企业档案管理信息化浅析

企业档案管理信息化浅析

引言

档案信息化管理，就是将现代的计算机技术、磁介质（或光介质）存贮技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率和社会效益。随着计算机技术的广泛应用、办公自动化的日益普及，档案管理信息化已经成为档案行业必须面对的新课题，也是必须解决的一个现实问题。档案管理能否跟上科学技术发展的步伐，使之真正成为信息化建设不可分割的一部分，已经成为一个企业档案工作成败与否的重要标志。本文结合我单位档案管理信息化方面的实际情况，简单阐述了作者对档案管理信息化工作比较粗浅的认识。

一、档案管理信息化的基本内容

档案管理信息化其实质就是计算机技术在档案管理工作中的应用，所谓信息化就是把传统的纸介质档案信息资源转换成电子计算机能够接受的数字信息进行管理，因此档案管理信息化的基本内容可以概括为以下几个方面：

1、档案信息的数字化。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其它环节都建立在此基础之上。传统介质档案的管理是以纸质档案管理为主，而信息化管理则必须把这些纸介质的信息转变为数字化信息。即一方面要把以前形成的传统档案通过电子扫描转化为数字形式，以便通过计算机直接管理。另一方面要在日常工作中全面

推行无纸化办公，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。

2、档案信息的网络化。以往的档案服务主要是以面对面的形式为主，即服务对象必须亲自到档案室检索、查阅、办理借阅手续。这样不仅效率低，而且也给管理人员和借阅人员带来诸多不便。实现以网络为基础的信息化管理以后，借阅者可通过网络提交申请，管理人员通过网络审核后即可按规定借阅，借阅者无须亲临档案室，这给服务对象无疑带来了极大的方便，对异地和出差在外的人尤其如此。这样必然也会大大提高档案室的工作效率和档案的利用率。

3、档案检索的自动化。在传统档案管理方式中检索是依赖大量的档案检索卡片进行的，走进阅览室首先看到的是一大排的卡片柜，借阅者要在大量的卡片中检索出需要的信息其效率必然是很低的。有时还无法找到所需的档案资料，既费时又费工。通过客户端从数据库中进行检索，其速度、效率是传统检索工具所无法比拟的。另外这种自动化检索方式还可以建立在基于Web方式的网络服务器上，用户通过网络检索即快捷又方便。

二、档案管理信息化必须解决的几个问题

档案管理信息化建设涉及到企业的管理体系、档案人员的技术素质、企业的资金投入等多方面的问题，需要统筹兼顾、全面考虑。

1、企业最高领导要高度重视和大力推动。首先企业最高领导应投入大量的精力关心和支持档案信息化建设工作，在资金、设备、人

员等方面予以大力支持，并把档案信息化管理纳入本企业的综合工作计划范围内，从各方面关心档案信息化工作的进程。其次，各级领导，尤其主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中出现的困难和存在和问题。只有这样，才能提高全员意识，从而把档案信息化建设各方面的工作真正落到实处。

2、档案管理人员的技术培训。档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。要做好档案信息化建设工作，档案管理人员的素质是最重要的因素之一。必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足时代的需要。档案信息化管理的核心是计算机技术的在档案领域的应用。因此，档案管理人员不仅要熟练掌握传统的档案管理技术，还必须熟练掌握电子计算机技术，必须学会把现代化手段应用于档案信息管理的技能。没有精干的技术队伍作后盾，档案信息化建设只是一句空话

3、软硬件基础设施建设。加快档案信息化建设进程,基础设施建设是关键。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源电子化转换、信息存贮以及开发利用的基础所在。这就要求企业投入足够的资金购置必要的计算机硬件设备和应用软件，同时配套的网络建设也是必不可少的。这样才能为档案信息的转换、传输和资源共享提供必要的技术保障。

4、建立建全各项规章制度和标准规范。规章制度和标准规范是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理要采用适应信息化的新规

章、新标准，比如国家档案局颁布的归档文件整理规则等。另一方面实施档案信息化建设的企业自身也要加快出台适合档案信息化管理的规章制度，包括推行无纸化办公和电子文件归档、计算机管理和档案检索，以及库房的管理等。要将这些规章制度建设置于企业发展的大背景之下研究，重新审查、清理和进一步完善原有规章制度，使规章制度适应形势发展的需要。

5、新旧管理方式的转变。推行档案信息化管理必然会存在一个由传统模式向电子化模式转变的过程，在此过程中必须确保日常档案管理工作的正常运转，不出现因为过渡影响档案的保存和利用。较为妥当的方法是在过渡阶段采取双轨制，即两种管理模式在一定时间内同时存在，直到新的模式能正常运行为止。这样做无疑会增加档案室的工作量，但为了保证过渡的顺利进行这个过程是必要的。

6、档案资源的安全问题。实行档案信息化管理必然存在各种安全问题。首先是软、硬件的安全，比如记录档案存贮介质（光盘）的安全性、软件系统的可靠性等。还有档案信息管理方面的安全，即档案信息通过不同方式被外界获取等。前一种问题主要通过技术手段来解决，例如设计档案管理系统时充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标，光盘备份异地存放等。后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度和档案管理人员的责任心和防范意识，严格执行企业的规章制度，避免因档案管理人员失误而导致机密信息的泄漏。

结语

就我单位推行档案信息化建设两年的实践来看，其经济效益和社会效益是明显的。首先是档案转换成电子文档后，不仅大大提高了查阅效率，按规定销毁部份纸质文档后还大大节省了存贮空间，从而有效地解决了长期以来令人头痛的档案胀库问题。档案信息化管理是科学技术发展的必然趋势，也是衡量一个单位管理水平的一个重要尺度。企业要跟上时代的步伐，在市场经济的大潮中立于不败之地，就必需实行档案信息化管理。