工程档案管理项目策划书

目录

总则 (2)

第一章档案管理流程 (3)

第一节项目文件的收集 (4)

第二节项目文件的整理 (8)

第三节项目文件的移交 (8)

第二章档案管理内容 (9)

第一节计划、统计报表的编制与传递 (10)

第二节信息管理 (10)

第三节竣工资料及施工记录移交 (11)

第一章总则

本标准规定了通天国际电力工程有限公司档案的管理工作的流程和内容。

本标准适用于通天国际电力工程有限公司档案管理工作。

引用标准

《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令[1987]第 58 号）《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令第 5 号）

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）

《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2 号）

《建设项目（工程〕档案验收办法》（国档发[1992]8 号）

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）

《中国南方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范》（Q/CSG 21804-2009）

《中国南方电网有限责任公司项目档案管理规定》（Q/CSG213058-2013）

第二章档案管理流程

我项目部档案管理以单项工程为管理单位，收集保存从项目开工至竣工投产的全套工程档案资料。按项目档案管理过程分为项目文件收集、项目文件整理、项目文件移交归档三个流程。

第一节项目文件的收集

一、收集要求

1、文件材料必须收集齐全、完整。各单位参照本规定附录B中的归档范围进行项目文件的收集，包括文字、图表、声像、照片、电子文件等不同形式和纸质、录像带、录音带、光盘等不同载体的应当归档保存的全部项目文件。

2、质量要求：归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件；字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备；归档文件材料幅面要求采用A4纸(297×210mm)尺寸；文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复印后归档；录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。

3、各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

二、收集方法

应使用收集袋(盒)对项目文件材料进行存放。收集袋是在文件收集过程中所使用的用以分门别类装放文件的袋子(盒)，收集文件时分类保存并拟出案卷题名，标示在文件袋上即可形成收集袋。

第二节项目文件的整理

一、整理要求

项目所形成的全部项目文件应按档案管理的要求，在档案人员的指导下，由文件形成部门（单位）负责整理，将项目文件进行分类后，按其形成规律和有机联系组成案卷（组卷）。案卷质量应符合《中国

南方电网有限责任公司项目档案管理规定》（Q/CSG213058-2013）的要求，分类、组卷、排列、编目规范、系统。

二、组卷原则

组卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于项目档案的保管和利用。

三、组卷方法

我单位形成的施工文件，按单项工程、单位工程组卷。原材料质量证明文件，一般应按专业、品种、型号组卷。设备文件按专业、台件组卷。成册、成套的项目文件宜保持其原有形态。同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

四、卷内文件的排列

(1) 文字材料按时间、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

(2) 图纸按专业、图号顺序排列。

(3) 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。有译文的外文资料，译文在前，原文在后。

五、案卷的编目

(1) 编制卷内文件页号

①卷内文件按有书写内容的页面编号，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。以件为单位编

写页号，每份文件页号均从“1”开始。

②印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

③竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号。

④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号，案卷脊背裱装于案卷装具脊背处。

(2) 编制案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背的样式具体见附录 C。由建设单位向各参建单位提供项目档案分类编号方案，各参建单位在项目文件移交前，档号、案卷题名一般用铅笔在档案装具上临时编制，通过电子档案管理信息系统著录案卷、卷内目录，待项目文件

通过归档审查移交给建设单位进行汇总整理，统一编目后，再打印案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背装盒。案卷按照“案卷封面—卷内目录—文件材料—备考表”的顺序进行排列。

(3) 编制检索工具

①参建单位完成整理后，编制好科技档案分类目录和卷内目录作为案卷清册，准备接受项目文件归档审查。

②建设单位办公室部门完成项目档案的汇总整理后，为每一个单项工程设立相应的项目档案目录夹。档案目录夹按照“竣工档案立卷说明—科技档案分类目录—对应分类目录中的卷内目录”的顺序排列。竣工档案立卷说明标题字体采用二号黑体、正文字体采用三号仿宋体。

③竣工档案立卷说明应包含下列内容：

工程概况：包括工程名称、开工时间、竣工时间、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、运行维护单位、工程造价等。立卷依据、案卷数量、信息化程度及保管条件、档案编制有关人员等。

六、案卷的装订

(1) 案卷的装订要求

①文件右下页边齐整、无倒页；破损的文件应修复；去掉留存在文件材料上的金属物；文件幅面参差不齐的应折叠或托裱为统一幅面。

②图纸按 GB/T10609.3 技术制图、复制图的折叠方法进行折叠，一般要求向内折叠后幅面为A4（297mm×210mm ）尺寸，标题栏外露。

③案卷内文件可采用整卷装订或以件为单位装订两种形式，图纸可不装订。

装订时应采用棉绳三孔一线左侧装订或使用装订宝装订，也可采用不锈钢钢钉进行装订（永久保存的除外）。装订的案卷厚度一般不超过40mm。以件为单位装订的文件或不装订的图纸在每份文件材料的右上角加盖档号章，档号章样式见附录E。

(2) 装具规格及制成材料

①档案盒采用 220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。

②档案盒外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为10、20、30、

40、50、60mm。

③案卷表格（案卷目录、卷内目录、备考表）规格为：297mm×