医院员工人事档案管理制度

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员工人事档案管理制度

第一条、总则

为规范员工人事档案管理工作,收集、掌握完整的员工信息资料,特制订本制度。

第二条、适用范围

1.本制度适用本院全体员工。

2.本制度所提员工人事档案是指员工在本院工作期间的相关记录资料。

第三条、管理职责

人力资源部是员工人事档案管理的责任部门,负责员工人事档案的建立和管理,并安排专人负责日常管理。

第四条、档案建立与管理

1.新员工应聘时应提供个人详细简历及相关证件原件与复印件、一寸照片等资料。

2.新员工入职时人力资源部应为其建立完整的人事档案,新员工应予以配合提供。人事档案主要包括以下资料:

2.1录用审批资料:应聘人员登记表、个人详细简历等;

2.2学历学位资料:毕业证书、学位证书、进修结业证书等复印件;

2.3技术证书资料:资格证书、执业证书、职称证书等复印件

2.4身份证明资料:身份证、军官证等复印件;

2.5聘用合同资料:劳动合同(或聘用协议)、续聘考核审批表、续签的劳动合同(聘用协议)等原件;

2.6异动晋升资料:异动资料(转正、调动、辞职、辞退等)、工资晋升、岗位晋升相关资料;

2.7外派培训资料:外出培训审批表、外出培训协议等原件

2.8其他资料:体检报告、照片、原单位离职证明、失业证等相关资料。

3.新员工人事档案应保证一人一个档案袋,档案袋上应明确标准个人姓名、工号、资料目录等信息。

4.员工人事档案应按员工工号顺序进行入柜存放、上锁,以便检索、查阅和保密管理。

5.院领导及中层管理人员因工作需要借阅部分员工人事档案的,应经人力资源部负责人核准,并按以下权限和要求借阅:

5.1董事会成员、院长、分管人力资源副院长:全体员工。

5.2其他副院长及职能部门负责人:管理权限范围内的员工,且限于非薪酬资料。

5.3借阅后应当事人负有保密责任,不得将员工重要信息外泄。

5.4借阅后应及时归还,时间原则上不超过一周。

6.离职员工的人事档案应按国家规定予以保留,自员工离职之日起3年后方可销毁。

7.人力资源部人事档案管理负责人应定期进行检查、清理,查看有无霉烂、虫蛀、遗失等,保持档案柜清洁、整齐。

8.人力资源部人事档案管理负责人对员工人事档案管理负有保密责任,对于不按要求借阅和泄密的,应予以批评教育和相应处理,情节严重的,可以解除劳动合同。

第五条、附则

1、本制度自下发之日起实施。

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