国家行政机关公文写作与处理

国家行政机关公文写作与处理

第一讲机关公文质量标准

一、合“法”

要求公文的内容与形式以及公文形成的程序过程务必合乎法律、法令、党的方针政策，合乎上级指示和规定。

1．内容要合法：

《××市人民政府关于建立××民族自治乡的请示》

2．形式要合法：

××市人民政府发布《××市搬迁条例》

3．程序要合法:

先签发后核稿

3日内蒙古人民共和国地区有暴风雪。

某省商务局与省技术监督局就涉及双方权限的相关政策问题，经多次协商达不成一致意见。一个月之后，双方各自就这方面的政策规定分别向自己的下属单位行文，强制其执行自己方面的意见。

二、求实

1．要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题；

2．要忠实地反映情况和问题，不作任何夸大、缩小和虚构；

失实的表述：

被告用两只手掐着被害人的脖子，同时用另外一只手猛击被害人的太阳穴致死

3．各种判断要合乎实际，杜绝主观臆想、臆断；

4．各种解决问题的方法措施应切实可行，具有可操作性。

【例】措施必须可行：

凡与本公司有未了经济事宜的单位，务必于×年×月之日前来本公司办理，逾期概不负责补办。

三、合体：

首先，文体要正确，务使表达合乎公文这种特定式样的文章的特殊要求。

公文文体：

以语体文为原则的应用文体，兼有议论文、说明文、记叙文的一般特点。

■直接表意，不渲染、不用曲笔；

■只表达与解决实际问题有直接应用价值的事与理；

■不虚构不夸张，追求从本质到细节的全面真实；

■使用通用性强的符号系统表意；

■兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式；

■慎用修辞格；

■不简单排斥有较强规律性的程式化表达手法和式样等。

其次，语言运用要得体，符合特定场合、对象的需要。

四、简明：

要求尽量用最简洁的文字顺畅而有条理地明确表达充实丰富的内容，做到言简意赅。古今中外繁文多，不简明的原因是多方面的：“捣鬼”------如“夹带”、“推卸”

1．怎样使公文简明：取消

◎大胆割爱，取消文中一切与主题无关的材料；

◎坚持一文一事，取消与实现制发目的无干的一切内容；

◎坚持直接表意的语体风格；忌曲笔、忌渲染、忌夸张、忌场景描写、忌虚构事实、忌追求词句的浮华；

◎忌用反语、拟人、夸张、双关、象征等修辞格；

◎惜墨如金，舍却一切浮辞，一切无实质内容的套话、废话、多余的重复话、假话、空话、模棱两可语义含混的话；

◎简单同义反复的话要坚决去除。

2．怎样使公文简明：压缩

◎坚持开门见山压缩开头；

◎使过渡简洁，能用标号（序码等）过渡的不用关联词语，能用关联词语的不用过渡句，能用过渡句的不用过渡段；

◎积极而正确地采用缩略语，规范地使用简称，妥贴地使用数概（如“四化”、“三废”等）；

规范地使用省略句；

◎正确使用以郑重、简洁为特色的专用词语。

3．怎样使公文简明：替代

◎尽量以标记代文句；

◎以概述代详述；

◎以图表代文字叙述；

◎以附件代精细的正文；

◎以合理的引用代议论分析；

◎以词形固定、词义精确单一的术语代自然语言中的多义词与词义不确定的词语；

◎以标准化、样板化、模式化文稿代随机撰拟例行性内容基本固定的文稿。

4．怎样使公文简明：合并

◎正确将词性一致，结构相近的词或词组归并为联合词组；

◎将同类内容集中分条列项叙述；

◎合并内容、功用完全相同的若干文稿为一份通用文稿。

7．规范

规范，即要求公文格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则，不允许“标新立异”。

8．完整

◎要求公文结构完整，不遗漏任何必备的数据内容，以保证公文能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性。

◎公文构词完整规范，不滥用简称

9．清晰

清晰，即要求各种文稿文本上的字迹要清楚，字体要标准、工整，避免因字

迹不清、模糊混乱而造成错漏。

10．耐久

耐久，即要求公文的制成材料（书面公文主要包括纸张和字迹材料）应持久耐用，以保证公文的有效物质存在，使其既能充分发挥现行的执行效用，又能在转化为档案后，作为历史记录发挥更长远的历史效用。

A．不耐久的纸张：

◎新闻纸

◎草纸（禾木纤维）

B．耐久性强的纸张：

◎呈中性（PH值=7）

C．耐久或比较耐久的字迹材料：

◎墨汁

◎DA墨水

◎碳素墨水

◎蓝黑墨水

D．耐久的字迹材料：

◎铅笔

第二讲公文处理的基本程序

一、收文处理的一般过程

1．签收

指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备通信设备收取公文。

2．外收文登记

由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。

3．启封

外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门（或人员），由其签收后，统一启封或迳送有关领导者亲启。

4．内收文登记

由内收发人员对收文情况做出较详细记载。

5．分办

经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关分文制度将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

6．摘编

由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件编写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。

7．拟办

由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。

8．批办

机关领导者或部门负责人对公文（包括拟办意见）进行认真阅读分析之后，提出处置意见。