上市公司档案归档操作规程

附件一

《上市公司档案归档操作规程》

上市公司档案实行承办人整理归档工作责任制，并作为对处室和工作人员考核的内容之一。文件材料的收集、保存、整理、分类、编目等由承办人负责；做到谁承办谁归档，事结卷成，定期归档。档案的质量检查由相关业务处室负责，兼职档案员负责指导和监督处内档案管理工作，档案接收由综合处档案室负责，并负责对相关处室档案业务工作指导和检查。

一、文件材料的收集范围

（一）有固定格式的信息披露、备案材料，含上市公司报送的材料，如发行申请材料、资产重组申报材料、股权变更申报材料、定期报告(含年报、中报、季报)、审计报告、拟发行公司辅导备案材料。

（二）我办对上述申报、备案材料的审核意见及公司的补充申报材料。

（三）专项检查材料。含有要求按固定格式存档的巡回检查、专项调查、核查调查事项的材料。

（四）凡记录和反映在监管中直接形成的文件材料。包括电话记录、签报、呈批表、工作底稿、文稿、证据、照片、声像磁带、电脑软盘、光盘以及与上市公司和拟上市公司有关的其他资料。

二、档案的整理要求

（一）确保文件材料的合法性，要有凭证作用，并做到完整、系统。

（二）为便于上市公司档案的安全保管、提供利用和保证质量，文件材料应整齐有序，用蓝黑或碳素墨水笔书写，字迹要工整、清晰、规范。报送的复印件要盖公司章，传真件不清昕要重新复印，归档材料不能用废纸打印正文和呈批表等。

三、档案的分类规则

上市公司档案分为二种大类：

（一）上市公司档案类：包括发行申报、资产重组、股权变更、定期报告、临时信息、巡检、专项调查和其它；

（二）拟发行公司档案类：包括首次报备、辅导备案、改制辅导和其它。

具体分类方法可查阅《上市公司档案归档分类表》（见附件二）。

四、档案的归档原则

（一）归入上市公司档案的文件材料必须是从受理事件开始，全过程形成的专门性业务文件材料。

（二）文件材料的组合要遵循其自然形成规律和特点，保持内在的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用。

五、档案的整理方法

（一）分类方法：将阶段性工作收集的材料按《上市公司档案归档分类表》进行分类(见附件二)，剔除重份文件，补齐遗漏材料，若不能补齐，需附说明。

（二）顺其自然，单件归档。以自然件为归档单位，逐件整理归档。归档文件整理单位。一般以每份文件为一件，文件正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。复文与来文可为一件。

（三）专题卷：专项检查、巡回检查材料、拟发行公司验收等，可按重要程度，时间顺序（由近及远）装订成册并作为一件归档。

（四）装订不掉页不压字，对装订线外有字迹的或破损文件材料、不可分割的照片和小字条等要进行加边和托裱，过大的纸张要折叠，材料上的金属物要拆除。文件材料不允许用圆珠笔、铅笔、复写字迹及热敏纸。统一规格打三孔，用棉线装订；若原来有孔的用两孔或三孔均可。

（五）页码打在材料张数的右下角，若正式出版物，（如年报）不用打页码，合订本统一打页码，最后一页写上“共页”(含封面)。档案章盖在右上角，如果右上角没空白位加白纸（附样件）。档案章按上市公司深市S1s和沪市S1h、20拟发行公司S2选择。

1、四个印章图示如下：

上市公司深市S1s

上市公司沪市S1h

拟发行公司S2

2、档案章的说明：

(1)类别号：上市公司深市类别号S1s和沪市类别号S1h、拟发行公司类别号S2。

(2)年度：按成文日期。

(3)机构：按档案号中的机构顺序号(见附件三《档案目录索引》)。

(4)年度、机构用章盖，件号用铅笔轻写，以便修改。

(5)新增的上市公司归档时，向综合处档案室申请档案号。

3、档案号的说明：

S1s 02 -- 001

001代表机构顺序号（麦科特001、珠海鑫光002、广州友谊003）

02代表保管期限(永久01、长期02、短期03)

S1s 代表类别(上市公司深市S1s和沪市S1h、拟发行公司S2)

（五）保管期限：深沪两市上市公司档案保管期为长期（16—50年）拟发行公司保管期为短期（15年以下，含15年）。

（六）归档材料均应在结案年度归档。在次年第一季度移交综合处档案室，并办妥移交手续。

六、上市公司档案电脑输入操作规程

（一）录入

华夏文档管理系统2003 文件管理系统确定

上市公司档案收文（查最后一条目录的顺序号，如093）

双击上市公司档案收文选择各类公司：①至②

①S1上市公司再选择二级目录：发行申报厖其它

②S2拟发行公司

选①点击登记,输入顺序号（094）

录入内容（见说明3）

存盘继续录入

（二）归档

1、退出文件管理系统（或最小化）

2、进入档案管理系统选择上市公司监管档案

选择档案号（即可找到上市公司的全称）

组卷（界面上的“档案”、“案卷”栏应与档案号对应）

查找“自定义”卡31机构

输入公司简称（如：麦科特）

“排序”卡（选择排序字段）“36顺序号”

点击插入

删除序列号（把“36顺序号”移到“按以下字段排序”）

“查找”“归档”

可选择“归入”（单条或多条）或全部。

(1)归档目录顺序调整可用“上移、下移、移到”菜单。

(2)如果归档中要将不要的文件拆出（实际拆出的文件没有被删除，即仍留在文件管理系统中），拆出可选择单条或全部。

(3)修改归档目录可在档案管理系统或文件管理系统。

①在档案管理系统里

选择公司登记选择卷内目录修改保存。

注意事项：卷内文件登记界面上，不能动的菜单有立卷、选项、拆卷、整理、设置、前页号/截止页号

②在文件管理系统里

查找文件目录双击目录对项目进行修改存盘

(三)文件和档案管理系统的说明

1、文件管理系统的说明。

(1)归档号（五、（五）3、档案号的说明）；

(2)卷内序号（即归档公司文件的件号）；

(3)顺序号：上市公司监管处文件材料登记的按大流水号；

2、档案管理系统的说明

卷号：公司（机构）的顺序号，每增一个新上市公司需向综合处档案室申请档案号。

3、录入内容的说明：

处室登记顺序号(20030094)

、责任者、缓急、密级、文件字号、标题

（没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“［］”）

、主送、成文日期、主题词、页数（有图文的为一页）

、附件、公司代码(上市公司输入)、公司简称(

拟发行公司输入)、一级目录(

选择公司种类：上市公司深市S1s和沪市S1h、拟发行公司S2)

、二级目录(选择)、承办人、保管期限、备注。