浅析企业办公室管理工作之创新_0

浅析企业办公室管理工作之创新

对于任何机关、单位或者是企业来说，办公室都是一个综合管理部门，在企业管理过程中发挥着枢纽作用，在企业领导决策过程中发挥着参谋助手作用，对上是企业的“外脑”，对下是联系基层的桥梁，对外是展示形象的“窗口”，对内是协调各方的纽带，可以说办公室是沟通上下、协调左右、联结内外，保证各项管理工作正常运转的枢纽。所以办公室工作不能墨守成规，必须要坚持不断创新，服从要务，谋好政务，办好事务，搞好服务。发挥职能作用，办好文、会、事，强化审、督、调，联系上、中、下，沟通你、我、他。

标签：办公室；职能；创新

办公室作为一个单位上情下达、下情上报、对外交往、信息调研、督促检查和综合协调、日常服务等各项工作运转的枢纽部门，管理工作的好坏，直接关系到所在单位的整体形象和管理效能的高低。因此，办公室管理工作一定要找准定位、掌握特点、履行职能、不断创新。

一、准确把握办公室的工作定位

从企业管理的定位看，办公室具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个企业工作带来被动或造成损失。办公室工作开展得如何，直接制约和影响着企业管理的其他各项工作和经济指标的完成。

二、牢牢掌握办公室的工作特点

（一）工作性质政治性

办公室是直接为企业服务的工作部门，其工作人员尤其是领导干部要具有较强的政治鉴别力、政治敏锐性和较高的政治水平，善于从政治上把握和处理问题，在大是大非面前始终保持清醒的头脑。

（二）工作地位枢纽性

办公室是企业机关的运转枢纽，上级政策、指示的下达，下级请示、报告、意见的上报，同级情况的沟通、协调，都要经过办公室。其工作人员要尽忠职守，发挥职能作用，强化责任意识，标准要高，要求要严，节奏要快，作风要实，效果要好。

（三）工作作用辅助性

办公室很多时候是辅助领导处理政务，其程序、时间、方式和方法都必须充分体现领导意图，不能自作主张。

（四）工作內容综合性

办公室常常综合协调办理领导交办的其他部门管不好、管不了、不愿管的事务，尤其是一些突发性、临时性、全局性和综合性的工作。

（五）工作方式程序性

办公室工作程序性很强，办文、办会、办事都有一套严密的程序。就是一些非程序化的工作，如领导临时交办的任务、突发事件、难以预料的新情况和新问题等，也有“没有程序的程序”。

三、认真履行职责，讲究工作艺术

办公室主任的主要职能就是为领导的科学决策和决策的正确执行服务，大体分为参谋、服务、管理和协调四大基本职能。办公室人员应在认真履行职能的过程中，讲究艺术技巧，注重方式方法。

（一）参谋超前

办公室主任在履行参谋职能中，要找准位置，不以言轻而金口难开，不以位低而随声附和，不以好恶而固执己见，不以阴晴而见风使舵，不以理直而气壮如牛，不以无关而沉默寡言，做到到位而不越位、尽职而不失职。

（二）服务到位

办公室主任在履行服务职能中，应细致周到，抓住重点、分清主次，又要统筹考虑、兼顾一般，做到侧重不失重，在被动中求主动，忠心耿耿为领导服务，使领导更加信任；诚心诚意为基层服务，使基层更加满意；真心实意为群众服务，使群众更加亲近。

（三）管理有方

办公室主任在履行管理职能中，应提高“两种艺术”，努力使管理有方、工作顺畅。一是要提高处理人的艺术。处理人际关系是办公室人员的本能，包括争取领导的重视支持、充分调动干部的积极性和创造性等方面的艺术。二是要提高处理事的艺术。处理事是办公室人员的本职，包括统筹全局、掌握工作重点、拟定实施方案、安排工作程序、制定操作规程、建立责任制度等方面的艺术。要善于化繁为简，勇于删繁就简。要完善制度规范事，明确责任，分解任务，逐级负责，分工合作，形成众人挑重担的工作格局。要优化机制使用人，量才用人，放手用人，做到抓大局放小节、抓原则放具体、抓结果放过程。

（四）协调有术

办公室主任在履行协调职能中，应把握原则，讲求方法和艺术，使协调工作取得实效，各方面关系理顺，达到事半功倍的效果。一要把握原则，找准综合协调的切入点。讲究说话的技巧，努力创造一个宽松和谐的环境。原则性与灵活性相结合，程序性与时效性相结合。对那些特别紧急事项的协调，因找不到或来不及向领导请示，可以根据情况进行妥善处理，然后再将处理结果和事件动态向领导报告。二要掌握方法，找准综合协调的着力点。首先要搞好上下、内外关系的协调，对上要尊重而不盲从、服务而不奴婢，待下以礼、以诚、以情、不欺下瞒上，对外求支持协作，待内求团结向上，既敢于牵头，当好主角，又善于协作，当好配角。特别要搞好领导成员之间的协调，当班子中意见不一致、甚至出现对立状况时，多做促进统一认识的工作，切忌火上浇油或拨弄是非；要搞好单位或部门之间的协商，当遇到发生“扯皮”的情况时，应全面了解情况，找有关人员进行协商，将意见汇集、归纳，呈报给领导，以利于主要领导作正确的决定，保证工作的正常运转。其次在处置事务中出现一些超出预见、难以料理的事情时，要讲品质，在关键时刻，就应该代领导冲锋陷阵；要讲艺术，既讲原则，又讲灵活，不能一个面孔、一个腔调、一种方法；要讲精神，敢碰硬，否则协调苍白无力、处事优柔寡断，什么事也办不成。

四、积极创新办公室的工作方法

（一）充分行使企业决策“润滑剂”的功能

摆正位置，根据领导的意图，出好主意，想好办法，搞好运筹。参谋不参断，到位不越位，辅政不乱政，发言不胡言，管家不当家，立功不争功，忠诚不奉承，办事不多事，帮忙不添乱。开拓创新，跟上时代发展，跟上形势需要，不断改革自己，积极改善自己。创新思维，创新标准，创新举措，创新局面。改进作风，求真务实，不搞花架子，不做表面文章。脑子要活，行动要快，措施要实，效果要好。搞好协调，在企业重大决策出台与实施前，及时向企业有关领导搞好汇报，听取指示，填补“盲区”，避免“撞车”。（二）充分行使沟通上下“传感器”的功能

打破“自我封闭、各为其主”的传统落后观念，做好上呈下达，搞好接待来访，加强纵横联络，强化信息沟通。多征求基层单位的意见，多和基层单位领导协商，取得配合与支持，不断增进理解，减少“摩擦”，形成企业服务的良性循环格局。

（三）充分行使联系左右“磨合器”的功能

增强服务的主动性，主动协调各部门要求企业解决的问题，多通气兼顾各方，多商量妥善处理。综合协调涉及面宽、环节多的重大问题，领会领导意图，尊重各方意见，使整体与局部、部门与部门之间形成共识与合力。沟通协调部门之间的问题，把部门之间能够解决的问题解决在上报之前，解决不了的问题逐级上报。增强服务的创新性，改变过去从属性从事政务的方式，强化法律服务及其他综合服务职能。改变过去主要依靠文件、会议推动工作的方式，更多地运用经济杠杆、法律手段和现代通信技术手段开展工作。