设计院协同管理平台解决方案

移动 办公
效率 分析
工作 流程
高效 管理
合同 管理
项目 管理
报表 展现
知识 管理
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合同管理及台账显性化、智能化 项目管理工作流程简约化、标准化 操作移动化，支持随地随时办公 项目技术资料共享及应用合理高效 管理数据化、可视化
项目管理协同、创新成果显性
项目过程
• 项目整体情况 • 项目功能架构 • 项目关键人员 • 项目需求背景 • 项目需求理解 • 项目预期效果 • 项目关键步骤
实现项目全过程资料统一归档，统计查询、导出。项目技术类 文件，过程文件审批等；
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项目管理需求分析
项目管理应用场景：
客户主要需求以下业务环节的系统实现与管控
需求背景 需求理解 预期效果 关键步骤
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合同库
项目库
项目策划书评审
图纸三级校审
技术文件管理
✓ 建立合同卡片； ✓ 历史合同数据导入； ✓ 支出合同与收入合同
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项目关键人员分析
项目经理：主任
职务：总工程师室副 主任
主要负责设计院项目 质量管理考核
对项目管理有自己的 管理思路
围绕项目管理，形成 技术文件统一归口
抽调项目组录入真是 数据，测试项目管理 功能及权限
从质量管理角度建议 院领导，项目模块权 限设置
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项目需求分析
项目关键词
合同管理 项目管理 技术文件管理
设计院协同管理平台解决方案
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项目背景
将设计院工作沟通、工作联系中的事务工作规范化，集中统一管 理，提升内部沟通协同，提高工作效率。打造统一的项目管理平 台，规范项目管理各项工作。
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需求背景
实现设计院内部高效协同 将设计院工作沟通、工作联系中的事务工作再进一步具体化，构建内部流程 体系，通过固化的流程实现内部工作信息协同，高效工作。
本次需求针对项目管理过程这一场景关键诉求如下：
合同管理
建立合同库，记录所有合同基本信息。合同分为 总包、框架、单项合同等三种类型。
合同收付款记录
通过流程进行合同付款申请、合同收款通知申请，回写合同收、 付款金额等信息给合同卡片，汇总合同收付款记录。
项目管理
项目相关技术文件查询
建立项目库，记录每一个项目基本信息，与合 同卡片管联，记录项目金额等信息。项目分为 地铁、民建、等；还分为框架项目及单个项目；
图纸三级校审
技术文件管理
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项目管理效果
需求背景 需求理解 预期效果 关键步骤
预期系统实现效果：
合同库 项目库
项目策划书评审
项目图纸三级校审
图纸三级校审
技术文件管理
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项目管理效果
需求背景 需求理解 预期效果 关键步骤
预期系统实现效果：
合同库 项目库
项目策划书评审
技术文件管理
图纸三级校审
技术文件管理
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项目管理关键实现
系统实现关键步骤
二、搭建项目库，项目进行分类
需求背景 需求理解 预期效果 关键步骤
使用表单建模功能搭建项目库
✓ 技术工联单查询，导出； ✓ 供项目过程技术文件查
询，导出；
项目管理效果
需求背景 需求理解 预期效果 关键步骤
预期系统实现效果：
合同库 项目库
项目策划书评审
合同信息批量导入
图纸三级校审
技术文件管理
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项目管理效果
需求背景 需求理解 预期效果 关键步骤
预期系统实现效果：
合同库
项目库
项目策划书评审
14
项目管理效果
需求背景 需求理解 预期效果 关键步骤
预期系统实现效果：
合同库
项目库
项目策划书评审
图纸三级校审
技术文件管理
项目树形展示，搭建二级树节点，展示框架项目与子项目层级关系。
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项目管理效果
需求背景 需求理解 预期效果 关键步骤
预期系统实现效果：
合同库 项目库
项目策划书评审
项目策划书评审
快速响应业务部门的需求 借助协同办公平台，快速实现业务部门提出的应用场景相对集中、功能相对 明确的个性化需求，提升设计院内部工作效率。
构建设计院统一项目管理平台 借助协同办公平台的表单建模工具以及办公平台，将打造统一的项目管理平 台，规范项目管理各项工作。
3
合同管理
人事
项目管理
财务
齿轮较合中心
综合
需求背景
项目过程中的技术类文 件，过程文件通过流程 审批后，自动归档到项 目卡片中，形成项目对 应的过程文件库；
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项目管理关键实现
系统实现关键步骤：
一、搭建合同库，对合同进行分类，收入、支出；支出合同与收入合同关联；
需求背景 需求理解 预期效果 关键步骤
使用表单建模功能搭建合同库 通过合同审查会签流程，填写合同基本信息。
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项目管理背景
需求背景及关键诉求：
需求背景 需求理解 预期效果 关键步骤
某设计研究院主要从事轨道交通、民用建筑、市政工程等的勘察、设计、咨询和研究等业务。项目合同金额大、 周期长，平均每一个项目周期大概为2年，期间有很多项目过程图纸资料等需要统一存档。每年国检是设计院重点 工作，因此需要对项目管理全过程文档进行统一管理，严格与国家相关质量标准体系文件要求一致。
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项目整体情况
应用范围
平台服务的机构 平台服务的部门 平台注册用户 平均在线用户 平台涉及的层级
• 某设计研究院 • 有13个职能部门 • 截止2017年四季度，共有用户70多人 • 平均同时在线人数20人 • 涉及执行层、管理层、决策层的所有级别
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项目功能架构
某设计研究院OA协同管理系统
项目管理
项目信息批量导入
图纸三级校审
技术文件管理
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项目管理效果
需求背景 需求理解 预期效果 关键步骤
预期系统实现效果：
合同库
项目库
项目策划书评审
项目信息卡片
图纸三级校审
技术文件管理
• 项目基本信息 • 项目过程文档 • 项目产值 • 项目工作进度安排 • 项目人员及职责 • 顾客财产登记表 • 项目联系单
关联；
✓ 建立项目库； ✓ 关联合同； ✓ 记录项目过程审批
记录；
✓ 项目立项之后，提交 ✓ 通过主子流程功能，严
项目策划流程；明确
格控制三级校审过程。
项目阶段及产值分配，
按照图纸校核、图纸审
明确项目组成员职责；
核、图纸审定，三个环
节依次逐个审批，方可
触发出图审批流程；完
整保留整个审批记录及
过程技术文件；
技术文件 管理
合同管理
财务 管理
综合 管理
技术
项目 项目 项目 项目 项目 类工 技术 技术 合同 合同 合同 费用 差旅 用章 出差、
任务 单
策划 书
组成 员
产值
过程 审批
作联
用章
档案 管理
审查 会签
付款 申请
收款 通知
报销
费报 销
申请
请假、 外出
系单
围绕“客户”服务是业务核心, 对“设计院”的项目管理是基础