据库,可以系统地完成文件的检索、登记、汇集统计等工作。 (四)构建档案工作管理网络图。各部门、子公司明确一名兼职档案员负责本部门的档案收集整理、查询借阅,各部门档案员按每月或每季度规定时间与集团档案管理人员进行对接,上报本部门的相关情况。
外包项目服务管理要求
附件1 外包项目服务管理要求 为进一步规范外包项目服务内容，明确甲乙双方权利义务，特进行如下要求： 一、外包服务人员应具备的条件 （一）具有良好的职业道德、职业操守与保密观念，爱岗敬业，遵纪守法，廉洁自律，无不良行为和违规记录。 （二）热爱农行事业，认同农行企业文化。 （三）学习能力强，能够快速掌握银行前台服务标准、流程及相关金融产品知识。具有较强的现场管理能力、亲和力、组织协调能力、沟通能力、观察能力和应变能力。 （四）身体健康，容貌端庄，个性开朗，乐观向上，举止大方，服务热情，具有亲和力。吃苦耐劳，具有良好的语言沟通能力、现场管理能力、观察应变能力和自我约束能力，并具有较强的服务营销与团队协作意识。 （五）年龄26周岁以下，身高（净高）女1.58米、男1.70米以上。 （六）具有国家统招的全日制专科及以上学历。 （七）本地化。为保证人员的相对稳定性，原则上派驻甲方的外包服务人员应为甲方各营业机构行政区域所在地的本地人。 二、外包服务人员主要职责 外包服务人员的各项工作直接向甲方大堂经理汇报，并由
使用单位网点主任、大堂经理、内勤主管全面管理和监督。外包服务人员主要职责为协助大堂经理完成或独立完成客户引导分流与客户教育、业务咨询与建议收集、识别推荐与营销管理、柜台业务预处理、营业现场管理等工作，以增强大堂服务力量。本次外包业务工作内容具体包括： （一）引导分流与客户教育。主动迎送客户，对客户进行问候、根据客户类别和业务种类，及时将客户分流引导至相应的服务区；做好客户教育工作，根据营业网点忙闲不同，有针对性地对客户进行产品介绍等常规性教育，提示和指导客户使用农行金融产品和服务，如自助设备及电子渠道等，并演示推广产品功能。 （二）业务咨询与建议收集。按照文明标准服务要求解答客户咨询；接待客户时做到积极热情，耐心倾听和首问负责，不得出现推诿、躲避、敷衍等现象，不以任何方式和借口怠慢、顶撞、刁难客户；收集富建设性的客户建议，为改进服务和优化产品提供参考。 （三）识别推荐与营销管理。协助大堂经理了解客户需求，对来到网点的客户及在网点等候区等候的贵宾客户及潜在贵宾客户进行识别，并将客户推荐至大堂经理或个人客户经理处。主动递送宣传折页和产品服务提示，宣传并适时推荐甲方金融产品。 （四）柜台业务预处理。充分了解客户需求后，帮助客户办理柜面受理业务所需准备工作。如协助和指导客户正确地填写相关凭证，复印身份证及其他文件资料，查询相关信息，对需要身份核查的业务进行身份预审及提示客户完善业务办理相关手续等。 （五）营业现场管理。维护保持网点的日常环境整洁，检
服务外包管理办法
创大咖服务外包管理办法 为使本公司外包服务项目管理更加规范合理，确保项目外包服务期间公司信誉的维护，并提升业务服务效率，实现项目外包服务的战略目标，特制定如下管理办法： 一、项目外包服务总则 1.适用范围 公司因业务拓展现为部分公司提供专业服务， 通常包括网店代运营、设计、客服、模特等业务。 2.外包方式 项目外包服务方式包括整体外包和部分外包。项目外包需要考虑委托方项目运营具体特点、公司战略发展方向等综合因素。 3.外包服务管理人员 公司项目外包服务的管理由商学院负责人、设计导师和运营导师（店长）直接负责，包括参与项目外包洽谈、项目外包服务工作要点对接和项目外包服务年度规划、以及项目外包服务进度的监督和总体控制，并负责管理外包服务人员的日常工作安排。 二、项目外包服务流程 1.代运营项目外包服务 代运营服务执行落地SOP 岗位流程节点备注 （1）商务人员（2）商务人员（3）人事行政、商务人员 （4）商务人员（1）商务人员提前准备代运营收费标准，负责合同拟定和客户沟通合同。（2）时间：具体签约时间、地点商务人员和客户确定。 （3）人事行政负责签约场地布置，商务人员准备合同
（5）客服部、运营导师（店长）（6）（7）客服部、运营导师（店长）、运营专员 （8）运营导师（店长）、运营专员 （9）运营导师（店长）、运营专员、客户 （10）运营导师（店长）、客服部（11）运营导师（店长）、客服部、财务部 （4）商务人员携带印好公章合同到客户公司签约。（5）部门负责人（最高层级）制定代运营费用划分表： A.客服部对接签约订单，分配给运营导师；运营导师根据代运营费用划分表，划分公司、运营店长（运营导师兼任）和运营人员的费用占比。 （6）（7）代运营项目的内部沟通： A.客服部根据每个代运营项目创建QQ群，包括运营导师（店长）、运营店长以及运营专员。 B.讨论代运营项目运营计划，包括店铺定位、整体设计方案、推广方案等。 C.客服部对接人应提醒企业将第一期代运营服务费与合作质量保证金打入公司对公账户。 D.向客户汇报代运营计划，根据客户意见与建议对计划进行修改。 （8）运营计划修改完毕，运营导师（店长）拟定第一个月月运营计划与第一周运营计划，并将第一周任务发放给运营专员。（9）代运营阶段进度反馈： A.运营导师（店长）每周制定周计划，将任务下发给