邮件礼仪学习资料

客户端
@ 首次使用需设置，换 一台电脑使用需重新设置。
@ 无需处于联网状态 就能浏览旧有文件。
@功能较多。（日程管 理，和office的组件集合等）
主要的邮件客户端有: • Outlook • Foxmail
目录
➢电子礼仪的基本介绍 写电子邮件的礼仪
电子邮件的管理 案例分析
收件人与抄送
关于“收件人”与“抄送”：
开头和结尾
关于“开头”和“结尾”：
@ “礼多人不怪” 。 @ 开头最好问候一下，说“你好”“大家好”“早上
好”“HI”等。 @ Email结尾最好要有结束语 ，如“谢谢”、 “谢谢收阅”、“顺祝工作顺利” “Best Regards”等。
邮件正文
邮件内容的注意点：
@不要滥用符号和标点。（！！！） @重点内容可标识，忌滥用颜色、字
收件人为直接收件人，需由收件人进行答复或执行。 可抄送与此事件相关的人员，如需配合执行的、对邮件 内容进行学习以及其他需知晓的情况等。
2、除非得到上级同意，永远不要越级汇报。越级邮件需抄 送直接领导。
3、跨部门沟通 抄送对方领导的意义：寻求支持、感谢配合。 抄送自己领导的意义：协调支持、报告进度。 发邮件时： 向高于自己级别的人员—邮件需抄送自己的领导。 向同级别人员—重要邮件需抄送对方领导与自己的领导。 向低于自己级别人员—重要邮件需抄送对方领导。
电子邮件的基本介绍
@电子邮件，又称电子函件或电子信函，它是 利用电子计算机所组成的互联网络。
@目前的职场中，电子邮件已经是人们经常使 用的一种交流方式，在商界中更加是得到了越来越 广泛的使用。在职场中很多时候汇报工作都是通过 电子邮件的方式进行。
@学会职场中的电子邮件礼仪可以帮助我们减 少无用电子邮件的数量，促进交流和合作，提高工 作的效率。
收信人地址的填写方式有主要两种：“收件人”，“抄送”。
@“收件人”地址应该是直接收信人。
@“抄送”地址应该是间接收件人。他们只想参考一下邮 件，或者发信人觉得有必要知会他们。
容易犯的错误：
@易犯错误一：写邮件时把通讯录的所有联系人都作为每一封邮 件的收信人或收件人罗列过多。 √正确做法：只发给和邮件内容有关系的人。
内强素质，外塑形象——
职场礼仪与素养提升培训
—邮件礼仪
礼仪素养培训系列 Contents
03
04
05
06
07
13
16 Page
礼仪的概念 仪表礼仪 与核心
12
仪态礼仪
3
介绍、名 片、问候
4 礼仪
邮件礼 仪
5
会议和电 话礼仪
6
坐车和出 差礼仪
7
目录
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电子邮件的管理 案例分析
关于“答复”与“全部答复”
@“回复”仅回复给发件人一个人。 “谁发给我 ，我就给
谁回复”。
@“全部回复”发送给发件人，以及所有收件人和 抄送人。
@ 这并不是说不能使用“全部答复”，而是应该 谨用。
邮件标题
关于邮件标题：
@不要空标题 @标题要简短 @标题要能真反映文章的内容和重要性 @一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及
面对面交流
文如其人
得体的电子邮件礼仪 代表着职业人良好的专业形象
电子邮件的特点
@成本低 @速度快 @易复制—易存储，易转发 @依赖网络 @信息保真率高
重要事件即使口头沟通，也需邮件确认。
邮件载体—— 网页版
@ 使用任意一台电脑， 打开网页即可登录。 @ 浏览网页查找资料 时，易被误关。 @ 功能较少。 @ 必须处于联网状态 就能浏览旧有文件。
目录பைடு நூலகம்
➢电子礼仪的基本介绍 写电子邮件的礼仪
电子邮件的管理 案例分析
关于隐私
电子邮件没有隐私可言！
信息安全
@不要发送或转寄包含损害名誉的、诽谤的、攻击性的、
种族主义的、淫秽语言、含有病毒的电子邮件。
@不要使用邮件讨论机密信息，转发时谨慎衡量内容可以
转发。
@重要邮件要及时拷贝保存，垃圾邮件要及时清除。有些 来历不明的邮件可能携带病毒，最好不要打开，应直接删 除。
@易犯错误一：写邮件时无视“抄送”的存在，将所有需收到邮 件的人全罗列为“收件人”。 √正确做法：慎重选择使用“收件人”、“抄送” 功能。
发多人的邮件在操作之前一定要慎重考虑所采用的操作方式是 否妥当。一旦发出，“覆水难收”。
如何选择收件人和抄送 ？
1、申请、审批、汇报、请示、通知、工作安排、工作指导 类邮件：
多件事情，以便于日后整理 @可适当用标识重要状态，但是注意不要每封邮件都
是“重要性高”
称呼
关于“称呼”
@恰当的称呼：是礼貌也是对收件人明确的提醒。 @称呼职务。 @如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小
姐”“x女士”称呼。 @不熟悉和级别高于自己的不宜称呼其英文名、称呼
不带职位称呼全名、略去姓称呼。 @在多个收件人的情况下可以称呼“大家”“ALL”。
体。（33原则） @尽量不要出现错别字。（专业X态
度X ） @分段、重点突出。 @邮件正文要简洁，不可长篇大论。
邮件内容的注意点—缩略语
@缩略语在电子邮件中代替全称。 @建议使用常见的英文缩略语，不要使用太生僻的，
否则会把对方搞糊涂。 @如“FYI”（For your information，仅供参考）
邮件的管理
关于邮件的管理：
回邮件遵循2-24小时法则： 即重要邮件在2小时内回复，为节约时间，有效的进行时 间管理，一般邮件可集中处理，但也最好不要超过24小时。
@ 及时回邮件彰显职业化。
@定期查看新邮件，并注意及时回复。
@ 涉及较难处理的问题时，可先回复邮件已收到 ，之后另发邮件予以具体回复。
邮件的管理
@不要用公司信箱发私人信件 @控制你的情绪 @谨慎、客观、职业 @多站在对方角度考虑 @发件时，留给对方回应的时间 @不要回复垃圾邮件 @不要忽视电话和当面沟通
目录
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电子邮件的管理 案例分析
或“BTW”（By the way，顺便说说）。
附件
关于附件：
@控制附件大小 @多个文件进行压缩，文件包发送 @避免发送嫌疑文件 @使用通用/标准/兼容格式 @使用有意义的文件名称 @正文提示
签名
关于签名：
@ 为了便于身份确认以及联系，邮件最好带上签名。
注意：邮件代发问题，要签上自己的名字