外贸询盘处理技巧论文

外贸询盘处理技巧

【摘要】处理好客户的询盘是能否赢得订单的关键，本文从询盘分析、询盘回复和客户跟进三方面较详尽的介绍了外贸从业人员应该如何有效的与客户沟通。

【关键词】询盘回复客户

询盘回复长久以来都是困扰许多外贸从业人员的难题。处理好询盘是订单之源，这直接关系到我们能否成功的把商品销售给客户。可外贸人员在洽谈外贸业务时面临的最大问题是什么呢？我回复了买家，可买家为什么不理我？为什么有些买家联系过几次后来却了无音信？为什么长久保持联系的客户也不见订单？反馈很多却没有大买家？面对这样的情况，许多朋友表现得很无奈，新手更是毫无头绪，有丰富经验的，或是心态较好的，则会相对平和，视之为正常情况。那我们究竟该如何应对这样的情况呢？要想获得与买家的有效沟通，对询盘的处理还是有很多技巧的。

一．询盘分析

当收到一堆客户询价后，把他们先进行归类，然后进行分析。

1.区别询价的方式

如果是书面或者电话的，这些我个人认为优先级是比电子邮件更高的。国际贸易也是需要成本的，肯花钱发个传真或者电话给你的，估计采购的急迫性和可能性会更大。还有就是现在也很普遍的通过电子邮件的询盘。

2.辨别询盘的价值

询盘中是否有收件人称呼，对产品的详细询问，对自己公司的背景介绍，是否是企业邮箱，有无公司网址和联系电话？

3.分类询盘内容

询盘和公司产品有无关系？若是没有提到相关产品，或许只是大致寻求合作的伙伴。是否提到具体产品？提到产品的同时还要求提供价格（fob or cif）、包装以及出货资料的。

4.认清询盘动机

分清客户是否是想要索要样品、收集信息、无明确目标、有明确目标却非专业还是既有明确目标又很专业。

二．询盘回复

在初步将客户询盘进行分析后，紧接下来的当是对询盘的回复，在回复询盘时应注意以下几点。

1.询盘回复应做到及时

港、澳、台、日、韩和澳大利亚须立即回复，印度上午11:00

前回复，中东下午1:00点前回复，欧洲下午3:00钱回复，美国、加拿大、墨西哥、巴西等北美和拉丁美洲国家下午下班前回复。及时的回复会让客户体会到自己的询盘是受到重视的当然还有贵公

司的较高的工作效率。若是不能及时回复的，须说明原因。

2．规范询盘回复格式

对询盘的回复在格式上应注意称呼（带上客户姓名）、问候语（礼节呼应）、正文（有问必答，无法回答则给出解释）、结束语（希望对方尽快回复）和落款（统一规范，信息完整）

dear sir or madame,-称呼

many thanks for your inquiry dated xxxxxx–呼应

…正文

your quick response would be highly appreciated.-结束语yours faithfully/ sincerely yours/ best regards

xxx

export manager

sichuan xxx co., ltd.

tuanjie village, yantan district，zigong sichuan china (mainland) 643030 -落款

tel: 0086 0813 -xxx fax: 0086 0813 -xxx

e-mail: xxx@ msn: xxx@

skype: xxx website: /

3.邮件给的主题要有吸引力，力求标新立异，吸引客户的眼球

正文内容五要素：(1)产品型号和配制（附图）。(2)在邮件标题上下功夫，突出产品性能和拥有的各项认证。例如：sell pet cloth (ce,iso,fda,bfe)(直接标产品所认证的证书在标题上)。(3)按订货数量和有效时间给出报价（fob&cif），若没有提到订货数量自己设定moq。(4)给出公司简介，选对应的产品做重点介绍。(5)与询盘需求产品相关的其他必要信息。

4.对有反馈的客户设定梯度报价

设定moq(最少订货量)，给客户提供不同的价格：moq的价格、

散货的价格、整个集装箱的价格以及长期合作的价格。谈模具费用等，模具费到一定量后可以返还。如何应对免费索要样品者，若是货值较便宜的样品，可以免样品费，单需支付运费。

5.避免做公司简介时常犯的错误

在介绍自己公司的时候应突出产品性能和所通过的各项认证，巧妙地运用电子版的catalogue 和pricelist,简介不能冗长。不能夸大事实，和实际情况不相符合；要有侧重点；不能套用其他公司的简介，要有自己的特色等等。

6.设置回复模板（针对非常有潜在意向的客户针对性地回复）

通过对大量的客户进行总结，对不同地域，不同国家，不同文化，不同要求的客户作出不同样板的回复，不能千遍一律的回复，设定简单、易懂和图片相结合的模板。

三．客户跟进

在做好第一次的询盘回复后，通常买家也不会立即下订单给你，要想得到订单还有一条漫长的路要走。一个询盘也说明不了什么，不要让你客户忘记你。根据买家对询盘回复的反映应做以下几种不同方式的处理。

（1）对于没有任何回复的客户做周期性的跟进，比如一周或是两周后再询问他们对你的报价的反馈，节日的时候送上祝福以及放假通知等。

（2）对于联系几次没有回音了的客户可以邀请到工厂来参观，邀请来展会面谈，产品有价格的变动及时通知对方等。

（3）对于有回复，一直无订单的客户要是产品有价格的变动要及时通知对方（尤为重要）；交流国内、国际市场形势，这可以体现你的专业度；做好新产品的推荐；节日的问候

以及放假通知等。

这是一个长期、重复、痛苦、彷徨磨练人意志的一个过程。要做好贵在坚持，重在维护。每天坚持有良好的心态，坚持要做每天要做的处理询盘和报价，坚定对自己产品的信心。重在对已成交客户的维护，对未成交询盘的跟进和维护。不抛弃，不放弃。

参考文献

[1] edward p. bailey? writing & speaking at work—a practical guide for business communication (fourth edition)[m].

[2] 易露霞等.国际贸易实务双语教程（第二版）[m].

[3] 单学滨.营销人员综合素质探析[j].

[4] 黄泰山.出口营销实战[m].北京.