城建档案管理数字化建设问题的探析

城建档案管理数字化建设问题的探析
作者：战杰
来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第5期
21世纪的我们已经进入了高速信息化时代，越来越多的信息资源被我们发现和利用。

要想
真正提高城建档案管理质量，就必须突破以往的管理模式，运用信息化技术进行档案管理，从
而实现城建档案管理的数字化建设，减轻管理人员的工作负担，有效地提高档案管理的效率。

本文就从城建档案管理过程中存在的问题出发进行了分析，然后针对这些问题提出了相应的解
决措施，希望能够真正提高城建档案管理效率。

一、城建档案管理数字化建设过程中存在的问题分析
（一）没有建立起完善的数据库。

城建档案管理数字化建设过程中，需要改变传统的管理
模式，把纸质版的档案资料转变为电子信息资源，从而建立起一个系统化的数字化管理平台。

但是，就目前我国城建档案管理数字化建设过程中还没有建立起完善的数据库，从而使得城建
档案资料不能合理转变为信息资源。

另一方面，由于没有建立起完善的数据库，从而导致数据
库中的信息资源错综复杂，查找时，既容易出现遗漏和错误，同时也大大浪费了查找时间，从
而造成难以估计的不良后果，给城建档案管理数字化建设造成许多不利影响。

（二）没有充分与互联网技术结合在一起。

21世纪的我们已经进入了高度信息化的时代，
各种信息资源都已经被发现和利用，从而给我们的生产、生活以及工作各方面都带来了极大的
便利。

在实际的城建档案管理数字化建设过程中，还没有充分地将城建档案管理工作与互联网
技术结合在一起，不能很好地利用互联网技术实现资源共享，从而大大限制了城建档案管理数
字化建设的发展与进步，阻碍了城建档案管理数字化建设步伐。

（三）档案资料的收集与整理工作不到位。

城建档案管理数字化建设就要求将信息技术与
档案管理结合在一起，以此来方便人们的收集与查找。

但是，在目前的城建档案管理数字化建
设过程中，对于城建档案的收集与积累工作还没有到位，从而造成了城建档案系统资源的缺失，无法满足人们对于城建档案管理的需求，同时，也给城建档案资料的查找与使用带来了一定的
难题。

二、针对城建档案管理数字化建设问题采取的解决措施
上面已经对城建数字化建设中存在问题进行了深入探析，从问题的严重性来看，迫切需要
制定更加完善的数字化策略。

现代社会是信息化社会，城建档案管理数字化建设是不可扭转的
时代潮流，所以，有目的、有规划地制定建设措施是非常必要的。

（一）前期的全面规划。

城建档案管理是一项综合工程，中间有很多环节，如果没有全面、科学的规划，工程就难以进行下去。

科学规划不仅可以加速数字化建设，还可以保证工程进度。

在具体规划过程中，首先，要对档案分类，将高价值纸质档案数字化转化，转化工作非常复杂，工作量也很大，所以，档案管理人员全面、具体了解整体馆藏，提前准备，做好调查分析工作，然后在此基础上，全面规划档案转化工作。

需要注意的是，转化必须统一标准，按一定程序进行。

与此同时，转化工作不能一概而论，而要把握重点，主次分明，由此可以看出，调查、规
划工作的重要性。

（二）重点加强标准规范建设。

上面已经提到，我国数字化档案管理还处于初级阶段，缺
乏相应的规范、依据，给建设工作带来了很大阻碍。

因此，在未来的城建档案管理数字化建设中，要重点加强标准规范建设。

标准、规范建设要有灵活性，根据文档资源共享需求，针对性
地制定标准和规范。

（三）加强信息系统建设。

城建档案数字化管理不是独立存在的，需要依托信息系统。

一
个档案信息系统的建立，不仅需要计算机硬件满足一定的标准，还需要合适的软件实现档案管理、共享。

需要注意的是，档案信息系统不完全是公共系统，有些档案只有部分人有权限查询，因此，需要保证其安全性。

使用者、管理者访问这个系统时，需要进行一系列安全认证、身份
识别，避免出现信息泄露、毁坏情形，最大限度地保障档案信息的安全。

（四）提高档案的使用效益。

虽然城建档案不完全是公共性质的，但是其可以对外开放的
内容有很多。

因此，为了提高档案的使用效益，城建档案要能够实现一定的查询、使用功能，
带来一定的社会价值。

三、结束语
综上所述，本文通过对城建档案管理数字化建设过程中存在的问题进行了分析，然后针对
这些问题提出了相应的解决措施，希望能够真正健全城建档案数据库，加强对于城建档案信息
资源的收集与积累工作，真正发挥出城建档案管理数字化建设的最大价值，提高城建档案管理
效率。