数据透视表教程.

教程:数据透视表

我县有三个职业学校，每个学校有四个专业，每个专业都有五门课，学生人数千人左右。这次期末统考结束后，教育局要求将所有学生的考试成绩汇总到一个工作表中，并要求对三所学校的各科成绩、各专业成绩进行分析比较。可见工作量之大啊！不仅要运用到分类、还要实现汇总计算。永中Office的数据透视表就具有很强大的数据处理能力，不必写入复杂的公式，使用向导创建一个交互式表格就可以自动提取、组织和汇总数据。下面就来和大家分享：

统计出的全县三所学校的学生成绩：

一、创建数据透视表

在创建数据透视表前，首先对源数据进行几项重要检查，否则无法创建数据透视表。

* λ必须包含列标题。如“准考证号”、“语文”、“数学”等。

* λ用于创建数据透视表的数据区域内不能有空行或空列，否则仅为空行前或空列左的数据进行创建。

* 每列只能包含一种类型的数据λ

1.选择“数据”－“数据透视表”，弹出“数据透视表向导步骤1”对话框。

2.单击“下一步”，到步骤2，输入要建立数据透视表的数据源区域。（注意：“全县三所职中统考成绩”行不能包含在内）

3.按照步骤，“完成”后，会同时显示“数据透视表”工具栏和“数据透视表字段列表”框。

二、构建数据透视表字段

1.双击“数据透视表字段列表”中的“学校”和“专业”，项目会自动被填充到“将行字段拖至此处”区域。

2.选中“语文”，将其拖拽到“请将数据字段拖至此处”区域。

“语文”拖至后效果见下图（这时可清晰得观察出各个学校及各个专业的“语文”成绩总分）

3.参照上面方法，分别将“数学”、“英语”等科目拖至上图中的“汇总”列区域。

所有科目拖至后效果：

三、改变数据透视表的汇总方式

由于各个学校、各个专业的学生人数不等，所以通过总分还无法判断哪所学校此次考试的成绩更胜一筹。最有力的方法就是通过求平均值比较。

1.选中数据透视表中的“求和项：语文”，单击“数据透视表”工具栏上“字段设置”图标，弹出“数据透视表字段”对话框。

2.在“汇总方式”框中选择“平均值”。

三所学校的各专业的语文科目就由“求和”改成“求平均值”了。与此同时，各学校的语文平均分也可以轻松得到。

3.参照上面方法，得出其他学科的平均分值。

四、隐藏项目的明细数据

1.双击“财会学校”、“第一职专”、“三山职中”所在的单元格，即可隐藏各专业各学科的明细数据。效果见下图所示。

2.这时显示“每个学校每门科目的平均分”及“县平均分”。通过观察可一目了然得分析出哪个学校在此次统考中的成绩更优异及较“县平均分”的差距。

贴心提示：如果检查发现数据透视表中的数据有误时，不能直接在其上进行修改，需先修改数据源，然后单击“数据透视表”工具栏的“数据透视表”按钮，从下拉菜单中选择“刷新数据”。

标准数据库数据组织格式_数据透视表

1．假如有一学生成绩表，数据是按标准数据库组织格式组织的

即第一行为字段名，下面的每一行为一个记录，如图所示

图1 数据透视表源数据

2．数据→数据透视表和数据透视图

如果只生成数据透视表，则只选择数据透视表，如果同时要生成数据透视图，则最好选择下一项，即数据透视图（及数据透视表），这里选择第一项，下一步

图2 数据透视表向导一

3．指定数据区域

在这里可以指定数据区域，假如以后，还要添加新的记录，最好这里指定的数据区域可以大一些，如A1:F1000（你甚至可以设为A:F，这样做的缺点是，会产生空格项，但如果增加数据时，不必再重头制作），下一步

图3 数据透视表向导二

4．指定数据透视表产生的位置

可以指定新建工作表，还可以指定现有工作表，只需指定产生数据透视表的第一个单元格就可以了，如H3，完成。

图4 数据透视表向导三

产生的空数据透视表如下图所示

图5 数据透视表初表

看了这个图，你应该明白，我为什么要在4步，指定在H3显示数据透视表了吧。最上面产生的哪一行的妙处，将在下面介绍。

5．行字段的拖放

将学号拖至“将行字段拖至此处”框中，姓名和性别分别拖至学号相邻的右侧，将科目拖至“将列字段拖至此处”框中。

将成绩拖至“请将数据项拖至此处”框中。

经过以上设置，可以产生如下图所示的效果。

图6 初步完成表一

6．字段的进一步设置

在左侧的行字段中，不需要对姓名和性别进行汇总，可以在任意的姓名汇总上（如刘备汇总单元格）右击，隐藏（图12），或者字段设置，无，确定。

同样设置隐藏性别的汇总。

注：这里的汇总，实际就相当于数据分类汇总产生的结果，也就是说，数据透视表对于需要经常分类汇总的人来说，要方便了许多，不需要手工排序，排序工作自动完成。

本例只是选择了最简单一种，就不需要分类汇总了。

图7 字段设置对话框

（注意上面这个对话框，下面要反复用到）

此时，数据透视表变为如下形式

图8 初步完成表二

7．隐藏空白行列

在行(空白)或列(空白)字段名上右击，隐藏（图12）。则透视表变为

图9 初步完成表三

如果你不想显示总计行和总计列，同样可以在总计行标题和列标题上右击，隐藏。

8．调整数据汇总方式

此时的显示，并不理想，显示的仅为数据的个数，而我们需要显示各科成绩，与几门课的平均值

在图中显示为1和区域任一单元格上右击，字段设置，改为求和或平均值（图7）。因为每人每项目的数据仅有一个，求和与平均值在数值上是相等的，可以任选一项。

其实，在图7字段设置对话框中，你还可以设置其他的计算方式，包括求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、数值计数、标准偏差、总体标准偏差、方差、总体方差，总计11种计算方式，你可以根据你的需要进行选择哟。