计划管理与时间管理

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LOGO 制定计划的要点
1、分析要达到的目标
2、判断所处的工作环境 3、找出影响目标实现的决定因素
4、分析所拥有的资源，人员情况、产品优势、金钱、时间等
5、依据所拥有的资源和决定因素，找出各种达到目标可行的方法 6、选择可能的方法 7、根据所选定的工作拟定具体的实施方案，将各项工作分配给各 个员工并建立相应的评估和考核方法 8、对行动进行有效而合理的排序，哪些可以同时进行，哪些需要 按照一定的顺序 9、决定完成各个项目需要的时间，并推算出总体时间
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☆SMART原则
Specific –具体的 Measurable –可衡量的 Attainable - 可实现的 Relevant - 相关的 Time based –基于时间的
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制定符合SMART原则目标范例
要做什么 结果是什么 条件是什么 什么时间
缩短
18%
开发
达到或超越3.5级
一、时间管理的原则
本章重点
1、时间盘点 2、有效的时间管理原则
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1、正在埋头写计划，电话又响了……无计划（忙）
常见问题
2、正在办公室写汇报，客户来了……无计划（忙）
3、会议开了一整天了，还没什么成果……无计划（茫） 4、手上的工作越干越多，越干越乱……无计划（茫） 5、比谁都忙，到处“救火”……无计划（盲） 6、刚给下属布置完工作，还是不放心……事必躬亲 7、沟通了无数次，越沟越不清……无计划（茫） 8、办事拖拖拉拉，今天拖明天，明天拖后天……拖延症 9、工作抓不住重点，重要的不做，不重要的抓住不放……分配不当 10、粗心大意，经常陷入空想和琐事不能自拔……无计划（盲） 11、该说“不”却不说，碍于情面答应，却无法按时兑现……不善于拒绝
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目标设定常见的问题
1、目的与目标的混淆 2004年的目的：增收节支 2004年的目标：行政费用比去年下降15%
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LOGO 目标设定常见的问题
2、定量目标与定性目标 定量目标：下半年销售额增加产15% 定性目标：下半年制定新的行政考核标准 定性目标的误区：
无法衡量
方法：制定时同时定出标准
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剥洋葱法：
设定目标的工具
即时目标
实现目标的过程是由现在到将 来，由小目标到大目标，一步 步前进的；但是设定目标的最 高效的方法则是与实现目标的 过程正好相反，运用“剥洋葱 法”，由将来到现在，由大目 标到小目标层层分解。
设定目标 大目 标 小目 标 更小 目标
更小目标
小目标
大目标
即时 目标
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二、有效设定目标的原则
Fra Baidu bibliotek
本章重点 1、什么是目标管理
2、如何根据SMART原则设定目标
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LOGO 目标管理的六个要素
1、上司与下属共同参与制定 2、与高层一致 3、可衡量
4、关注结果
5、及时的反馈与辅导 6、以事先设定的目标评估绩效
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目标管理的好处
1、抓住重点
2、关注结果 3、考核的依据明确 4、激发下属的承诺和工作的主动性 5、统一目标，劲往一处使 6、在各自层面上工作 7、下属能力提升和职业发展快
主管制订计划的目的
1、能配合实现上级主管的目标策略
2、能实现自己部门的任务 3、能成为下属行为的依据及评价下属工作成果的重要基准
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LOGO 计划的好处
1、成功完成预期工作目标的可能性增强 2、使下属更了解目标 3、使工作更有系统
4、减少危机出现可能
5、更为轻松处理突发事件 6、成员的工作更能互相匹配 7、更为客观评价结果
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LOGO 时间管理的原则
1、80/20原则
例如：80%的销售量来20%的客户
20%的工作占整个工作80%的价值，集中80%的精力做那 20%的工作。
一天中的15件要做的事，占80%价值的只有三件，认真挑选 这三件事。
误区：面面俱到、完全主义、平均分配
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80/20原则的运用
1、列出一天内所有的工作
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四象限工作法
紧急 重 要 不紧急
1第一象限 紧急 重要
3第三象限 紧急 不重要
2第二象限 不紧急 重要
4第四象限 不紧急 不重要
不 重 要
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紧急 重 要
四象限原理解析
不紧急
1紧急状况 迫切问题 限期完成的会议或工作
2准备工作 预防措施，价值观澄清 计划 人际关系建立 真正的再创造能力 增进自己的能力 4忙碌琐碎的事 处理文件 电话 浪费性时间 逃避性活动
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不 重 要
3造成干扰的访问、电话 信件、报告 某些会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事
LOGO 养成习惯
1、每周将工作排出优先次序 2、在高效时间里完成重要工作 3、授权
4、有效对付干扰
5、明确的生活和工作目标 6、保证一天内有一段时间不受干扰 7、会利用零星时间 8、有得力助理或文员、充分利用电脑等现代办公设备
生产周期
本年年底
新的功能软件包
2004年12月1日正 式推出
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SMART原则
常用词语： 开发、设计、发送、修正、完成、训练、制作出、生产出 、编写出、检验出、销售、执行、解决、提高、研究、达 到、降低、维持、运输、修建 避免词语：
明白、了解、知道、有效地、成为、认识到、实现、合理 地、精确地
5、特别注意对“重要”的工作事项进行分析
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时间管理启示（授权）
1、可以授权一定要授权，这样才能腾出更多时间做更重要 的事情 2、下属暂时没你做得好不代表永远没你做得好
3、授权刚开始会花费你较多时间，但下属一旦胜任，你就 会节省很多时间
4、做那些应该授权下属去做的事情很可笑，意味着你在花 时间做下属的事。
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什么是时间管理
习惯思维：时间管理的对象是时间？
1、时间本身并不需要管理，因为每个人每天所拥有的时间 都是一样的（24小时） 2、所以时间管理的问题本身不在于时间，而是在于自己如 何善于运用及分配你自己的时间。
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时间管理的本质
本质：时间管理就是自我管理，自我管理即是改变习惯，
以令自己的工作更富效率，更富效能。
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实现目标
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目标树形图：
设定目标的工具
目标树形图用于对目标的分解。分解方式一般有四种： 1、按部门（区域）分解 2、按客户分解 3、按产品分解 4、按时间分解
子目标 ……
总目标
子目标
子目标
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案例：山田本一的智慧取胜
山田本一是日本的一名马拉松运动员，1984年，在东京国际马拉松邀请赛中，名不 见经传的选手山田本一出人意外地夺得了世界冠军。当记者问他凭什么取得如此惊人的成 绩时，他说了这么一句话:凭智慧战胜对手。 当时许多人都认为这个偶然跑到前面的矮个子选手是在故弄玄虚。马拉松赛是体力和 耐力的运动，所以只要身体素质好又有耐性就有望夺冠，爆发力和速度都还在其次，说用 智慧取胜确实有点勉强。 两年后，意大利国际马拉松邀请赛在意大利北部城市米兰举行，山田本一代表日本参 加比赛。这一次，他又获得了世界冠军。记者又请他谈经验。山田本一回答的仍是上次那 句话:用智慧战胜对手。这回记者在报纸上没再挖苦他，但对他所谓的智慧迷惑不解。
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时间管理启示（会见）
1、会见前或会见开始时，约定会见所用时间 2、事先约定会见的具体目标 3、不良会见容易打乱其他时间安排，要坚决克服
4、学会对付无故拖延
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时间管理启示（开会）
1、主管用于开会的时间约占工作时间的20%，如何用好时间 很关键 2、自行主持召开的会议主要有“部门例会”“专题讨论会” 等，自己可以决定的会议，要事先评估开会的必要性 3、养成以简明书面形式而非简单口头通知开会，即使只有几 个人或十几个人 4、严格会议纪律 5、参加别人召集的会议，可请求召集人确定会议规则，以免 浪费时间
今年销售额 增长30%
规范终 端管理
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培训内容
一、时间管理的原则
二、有效设定目标的原则
三、如何做计划
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三、如何做计划
本章重点
1、计划概述 2、如何将目标转化为计划
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LOGO 管理循环
•什么是计划
决定目标及如何达成目标的程序 •管理循环： 计划、组织、指导、控制、协调
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把事情很快地做完，叫做效率； 把事情很快又很对地做完，叫做效能。
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LOGO 分析我们目前的时间现状
请列出平时最浪费时间的三件事：
1、 网络消息
2、
1
1
QQ或其他即时通讯工具
3、 电话、会议、会见客户、下属临时谈话等 1
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LOGO 工作紧急性分析
紧急性 工作事项
非常紧急 （马上要做） 紧急 （短时间内 要做） 不很紧急 （可从长 计议） 不紧急 （无时间 要求）
频次 时间
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LOGO 分析要点
1、每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作 2、“非常紧急”的工作事项，如果频繁发生，应考虑授 权，制度、产品质量等重大问题与时间管理无关 3、“紧急”事项越多，时间管理问题越大 4、“紧急”、“非常紧急”、“不紧急”事项，时间比 重越大，时间管理问题越大 5、除“非常紧急”外，分析所谓“紧急”事项是否真那 么急
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LOGO 工作重要性分析
重要性
工作事项
非常重要 （绝对要做） 重要 （应该做） 不很重要 （可做可不做 ） 不重要 （可不做）
频次
时间
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LOGO 分析要点
1、每日、每周、每月最重要的是哪三项工作 2、“非常重要”的工作事项，如果很紧急，则与时间管理 无关 3、“重要”的工作事项越多，时间管理就越合理 4、一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不 很重要”的工作事项
10年后，这个谜终于被解开了，他在他的自传中是这么说:每次比赛之前，我都要乘 车把比赛的线路仔细地看一遍，并把沿途比较醒目的标志画下来，比如第一个标志是银行 ;第二个标志是一棵大树;第三个标志是一座红房子……这样一直画到赛程的终点。比赛开始 后，我就以百米的速度奋力地向第一个目标冲去，等到达第一个目标后，我又以同样的速 度向第二个目标冲去。40多公里的赛程，就被我分解成这么几个小目标轻松地跑完了。起 初，我并不懂这样的道理，我把我的目标定在40多公里外终点线上的那面旗帜上，结果我 37 跑到十几公里时就疲惫不堪了，我被前面那段遥远的路程给吓倒了。
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时间管理启示（外出）
1、外出频繁的主管，需进行公出必要性评估，以便压缩 公出时间 2、合理安排拜访路线 3、合理安排拜访时间
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时间管理启示（干扰）
1、突发性干扰的大小顺序为 下属、上司、同事、客户、朋友、自己 大
小
2、拖延性干扰中，最需要克服的为：缺乏自律，许多因素 你无法把握，但是你可以把握自己。 3、谁干扰了你，偷走你的时间？谁对你的干扰最大，别人 ？你自己？
2、对工作进行分类 价值80%的工作
事项一 事项二 事项三
价值20%的工作
事项四 事项五 事项六……
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LOGO 80/20原则的运用
3、时间和精力分配 价值80%的工作分配 事项一：需2小时集中精力 事项二：需1小时不受干扰 事项三：需2小时高效时间 4、工作价值分类 5、时间和精力分配
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价值20%的工作分配 事项四：可往后推 事项五：没时间就不做 事项六：可委托下属 ……
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案例：今年销售额增长30%
加强人 员培训 细分目 标市场 加强广告宣传 提高促销力度 扩大直销比例 改善激励机制 强化渠 道管理
电视广告： 1、选择哪些电视台？ 2、上哪些节目时段？ 3、广告量（频率、长度）？ 4、评估广告的标准是什么？ 5、费用 6、行动计划表 1、公关活动 2、直接信函 3、报纸广告 4、杂志广告 5、户外广告 6、电视广告
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养成习惯
9、文件柜、办公桌整洁、条理清晰 10、在固定的时间处理往来函件 11、丢掉无用的文件
12、将每件事善始善终，避免多头处理
13、万不得以才召开会议 14、常年使用工作效率手册
15、学会休息、娱乐与业余爱好
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培训内容
一、时间管理的原则
二、有效设定目标的原则
三、如何做计划
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设定目标的步骤
第七步：确定目标完成的日期
第六步：列出达到目标所必须的合作对象和外部资源 第五步：列出解决目标所需要的技能和知识 第四步：列出可能的问题和障碍，找出相应的解决方法 第三步：检验目标是否与上司的目标一致 第二步：分解目标并制定符合SMART原则的目标 第一步：正确理解公司的整体目标
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计划管理与时间管理
Planning and Prioritizing
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培训目标
• 掌握时间盘点方法
• 用20/80或第二象限法区分日常工作
• 能根据SMART原则有效制定目标
• 掌握制定计划的有效技术
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培训内容
一、时间管理的原则
二、有效设定目标的原则
三、如何做计划
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