当前乡镇档案管理中存在的问题及对策(1)

当前乡镇档案管理中存在的问题及对策

西吉县档案局 * * *

档案作为一种历史的、特有的信息资源，与社会的政治、经济、文化及社会生活的各个方面有着不可割裂的关系，如今我国经济快速发展、法制建设不断健全，社会和人们对档案资料重要性的认识程度不断提高，它的利用价值显得尤为重要。

乡镇人民政府所存的档案资料，是本级政府在开展工作、管理公共事务活动、处理社会问题中所直接形成的文字、图表、音像等多种形式的历史资料，对于乡镇制定发展规划，更好的落实可持续发展提供了宝贵的参考依据。但随着经济发展速度的不断提升和社会生活的迅速变化，档案管理及其对社会的有效服务明显滞后于社会发展，乡镇档案管理方面凸显出许多亟待解决的问题。

一、乡镇档案管理中存在的问题

（一）思想认识不到位，档案意识淡薄，导致乡镇档案工作非良性循环。近年来，乡镇领导把主要精力都放在搞活地方经济，建设社会主义新农村上，中心工作是改革、发展和建设，关注的是民心工程、政绩工程，由于忙于了这些中心工作，把档案管理工作臵于一边视而不见，在其思想上认为档案工作无所谓好与差的区别，影响不到中心工作，更不会影响到政绩，久而久之，从领导到具体的档案管理人员档案意识相当薄弱，对档案管理的法律法规和业务知识学习掌握甚少，少数乡镇领导将档案工作简单地认为档案管理就是把文件材料收集到一起、装订成册即可，即使抓也只是应付一下，很少从档案工作的整体管理、长远规划和提高档案现代化管理水平去考虑问题。有的领导甚至认为档案工作只是档案部门的事，对本

单位档案工作从不过问，对档案工作的认识不够全面，往往是说起来重要，做起来次要，忙起来不要。对档案工作缺乏足够的认识。

（二）档案管理人员变动频繁，业务素质不高，严重制约了档案工作的顺利开展。就我县而言，由于客观原因，乡镇档案管理人员没有专职的，大部分是党政办公室主办秘书兼任，由于秘书本职工作内容就多且份内份外事务繁杂，基本上没有时间去管理或整理大量的档案资料，有时也只是应付而已。况且档案管理工作是一项劳神费心的苦差事，要求业务能力好，很多档案管理干部都没有经过档案专业的学习，更有人认为档案管理枯燥无味甚至不利于个人发展不愿干，有些干了一两年就强烈要求调换岗位。乡镇秘书或档案管理人员由于变动频繁，造成档案人员业务素质普遍不高，有的档案人员未经过岗前培训就上岗，有的是刚刚培训完就换岗不干了，新手业务又不熟悉。部分乡镇在考虑岗位人选时选择一些年龄偏大、文化程度偏低、甚至是一些老弱病残的人员在岗，将档案岗位作为“过渡岗”。因此档案管理人员整体业务素质就提不高，档案管理工作就管不好。

（三）体制不顺、组织不全、制度不严、管理不规范，致使乡镇档案制度规范化管理难以落实。目前，部分乡镇档案管理工作较为混乱，认为搞经济建设是硬任务、硬指标，而档案工作可有可无，部分乡镇分管领导没有落实，使档案工作处于松驰状态。有的乡镇虽然制定了档案管理制度，但由于管理不严，档案收集难、利用难、编研难等现象十分突出。很多乡镇档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；部分乡镇虽建立了一些管理制度，却流于形式，执行不严，不规范、人员不到位、职责不明确、任务不落实，而且不少档案人员又缺乏必须的职业素质和基本技能；档案管理人员责任心不强，乡镇档案资料收集不全，整理不及时，文件

资料堆积如山，丢失严重；档案管理混乱，导致其它干部或闲杂人员可以进入档案室查找资料和借阅档案，借出和归还档案不履行借还手续，有借无还时而有之，导致档案资料不知去向；甚至有极个别人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了档案的真实性和利用价值；部分乡镇虽然建立了档案管理领导小组，但由于执行不力，尚未很好的开展有效的、正常的档案管理工作。

（四）基础设施差、室藏档案贫乏，导致档案工作标准不高。由于经济条件限制，大部分乡镇的档案室建设不标准、不规范，基础条件十分差，档案保管条件简陋，档案柜陈旧老化，通风性能不好，安全措施没落实，防虫防霉设备不配套等，由于保护措施不到位，许多乡镇历史久远的一部分档案资料已经被虫蛀，发生霉变腐烂；有些乡镇因受办公条件的限制，很少有专用的档案库房，而是与乡办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理；还有的乡镇把档案和杂物堆放一室，既潮湿又阴暗，根本不能存放档案资料。一些乡镇收集的仅是些红头文件、上级文件，缺乏本乡镇工作活动形成的文件：如党委会议记录、党员干部名册、土地房产档案、山林档案、婚姻档案等等，造成室藏档案贫乏、材料不齐全。也有的乡镇片面地为追求档案管理升级达标，忽视了档案服务功能的开发，最终使档案室花了大量的资金却成了摆设。很少有乡镇从农业、农村工作的长远发展来高起点、高标准、高质量规划档案工作。

二、加强乡镇档案管理工作的对策和建议

（一）提高认识，进一步加强对档案工作的领导。在新的历史时期，各乡镇党委、政府一定要站在构建社会主义和谐社会的高度，充分认识档案工作对促进经济社会发展的重要作用，切实增强做好档案工作的使命感和责任感；同时又要充分认识档案工作是促进社

会主义物质文明、政治文明、精神文明协调发展，建设和谐社会的基础性工作；要加强对档案法律法规的学习，进一步明确档案工作是各级党委、政府义不容辞的责任和义务；要在广大干部群众中组织开展形式多样档案法规宣传教育活动，大力宣传档案工作的重要性及档案的利用价值作用，不断提高全社会的档案法律意识。领导的重视是做好档案工作的重要保证。各乡镇党委、政府要切实加强对档案工作的领导，把档案工作列入领导的议事日程，强化领导责任意识，要认真落实领导干部档案工作责任制；要成立机构，明确分管领导具体抓档案工作，配备好专职档案管理员；乡镇党委、政府要经常研究档案工作，认真听取关于档案工作汇报，及时解决档案管理中出现的一些问题，时刻关心和支持档案工作者，努力为档案事业的发展创造良好的环境。

（二）夯实档案工作基础，进一步营造良好的乡镇档案工作环境。档案管理工作是一项政治性、专业性、知识性很强的工作，要求档案人员要具有高度的政治观念、广博的知识层面、精深的业务素质，能够适应现代社会对档案管理的要求。要保障档案工作的正常开展，需要保持档案工作人员岗位的相对稳定。同时各乡镇档案员要定期接受档案业务培训，而且各乡镇要按工作规范、岗位职责对档案人员加以督查和考核。要让档案人员干起来有盼头、有劲头，从而进一步扩大档案机构的工作影响和提高档案机构的地位。各乡镇要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购臵必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

（三）健全制度，进一步加强档案管理工作。实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力