流程图绘制注意事项

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模拟注意事项( 模拟注意事项(1)
• 应以客户核准之作业流程进行本作业 • 所有流程必须一一模拟完成才可确保可行性，顾问师用 引导方式教导客户模拟之演练 • 演练程序 (以采购/收料作业为范例) (1).集合与流程相关之人员于教室 (2).依作业流程逐一步骤执行作业(业务操作之熟 悉度) (3).于作业流程上标示该作业之验收者，验收过 程应施予机会教育，当作业有两人以上时，选择 较聪明之人员操作 (4).有产出表单者应要有输出单据或表单为凭
• 关于客户流程之拟定
不替客户绘制流程 如客户程度不好，首次绘出之流程图顾问师应先行查看， 纠正其绘制方式及调整其作法。 流程应能充分表现以下重点：
流程名称、相关单位、执行单位或执行者、作业顺序、 流程名称、相关单位、执行单位或执行者、作业顺序、核 表单或数据 或数据的 准或审查、 准或审查、输入/输出 、表单或数据的正确名称
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阶段讨论及优化
检讨内容: 作业程序 检讨内容 1.作业程序 2. 实时性与正确性 3. 准确性与实时性 4.应收应付帐款正确性 应收应付帐款正确性 5.基本数据的正确性 基本数据的正确性 6.权限的执行与管制 6.权限的执行与管制 7.采与操作者及其主管面对面沟通 必 采与操作者及其主管面对面沟通,必 采与操作者及其主管面对面沟通 要时可分开进行
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作业流程拟定注意事项(6) 作业流程拟定注意事项(6)
• 如以范例标准流程导入，顾问师应充分说明范例流程 的管理架构及重点。 • 不要将异常流程绘入正常流程中，而增加流程之复杂 度。 • 记录客户管理的需求，顾问师必须汇总个案修改摘要， 确定摘要后，询问并调整之必要性及迫切性，并确定 修改之项目及顺序。
作业流程
填写申请单
类型一：
作业说明 需求单位填写三联式请购单，请填写 品号需求原因及需求日期 依用料品请购审核权限进行料品核准 作业 请购单转交采购单位进行询比议价作 业
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核准
采购询价
作业流程拟定注意事项(3) 作业流程拟定注意事项(3)
类型二：
作业流程
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ填写申请单
部门
标准
记录
核准
采购询价
3
作业流程拟定注意事项(4) 作业流程拟定注意事项(4)
类型三：
作业流程
填写申请单
部门
标准
记录
核准
采购询价
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作业流程拟定注意事项(5) 作业流程拟定注意事项(5)
• 运用5W 2H 手法重新检讨及改善流程
what 何事、何目的 why 何物 why 检讨 删除 when 何时、顺序 why where 地点 why who 执行者 why 重组、合并(工作、人员、流程、表单) how 作业方式 why 简化、合并 how many/how much (联数) why 简化、合并
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模拟注意事项(2) 模拟注意事项(2)
• 以下之模拟顾问师最好能亲自验收确定。
销货 应收结帐作业 收款作业 采购收料 应付结帐作业 付款作业 领备料作业 托外进货作业 盘点作业
• 模拟可能发生之结果
作业流程微小差距，稍作修改即可操作 作业流程差距甚大，必须调整系统功能以满足客户需求
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模拟注意事项(3) 模拟注意事项(3)
作业流程拟定注意事项(1) 作业流程拟定注意事项(1)
以客户现有流程或表单为蓝图进行。
每一作业流程之管理意义(决定是否省略或者删除) 每一流程所使用之管理报表或统计报表或统计技术 本作业之作业人数及单位(决定单别)
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作业流程拟定注意事项(2) 作业流程拟定注意事项(2)
• 常见的流程图画法计有三种
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• 个案流程涉及新增建文件或更新作业者，当内容确 定后，程序撰写前必须先行于纸上进行。
• 个案修改如涉及流程者，模拟应于个案调整完成后 再确定一次。
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注意事项
• 顾问师必须彻底执行本作业 • 至每一学员，详看其进行之状况 • 对所有参与的人员打气与加油 • 务必觐见高阶主管 • 对于观察之问题必须要详细记录，要求尽速修改与调整。