第三章常用商务信件

的数字，用词等均要求准确无误。
▲ 格式的国际化。按国际通行的格式和国际
惯例。
第三章常用商务信件
三、商函的写作格式
• 称谓 • 问候语 • 正文 • 祝贺语 • 附件 • 落款
第三章常用商务信件
（1）称谓，顶格书写。可以是人也可以是收 函单位。对人可以加上敬语，对单位要写单 位的全称。 （2）问候语，与一般的信件一样，采用惯用 的问候语。
第三章 常用商务信件
第三章常用商务信件
第一节 商务信函
第三章常用商务信件
一、商务信函的含义
什么是商务信函？
用信函的形式与有关企业沟通或处理各 类商业问题时所使用的文书。
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商函和公文的函的关系
• 相同：商函是企业用于联系业务、商洽交易事项的信函。 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，
要求：先点名询问的原因，然后可以直接 提出询问或其他请求事项。
语言要求温和、友好。
如果是第一次接触， 应该在信的开头将自 己如何获得商品的信 息及自己的状况作一 第三章常用简商务单信件的介绍。
• 买方向卖方发函： 称呼：尊敬的XX 或 XX公司销售经理 正文：直接提出问题 先说明写信缘由，再提出问题 结尾：多谢合作，表示感谢等
谢！
介绍商品的情况、突出 产品优点；表达希望
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天禧婚纱用品公司
练习： 广东先力研磨有限公司通过同行的推荐，
有意购买山东力帆机械工程有限公司的HVE20型研磨机，但需要进一步了解机器的详情 和价格。故向山东力帆机械工程有限公司销 售部发出询价信。
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询问函
尊敬的先生/女士：
顺颂
商祺！
广东先力研磨有限公司
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二〇一五年七月八日
询问函的回复
询问函的回复
广东先力研磨有限公司采购经理：
引语
我们对贵方七月八日的询问函表示欢迎并感谢贵方
对我方产品的浓厚兴趣。为了提供你方所需之信息，我
们随寄了一些资料，详细介绍我公司研磨机的产品性能、
配套装置、价格目录及结算方式等信息。 回复意见
您好！
多位同行向我们推荐了贵公司生产的HVE-20型研磨机，深知其
为国内名牌产品。我公司目前需要该研磨机若干台，有意订购贵公
司的产品。贵公司能否将研磨机的产品性能、配套装置等有关细节
资料、价格目录及结算方式等寄给我公司，供我方参考。
若贵公司能在7月14日前回复，我方将不胜感激。再次感谢，盼
望回复。
联系地址：XXXXXX 联系电话：
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（3）正文：开头、主体、结尾
a.开头: 起因或出发点。
b.主体：主干部分，可根据发函的目的， 所要表达的具体内容作充分的陈述。
c.结尾：表达希望和相关要求。
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如果第一次与业务 合作方交往，结尾 处要将本企业的联 络方式写清楚，以 便对方能准确回复。
（4）祝贺语，在正文结束后，另起一行。书 写时应分两行书写。 （5）附件，随信发的相关文件。如图表、收 据、报价单、单据等。 （6）落款，发信人的名称、日期。
在买方收到收到销售函或者做出接受 的表示之前，卖方可撤回销售函
第三章常用商务信件
• 内容：强调销售条件，不对产品本身做过多说 明。
再次感谢你们队我们产品的兴趣并期待着你方的订
单，我们保证你方的订单将受到我们及时的关照。
特此函复
结束语
表示感谢
XX公司
第三章常用商务信件二〇〇九年七月十三日
（2）销售函
• 概念：卖方以信函的形式向买方说明销售 某种商品的条件，并承诺愿意按照这些条件 与买方成交。
• 目的：向买方销售商品。 • 特点：销售对象是特定的
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称谓
香港环宇有限公司××总经理：
您好，4月9日来函已悉。 问候
开头
贵公司3348号信用证项下3吨一级白果，业已装船完毕，拟于
×年×月×日由“龙江号”货轮直抵香港，请贵公司注意船期。
白果业务，在贵我双方合作下，经与广西等有关省份联系组
织货源，已满足贵方所需。今后，我公司将广开土产门路，并在
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买方向卖方发函
称呼 绿茶询问函 ×××先生：
说明询问的原因、事项
我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，需订购君山毛尖
来自百度文库
茶。品质：一级。规格：每包100克。
望贵厂能就下列条件报价：
1.单价。 2.交货日期。
提出询问
3.结算方式。
如果贵方报价合理，且能给予优惠折扣，我公司将
考虑大批量订货，希速见复。
平等互利的原则下，与贵公司继续合作，贵公司若需查询各类土
产行情，请随时函电示告知，我公司竭诚服务。
盼复 顺颂 商祺
结尾：提出要求
主体：表明发函 者的意图，继续 合作的意愿
祝贺语
××省土产进出口公司经理××
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×年×月×日
落款
四、常见商函的写作
（1）询问函，是询问商务信息、商品价格等 有关买卖业务的信函。
表达希望
××副食品公司
第三章常用商务信件 二〇一五年八月八日
• 卖方向买方发函： 称呼：尊敬的XX 或 XX公司采购经理 正文：公司产品宣传单 目的：介绍商品的优点、产品在市场上的 信誉、销售情况等。最好在文章的结尾能 突出在近期购买商品能够得到什么样的优 惠或者是赠品，鼓励消费者尽快购买。
第三章常用商务信件
卖方向买方发函
尊敬的先生/女士： 称谓
您好！
非常高兴能随函附上一本有关我公司生产的婚纱样
品图册。我公司在同行中历史最为悠久，产品一向以
款式新颖、工艺考究、质地优良驰名中外。多年来，
中外顾客有增无减。如果您也有兴趣，可以享受试销
优惠。届时您会惊喜地发现，我公司产品确实名不虚
传，有口皆碑。如何？您想试试吗？请尽快回函，谢
二、商函的特点
▲ 内容单一。商函以商品交易为目的，以交 易磋商为内容。不涉及与商品交易无关的事情。 一文一事，即一份商函只涉及某一项交易。
▲ 结构简单。内容单一，篇幅较短，结构简 单，体现实用性，便于对方阅读和把握。
▲ 语言简练、表达准确。商函以说明为主，
直截了当，言简意明。因涉及到经济利益，任何
请求批准和答复审批事项。商函往来企业之间没有隶属关系， 其性质是相互商洽、相互询问和答复这两方面来看，商函与 公函有一致性。 • 不同：
使用主体 适用范围 行文格式
公函
商函
国家机关社会团体和企事 企业或企业的代表人 业单位
比较宽泛，不相隶属机关 商函仅限于交易磋商 的一切公务往来
执行公文格式的第三规章定常用商务信件 按照惯例来制作