商务会议及仪式礼仪

会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。 有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。
12、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、 会场座位分区表和主席台及会场座次表、 主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、
开幕词和闭幕词、其他会议材料等。
（二）工作会议中尊位及位次排序方法
• 会议的尊位及位次排序的方法 • 大型会议中主席台排座、发言者座席、
于客方到达指定地点迎候。 • 主方应主动到机场、车站、码头迎接，在到达前15分
钟赶到。 • 对于客方身份特殊或尊贵的领导，还可以安排献花。
• 迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职 位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问 候寒暄。
确定会议主题与议题
确定会议名称
确定会议规模与规 格
明确会议组织机构 明确会议所需设备和工具 确定会议时间与会期
确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制作会议证件
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
主席台
二、商务谈判
• 商务洽谈会又叫商务磋商会、商务谈判会，是指有关各方代 表充分阐述己方的各种设想，听取他方的不同意见，并通过 详细陈述己方的理由，反复同对方交换看法或做出某种让步， 清除相互间的距离，最后各方取得一致，达成协议。
• 安排或准备洽谈会时，应当注重自己的仪表，布置好洽谈的 场所、安排好洽谈的座次，并且以此来显示对于洽谈的郑重 其事和对洽谈对象的尊重。很多事实证明，是否做了充分准 备可以使洽谈会的结果大不一样。
主持人席位、群众席安排
• 小型会议室
椭圆形
国际：以右为上 中国：以左为上
回字形
面门为上 居中为上 以前为上 内外有别
Ｔ字型
长方形
• 中型会议室
半圆型、课堂型。
• 大型会议室
礼堂型、众星拱月型。
⑩⑧⑥⑦⑨ ⑤③①②④
群众席
发言席
群众席
⑧⑥⑤⑦ ④②①③
群众席
尊位
10 8 6 4 2 1 3 5 7 9
做好会议值班保卫工作 编写会议简报或快报 会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归档
催办与反馈工作
会议总结
会议准备工作
•
指
准备充分
导
1、
会
务 工 作 的
确 保 安 ４、 全
３、
２、 组 织 严 密
原
则
服务周到
会前准备工作
商务会议及仪式礼仪
第一节 商务会议礼仪 第二节 商务庆典仪式 礼仪
第一节 商务会议礼仪
会议，又称集会或聚会。一般情况下，会议是有组织 地把人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。
商务会议是指带有商业性质的会议形式：一般包括： 新产品宣传推广会、大型的培训沟通会议、上市公司年会、 招股说明会、跨国公司年会、行业峰会、企业庆典、 新 闻发布会、巡回展示会、答谢宴会、商业论坛、项目说明 会等等。
会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席， 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
5、 确定会议所需用品和设备
（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、 桌椅、茶具、扩音设备、照 明设备、空调设备、投影和音像设备等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议， 例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需 的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、 秘书组、文件组、 接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单
出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的 性质、议题、任务来确定与会人员。
8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。 有时也考虑政治、经济、环境等因素。
9、安排会议议程与日程
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排， 对会议所要通过的文件、所要解决的问 题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。
1、主方谈判的接待准备
（1）成立接待小组
• 成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、 医疗等各环节的负责人员组成，涉外谈 判还应备有翻译。
（2）了解客方基本情况，收集有关信息
• 可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、 职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。
• 掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排 迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。
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（3）拟订接待方案
• 根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待 计划和日程安排表。
• 日程安排还要注意时间上紧凑. • 日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见， • 待客方无异议确定以后，即可打印。
2、主座谈判迎送工作
• 主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。 • 准确掌握对方抵离的时间，主方所有迎送人员都应先
1、 确定会议主题与议题
要有切实的依据；必须要结合本单位的 实际；要有明确的目的。
2、确定会议名称
会议名称一般由“单位+内容+类型” 构成,应根据会议的议题或主题 来确定。
3、确定会议规模与规格
本着精简效能的原则 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。
4、确定会议时间、会期
10、制发会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。
11、制作会议证件
会议正式证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
会议证件
旁听证
会议工作证件
工作证 记者证 出入证
• 洽谈会是单位和单位之间的交往，所以应该表现出职业、干 练、高效率的形象。在仪表上要有严格的要求。
商务洽谈的流程
迎接——入座——寒暄——会谈——送客
（一）主方谈判的礼仪
• 主座谈判，作为东道主一方出面安排各 项谈判事宜时，一定要在迎送、款待、 场地布置、座次安排等各方面精心周密 准备，尽量做到主随客便，主应客求， 以获得客方的理解、信赖和尊重。
一、工作会议 二、商务谈判 三、发布会 四、展览会
一、工作会议
工作会议
公司会议的 工作流程
会议的 座次安排
二、商务谈判
商务谈判
商务谈判的 座次安排
出席谈判的 仪态仪表礼仪
（一）公司会议的工作流程安排
• 工作会议的会前工作流程 • 工作会议的会中工作流程
• 工作会的会后工作流程
会务工作流程图（会前）