SOPAM公司档案管理操作规程
公司档案管理制度与流程
公司档案管理制度与流程公司档案管理制度与流程是组织内部建立和管理档案的规范。
它包括了文档的创建、存储、分类、检索和销毁等环节，旨在确保公司的信息资产得到有效的保护和管理。
下面将介绍公司档案管理制度与流程的一般内容和操作步骤。
一、公司档案管理制度的内容1.档案管理政策：明确公司对档案管理的重视程度和管理目标，以及各级部门的责任和义务。
2.档案管理组织架构：确定档案管理的组织机构和人员职责，包括档案管理部门的设置和人员配备。
3.档案管理流程：确定档案的生命周期管理，包括档案的创建、整理、归档、检索、借阅和销毁等环节的操作步骤和要求。
4.档案管理指南：规范档案的命名、存储、分类和归档等细节操作，确保档案的安全可靠。
5.档案管理培训：制定相关培训计划，提高员工的档案管理意识和操作能力，确保档案管理制度的有效实施。
6.档案风险管理：制定档案的备份、灾难恢复和风险评估等措施，保障档案资料的安全性和完整性。
二、公司档案管理流程1.档案的创建与整理：根据公司日常运营和业务需要，及时创建和整理档案，确保档案的准确性和完整性。
2.档案的分类与归档：根据档案的内容和属性，进行分类和归档，设置档案编号和档案目录，方便后续的检索和管理。
3.档案的存储与保管：选择合适的媒介和设备，确保档案的存储安全和防火、防水的措施，制定存储时间和存储条件等规范。
4.档案的检索与借阅：建立档案检索系统，确保档案的检索准确和便捷，对于需要借阅的档案，制定相应的审批和借阅手续。
5.档案的销毁与归档：根据公司规定的档案保存期限，对已经过期的档案进行销毁，同时将符合要求的档案进行整理和归档。
三、档案管理流程的操作步骤1.档案的创建与整理：根据公司业务流程，及时创建和整理档案，确保档案记录的准确性和完整性。
2.档案的分类与归档：根据档案的属性和内容，对档案进行分类和归档，编制档案目录和编号，并在档案上加盖管理标识。
3.档案的存储与保管：选择合适的存储设备和环境，将档案按照规定的分类和编号进行存储和保管，确保档案安全可靠。
公司档案管理制度及流程(总4页)
公司档案管理制度及流程(总4页)-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1-CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围公司在生产、经营活动和各项管理工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的全部档案，包括各部门、各项目的各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、荣誉实物档案等。
适用于公司及各部档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、职责（一）档案管理员工作职责1.规划公司档案工作，起草公司档案工作的各项管理制度，组织公司专兼职档案管理员学习并执行公司档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；2.收集、整理各部门、项目部移交的各种文件材料，并对接收入库的档案资料进行分类、整理、立卷、归档、编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，编辑档案参考资料，编制检索工具，积极做好档案信息资源的开发工作；3.集中统一管理各种门类、载体的公司档案，积极做好鉴定、保管、统计、检索、编研，主动提供利用，为各项工作服务；4.督促公司各部兼职档案员收集、整理和移交各种档案材料，指导各部的档案工作。
5.坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；做好档案的利用工作；6.加强对各部兼职档案员的业务监督、指导、检查工作，协助各部门文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作，保证归档档案的质量；7.对保存的文书档案数量进行准确的统计。
（二）兼职档案管理人员职责1.负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档的前期准备工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；2.主动接受档案室的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交归档材料；3.注意文件材料的安全和保密工作。
公司档案管理流程(实用版)
公司档案管理流程(实用版).责任人4.4.1负责公司档案管理工作的监督和检查；4.4.2对公司档案管理制度的修订和完善提出意见和建议；4.4.3对公司档案管理工作的效果进行评估和总结。
公司档案管理流程是为了加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
这一流程提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
该流程适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
在此流程中，档案是指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种历史记录。
而档案管理则是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
人事行政部是该流程的主要责任部门，负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。
各职能部门也有自己的职责，如负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档等。
各部门经理则需要批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
在该流程中，人事行政部分管副总/常务副总负责公司档案管理工作的监督和检查，对公司档案管理制度的修订和完善提出意见和建议，对公司档案管理工作的效果进行评估和总结。
通过该流程，公司可以更加规范地管理其档案，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通，确保公司档案的安全，并为公司的管理体系提供有效的证据支持。
录，并经人事行政部分管领导及常务副总批准后方可进行销毁。
5.6.2销毁过程中必须严格按照公司档案管理规定进行，确保档案安全。
5.6.3销毁后的档案必须进行档案销毁证明，并在档案管理系统中进行相应记录。
5.7档案保管5.7.1档案室应保持干燥、通风、防潮、防火、防盗的环境，保证档案安全。
5.7.2档案室应定期进行消毒、防虫处理等工作，确保档案的完整性和可靠性。
5.7.3档案室应定期进行档案清点，确保档案的数量和完整性。
5.7.4档案室应定期进行档案整理和调换，确保档案的有序性和便捷性。
SOP档案管理操作规程
3.5.6卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
3.4.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
3.4.3公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专 （兼）职文书归卷。
3.4.4专 （兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照”案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内”对号入座”，并在收发文登记薄上注明。
SOP档案管理操作规程
管理文件和管理程序
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3.5.7卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
3.5.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
档案管理文件整理操作规程
档案管理文件整理操作规程一、引言档案管理是组织内部运作的重要环节，能够确保企业信息的整理、保存和检索的有效性。
文件整理是档案管理中的一项重要工作，它对于档案的有序管理和使用起着至关重要的作用。
本文将介绍档案管理文件整理的操作规程，包括准备工作、整理方法和保存方式等内容。
二、准备工作1. 定义文件整理目标：首先，需要明确整理文件的具体目标，比如按照时间顺序整理、按照主题分类整理，从而为后续的整理工作提供指导。
2. 确定整理范围：根据目标，明确所要整理的文件范围，如某一项目的文件、某一部门的文件等，以便更好地进行工作安排和时间管理。
3. 准备工具和材料：准备好需要使用的工具和材料，比如文件夹、标签、扫描仪等，以便于整理过程中的分类、标记和数字化操作。
三、整理方法1. 分类整理：按照定义的目标和范围，将文件进行分类整理。
根据具体情况，可以按照时间、主题、格式等不同方式进行分类，以便于后续的检索和使用。
2. 标记文件：对于每个文件或文件夹，使用标签或标记进行标记。
标签上可以注明文件的名称、日期等基本信息，以便于文件的辨识和归类。
3. 数字化处理：对于重要的文件或文件夹，可以使用扫描仪将其数字化处理，并备份到电子存储介质中。
同时，对于无需保留原始文件，可以删除或销毁，确保文件的安全与机密性。
4. 整理顺序：在整理文件时，应该按照一定的顺序进行，比如，先处理旧文件再处理新文件，或者按照日期顺序进行处理。
5. 文件重命名：对于电子文件，可以将其按照一定规则进行重命名，以方便检索和管理。
命名规则可以根据项目名称、日期、文件类型等因素进行设定。
四、保存方式1. 实体档案保存：整理完成的文档可以按照分类整理的方式，放置在专门的文件柜或档案盒中，标明对应的分类和文件目录，确保易于查找和存储。
2. 电子档案保存：对于数字化的文件，应该建立相应的电子档案库，并将文件按照特定的目录进行分类存储。
同时，为了确保文件的安全和可靠性，需要定期进行档案的备份。
SOP档案管理操作规程
3.5.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
3.5.2案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
3.5.3归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3.5.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
SOP档案管理操作规程
管理文件和管理程序
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3.2.4公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。
3.2.5本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续。
3.2.6各部门专 （兼）职文书的职责：
3.2.6.1 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
文件材料的收集管理
3.2.1要坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专 （兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
档案管理操作规程
档案管理操作规程
《档案管理操作规程》
随着信息技术的快速发展，档案管理操作规程已成为企业和机构的重要管理工具。
档案管理操作规程是对档案管理工作的组织、程序和规范的要求，对促进档案管理工作的规范化、系统化提供了有力的管理支持。
首先，档案管理操作规程应明确档案管理的基本原则和要求。
包括档案管理的法律依据、管理责任、保密原则、档案保存期限和销毁程序等，旨在通过规范管理，确保档案的完整性、可靠性、安全性和公开透明性。
其次，档案管理操作规程应规范档案的编制、归档、检索和利用流程。
通过规范操作步骤、标准化文件格式、统一存储设施等措施，提高档案管理的效率和质量，保证档案信息的准确性和可靠性。
此外，档案管理操作规程还应规定档案管理人员的职责和操作流程。
明确各级档案管理人员的职责分工、工作流程，确保档案管理工作的科学性、合理性和规范性。
最后，档案管理操作规程应建立健全的档案安全管理制度。
包括物理安全、信息安全、网络安全等方面的规定，通过技术手段和管理措施，保障档案信息的安全性和完整性。
总之，《档案管理操作规程》是对档案管理工作的全面规范和
指导，对于提高档案管理的科学化、规范化和高效化具有重要意义。
只有不断完善和执行规程，才能更好地保护和利用档案资源，为社会发展和进步提供有力的支撑。
SOPAM公司文件收发操作规程
3.2.4.5文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
3.2.4.6审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改。
3.2.4.7文件签发后，由起草部门负责打印，校对无误后方能复印、盖章。
3.2.4.7文件和原稿，由起草部门分类归档保存备查。
3.2.3.2情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。
3.2.3.3引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
3.2.3.4草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。
3.2.3.5数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。
3.2.4.8属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
3.2.4.9公司各部门在工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、会议纪要等具有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，定期送交档案室归档。
3.2.4.10没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销毁。
SOPAM公司文件收发操作规程
管理文件和管理程序
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案卷的装订和案卷各部分的排列格式
.1案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
.2排列格式。软卷封面 （含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
文件材料的收集管理
3.2.1要坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专 （兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
3.2.2凡本公司印发的公文 （含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
3.2.3一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
3.5.5不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
3.5.6卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
3.4.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
3.4.3公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专 （兼）职文书归卷。
3.4.4专 （兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照”案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内”对号入座”，并在收发文登记薄上注明。
制定公司档案管理的操作规程。
2.范围 Scope:
本程序适用于公司档案管理的操作。
3. 程序 Procedure:
归档的文件材料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 （公文上的各种附件一律不准抽存）。办理结束后及时交与档案管理人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
立卷
3.5.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
3.5.2案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
3.5.3归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3.5.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
3.2.4公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。
3.2.5本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续。
3.2.6各部门专 （兼）职文书的职责：
3.2.6.1 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
3.3.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3.3.3本公司的请示与上级机关的批复。
3.3.4本公司反映主要职能活动的报告、总结。
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3.3.5各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
3.3.6有关单文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
3.3.8劳动、工资、福利方面的文件材料。
3.3.9史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
平时归卷
3.4.1各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专 （兼）职文书集中统一保管。
3.5.7卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。
3.5.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
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3.5.9有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，可填写立卷入、检查人的姓名和时期。备考表应置卷尾。
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管理文件和管理程序
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档案室、公司各部门
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1.目的 Purpose:
3.2.6.2 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.2.6.3 承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
归档范围
3.3.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。