档案数字化服务外包工作规范2020版
档案项目外包工作方案
档案项目外包工作方案随着信息技术的快速发展，各行各业都在不断地数字化转型，档案管理也不例外。
而在这个数字化转型的过程中，许多企业和机构面临着档案管理方面的挑战，包括档案整理、数字化、存储和保护等方面的问题。
为了解决这些问题，许多企业和机构选择将档案管理项目外包给专业的档案管理公司，以确保档案管理工作的高效、安全和可持续进行。
本文将探讨档案项目外包工作方案，包括外包的优势、流程、注意事项等内容。
一、外包的优势。
1. 专业化，档案管理公司通常拥有专业的团队和先进的设备，能够提供全面的档案管理服务，包括档案整理、数字化、存储和保护等方面的工作。
他们能够根据客户的需求，制定专业的档案管理方案，并且能够提供高质量的服务。
2. 成本节约，将档案管理项目外包给专业公司，可以节约企业的人力、物力和财力成本。
外包公司通常能够提供更具竞争力的价格，并且能够提供更高效的服务，从而降低企业的档案管理成本。
3. 高效性，外包公司通常能够提供更高效的服务，能够更快速地完成档案整理、数字化、存储和保护等工作。
他们通常拥有先进的设备和技术，能够更快速地完成工作，提高工作效率。
4. 专注核心业务，将档案管理项目外包给专业公司，可以让企业更加专注于自身的核心业务，不需要花费精力和时间来处理档案管理方面的工作，从而提高企业的生产效率和竞争力。
二、外包流程。
1. 需求分析，企业首先需要对自身的档案管理需求进行分析，包括档案整理、数字化、存储和保护等方面的需求。
然后根据需求，确定外包的范围和目标。
2. 选择外包公司，企业需要根据自身的需求和外包公司的实力、信誉等因素，选择合适的档案管理外包公司。
可以通过招标、询价等方式，选择最合适的外包公司。
3. 签订合同，企业与外包公司签订档案管理外包合同，明确双方的责任和权利，包括服务内容、服务标准、服务周期、服务费用、保密协议等内容。
4. 实施服务，外包公司按照合同约定的内容，进行档案整理、数字化、存储和保护等工作。
《档案服务外包工作规范》解读
41-46. [6]吴爱明.档案学与档案工作的比较研究-评介谢伦伯
格的现代档案--原则与技术[J].图书情报知识，1987（02）：
59-61. [7]黄霄羽.外国档案工作纵横论[M].北京：中国档案出
法
规
《档案服务外包工作规范》解读
标 准
■徐拥军 乔晓杨
2017 年 8 月 2 日，国家档案局发布了档案行业标准 范、指引。
DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》，并于 2018 年 1
2011 年，国家档案局印发的《全国档案事业发展“十
月 1 日执行。[1]作为本标准的主要起草者之一，笔者对此 二五”规划》把制定《档案中介机构管理办法》列入档案法
（一）依法依规，安全第一
DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》的制定严
格遵循国家和档案行政管理部门颁布的法律、法规、规章
和其他规范性文件，以使本标准提出的各种要求有依有 规、合法合规。
档案因其原始性、唯一性和秘密性，在档案服务外包 过程中，面临着诸多安全风险。为此，本标准从确保发包
方档案实体安全和信息安全的角度出发，特别强调安全 管理和风险管理，严格遵循并引用了国家档案局近年来
规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。为 确评价承包方的参考依据。本标准最终目的是推动档案
此，有必要制定相应标准，对档案服务外包工作予以规 服务外包工作的良性、有序发展。
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档案管理服务外包工作规范第1部分总则
档案管理服务外包工作规范第1部分：总则2015年9月13日第四稿目录前言DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。
DA/TXX 《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括：——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：档案寄存服务》——DA/—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：档案数字化服务》本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：XXXX XXXX XXXX本标准主要起草人：XXX XXX XXX引言随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。
目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。
但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。
为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。
本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。
《档案管理服务外包工作规范第1部分：总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。
主要包括四个方面的内容：第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。
档案服务外包工作规范档案服务外包合同主要参考条款
附录 A（资料性附录）档案服务外包合同主要参考条款甲方：发包方乙方：承包方根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，甲乙双方就事项协商一致，共同订立本合同，以明确双方的权利与义务。
第一章总则第一条除非本合同另有明确规定或双方书面同意，否则本合同的全部条款及所有附录（合称“本合同”）构成双方就本合同内事项的协议和谅解，并优先于双方之前就该事项达成的其他所有协议。
双方确认其在同意签署本合同时，并未依赖本合同以外的任何声明、保证或其他担保。
第二条本合同如需修订，须经甲乙双方协商同意，并达成书面修改合同，方为有效。
在修改合同达成之前，本合同继续有效。
第二章服务内容、范围、地点和时间第三条服务内容（根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写）第四条服务范围（根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写）第五条工作场地乙方在为甲方提供服务，并应主动接受甲方对工作场地的监督、检查。
第六条服务时间（根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写）第三章服务质量要求第七条乙方在整个服务过程中应确保甲方档案的真实、完整、可用和安全。
第八条乙方的档案整理服务质量应满足以下标准的要求：（1）GB/T 9705 文书档案案卷格式（2）GB/T 11921 照片档案管理规范（3）GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求（4）GB/T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理（5）GB/T 18894 电子文件归档与管理规范（6）GB/T 50323—2001 城市建设档案著录规范（7）GB/T 50328—2014 建设工程文件归档规范（7）DA/T 13 档号编制规则（8）DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范（9）DA/T 18 档案著录规则（10）DA/T 19 档案主题标引规则（11）DA/T 22 归档文件整理规则（12）DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（13）DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范（14）DA/T 39 会计档案案卷格式（15）（16）第九条乙方的档案数字化服务质量应满足以下标准的要求：（1）DA/T 31 纸质档案数字化技术规范（2）DA/T 43 缩微胶片数字化技术规范（3）（4）第十条乙方的其他档案管理服务质量应满足国家、行业相关标准的要求。
档案数字化服务外包规范
××× ××.×××.××× ××备案DA 中华人民共和国档案行业标准DA/T××.1—××××—————————————————————————档案数字化服务外包工作规范Specifications on the Work of Archives Digitization Service Outsourcing（征求意见稿）×××-××-××发布××××-××××- 实施——————————————————————————————————目次前言 (III)1范围 (1)2规范性引用文件 (1)3术语及定义 (1)4发包方工作规范 (3)4.1 工作原则 (3)4.1.1 合法原则 (3)4.1.2 安全原则 (3)4.1.3 程序化原则 (3)4.1.4 可控原则 (3)4.2 档案数字化前处理 (3)4.2.1 明确工作要求 (3)4.2.2 筛选承包方 (3)4.2.3 签订合同 (4)4.2.4 选定场所 (4)4.2.5 配置设备 (4)4.3 档案数字化过程管理 (5)4.4 档案数字化后处理 (5)4.4.1 数据检验 (5)4.4.2 安全确认 (5)4.4.3 验收总结 (6)5承包方工作规范 (6)5.1 工作原则 (6)5.1.1 安全第一 (6)5.1.2 以用户为中心 (6)5.1.3 体系化 (6)5.1.4 循环改进 (6)5.2 制定工作方案 (6)5.3 人员管理 (6)5.4 设备管理 (7)5.5 现场管理 (7)5.6 访客管理 (7)5.7 流程管理 (8)5.8 成果管理 (8)5.9 总结改进 (8)6 信用评价与质量监督 (8)7第三方机构工作规范 (9)7.1 工作原则 (9)7.1.1 独立原则 (9)7.1.2 公正原则 (9)7.1.3真实原则 (9)7.2 工作要求 (9)7.3 服务方式 (9)参考文献 (9)附录A（资料性附录）档案数字化服务外包合同主要参考条款 (10)附录B（资料性附录）档案交接单样式 (15)附录C（资料性附录）档案数字化工作流程单样式 (16)前言本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。
档案外包工作管理制度
第一章总则第一条为规范档案外包工作，确保档案安全、完整、准确，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有涉及档案外包工作的部门和人员。
第三条档案外包工作应遵循以下原则：1. 安全性原则：确保档案在外包过程中的安全性，防止档案丢失、损毁、泄密等事件发生。
2. 效率性原则：提高档案管理效率，缩短档案处理周期。
3. 经济性原则：合理控制外包成本，实现档案管理工作的经济效益。
4. 合法性原则：遵守国家法律法规，确保档案外包工作的合法性。
第二章外包内容与范围第四条档案外包内容主要包括：1. 档案整理、归档、检索、借阅、销毁等日常管理工作；2. 档案数字化、备份、恢复等工作；3. 档案库房建设、设备购置、维护等工作；4. 档案咨询服务、培训等工作。
第五条档案外包范围包括：1. 国内外具有档案管理资质的企业或机构；2. 具有专业档案管理人才和设备的企业或机构；3. 能够满足本单位档案管理需求，具备良好信誉的企业或机构。
第三章外包流程第六条外包流程如下：1. 需求分析：各部门根据档案管理需求，提出外包项目申请，包括外包内容、范围、预算等。
2. 供应商选择：档案管理部门对申请外包的部门进行需求审核，确定外包项目，并向相关企业或机构发布招标公告。
3. 招标投标：企业或机构根据招标文件要求，提交投标文件，档案管理部门组织评审，确定中标企业或机构。
4. 签订合同：档案管理部门与中标企业或机构签订外包合同，明确双方权利义务。
5. 项目实施：中标企业或机构按照合同约定，开展档案外包工作。
6. 监督检查：档案管理部门对外包项目进行定期或不定期的监督检查，确保外包工作按合同要求进行。
7. 项目验收：外包项目完成后，档案管理部门组织验收，确认外包成果符合要求。
8. 合同终止：合同期满或因其他原因终止外包合同，双方进行合同终止手续。
第四章外包管理第九条档案管理部门负责档案外包工作的全面管理，包括：1. 制定档案外包管理制度，规范外包工作流程；2. 负责对外包项目进行需求分析、招标投标、合同签订等工作；3. 监督检查外包项目实施情况，确保外包工作质量；4. 对外包企业或机构进行考核，评价其服务质量。
《档案管理服务外包工作规范-第1部分：总则》
档案管理效劳外包工作标准第1局部：总那么2015年9月13日第四稿目录前言 (3)引言 (3)1 围 (4)2 标准性引用文件 (4)3 术语和定义 (5)4 根本原那么 (8)5 发包方工作标准95.1 发包工作原那么99995.2 发包工作过程与要求9910101011126 承包方档案管理外包效劳管理体系建立要求 (12)6.1 总体要求126.2 战略管理1414146.3 资源管理14141515156.4 业务管理1616161617176.5 平安管理1717管理17181819197 第三方机构工作要求 (19)7.1 原那么191919197.2 根本要求20参考文献 (20)附录A：档案管理外包效劳合同主要参考条款 (20)附录B：承包方员工备案表样式 (27)附录C：承包方员工协议参考条款 (28)前言DA/T##.1—####《档案管理效劳外包工作标准第1局部：总那么》为DA/T##《档案管理效劳外包工作标准》系列标准的第1局部。
DA/T##《档案管理效劳外包工作标准》系列标准，还包括：——DA/T##.2—####《档案管理效劳外包工作标准第2局部：档案存放效劳》——DA/T##.3—####《档案管理效劳外包工作标准第3局部：档案数字化效劳》本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：#### #### ####本标准主要起草人：##X ##X ##X引言随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理效劳外包正在成为档案工作的重要开展趋势之一。
目前，我国档案管理外包效劳企业〔承包方〕日益增多，外包效劳容日趋多样化，外包效劳市场不断扩大。
但是，当前在档案管理效劳外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的效劳工作均存在管理不科学、操作不标准、标准不统一的问题，造成诸多档案平安隐患。
为此，有必要制定相应标准，对档案管理效劳外包工作予以标准、指引。
档案数字化外包安全管理规范
档案数字化外包安全管理规范一、引言。
随着信息化时代的到来，档案数字化已成为企业管理的必然选择。
然而，由于档案信息的重要性和敏感性，企业在进行档案数字化外包时必须加强安全管理，以保障档案信息的完整性和安全性。
本文档旨在规范档案数字化外包安全管理，保障企业档案信息的安全。
二、档案数字化外包安全管理原则。
1. 信息保密原则，外包单位应严格遵守保密协议，保护档案信息的机密性，不得泄露给任何第三方。
2. 完整性原则，外包单位应确保档案信息的完整性，不得随意修改或删除档案内容。
3. 可追溯原则，外包单位应建立完善的档案数字化操作记录，确保档案操作可追溯。
4. 安全备份原则，外包单位应定期对档案信息进行安全备份，以防止数据丢失或损坏。
三、档案数字化外包安全管理措施。
1. 选择合格的外包单位，企业在选择档案数字化外包单位时，应严格审核其资质和安全管理措施，确保外包单位具备良好的信誉和安全保障能力。
2. 签订保密协议，企业与外包单位签订保密协议，明确双方在档案数字化过程中的保密责任和义务，规定保密期限和违约责任等内容。
3. 建立权限管理机制，外包单位应建立档案数字化操作权限管理机制，对操作人员进行严格的权限控制，确保只有授权人员能够进行档案操作。
4. 加强技术保障措施，外包单位应采用先进的技术手段，加密存储档案信息，防止信息被非法获取或篡改。
5. 定期安全审计，外包单位应定期对档案数字化系统进行安全审计，发现安全隐患及时进行处理，确保系统的安全稳定运行。
四、档案数字化外包安全管理监督与检查。
1. 建立监督机制，企业应建立档案数字化外包安全管理的监督机制，指定专人负责对外包单位的安全管理情况进行监督和检查。
2. 定期检查评估，企业应定期对外包单位的安全管理情况进行检查评估，发现问题及时整改，确保外包单位的安全管理符合规范要求。
3. 处罚机制，对于违反保密协议或安全管理规范的外包单位，企业应采取相应的处罚措施，并及时终止合作关系。
国家档案局关于发布《档案服务外包工作规范第1部分：总则》等3项行业标准的通知
国家档案局关于发布《档案服务外包工作规范第1部分：总则》等3项行业标准的通知
文章属性
•【制定机关】国家档案局
•【公布日期】2020.05.18
•【文号】
•【施行日期】2020.06.01
•【效力等级】部门规范性文件
•【时效性】现行有效
•【主题分类】档案管理
正文
国家档案局关于发布《档案服务外包工作规范第1部分：总
则》等3项行业标准的通知
各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，中央军委办公厅保密和档案局，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国人民大学档案学院：经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准，以下3项标准予以发布（标准电子版将在我局网站上登载），自2020年6月1日起实施。
1.DA/T68.1-2020《档案服务外包工作规范第1部分：总则》（原DA/T68-2017《档案服务外包工作规范》，现作为《档案服务外包工作规范》的第1部分）
2.DA/T68.2-2020《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》
3.DA/T68.3-2020《档案服务外包工作规范第3部分：档案管理咨询服务》
国家档案局
2020年5月18日。
档案服务外包工作规范2020版
档案服务外包工作规范D A/T68.1 2020档案服务外包工作规范1范围D A/T68的本部分规定了档案服务外包工作中相关主体之间的关系㊁发包方工作规范㊁承包方档案服务管理体系建设要求和第三方机构工作规范㊂本部分适用于指引发包方科学开展档案服务外包工作,选择合格的承包方;指导承包方有效开展档案服务管理体系建设,提升服务能力;为第三方机构正确评价档案服务外包承包方提供参考依据㊂2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的㊂凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件㊂凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件㊂G B/T19000质量管理体系基础和术语G B/T19001质量管理体系要求G B/T22080信息技术安全技术信息安全管理体系要求G B/T22081信息技术安全技术信息安全控制实践指南G B/T24001环境管理体系要求及使用指南G B/T24353风险管理原则与实施指南G B/T28001职业健康安全管理体系要求D A/T42企业档案工作规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件㊂3.1外包o u t s o u r c i n g某一机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来,以合同方式委托给其他机构完成,以降低成本㊁提高效率的行为㊂3.2档案服务a r c h i v e s s e r v i c e某一机构承接其他机构外包(3.1)的档案业务,为其提供相关服务的行为㊂3.3档案服务外包a r c h i v e s s e r v i c e o u t s o u r c i n g某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案,外包(3.1)给其他机构进行管理,委托其为本机构提供档案服务的行为㊂3。
档案服务外包工作规范
档案服务外包工作规范一、引言。
档案服务外包是指将档案管理业务委托给专业的档案管理机构或公司，以提高档案管理效率和质量。
为了规范档案服务外包工作，保障档案管理的安全和可靠性，制定本规范。
二、工作范围。
1. 档案整理，包括对档案文件进行分类、整理、装订和编号等工作。
2. 档案数字化，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案库。
3. 档案存储，提供安全、干燥、通风的档案存储环境，保证档案的安全性。
4. 档案销毁，按照相关法规规定，对无需保留的档案进行销毁处理。
三、工作流程。
1. 档案接收，外包公司应制定明确的档案接收流程，包括验收、登记、归档等环节。
2. 档案处理，根据档案管理要求，对档案进行整理、分类、编号、标识等处理。
3. 档案存储，将处理完毕的档案按照规定存放在指定的存储区域，并建立存储档案的档案目录。
4. 档案查询，外包公司应建立完善的档案查询系统，确保委托方能够随时查询所需档案信息。
5. 档案销毁，对于无需保留的档案，外包公司应按照规定进行销毁处理，并做好销毁记录。
四、工作要求。
1. 保密性，外包公司应严格遵守档案保密的相关法律法规，确保档案信息不被泄露。
2. 完整性，对于委托方交付的档案，外包公司应保证档案的完整性，不得私自删除、篡改档案信息。
3. 可追溯性，外包公司应建立档案流转记录和查询记录，确保档案流转过程可追溯。
4. 安全性，外包公司应提供安全的档案存储环境，保证档案信息不受损坏或丢失。
5. 规范性，外包公司应按照档案管理的相关规定进行操作，确保档案管理工作的规范性和合法性。
五、工作考核。
1. 外包公司应定期对档案服务外包工作进行自查和自评，确保工作的规范性和质量。
2. 委托方可以对外包公司的档案服务工作进行抽查和评估，以确保外包公司的服务质量。
六、结语。
档案服务外包工作规范的制定，有利于提高档案管理的效率和质量，保障档案信息的安全和可靠性。
外包公司应严格遵守规范要求，确保档案服务工作的规范性和合法性，为委托方提供优质的档案管理服务。
13.《档案数字化外包安全管理规范》
国家档案局办公室文件档办发〔2014〕7号国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》的通知各省、自治区、直辖市档案局、馆，各计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：为加强档案数字化外包安全管理，我局组织制定了《档案数字化外包安全管理规范》。
现印发给你们，请结合实际遵照执行。
国家档案局办公室2014年12月8日档案数字化外包安全管理规范1.总则1.1为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。
1.2各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。
档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。
1.3本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。
1.4档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。
2.档案部门的安全管理2.1成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。
2.2根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。
2.3提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。
2.4对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。
档案单位外包工作制度
档案单位外包工作制度一、总则第一条为了加强档案单位外包工作的管理，提高档案服务质量，确保档案的安全和保密，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，制定本制度。
第二条档案单位外包工作是指档案单位将档案管理、整理、数字化、修复、保管等业务工作委托给具有相应资质的专业机构或个人进行处理。
第三条档案单位外包工作应遵循合法、合规、安全、高效的原则，确保档案的真实性、完整性、准确性和及时性。
第四条档案单位应建立健全外包工作管理制度，明确外包工作的范围、程序、要求和责任，加强对外包工作的监督和指导。
第五条档案单位应与外包服务提供者签订书面合同，明确双方的权利和义务，确保外包工作的质量和安全。
第六条档案单位应对外包服务提供者进行资质审核，确保其具备相应的技术能力、专业水平和信誉保障。
第七条档案单位应定期对外包工作进行评估和审计，发现问题及时整改，确保外包工作的正常运行和档案的安全。
第八条档案单位应加强对外包工作人员的培训和管理，确保其具备相应的专业知识和技能，遵守保密规定和职业道德。
第九条档案单位应建立健全档案安全事故应急预案，及时应对和处理档案安全事故，确保档案的安全和保密。
第十条违反本制度的，依法追究相关人员的法律责任。
二、外包工作范围和程序第十一条档案单位可根据实际情况，将以下范围内的外包工作委托给专业机构或个人：（一）档案的整理、分类、编目、数字化、扫描、修复、装订等工作；（二）档案的保管、借阅、查询、统计、销毁等工作；（三）档案信息资源的开发、利用、推广和服务等工作；（四）其他与档案管理相关的业务工作。
第十二条档案单位对外包工作的委托，应按照以下程序进行：（一）确定外包工作的内容、要求和标准；（二）公开征集符合条件的专业机构或个人，进行资质审核和评估；（三）与符合条件的专业机构或个人进行洽谈，明确外包工作的范围、期限、费用等事项；（四）签订书面合同，明确双方的权利和义务；（五）对外包工作进行监督和指导，确保外包工作的质量和安全。
档案服务外包工作方案
档案服务外包工作方案简介本文档旨在为各机构和企业提供档案服务外包方案，优化档案管理流程，提高档案存储效率。
现状分析随着各行业的发展和数字化进程的加快，档案管理已成为许多机构和企业面临的难题。
传统的纸质档案管理方式不仅浪费时间和空间，还存在丢失、损坏等问题。
在数字档案管理方面，由于技术限制和经费不足等问题，许多机构和企业并没有足够的能力和资源来实现数字化档案管理。
因此，外包服务成为了一种解决方案。
外包工作范围档案服务外包的工作范围包括但不限于以下方面：1. 纸质档案整理与存储外包服务商可以提供专业的纸质档案整理和存储服务，包括档案的分类整理、数字化录入、保管、检索和销毁等环节。
对于无法数字化存储的档案可以采用安全可靠的物理存储方式进行保存。
2. 数字化档案管理外包服务商可以提供数字化档案管理服务，采用先进的技术手段对档案进行数字化处理，实现档案的网络化、集约化和共享化。
服务商可以为机构和企业提供各种形式的数字化档案备份、恢复和保护方案。
3. 档案销毁与处置外包服务商可以提供档案销毁与处置服务，包括档案归档期满后的销毁、商业机密档案的销毁、档案处置制度的制定和执行等。
外包工作流程1. 沟通与协商服务商与机构/企业进行充分的沟通和协商，了解其档案管理需求和流程，确定具体的外包工作范围和方案。
2. 签订合同根据协商结果，双方签订外包服务合同，确定具体的工作内容、期限、费用等条款。
3. 外包服务实施合同签订后，服务商按照合同约定的内容、期限和质量标准，对机构/企业的档案进行整理、存储、管理等工作。
4. 工作成果验收及反馈完成工作后，机构/企业对外包服务商提供的工作成果进行验收，对不符合合同要求的部分要求服务商进行修改和完善。
同时也根据实际工作情况对服务商进行反馈和评价。
外包服务的优点1. 节省人力物力外包服务可以使机构/企业免去购置设备、租赁场地和招聘管理人员等费用和人力成本。
2. 提高效率外包服务商具有专业的档案管理经验和技术手段，可以提高档案整理、存储和管理的效率，提高机构/企业的管理水平。
档案外包服务人员管理制度
第一章总则第一条为规范档案外包服务人员的管理，确保档案工作的顺利进行，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有从事档案外包服务的人员。
第三条档案外包服务人员应遵守国家法律法规，认真履行岗位职责，保守国家秘密和单位秘密，确保档案安全。
第二章职责与权限第四条档案外包服务人员应具备以下职责：1. 负责档案的接收、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作；2. 参与档案数字化、信息化建设，确保档案信息资源的有效利用；3. 配合档案管理部门开展档案咨询服务，提供档案利用服务；4. 参与档案安全保卫工作，确保档案实体与信息安全；5. 参与档案管理培训，提高自身业务水平。
第五条档案外包服务人员享有以下权限：1. 对档案管理工作提出意见和建议；2. 接受档案管理部门的培训和指导；3. 依法维护自身合法权益。
第三章招聘与培训第六条档案外包服务人员的招聘应遵循公开、公平、公正的原则，通过公开招聘、竞争上岗等方式进行。
第七条档案外包服务人员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 具有档案管理相关专业知识，熟悉档案管理业务；3. 具有较强的责任心和团队合作精神；4. 身体健康，能适应档案工作要求。
第八条档案外包服务人员上岗前应接受档案管理部门组织的岗前培训，培训内容包括档案管理法律法规、档案业务知识、档案安全管理等。
第四章工作与考核第九条档案外包服务人员应按照档案管理规范和业务流程，认真完成各项工作任务。
第十条档案管理部门对档案外包服务人员的工作进行定期考核，考核内容包括：1. 工作态度和职业道德；2. 业务水平和工作能力；3. 档案安全与保密；4. 工作质量和效率。
第五章奖励与处罚第十一条对在档案外包服务工作中表现突出的人员，给予表彰和奖励。
第十二条对违反本制度，造成档案丢失、损毁、泄露等后果的档案外包服务人员，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
档案管理服务外包工作规范
档案管理服务外包工作规范档案管理服务外包工作具体指的是企业将档案管理工作委托给专业的档案管理服务机构进行管理。
要实施有效的档案管理服务外包工作，需要建立一套规范的工作流程和作业标准，保证档案管理工作的高效性和规范性。
以下是关于档案管理服务外包工作的一些规范要求。
一、档案管理服务外包工作的目标和原则1.目标：档案管理服务外包的目标是提高企业档案管理工作的效率和规范性，并确保信息的安全和可靠性。
2.原则：(1)合法合规：遵守国家相关法律法规，合法合规地进行档案管理。
(2)专业化：依托专业的档案管理服务机构，实现档案管理的专业化。
(3)效率优先：提高档案管理工作的效率，将资源优先用于核心业务。
(4)信息安全：保护档案信息的安全性和可靠性。
(5)客户满意：确保客户对档案管理服务的满意度，提供高质量的服务。
二、档案管理服务外包工作的组织和流程1.流程设计：根据档案管理工作的特点和需求，设计完善的流程，包括档案传递、档案整理、档案存储、档案查询等环节。
2.人员组织：按照工作流程需求，合理组织人员，确定各个环节的责任人和工作职责，确保工作的协同进行。
3.档案传递：明确档案的运输方式和保密措施，确保档案在运输过程中的安全。
4.档案整理：按照一定的规范和标准，对档案进行分类、编号、标识等工作，确保档案的整理规范。
5.档案存储：建立合适的档案存储设施，确保档案的安全性和防灾能力。
6.档案查询：建立科学、便捷的档案查询系统，方便用户查询档案信息。
三、档案管理服务外包工作的技术和安全要求1.技术要求：(1)信息化：采用先进的信息技术手段，实现档案管理的信息化和数字化。
(2)数据备份：建立档案数据备份和恢复机制，确保数据不丢失。
(3)数据安全：采取安全的网络传输技术和数据加密技术，保护档案信息的安全性。
2.安全要求：(1)准入控制：建立准入控制机制，限制无关人员进入档案管理区域。
(2)电子监控：安装视频监控设备，实时监控档案管理区域，防止违规行为。
档案服务外包工作规范2020版
档案服务外包工作规范D A/T68.1 2020档案服务外包工作规范1范围D A/T68的本部分规定了档案服务外包工作中相关主体之间的关系㊁发包方工作规范㊁承包方档案服务管理体系建设要求和第三方机构工作规范㊂本部分适用于指引发包方科学开展档案服务外包工作,选择合格的承包方;指导承包方有效开展档案服务管理体系建设,提升服务能力;为第三方机构正确评价档案服务外包承包方提供参考依据㊂2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的㊂凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件㊂凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件㊂G B/T19000质量管理体系基础和术语G B/T19001质量管理体系要求G B/T22080信息技术安全技术信息安全管理体系要求G B/T22081信息技术安全技术信息安全控制实践指南G B/T24001环境管理体系要求及使用指南G B/T24353风险管理原则与实施指南G B/T28001职业健康安全管理体系要求D A/T42企业档案工作规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件㊂3.1外包o u t s o u r c i n g某一机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来,以合同方式委托给其他机构完成,以降低成本㊁提高效率的行为㊂3.2档案服务a r c h i v e s s e r v i c e某一机构承接其他机构外包(3.1)的档案业务,为其提供相关服务的行为㊂3.3档案服务外包a r c h i v e s s e r v i c e o u t s o u r c i n g某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案,外包(3.1)给其他机构进行管理,委托其为本机构提供档案服务的行为㊂3D A/T68.1 20203.4发包方c l i e n t档案服务外包(3.3)的需方㊂在本部分中,发包方也称为客户㊂3.5承包方s e r v i c e p r o v i d e r档案服务(3.2)的供方㊂在本部分中,承包方也称为组织㊂3.6第三方机构t h i r d-p a r t y o r g a n i z a t i o n发包方(3.4)㊁承包方(3.5)之外的,为发包方(3.4)提供中介㊁咨询㊁招标㊁监理及其他服务,或对承包方(3.5)的资质或服务能力进行评价㊁认证的独立的非政府机构㊂3.7监管机构r e g u l a t o r y a u t h o r i t y对档案服务外包工作中发包方(3.4)㊁承包方(3.5)㊁第三方机构(3.6)等相关主体的行为依法进行指导㊁监督和检查的机构㊂3.8服务能力s e r v i c e c a p a b i l i t y承包方(3.5)提供服务的能力程度㊂4档案服务的业务类型4.1档案服务通常包括档案寄存服务㊁档案数字化服务㊁档案整理服务㊁档案管理咨询服务㊁档案开发利用服务㊁档案销毁服务等几种业务类型㊂4.2档案寄存服务是指在不改变档案所有权和处置权的前提下,发包方将档案委托给承包方保管,承包方为发包方提供档案保管的库房㊁设备,进行日常保管㊁安全防护,并按需要提供利用的服务过程㊂4.3档案数字化服务是指承包方利用计算机技术对发包方的纸质档案㊁音像档案㊁缩微档案等进行数字化加工,将其转化为存储在磁带㊁磁盘㊁光盘㊁固态硬盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程㊂4.4档案整理服务是指承包方按照一定原则对发包方形成的档案实体进行系统分类㊁组合㊁排列㊁编号和基本编目,使之有序化的服务过程㊂4.5档案管理咨询服务是指承包方通过口头或书面形式为发包方提供意见㊁建议,指导㊁帮助发包方解决档案工作遇到的问题的服务过程㊂4.6档案开发利用服务是指承包方帮助发包方将其保存的档案通过多种途径㊁手段和技术㊁方法进行开发,形成各种形式的信息㊁知识产品,提供利用,发挥档案价值的服务过程㊂4.7档案销毁服务是指承包方帮助发包方将经过鉴定㊁需销毁的档案作毁灭性处置的服务过程㊂5档案服务外包工作中相关主体之间的关系5.1档案服务外包工作中主要涉及发包方㊁承包方㊁第三方机构和监管机构四类主体,各主体之间的关系如图1所示㊂4D A/T68.1 2020图1档案服务外包工作中各主体之间的关系示意图5.2发包方和承包方通过签订合同建立委托与受托关系㊂5.3第三方机构通过合同受发包方委托为其提供中介㊁咨询㊁招标㊁监理及其他服务,或经相关部门批准,或基于研究与教育目的,对承包方的资质或服务能力进行独立的评价㊁认证㊂5.4发包方㊁承包方和第三方机构应主动接受㊁积极配合监管机构的指导㊁监督和检查㊂发生(可能导致)档案受损或泄密的重大事件时,发包方㊁承包方应及时主动向监管机构报告㊂6发包方工作规范6.1发包工作原则6.1.1合法原则发包方应掌握整个档案服务外包工作过程中适用的国家法律法规和标准,分析其对发包范围㊁过程及承包方筛选的影响,并采取有效措施遵守这些法律法规和标准㊂6.1.2安全原则发包方应制定和落实安全管理体系,最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损毁,或造成国家秘密㊁商业秘密和个人隐私被泄露㊂安全管理应坚持预防为主㊁全程监控的原则㊂6.1.3可控原则发包方应对档案服务外包工作全过程进行监控,对承包方的人员㊁工作场所㊁基础设施㊁技术㊁管理工作㊁业务操作等进行必要的监督㊁检查,将各种风险降低到可控范围之内㊂6.2发包工作过程与要求6.2.1工作过程发包工作可分为规划与审批㊁承包方筛选与确定㊁合同签订㊁合同执行与监督㊁评估与改进5个步骤,如图2所示㊂5D A/T68.1 2020图2发包工作过程示意图6.2.2规划与审批6.2.2.1发包方应制定档案服务外包工作规划,并得到有效的授权和批准㊂6.2.2.2发包方应明确档案服务外包工作责任部门和负责人,实行责任制㊂6.2.2.3发包方应在综合考虑国家法律法规的规定㊁自身发展战略和业务需要㊁档案的特点及其管理要求㊁自身资源和风险控制能力㊁费用等各种因素的基础上,分析档案服务外包的必要性与可行性,确定档案服务外包的范围与方式㊂6.2.2.4发包方应当根据国家法律法规和制度标准,对档案进行价值鉴定和密级鉴定,明确可外包档案和不可外包档案的范围㊂国家法律法规规定不得外包的档案不得列入档案服务外包的范围㊂6.2.3承包方筛选与确定6.2.3.1发包方应根据国家和上级部门关于服务采购管理的规定㊁档案服务外包工作规划,制定承包方筛选方案,通过单一来源采购㊁邀标㊁竞争性谈判㊁公开招标等方式选择合适的承包方㊂对于涉密或敏感信息宜采用单一来源采购㊂6.2.3.2发包方应根据国家法律法规的规定㊁自身战略和业务的需要㊁档案的特点及其管理要求,明确对承包方的基本要求:a)承包方应为依法注册的法人,具有独立承担民事责任的能力;b)承包方具有履行合同所必需的经营执照和相关资质㊁许可证明;c)承包方应具有履行合同所必需的服务能力㊁经验和信誉等㊂6.2.3.3发包方可按重要程度㊁密级和敏感性对档案进行分级,对于不同级别的档案选择具有不同资质㊁服务能力的承包方㊂6.2.3.4发包方应要求承包方提供有关股权结构㊁法定代表人身份㊁实际控制人身份㊁重要高级管理人员身份的文件或证件,营业执照和其他资质㊁许可文件或证件,对这些文件或证件的原件予以核实后保存其复印件㊂6.2.3.5发包方应在签订合同前对承包方开展尽职调查,核实承包方的基本信息㊁相关资质和许可㊁信誉等,并将调查结果作为选择承包方的重要依据㊂6.2.3.6发包方应通过第三方调查或评估了解每一类档案服务的基本成本构成和合理价格范围,不宜以报价高低作为筛选承包方的唯一或最主要的标准或依据㊂6.2.4合同签订6.2.4.1确定承包方后,发包方应与承包方签订书面合同,形成正式的委托与被委托的法律关系㊂合同的主要条款可参见附录A㊂6.2.4.2合同内容应至少包括服务内容和范围㊁工作场所和硬件条件㊁服务质量和技术标准㊁合同双方的权利和义务㊁价格标准和付费方式㊁交付物㊁服务和交付期限㊁知识产权归属和处理方式㊁违约责任和赔偿条款㊁保密条款(也可签订专门的保密协议),以及反商业贿赂条款等㊂6.2.4.3合同中违约责任和赔偿条款,至少应包括在服务质量违约㊁保密违约㊁知识产权违约等情况下6D A/T68.1 2020的赔偿及争端的解决机制㊂6.2.4.4合同中应明确规定档案服务过程中产生㊁加工㊁交互的信息和知识产权的归属权,以及允许承包方使用的内容和范围㊂6.2.4.5合同中应明确规定因国家法律法规或商业环境等变化而引起的合同变更或终止的触发条件,合同变更或终止的过渡安排以及承包方在过渡期间应履行的主要职责㊂6.2.4.6合同内容表述应严谨准确㊁清晰明确,避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议㊂6.2.4.7合同签订的手续应齐备,符合国家法律法规要求㊂6.2.5合同执行与监督6.2.5.1发包方应当对合同的执行情况进行全过程㊁全方位的监控㊂6.2.5.2对于承包方员工进驻发包方工作场地,或可能直接接触到发包方档案内容或数据的档案服务项目(如档案数字化服务㊁档案整理服务㊁档案开发利用服务等),发包方应将直接参与本项目的承包方员工名单予以备案,并对其进行行为规范要求的交底或培训,使其了解并遵守发包方的规章制度㊂承包方员工备案表由发包方长期保存㊂承包方员工备案表样式可参见附录B㊂6.2.5.3发包方应对承包方的人力资源管理㊁财务管理㊁保密管理㊁风险管理进行有效监控,至少每6个月对承包方主要工作场所进行1次实地检查㊂特别关注其股权结构㊁实际控制人㊁高级管理人员变化,以及破产㊁兼并㊁关键岗位人员流失㊁财务状况恶化㊁内部管理混乱等可能造成服务意外终止或服务质量急剧下降的情况㊂6.2.5.4发包方应至少每年获取1次承包方自我评估报告或第三方机构评估报告㊂评估报告应包含如下内容:a)承包方股权结构的变化;b)承包方实际控制人㊁高级管理人员的变化;c)承包方履行本合同所需各种资质的变化;d)承包方财务状况;e)承包方的人力资源状况,尤其是履行本合同的关键岗位人员变化;f)承包方重要的技术㊁基础设施变化,重要的业务流程㊁质量管理以及安全管理变化等㊂6.2.5.5发包方在合同的执行与监控过程中发现异常情况时,应当及时督促承包方采取纠正措施㊂必要时,应对承包方违约行为采取法律手段,要求其履行违约责任㊂6.2.5.6发生可能导致档案面临严重威胁的重大事件时,发包方应当在充分评估影响㊁制定善后方案的前提下,考虑主动要求承包方终止服务,并采取相应善后措施㊂6.2.5.7发生(可能导致)重大档案受损或泄密事件后,发包方应及时主动向上级主管部门㊁档案行政管理部门和保密行政管理部门等报告㊂6.2.5.8发包方应采取措施防止承包方在完成或中止合同后存留发包方的档案及其他涉密或敏感信息㊂6.2.5.9发包方应根据与承包方签订的合同和相关标准,对承包方交付的最终服务成果进行质量检查,并办理交付手续㊂6.2.6评估与改进6.2.6.1档案服务外包工作结束或经过一定阶段(或一段时间)后,发包方应对承包方服务质量进行评价,评价结果作为承包方改进服务质量及今后档案服务项目准入的重要参考依据㊂6.2.6.2发包方应当建立科学的承包方服务质量评估制度,确保评价结果的真实性和完整性;发包方应及时总结档案服务外包工作经验教训,持续改进发包工作㊂6.2.6.3发包方应将在整个档案服务外包工作中形成的具有保存价值的文件材料归档保存,以备日后7D A/T68.1 2020查用㊂7承包方档案服务管理体系建设要求7.1目标与原则7.1.1在档案服务过程中,承包方应以确保客户的档案安全为最基本要求㊂7.1.2承包方应建立和完善档案服务管理体系(见图3),持续提升服务能力㊁改进服务质量,以更好地满足客户需求㊂7.1.3承包方档案服务管理体系建设应坚持以顾客为关注焦点㊁领导作用㊁全员参与㊁过程方法㊁改进㊁循环决策㊁关系管理等原则㊂7.1.4承包方档案服务管理体系应按照P D C A(计划-实施-评估-改进)循环进行建设㊂图3承包方档案服务管理体系建设示意图7.2战略管理7.2.1业务规划7.2.1.1承包方应根据国家法律法规和市场环境的变化㊁组织条件和客户需求的发展,制定和实施档案服务业务规划㊂7.2.1.2承包方应定义组织一定时期内的档案服务对象和业务单元,建立档案服务目录㊂档案服务目8D A/T68.1 2020录一般包括服务名称㊁服务内容㊁服务质量㊁服务期限㊁业务方案㊁安全措施等㊂7.2.1.3承包方应根据档案服务对象和业务单元,制定并实施档案服务管理体系建设计划,有针对性地持续提升基本服务能力和相应的特定服务能力㊂7.2.2绩效管理承包方应建立档案服务绩效管理体系,持续改进组织绩效,以满足客户需求㊁实现组织发展目标㊂7.3资源管理7.3.1人力资源管理7.3.1.1承包方应实行有效的人力资源管理,建立胜任客户和组织要求的员工队伍㊂7.3.1.2承包方应根据国家劳动法律法规,与员工签订书面劳动合同,履行用人单位义务,保障劳动者权益㊂7.3.1.3承包方应根据档案服务需要,配备档案或相关专业大学本科以上学历,或具有档案中级以上专业技术职称的员工㊂承包方应保证项目负责人和员工队伍具有一定的稳定性㊂7.3.1.4鉴于某些档案的保密性或特殊性,承包方应对拟聘用的员工(尤其是可能接触到档案内容或数据的员工)进行必要的背景调查和犯罪记录调查,避免某些不适宜的员工接触档案内容㊂背景调查和犯罪记录调查宜在法律专业人员的指导下依法进行㊂7.3.1.5承包方应对所有员工进行不少于5天的岗前培训,至少每年开展1次不少于1天的在岗培训㊂培训内容应涵盖档案法律法规㊁档案管理㊁质量管理㊁保密管理㊁风险管理㊁知识产权管理㊁环境管理和职业健康管理等方面的知识和要求㊂承包方应组织员工参加由档案行政管理部门㊁保密行政管理部门㊁客户举办的相关法规或档案培训㊂7.3.2财务管理承包方应按照国家法律法规开展财务管理活动,降低财务风险,确保组织财务的可持续性㊂7.3.3技术管理7.3.3.1承包方应加强技术管理,确保技术的有效性和充分性,以减小技术风险㊁提升技术核心竞争力,更好地服务于客户㊂7.3.3.2承包方应重视信息技术的应用,关注承包方信息系统和客户信息系统的对接㊂7.3.4基础设施管理7.3.4.1承包方应配备㊁管理和维护提供档案服务所需的各种基础设施(包括硬件设施和软件设施),为完成档案服务提供保障㊂7.3.4.2承包方应根据国家法律法规和相关标准的要求㊁客户的需求,以及档案服务的实际需要,确定基础设施需求,制定基础设施建设方案,配置数量充足的基础设施㊂7.3.4.3承包方配置的基础设施应获得相关质量保证,或通过相关质量检测㊂承包方应对基础设施进行有效管理㊁定期维护,以保障档案服务的正常开展㊂7.4业务管理7.4.1合同管理7.4.1.1承包方应加强合同管理,规范合同签订过程,确保合同顺利执行㊂7.4.1.2承包方应基于与客户约定的内容起草合同,明确合同应当涵盖的内容㊂合同内容至少应包括9D A/T68.1 2020服务内容和范围㊁服务质量标准㊁合同双方的义务和权利㊁价格标准和付款方式㊁交付物㊁服务和交付期限㊁违约责任和赔偿条款㊁保密条款(也可单独签订保密协议)㊁知识产权归属和处理方式等㊂合同文字应严谨准确㊁清晰合理,避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议㊂7.4.1.3承包方应严格执行合同的交底工作,避免因相关人员不了解合同具体内容而引起合同纠纷㊂7.4.1.4承包方应在商业条件发生变更时,分析变更的影响,确定是否需要与发包方协商对原合同进行修订,从而保障合同的履行和目标的实现㊂7.4.2客户关系管理7.4.2.1承包方应加强客户关系管理,树立以客户为中心的服务理念,提高客户满意度㊂7.4.2.2合同执行过程中,发生可能对档案造成损害或对服务造成负面影响的突发事件和重大事项时,承包方应及时通知发包方㊂7.4.3业务流程管理7.4.3.1承包方应加强业务流程管理,建立标准作业程序,保证档案服务有序㊁高效开展㊂7.4.3.2承包方的标准作业程序应符合国家法律法规的要求,符合相关标准的要求㊂7.4.3.3承包方的标准作业程序应涵盖组织每一档案服务业务单元㊁项目及其每一个操作环节或步骤,且各个标准作业程序之间应相互协调㊂7.4.4质量管理7.4.4.1承包方应建立质量管理体系,为客户提供高质量的档案服务,增进客户满意度㊂7.4.4.2承包方应按照G B/T19000㊁G B/T19001及与客户的合同约定实施质量管理㊂7.4.4.3承包方应加强对档案服务过程的监督㊁管理,严格控制档案服务过程中可能影响档案服务质量的不良因素,采取防范和纠正措施㊂7.4.4.4承包方应按照D A/T42开展有效的档案工作,保证档案服务过程的可追溯性㊂7.5安全管理7.5.1合规性管理7.5.1.1承包方应加强合规性管理,规避各种潜在的法律风险㊂7.5.1.2承包方应掌握适用于档案服务的国家法律法规及其变化,采取相应行动满足其要求㊂7.5.2保密管理7.5.2.1承包方应建立保密管理体系,确保客户的档案和其他信息不被非授权人接触或获知㊂7.5.2.2承包方应根据档案服务业务单元㊁项目的特点和需求,取得相应保密资质㊂7.5.2.3承包方应了解来自国家法律法规和相关方的要求,明确秘密事项的对象范围㊁秘密等级及其具体要求;并结合档案服务活动中涉及国家秘密㊁商业秘密和个人隐私的各个环节,制定保密制度,采取严格的保密措施㊂7.5.2.4承包方应对组织内部关键岗位实行保密安全责任制,确保保密措施的具体落实及泄密责任可追究㊂7.5.2.5承包方应与员工签订书面的保密协议(或保密承诺书),要求员工承诺在工作过程中不摘抄㊁删改㊁复制㊁泄露发包方的档案和其他信息㊂保密协议的条款可参见附录C㊂7.5.2.6承包方应按G B/T22080㊁G B/T22081或与客户的合同约定实施信息安全管理,加强计算机01D A/T68.1 2020系统的保密管理,保证电子档案的秘密安全㊂7.5.2.7承包方应制定应急管理处置预案,响应突发的泄密事件,将泄密事件的不良影响最小化㊂7.5.2.8承包方应支持和配合档案行政管理部门㊁保密行政管理部门及客户的安全检查或调查㊂7.5.3风险管理7.5.3.1承包方应建立风险管理体系,避免或降低风险给客户和组织带来的损失,确保组织运营的可持续性㊂7.5.3.2承包方可按照G B/T24353及与客户的合同约定实施风险管理㊂承包方应根据档案服务环境和内容,制定风险管理方针和风险管理预案㊂7.5.3.3承包方应参考‘档案工作突发事件应急处置管理办法“的相关要求制定应急处置预案,并向客户备案㊂风险事故发生时,承包方应立即启动应急处置预案,采取相应措施最大程度地降低风险事故给组织和客户造成的损失㊂7.5.3.4风险事故发生后,承包方应积极与客户沟通,共同商议后续事宜㊂7.5.4知识产权管理承包方应建立和完善知识产权管理体系,有效保护客户和组织的知识产权,维护客户和组织的权益㊂7.5.5环境管理承包方应按照G B/T24001及与客户的合同约定建立环境管理体系,支持环境保护和污染预防,控制档案服务对环境的影响㊂7.5.6职业健康管理承包方应按照G B/T28001及与客户的合同约定建立职业健康安全管理体系,保证与档案服务相关的员工及其他人员的健康安全㊂8第三方机构工作规范8.1第三方机构工作原则8.1.1独立原则第三方机构应为与发包方或承包方无资产㊁行政隶属或重大利益关系的法人,能独立开展工作并承担责任,不受或少受发包方㊁承包方中任何一方的影响㊂8.1.2公正原则第三方机构应秉承客观㊁中立㊁公正的原则,采用科学方法对承包方进行评价,避免主观偏好㊂8.1.3真实原则第三方机构应真实地向发包方㊁承包方反映实际情况,避免夸大优势㊁避讳弱势等不实行为㊂8.2第三方机构工作要求8.2.1第三方机构应树立以客户为中心的理念,提供优质服务,提高客户满意度㊂8.2.2第三方机构应通过与发包方的反复沟通㊁交流,充分了解发包方自身情况及其需求,从而据此为其选择合适的承包方㊂118.2.3第三方机构应了解国家法律法规㊁标准和市场环境等的变化及其影响,掌握业务范围内承包方发展情况,了解各个承包方具体的优势与劣势㊂8.2.4第三方机构应详细了解承包方的资质㊁服务能力㊁经验和信誉等情况,并将调查结果客观㊁真实地反馈给发包方㊂附录A(资料性附录)档案服务外包合同主要参考条款甲方:(发包方)乙方:(承包方)根据‘中华人民共和国合同法“及相关法律法规,甲乙双方就事项协商一致,共同订立本合同,以明确双方的权利与义务㊂第一章总则第一条除非本合同另有明确规定或双方书面同意,否则本合同的全部条款及所有附录(合称 本合同 )构成双方就本合同内事项的协议和谅解,并优先于双方之前就该事项达成的其他所有协议㊂双方确认其在同意签署本合同时,并未依赖本合同以外的任何声明㊁保证或其他担保㊂第二条本合同如需修订,须经甲乙双方协商同意,并达成书面修改合同,方为有效㊂在修改合同达成之前,本合同继续有效㊂第二章服务内容㊁范围㊁地点和时间第三条服务内容(根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写)第四条服务范围(根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写)第五条工作场地乙方在为甲方提供服务,并应主动接受甲方对工作场地的监督㊁检查㊂第六条服务时间(根据档案服务项目的具体情况及双方约定拟写)第三章服务质量要求第七条乙方在整个服务过程中应确保甲方档案的真实㊁完整㊁可用和安全㊂第八条乙方的档案整理服务质量应满足以下标准的要求:(1)G B/T9705文书档案案卷格式(2)G B/T11821照片档案管理规范(3)G B/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求(4)G B/T17678.1 C A D电子文件光盘存储㊁归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理(5)G B/T18894电子文件归档与电子档案管理规范(6)G B/T50323 2001城市建设档案著录规范(7)G B/T50328 2014建设工程文件归档规范(8)D A/T13档号编制规则(9)D A/T15磁性载体档案管理与保护规范(10)D A/T18档案著录规则(11)D A/T19档案主题标引规则。
档案数字化外包安全管理规范
档案数字化外包安全管理规范1.总则1.1为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，制定本《规范》。
1.2各级各类档案馆、室等档案部门（以下简称“档案部门”）开展档案数字化外包工作，具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称“数字化服务机构”）承担档案数字化外包服务，应遵循本《规范》开展安全管理工作。
档案部门自行开展档案数字化时，可参照本《规范》实施安全管理。
1.3本《规范》所称数字化外包档案指非涉密档案，涉密档案数字化按国家有关规定执行。
1.4档案数字化外包安全管理应按照“安全第一、预防为主”的原则，采取科学有效的安全管理措施，应用确保档案安全的技术手段，建立权责明确、覆盖档案数字化全过程的岗位责任制，对档案数字化全过程实行严格监督和管理，确保档案实体与信息安全。
2.档案部门的安全管理2.1成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。
2.2根据档案数字化总体规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。
2.3提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求，协助制定招标文件，审定合同。
2.4对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。
在同等条件下，应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。
2.5建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。
2.6制定档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。
2.7建立档案数字化外包项目管理档案，记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。
2.8建立监管机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查，防止档案实体受损、丢失，杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。
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档案服务数字化服务外包工作规范D A/T68.2 2020档案服务外包工作规范第2部分:档案数字化服务1范围D A/T68的本部分规定了档案数字化服务外包工作中的发包方工作规范㊁承包方工作规范㊁信用评价与质量监督工作规范㊂本部分适用于机关㊁企事业单位和其他社会组织开展的档案数字化服务外包工作㊂本部分适用不涉及国家秘密的档案数字化服务外包㊂档案缩微服务外包可参照本部分执行㊂2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的㊂凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件㊂凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件㊂G B/T17242投诉处理指南D A/T31纸质档案数字化规范D A/T43缩微胶片数字化技术规范D A/T62录音录像档案数字化规范D A/T68.1档案服务外包工作规范第1部分:总则D A/T71纸质档案缩微数字一体化技术规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件㊂3.1档案数字化服务a r c h i v e s d i g i t i z a t i o n s e r v i c e承包方利用计算机技术将发包方的档案由模拟信号转化为数字信号的处理㊁服务过程㊂注:本部分中档案数字化服务,不包含档案数字化软件开发或实施㊂4发包方工作规范4.1总体要求发包方应按照D A/T68.1的规定,坚持合法㊁安全㊁可控原则开展档案数字化服务外包工作㊂4.2发包前期准备工作4.2.1明确工作要求4.2.1.1发包方应按照D A/T31㊁D A/T43㊁D A/T62㊁D A/T68.1㊁D A/T71的要求,确定档案数字化服务外包的范围㊁内容㊁流程㊁技术㊁质量和安全等要求㊂22D A/T68.2 20204.2.1.2发包方应对档案进行鉴定,明确档案数字化服务外包的范围和优先顺序㊂涉及商业秘密㊁个人隐私的档案数字化服务外包应慎重㊂利用率高的档案应作为数字化的重点对象㊂价值珍贵的档案,面临字迹消褪㊁载体脆化等危险的历史档案,具有特色的档案,以及与重要专题相关性高的档案应优先数字化㊂4.2.1.3发包方应根据D A/T31㊁D A/T43㊁D A/T62的规定及实际工作需要,明确档案数字化操作规范㊁验收标准及工期㊂4.2.2选定承包方4.2.2.1发包方应按照D A/T68.1的要求对承包方进行筛选㊂列入政府采购范围的档案数字化服务外包项目应遵循政府采购法律法规㊂4.2.2.2发包方应对承包方的股权结构㊁法定代表人身份㊁实际控制人身份进行核实,掌握承包方公司背景㊂4.2.2.3发包方应将承包方的财务状况㊁项目经验㊁员工素质㊁技术能力㊁硬件条件㊁管理制度㊁实施方案㊁工期控制㊁风险控制㊁售后服务等纳入对承包方的评价体系㊂4.2.2.4发包方应对承包方的资质㊁信用进行考察,了解其是否存在不良记录㊂4.2.3签订合同确定承包方后,发包方应与承包方签订合同㊂合同的签订应符合D A/T68.1的要求㊂4.2.4选定场所4.2.4.1档案数字化加工场所一般应选择在发包方的办公地点㊂4.2.4.2档案数字化加工场所应设在相对独立的㊁封闭的区间㊂4.2.4.3档案数字化加工场所应满足防水㊁防潮㊁防日光及紫外线照射㊁防尘㊁防有害气体㊁防有害生物㊁防火㊁防盗等要求㊂4.2.4.4发包方应自行或要求承包方在档案数字化加工场所安装视频监控系统㊂视频监控系统应覆盖档案数字化加工场所的出入口㊁档案存放区㊁信息存储区和工作区,实施全方位监控㊂视频监控系统一般应由发包方专人负责,由承包方负责的应接受发包方监管㊂档案数字化加工场所设于发包方办公地点之外的,发包方应定期检查视频监控系统,并要求承包方将视频监控数据及回放记录移交发包方保存㊂视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月;发包方应定期对视频进行回放检查,在删除视频监控数据之前,要留存视频回放记录㊂4.2.5配置设备4.2.5.1发包方应根据档案数字化加工需要,自行配置或要求承包方提供必要的硬件设备和软件系统㊂4.2.5.2承包方提供的硬件设备和软件系统,应经发包方或受发包方委托的第三方检查合格后方可使用㊂4.3档案数字化过程管理4.3.1发包方应对承包方的档案数字化加工进行全过程㊁全方位的管控㊂4.3.2发包方应要求承包方将直接参与本项目档案数字化加工过程的员工名单向发包方备案㊂4.3.3发包方应对拟数字化的档案进行敏感性㊁完整性㊁有序性及档案实体与目录的一致性检查㊂档案实体破损㊁残缺的要进行登记与处理,档案实体与文件目录不对应的要进行必要地记录或标记㊂4.3.4发包方应按照工作计划分批调档出库,并根据工作完成情况分批接收归库㊂调档出库与接收归32D A/T68.2 2020库时,发包方应与承包方办理档案交接手续,填写档案交接单一式两份㊂4.3.5对正在进行数字化加工的档案,发包方应该(或要求承包方)安排专人保管,每天入库(柜),不得在工位上留存过夜㊂对于数字化加工完毕的档案,发包方应及时与承包方办理交接手续,接收入库保存㊂对于离库超过1个月或有虫霉隐患的档案,应进行消毒杀虫处理㊂4.3.6发包方应禁止承包方工作人员擅自进入档案库房㊂4.3.7发包方应要求承包方按照D A/T31的规定制作工作流程单,对档案数字化加工各个环节的工作情况进行记录㊂工作流程单应与档案实体同步流转㊂4.3.8发包方应对档案数字化加工过程中使用的计算机硬盘㊁移动硬盘㊁U盘㊁光盘等各种存储介质进行安全检查并登记造册㊁统一保管,严禁承包方擅自处理㊂4.3.9发生(可能导致)档案被损毁㊁丢失或信息泄露的重大事件后,发包方应及时向有关部门报告,并采取补救措施㊂4.4档案数字化成果管理4.4.1数据检验4.4.1.1一般应采用计算机自动检验的方式进行100%检验,检验合格率应为100%㊂对于无法使用计算机自动检验的项目,可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验,抽检率不得低于5%㊂对于数据库条目与数据内容对应的准确性,抽检合格率应为100%,其他内容的抽检合格率应不低于95%㊂抽检合格才能通过项目验收,抽检不合格则要求承包方返工直至抽检合格㊂4.4.1.2发包方应要求承包方将档案数字化加工成果相关的各种工作文件㊁日志㊁记录㊁元数据等一并移交给发包方㊂4.4.2安全确认4.4.2.1发包方应对承包方交付的档案数字化加工的各种存储介质㊁视频监控数据及回放记录㊁工作人员变更记录等进行安全检查㊂4.4.2.2发包方应对承包方自带的各种硬件设备和软件系统进行检查,以确保其无信息留存㊂凡存有信息的,在档案数字化外包服务验收后,须作清除信息的安全处理㊂发包方应将承包方自带设备的硬盘予以拆除,并将其与数字化加工过程中使用过的其他移动存储介质一并予以接收㊂4.4.3验收总结4.4.3.1发包方应对档案数字化外包项目进行项目验收,对不符合法规㊁标准㊁合同的交付成果,应要求承包方限期整改㊂4.4.3.2经数据检验㊁安全确认㊁验收评估之后,发包方应与承包方办理档案㊁数据㊁硬件设备㊁软件系统及其他相关记录的交接手续㊂4.4.3.3发包方应将档案数字化服务外包工作中形成的重要文件归档保存,并总结经验,持续改进㊂5承包方工作规范5.1总体要求承包方应按照D A/T68.1的要求,在加强基本服务能力建设的同时,提高档案数字化服务所需的特殊服务能力㊂5.2制定工作方案5.2.1在开展档案数字化加工之前,承包方应对发包方的具体实际需求进行调查研究,掌握拟数字化42D A/T68.2 2020加工的档案的数量㊁质量和管理状况,明确档案数字化服务的工作目标,以及完成目标所需的条件㊂5.2.2承包方应根据调查研究结果编制工作方案㊂工作方案内容应包括但不限于:工作目标㊁工作内容㊁服务范围㊁操作流程㊁软硬件配置㊁人员组织和职责分工㊁主要技术指标和方法㊁验收依据㊁安全管理措施㊁进度安排㊁风险控制等㊂5.3人员管理5.3.1承包方应保证参与档案数字化外包服务的工作人员,已根据国家劳动法律法规与公司签订书面劳动合同;并要求员工签订保密承诺书㊂5.3.2承包方应根据项目需要,配备具有相应知识水平和业务技能的项目经理和员工,并保证项目团队成员具有一定的稳定性㊂5.3.3承包方应对项目组成员进行不少于5天的操作培训,相关成员经考核合格后方可正式上岗㊂5.3.4承包方应按发包方要求规范驻场人员的行为和着装㊂5.4设备管理5.4.1档案数字化加工所需的计算机各种硬件设备㊁软件系统和档案装具等,应符合国家相关法律法规和标准的要求㊂其中,软件系统应为正版软件,数据安全与网络监控软硬件须通过国家安全认证㊂5.4.2除必要的计算机操作系统㊁杀毒软件㊁档案数字化加工软件㊁数据库软件和第三方安全管理软件外,禁止安装其他无关软件㊂5.4.3档案数字化加工使用的计算机㊁扫描仪等设备,必须采用技术手段或物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口,如U S B接口㊁红外线㊁蓝牙㊁S C S I接口㊁光驱接口等,封闭的装置或端口要定期进行检查㊂5.4.4档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离,禁止使用无线网卡㊁无线键盘㊁无线鼠标等设备㊂5.4.5档案数字化加工网络及信息管理软件应建立身份鉴别㊁访问权限设置等安全保密措施,根据员工类型及岗位职责赋予相应的访问权限㊂5.4.6档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理㊁设备管理㊁端口管理㊁日志管理和安全审计等功能的安全保护系统,准确记录授权用户的访问行为㊁设备接入和档案数字化成果流向等信息㊂5.4.7用于档案数字化加工的设备㊁存储介质严禁与其他设备㊁存储介质交叉使用,非数字化加工专用的设备㊁存储介质严禁带入数字化加工场所㊂5.4.8档案数字化加工设备和存储介质不得擅自送外维修,必须送外维修的应经发包方同意,并由发包方工作人员现场监督㊂5.5现场管理5.5.1非工作人员未经允许不得进入档案数字化加工场所㊂工作人员完成作业之后,不得在档案数字化加工场所内停留㊂5.5.2档案数字化加工场所应设有储物箱柜,供工作人员和访客存放物品,并与工作区相隔离㊂严禁将水杯等私人物品以及照相机㊁摄像机㊁手机㊁电脑㊁移动存储介质等电子设备带入工作区域㊂5.5.3档案数字化加工场所内严禁存放除档案和必备的工具器材设备之外的任何易燃易爆危险品㊂严禁将火柴㊁打火机㊁饮料㊁食品㊁动物等带入档案数字化加工场所㊂5.5.4档案数字化加工场所内作业完毕后,除必须开启的监控㊁报警㊁消防等电源外,包括照明在内的其他电源必须关闭㊂5.5.5承包方应建立现场上下班物品清点值班制度,严禁任何人员擅自将档案数字化加工场所内的物品带离现场㊂下班后,移动存储设备应存放于专柜㊁上锁,指定专人负责保管㊂52D A/T68.2 20205.6访客管理5.6.1发包方㊁承包方因业务需要,邀请或接受非工作人员进入档案数字化加工场所时,应征得发包方的同意,并对访客的身份㊁来访事由进行审核和登记㊂5.6.2必要时,访客在进入档案数字化加工场所前应签订保密承诺书,承诺不泄露在参观过程中可能接触的任何档案信息㊂5.6.3访客不得将手机㊁电脑㊁照相机㊁录像机等具有拍照㊁录音㊁录像功能的设备带入档案数字化加工场所㊂5.6.4访客进入档案数字化加工场所,应佩戴发放的标明访客身份的胸牌,并由发包方或承包方工作人员全程陪同㊂5.6.5访客应遵守档案数字化加工场所管理规定,在指定区域内进行参观,不得随意走动,不得触碰物品㊂5.7流程与作业管理5.7.1承包方应按照D A/T31的规定设计档案数字化流程,主要包括:档案出库㊁数字化前处理㊁档案扫描㊁图像/音视频处理㊁数据库建立㊁数据挂接㊁数字化成果验收与移交㊁档案入库等㊂每一环节均应填表记录㊂5.7.2承包方应防止工作人员在档案数字化过程中,尤其是对档案进行拆卷㊁预整理㊁复卷等过程中损坏档案载体,篡改档案内容㊂5.7.3承包方应根据档案具体情况使用合适的扫描仪器和方法进行数字化,防止因不当扫描仪器和方法损害档案㊂5.7.4档案数字化加工的具体操作方法和质量要求应符合D A/T31㊁D A/T43㊁D A/T62的相关规定㊂5.8成果管理5.8.1对于尚未移交发包方的档案数字化成果,承包方应做好备份管理,以免数据丢失㊂5.8.2承包方应将经数据检验的档案数字化成果,包括档案数字化过程中形成的各种数字化工作文件㊁日志㊁记录㊁元数据等,以及使用的各种存储介质,及时移交发包方,并履行书面交接手续㊂5.8.3承包方应将各种工作人员名单㊁访客名单㊁保密承诺书㊁档案交接单㊁工作流程单㊁项目验收报告,以及工作过程中形成的其他记录归档保存两份,其中一份提交发包方㊂5.9持续改进承包方应及时总结档案数字化服务过程中的经验,不断改进服务工作,持续提升服务能力㊂6信用评价与质量监督6.1信用评价6.1.1承包方应建立企业信用评价档案㊂6.1.2承包方应配合档案行政管理部门㊁保密行政管理部门及其他部门对业务㊁安全㊁保密等各项检查或调查㊂6.1.3发包方可对承包方的工作质量进行评价,必要时出具评价意见㊂62D A/T68.2 20206.2服务质量监督6.2.1发包方档案数字化服务外包工作应接受国家有关部门监督㊂6.2.2承包方档案数字化外包服务工作应接受国家有关部门监督,保证资质证书有效㊂6.2.3第三方机构应按照D A/T68.1的有关要求开展服务质量监督工作㊂6.3服务质量投诉6.3.1承包方应建立服务质量投诉机制,对外公布投诉联系方式㊂6.3.2承包方应按照G B/T17242的要求建立投诉受理机构,定期或不定期收集各方反馈意见和建议并建立反馈意见档案㊂6.3.3发包方和承包方发生服务质量争议时,双方应协商处理;协商不成的,可申请调解㊁仲裁或提请诉讼㊂72。