会计电算化系统中的组织控制问题

会计电算化系统中的组织控制问题会计电算化是电子计算机在会计工作中应用的简称，就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和一信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中，以提高财务管理水平和经济效益，进而实现会计工作的现代化。与传统的手工账务系统相比，电算化条件下会计信息处理方式和流程发生了变化，使会计工作机制发生了质的变化。会计电算化的高效率、高准确度给会计人员减少了工作量，增强了会计信息的准确度。但目前我国会计电算化的组织控制还很薄弱，仍存在许多问题，本文以企业实施会计电算化后其组织控制中存在的问题为基础，提出了完善会计电算化组织控制的有关对策。

1、会计电算化系统中组织控制的主要内容

1.1会计电算化系统的一般控制

一般控制是指任何会计电算化系统普遍适用、为系统的安全可靠而对系统构成要素（人、硬件、软件）及环境实施的控制。

1.1.1组织与管理控制

组织与管理控制是指通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制，其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度，以达到相互牵制、相互制约、防止或减少舞弊发生的

目的。其中较重要的岗位有系统管理和审核岗位。

系统管理主要负责系统的硬件软件管理工作，从技术上保证系统的正常运行。包括掌握网络服务器及数据库的超级口令，负责网络资源分配，监控网络运行；按照主管人员的要求，对各岗位分配权限，对数据的安全保密负责；负责对硬件、软件、数据的管理与维护工作。系统管理岗位应保持相对稳定，若有变动应办理严格的交接手续。

审核岗位主要负责监督计算机及电算化系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。

1.1.2应用系统开发、建立和维护控制

应用系统开发控制是针对系统开发阶段而言的，具体包括：系统开发前应进行可行性研究和需求分析；开发过程应进行适当的人员分工；按规范收集和保管有关系统的资料并加以保密等。

系统建立控制则是针对系统建立阶段而言的，具体包括：资源的适当配置；系统的调试应有各岗位人员的参与；新的系统应于传统系统并行一段时间并经有关部门审批后才能替代传统系统使用；严格的验收程序等。

1.1.3数据和程序控制

数据和程序控制主要是指对数据、程序的安全控制。程序的安全与否直接影响着系统的运行，而数据的安全与否关系到财务信息

的完整性和保密性。

数据控制的目标是要做到任何情况下数据都不丢失、不损毁、不泄露、不被非法侵入。程序的安全控制是要保证程序不被修改、不损毁、不被病毒感染。常用的控制包括接触控制、程序备份等，程序的安全控制还要求系统使用单位制定具体的防病毒措施。

1.2会计电算化系统的应用控制

应用控制是对会计电算化系统中具体的数据处理活动所进行的控制。应用控制可划分为输入控制、计算机处理与数据文件控制和输出控制。

1.2.1输入控制与输出控制

常用的控制方法包括：建立科目名称与代码对照文件，以防止会计科目输错；设计科目代码检验，以保证会计科目代码输入的正确性；设立对应关系参照文件，用来判断对应账户是否发生错误；失算平衡控制，对每笔分录和借贷方进行平衡校验，防止输入金额出错；顺序检查法，防止凭证编号重复；二次输入法，将数据先后两次输入或同时由两人分别输入，经对比后确定输入是否正确等。控制措施包括：控制只有具有相应权限的人才能执行输出操作，并要登记操作记录，从而达到限制接触输出信息的目的；打印输出的资料要进行登记，并按会计档案要求保管。

1.2.2计算机树立与数据文件控制

常用的控制措施包括：登帐条件检验，即系统要有确认数据经复核后才能登帐的控制能力；防错、纠错控制，即系统要有防止或及时法相在处理过程中数据丢失、重复或出错的控制措施；修改权限与修改痕迹控制，即对已入帐的凭证，系统只能提供留有痕迹的更改功能，对已结账的凭证与账簿以及计算机内账簿生成的报表数据，系统不提供更改功能等。

2、会计电算化系统中组织控制存在的问题

会计电算化环境下的组织控制制度由系统控制与管理控制共同构成，系统控制主要由软件集成，而管理控制由企业自己设定并加以管理。但目前很多企业对其认识不够，两者都存在不足。在计算机系统控制中，没有建立起为防止舞弊或欺诈，有效的职责划分和不相容职务分离系统。而在管理控制中，没有严格按照《会计电算化工作规范》建立有效的会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、会计电算化档案管理制度的会计电算化组织管理制度。同时组织控制制度的制定未能结合单位实际，缺乏操作性。就一个良好的组织控制制度应该是在对企业性质、管理要求、人员配备、软硬件等情况进行了全面分析后制定的。企业的管理各具特色，会计电算化组织控制制度应结合本单位实际情况制定，但有些单位缺乏进取，组织控制管理模式落后，不能适应新时期的需要。

2.1会计电算化系统的安全和保密性差

财务资料是单位的绝对秘密文件，在很大程度上关系单位的发展和存亡。在会计电算化系统中，所有的会计数据和程序文件都保存在计算机中，会计工作的正常运行也完全依赖于计算机系统的稳定和安全，一旦出现断电、病毒发作、错误操作、火灾、水灾、盗窃等意外事故，就会造成数据丢失，甚至系统瘫痪，而一旦数据丢失，后果不堪设想。

2.2会计档案的管理没有落实到位

实行电算化后的会计档案除包括凭证、账簿、报表外，还包括软盘、光盘等存储介质和软件开发运行中编制的各种文档和程序。目前大多数单位对磁性存储介质的管理还不重视，认为会计档案主要是凭证，帐表等直观的资料。

2.2.1身份识别与权限控制的问题

在会计电算化系统中，原来人与人之间的联系部分转化为人与计算机之间的联系，许多手工会计方式下得数据处理流程汇集到了会计电算化程序中，这就涉及到计算机如何识别操作者的身份以及如何进行权限控制的问题。

2.2.2电算化实施问题

会计电算化的实施使用会计资料数字化，提高了组织控制的难