信息技术下办公自动化系统

信息技术下的办公自动化系统浅论在信息时代，一个具备一定规模的现代化组织，在其内部办公运作过程中对信息资源共享和信息实时交流的要求越来越高。

办公自动化系统的总体目标是：“以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖企业办公部门和企事业单位的办公信息系统，通过网络技术，提供本单位内部各部门，各员工之间的信息交换，建立高质量、高效率的信息网络”，本系统也是为实现这一根本目标建立的，它可以实现企业的办公现代化、信息资源化、传输网络化。

一、办公自动化背景
办公自动化(officeautomation)是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。

我国的ｏａ产业从80年代末发展至今，已从最初的提供面向单机的辅助办公产品，发展到面向企业级应用的大型协同工作软件。

其发展过程大致分3个阶段。

第一阶段：以数据为处理中心的传统ｍｉｓ系统。

它的最大特点是应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。

其贡献在于把it技术引入办公领域，提高了文件管理水平。

但是这种方式缺乏对收发文等群组协作工作过程的处理能力，因而其自动化程度是有限的。

第二阶段：以工作流为中心的办公自动化系统。

办公自动化已实现了以工作流为中心。

这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，以e-mail文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作
等技术作支撑，以工作流为中心的第二代办公自动化系统包含众多的实用功能和模块，实现了对人、对事、对文档、对会议的自动化管理。

与第一代办公自动化相比，第二代系统具有以网络为基础，以工作流自动化为主要的技术手段，缺少对知识管理的能力等特点。

第三阶段：知识管理技术为基础的自动化系统。

第三代ｏａ的核心是知识，实现的基础是知识管理技术。

知识管理是一个系统工程，可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题，目标是将正确的知识传授给正确的人，使他们采取合适的行动，避免重复错误和重复工作。

知识管理关注“如何获取、组织、利用和传播在企业信息系统和人们头脑中的知识”。

第三代oa系统有几个显著的特点：实时通信，员工与专家可以网上实时交流，信息广泛集成的内容编目，知识门户的构造。

第三代oa帮助企业从how to的过程转到know的过程，将办公自动化系统由模拟手工作业方向改变并提高手工作业效率的过渡。

二、我国办公自动化发展现状
进入20世纪90年代中期以后，由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。

这时，办公自动化开始进入一个快速发展的阶段。

国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来，并专门为政府和企业订做办公自动化系统。

由于这些系统是根据用户的具体需求开发的，所以需要功能比较完善，并能较
好地满足用户的实际需要。

但这是一个巨大而低效的ｏａ市场，具体表现在投资大、效果不明显；水平低、重复建设多；硬件投入多、软件投入少；模拟手工作业增加管理负担等。

这是因为开发商水平参差不齐，开发队伍组队模式不合理、缺乏开发办公自动化产品的经验、用户缺乏对办公自动化产品的认识等；部分软件产品质量不高，不顾中国企业的运作特点照搬国外技术，使得实施困难；对ｏａ的理解起点不高，导致ｏａ系统与其他系统集成度差；用户使用水平低，又不愿花太多的精力投入培训；售后服务不到位；定做开发又会因用户需求变化要对软件进行不断的修改维护。

到最后，整个软件的性能和可使用性都大大降低，没有耐性的企业索性废弃掉从而导致项目失败。

从技术来看，普遍存在如下缺点：为用户考虑的少，软件的柔性构造功能差。

当前很多ｏａ软件过分强调了软件之间功能的横向对比，为用户考虑的实际功能比较少，结果导致软件大而全，而真正为用户接受的功能模块很少。

另一方面，软件的模块复用性很差，直接影响了软件的柔性构造功能，而当用户的需求改变时，哪怕是轻微的改变，都需要开发商来解决，从而影响了用户的使用效率，对开发商也是一个极大的负担。

三、我国办公自动化发展方向
我国办公自动化的发展方向应该是数字化办公。

所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。

从技术发展角度来看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。

但从管理体制和工作习惯的角度来看，全
面地数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权力和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。

尽管如此，全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。