2020年精准扶贫档案管理工作

精准扶贫档案管理工作
一、精准扶贫文书档案管理
（一）收集：档案材料要齐全、完整、准确。

1.县脱贫攻坚巩固提升工作指挥部、县扶贫办在脱贫攻坚工作中形成的档案材料按照台账资料清单应收尽收，收集时以本级形成的材料为主。

2.各分指挥部在脱贫攻坚工作中形成的档案材料按照工作开展情况应收尽收，收集时以各分指挥部形成的材料为主。

3.各乡镇（街道）在开展扶贫工作中形成的档案材料按照台账资料清单应收尽收，收集时以本乡镇（街道）形成的材料为主。

4.各村（社区）在开展扶贫工作中形成的档案材料按照台账资料清单应收尽收，收集时以本村（社区）形成的材料为主。

（二）整理标准：按照《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）进行整理。

（三）整理程序及注意事项
1分年度→2鉴定→3分类→4划分保管期限→5组件→6归档文件顺序排列→7装订→8编页码→9盖归档章→10编件号→11编制归档文件目录→12装盒→13盖归档盒内容→14填写备考表→15填写归档文件目录封面→16装订归档文件目录→17填写目录夹内容
1、分年度。

按不同的年度分开，年度时间以文件签发日期（即落款日期）为准，注意：跨年度的会议在闭幕年归档，跨年度的案件在结案年归档。

2、鉴定。

就是鉴别文件材料是否具有保存价值。

如重件、不需归档的文件材料。

3、分类。

（1）县脱贫攻坚巩固提升工作指挥部、县扶贫办在各年度中按照《**县精准扶贫文书档案归档范围和保管期限表》进行分类，即：综合类、精准识别类、精准施策类、精准脱贫类4类。

（2）各分指挥部在各年度中按照工作开展情况的先后顺序排列即可，不用再分类。

（3）乡、村级按照按照台账资料清单排列即可，不用再分类。

4、划分保管期限。

（1）县脱贫攻坚巩固提升工作指挥部、县扶贫办文书档案保管期限为“永久、30年、10年”。

（2）各分指挥部文书档案保管期限为“永久、10年”。

指挥部自己形成的文件材料为“永久”保管，上级、下级等文件材料为“10年”保管。

（3）各乡镇（街道）文书档案保管期限为“永久、10年”。

各乡镇（街道）自己形成的文件材料为“永久”保管，上级、下级等文件材料为“10年”保管。

（4）各村（社区）文书档案保管期限为“永久、10年”。

各村（社区自己形成的文件材料为“永久”保管，上级、下级等文件材料为“10年”保管。

5、组件。

以每份文件为一件。

每份件内文件顺序排列准确，即：正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；
报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

6、归档文件顺序排列。

在同一年度同一保管期限中进行排列。

（1）县脱贫攻坚巩固提升工作指挥部、县扶贫办按照综合类、精准识别类、精准施策类、精准脱贫类4类进行排列。

（2）各分指挥部按照工作开展情况的先后顺序排列。

（3）乡、村级按照台账资料清单排列。

7、装订。

归档文件按“件”装订。

（1）用不锈钢订书针在每件档案的左上角1.5—2公分内斜订，形成一个“三角形”，不允许直订。

（2）装订时上齐、左齐，注意不要漏订。

（3）纸张不规整的用A4纸粘贴，对超大纸张折叠成A4纸形状，对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。

（4）对较厚的文件材料采用“三孔一线”的方法用棉线进行装订。

（5）装订时正本在前定稿在后，批复在前请示在后，正文在前附件在后，转发文在前被转发文在后，复文在前来文在后;无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。

8、编页码。

以件为单位编制页码，一件一个流水号，用铅笔编在件内文件材料的右上角、背面有字的编在左上角的空白位置。

文件材料已印制成册并编有页码的、拟编制页码与文件原有页码
相同的，可以保持原有页码不变，不用编制页码。

9、盖归档章。

一般盖在每件档案的正上方，不够盖的先右后左，如果还不够盖加一张A4纸作封面再盖在白纸的正上方。

填写归档章样式
10、编件号（填归档章内容）。

（1）在编件号时注意不要有重号、漏号、错号。

（2）每个年度的归档文件按不同保管期限分别编流水件号，且均从1开始编。

（3）填归档章内容时用碳素笔填写，不用盖章。

11、编制归档文件目录（见目录样式）
（1）件号：归档文件的排列顺序号。

件号用四位阿拉伯数字标识，不足四位数的前面补“0”。

如：0001、0002、0003·····（2）责任者：制发文件的组织或个人，即发文机关或署名者。

要填全称或通用简称。

（3）文号：文件的发文字号，由机关代字、年度、顺序号组成，填写时应照实抄录，不能省略。

无文号的不填。

（4）题名：文件标题。

没有标题或标题不规范、不明确的，应根据文件内容重新拟写，外加“[]”号；会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和主要内容；有的标题需要补充内容的，这些补充的内容都要加“（）”标注，如任免文件和表彰文件中本单位人员未列在题名中的，在题名后将本单位人员列出，并用
“（）”标注。

（5）日期：文件的形成时间，即发文时间（文件的落款时间），以8位阿拉伯数字标注年月日，如2015年6月9日表示为20150609。

注意：几份文件作为一件时，“件”的日期应以排在最前面的文件的日期为准。

（6）页数：每一件归档文件的总页数。

（7）备注：注释文件需说明的情况或与其他文件的关联情况。

12、装盒。

同一年度同一保管期限的归档文件依顺序装盒，装满为原则。

一个盒内绝对不可以交叉年度、交叉保管期限。

13、盖归档盒内容。

居中擦线盖。

（见归档盒样式）
保管期限盖“永久”或“10年”。

机构（问题）盖“精准扶贫”。

衔头章和全宗号：
（1）县脱贫攻坚巩固提升工作指挥部、产业发展脱贫攻坚分指挥部、县扶贫办统一盖县扶贫办的衔头章和全宗号（25.10号）。

（2）各分指挥盖职能单位的衔头章和全宗号，如“发展教育脱贫攻坚分指挥部”2018年以前的盖“**县教育局”、2019年以后的盖“**县教育体育局”的衔头章，全宗号统一盖“19”，“健康救助脱贫攻坚分指挥部”2018年以前的盖“**县卫计局”、2019年以后的盖“**县卫生健康局”的衔头章，全宗号统一盖“20”。

（3）各乡镇（街道）盖各乡镇（街道）的衔头章和全宗号。

（4）各村（社区）盖各各村（社区）的衔头章和全宗号。

14、填写备考表。

在归档盒封底填写整理人、检查人、整理时间。

15、填归档文件目录封面（见封面样式）。

归档文件目录封面置于归档文件目录之前，每个保管期限前放一张，项目包括：
全宗名称、年度、保管期限、机构。

如果有档案管理系统的直接
从系统中打印。

16、装订归档文件目录（见样式）。

按年度顺序装订，装满
为止，并用口启纸标明年度，要求一式一套。

17、填写目录夹内容（见样式）。

包括封面和脊背，均居中
加盖全宗名称、年度、保管期限。

（四）文书档案保管
县脱贫攻坚巩固提升工作指挥部、县扶贫办、各乡镇（街道）、
村（社区）、各分指挥部的精准扶贫档案经统一验收合格后，分别
由县扶贫办、各乡镇（街道）、村（社区）、分指挥部统一保管。

二、精准脱贫贫困户（党员连心户）档案管理
（一）收集
由各乡镇（街道）、村委会（社区）按照贫困户材料清单进行
收集、整理。

（二）整理标准
精准脱贫贫困户档案按照《精准脱贫贫困户档案整理方法》进
行整理，即按照专业档案的整理方法进行整理，一户一档。

保管期
限均为“永久”。

（三）整理程序及注意事项
1.卷内顺序排列→
2.编案卷号→
3.编案卷目录→
4.填制案卷封面→
5.档案盒盖章→
6.填制卷内目录→
7.填制备考表→
8.编页码等
1.卷内顺序排列。

在每一年度中按照《贫困户材料清单》顺序排列。

2.编案卷号。

每个村委会（社区）编一个流水号，案卷顺序：先排已脱贫的后排未脱贫的，已脱贫的按小组顺序排，未脱贫的也是按小组顺序排。

3.编案卷目录（见目录样式）。

案卷号用三位阿拉伯数字标识，不足三位数的前面补“0”。

如：001、002、003·····
4.填制案卷封面。

与档案盒封面一致。

（见样式）
5.档案盒盖章。

（见样式）
（1）正面（封面）：第一栏，居中擦线盖“乡镇（街道）”的衔头章。

注意：2014年以来乡镇（街道）名称有变动的要及时更换。

第二栏，居中擦线盖“精准脱贫贫困户档案”。

第三栏，居中盖案卷题名“XXX村委会XXX小组XXX户精准脱贫贫困户档案”或“XXX社区XXX小组XXX户精准脱贫贫困户档案。

注意：有2枚章，1枚是村委会的、1枚社区的，一定要注意不能盖错。

第四栏，只盖起的年、月，已脱贫的盖2014年6月
未脱贫的盖2017年7月
保管期限盖“永久”。

第五栏，全宗号盖“乡镇（街道）”的;目录号盖《登记表》上对应的村委会（社区）的目录号;案卷号照《案卷目录》上的案卷号盖,具体按实际位数盖，是一位数的盖1个数、是两位数的盖2个数，以此类推。

侧面（卷脊）：全宗号、目录号、案卷号、保管期限同正面，盖的时候要居中擦线盖，年度同正面，已脱贫起年居中盖2014，止年建议用铅笔填2018，起止年中间用“｜”连接。

其他划线书写。

6.填制卷内目录。

“页码”一栏暂空。

（见样式）
7.填制备考表。

在档案盒上直接填写。

8.编页码（一卷一个流水号，用铅笔编在卷内文件材料的右上角，背面有字的编在左上角。

卷内目录不编页号）、补卷内目录上的起止页号、装订、盖档案盒上止的年度等于此项工作结束后，不再有材料时再来完成。

（四）保管。

精准脱贫贫困户档案、党员联心户档案由县档案
局指导，县扶贫办组织实施，成立专门工作组，集中整理，完成
数字化工作后于2021年12月31日前移交县档案馆。

三、精准脱贫项目档案管理
（一）收集。

由县住建局按照《**县扶贫项目验收材料清单》
进行收集、整理。

（二）整理标准。

按照《科学技术档案案卷构成一般要求》
（GB/T11822—2008）进行整理。

（三）整理程序及注意事项
1、组卷。

一个项目组一卷或数卷。

2、卷内文件材料排列。

按照《**县扶贫项目验收材料清单》
进行排列。

3、案卷排列。

4、编案卷号。

5、编卷内页号。

（1）案卷内科技文件材料以件为单位编写页号，位置正面在
右下角，背面有文字的在左下角。

图样页号编写在标题栏外。

卷
内目录、卷内备考表不编写页号。

（2）成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。

6、编制卷内目录。

卷内目录放在卷内文件之前，栏目有序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注。

（1）序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料的顺序。

（2）文件编号：应填写科技文件材料的文号或图样的图号或设备、项目代号。

（3）责任者：应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。

要填全称或通用简称。

（4）文件题名：应填写科技文件材料的标题全称。

没有标题或标题不规范、不明确的，应根据文件内容重新拟写或补充，外加“[]”号。

（5）日期：应填写科技文件材料的形成日期。

采用8位阿拉伯数字表示法，如2012年2月24日表示为20120224。

（6）页数：应填写每份科技文件材料的总页数。

（7）备注：需要时填写。

（8）档号：由全宗号、目录号、案卷号组成。

表示为，全宗号—目录号—案卷号。

7、编制备考表。

备考表放在卷内文件之后，栏目有档号、互见号、说明、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期。

立卷日期为立卷完成时间。

8、装订装盒。

科技档案案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。

装订完成后用科技档案盒装入。

（1）整卷装订：装订前要去掉卷内文件材料上的金属物（如
订书针、大头针、回形针）；对破损的文件材料要修裱；卷内文件左侧和下缘均对齐；图纸需要折叠成A4纸规格大小，并且拆成手风琴式，留出30mm的装订边，正面朝内，图标外露。

用棉线三孔一线连同卷内目录一起装订，装订线在卷内背面中孔打活结。

（2）以件为单位装订：较厚的用棉线三孔一线装订；较薄的可用不锈钢订书针在左上角斜订；图纸需要折叠成A4纸规格大小，并且拆成手风琴式，不留装订边，正面朝内，图标外露。

每件文字材料和图纸的首页空白处加盖科技档案档号章。

科技档案档号章由档号和序号组成。

9、编制档案盒封面、脊背。

（1）档案盒封面居中填盖：档案盒封面项目有档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等六项。

科技档案案卷题名“三要素”结构：科技项目（工程、设备）名称 + 文件材料的内容特征 + 文种名称。

（2）档案盒脊背齐下线居中填盖：档案盒脊背项目有保管期限、档号、案卷题名三项。

保管期限填写永久、长期、短期；档号要填写准确；案卷题名不填。

10、编制案卷目录。

科技档案案卷目录有序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注等项目。

在编制时，按目号进行案卷流水号登录。

11、装订案卷目录。

案卷目录填写完毕后，用黄目录夹装订成册，并齐下线填盖黄目录夹上的相关内容，即衔头章、档案名称、案卷起止年代、案卷起止号、保管期限、全宗号、目录号、类别等。

在目录夹内用口取纸标出档案类目，以便检索利用。

（四）项目档案保管。

由住建局安全保管。

四、精准脱贫电子档案管理
（一）收集。

由县扶贫办、各乡镇（街道）、村（社区）、分指挥部按照《**县精准扶贫电子档案收集范围》进行收集、整理。

（二）整理标准。

按照《电子文件归档与整理规范》（GB/T18894—2002）进行整理。

（三）整理程序及注意事项
1、分类。

电子档案主要包括文本文件、图像文件、图形文件、数据文件、影像文件、声音文件。

电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带。

2、组卷。

一张光盘即自然形成一个保管单位，每张光盘用记号笔写好档号、文字说明及播放设备的规格要求。

每张光盘盒子贴两线标签：第一格填全宗号-目录号，第二格填光盘流水号。

档号由全宗号-目录号-盘号组成。

电子档案保管期限按内容参照各类档案保管期限进行划定。

3、排列案卷号。

根据编目情况，按时间先后排案卷流水号。

4、编制案卷目录。

5、装订案卷目录。

案卷目录填写完毕后，用黄目录夹装订成册，并齐下线填盖黄目录夹上的相关内容，即衔头章、档案名称、案卷起止年代、案卷起止号、保管期限、全宗号、目录号、类别等。

6、装盒。

无防磁柜的光盘可放入档案盒中保管。

（四）电子档案保管
分别由县扶贫办、各乡镇（街道）、村（社区）、分指挥部统一保管。

附件：
一、文书档案附件
1. 2018-2019 年乡、村级精准扶贫文书档案归档范围和保管期限表
2.归档文件目录样式
3.归档文件目录封面样式
4.归档文件盒样式
5.目录夹样式
二、贫困户档案附件
1.**县精准脱贫贫困户（党员连心户）档案归档范围和保管期限表
2.档案封面
3.卷内目录样式
4.案卷目录封面样式
5.案卷目录样式
6.目录夹样式
三、项目档案附件
1.**县扶贫项目验收材料清单
2.卷内目录、案卷目录、目录夹
四、电子档案附件
1.归档范围
2.卷内目录、案卷目录、目录夹。