管易通仓库管理系统软件操作手册

管易通仓库管理系统软件操作手册
目录
第一章十分钟学会使用管易通
第二章系统功能设置
系统中关于数量的设置
系统中关于价格的设置
其它设置
第三章帐本数据与操作员权限
多套帐本的应用
局域网内联机运行
数据备份与恢复
远程数据传送
第四章基础数据
供货单位与出货单位
类别设置
货品编码与相关属性
从Excel导入货品档案
第五章入库与出库操作
单据的录入、保存、修改、删除
单据的审核与撤销审核
单据查找
单据打印
第六章库存统计、报警与盘点
存货统计
库存报警
货品盘点
第七章报表功能的使用
出入库统计
综合流水帐
进出存数量统计
综合进销存报表
年度结转
第八章数据筛选与数据输出
第九章辅助功能介绍
电子版软件使用说明
日积月累
操作员个人设置
计算器
软件注册
第十章软件的技术支持与相关服务
附录单据、报表例样
第一章十分钟学会使用管易通
虽然本软件提供了十分详细的使用说明书，但实际上，
想要熟悉本软件，完全可以不看这些使用说明。

软件中的每一个窗体，每一个功能菜单都很容易理解。

下面就带您快速掌握本软件的操作。

1.登录：
运行软件，首先是帐本设置窗口，你可以直接点击[打开帐本]按钮，进入操作员登录窗口，系统需要您输入操作员用户帐号和密码。

您可以在“用户”后面的下拉列表中选择“001.管理员”，之后不必输入密码（这里是指默认状态，在应用中，您可以自行设置密码），点击[登录]进入系统。

“001”是系统管理员（超级用户）的专有帐号，具有最高权限，可以为他人分配新的登录帐号。

详见[第三章帐本数据与操作员权限]
2.功能设置
如果您的电脑是第一次运行本软件，登录成功之后，会弹出[功能设置]窗口。

这时，您可以根据您的实际情况进行设置，也可以不改变默认设置，点击[取消]即可。

在以后的软件使用中，您可以通过系统主菜单[系统管理]-->[系统设置]-->[系统功能设置]，对软件重新进行灵活设置。

3.日积月累对话框
在功能设置之后，默认状态下系统会跳出“日积月累--管易通知识点滴”窗口，您可以不去看它，直接点击[确定]关闭该窗口。

4 .系统主界面
在主界面中，可以看到系统主要功能模块。

现在您就可以开始使用软件管理您的帐目了。

您可以从建立[基础数据]开始，也可以直接使用[货品入库单]。

5.基础数据
基础数据包括：“供货单位资料”“出货单位资料”“货品类别”“货品编码资料”。

系统中有默认的“供货单位”、“出货单位”及默认的“货品类别”，您也可以自行增加、修改删除这些基础数据。

在货品编码资料中，您需要录入您的货品编码、名称等相关属性，同时录入原始库存。

(系统也允许从Excel文件导入货品档案资料，详见[第四章]-->[从Excel导入货品档案])
6.软件操作方式：
本系统采明清晰的数据架构，多数窗口（如入库单窗口）的界面是两张可切换的“卡片”形式。

左侧的“卡片”是信息目录列表，选中目录列表中的某一行，双击此行或点击右侧卡片标头，切换到右侧卡片。

右侧卡片是对应左侧被选中信息的详细资料。

注意，在录入、修改资料时，卡片是不能切换的，只有点击了[保存]或[取消]之后，才可以切换。

在建立基础数据时，你就会发现，在每一个功能窗口的顶部，都有诸如：
[增加][修改][删除][查找][打印][返回]这样的功能菜单。

在正常状态下，你是无法在窗口内录入任何数据的。

只有你点击了[增加]或[修改]菜单之后，才进入录入或编辑状态，这时才可以在窗口内录入数据。

录入数据后，点击[保存]菜单。

7.货品出入库相关单据：
系统内有多种单据，最常用的就是入库单和出库单。

其它的还有用于把货品回退给供货单位的“公司退货单”、用于记录已出库货品退回本仓库的“退库单”、此外还有“库存盘点单”。

所有的这些单据，操作方法都是一样的。

点击[增加]可以新建一个单据，系统自动生成单据号码，在单据表格中输入要出入库的货品编码，并按回车键，系统自动调出该编码对应的货品名称等相关属性、默认价格，之后再输入货品的数据、实际价格、备注信息，接着进入下一行货品的录入。

录入单据完毕后，需要[保存]单据。

[保存]后可以再次修改。

但是，要注意此时仅仅“保存”了单据，这个单据还没有生效，也就是它还没有影响到库存数量。

需要点击[审核]菜单，使单据生效。

[审核]后，货品库存随单据发生了变化。

[审核]后的单据成为事实发生的帐目，将不可以再修改。

特殊情况下，超级管理员001有权[撤销审核]，之后再修改或删除单据。

8.相关统计报表：
系统提供了历史明细表，统计报表，综合报表等类型丰富的报表，以便于决策者多方面宏观掌控仓库运行情况。

系统允许根据多种条件组合，动态生成满足不同要求的报表，详见[第七章报表功能的使用]。

9.系统操作权限与数据安全：
您可以在[系统管理]->[操作员管理]中，增加新的操作员帐号，并为他们设定操作权限。

以便各司其职，各负其责。

在[系统管理]中，还有[数据备份]功能，为防止电脑故障、病毒、人为误操作等意外情况，您应经常备份您的数据，把备份文件存放到安全位置。

如果发生了上述的意外情况，您就可以把备份过的文件恢复到系统中来。

在必要的时候，您可以使用[系统数据清除]功能，有选择的清除指定数据，或清除所有数据，重新建帐。

10.怎样获得技术支持或反馈意见建议？
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第二章系统功能设置
在系统主界面，使用[系统管理]-->[系统设置]-->[系统功能设置]菜单，可以进行相关设置：
系统中关于数量的设置
1.系统默认状态下，记帐需要记录价格的相关情况，但允许您在记帐过程中，只记货品数量的进出存，而抛开价格价值等因素。

2.系统默认状态下，允许超出库存出库（先从别外借货，先出库，后补入库单），但您也可以通过设置禁止超出库存出库。

3.系统默认状态下，允许单据中存在负数（如用于冲销错帐），但您也可以设置为禁止单据中出现负数。

4.系统默认设置，当库存出现积压（存货过多）或缺货（存货过少）时，自动弹出报警，您可以设置为取消自动报警功能。

5.系统可以通过设置，允许最高权限管理员直接修改库存数。

但此操作会造成进出存综合报表不准确，不推荐开放此功能。

系统中关于价格的设置
1.系统默认状态下，记帐需要记录价格的相关情况，但允许您在记帐过程中，只记货品数量的进出存，而抛开价格价值等因素。

2.系统默认状态下，在单据中录入货品编码，系统自动调入默认价格，但是同时可以修改实际发生的价格。

您也可以设置为禁止修改实际价格，一切按照基础数据中设定的货品默认价格。

3.系统默认状态下，每一次入库审核后，系统会用加权平均的方法，更新货品的成本价格。

您也可以设置为禁止更新成本价。

4.可以通过设置，让销售价与成本价建立一个公式关系，成本价变动，销售价自动跟着变动。

也可以取消这种关系。

5.价格的小数位精度可以设置，默认为精确到小数点后2位。

第三章帐本数据与操作员权限
在软件启动后，第一步看到的就是“帐本设置”窗口。

在用户登录成功后，您也可以通过主界面[系统管理]-->[系统设置]-->[系统套帐设置]打开“帐本设置”窗口。

“帐本设置”窗口的功能包括：建立新帐本，导入管易通帐本文件，帐本更名，删除帐本，选择帐本打开，局域网联机设置。

多套帐本的应用：
您的一部套帐，都存放在一个帐本文件中。

您可以使用[增加帐本]建立多个帐本文件管理多套帐，在系统启动时选择要管理的帐目，再[打开帐本]；
局域网内联机运行：
您也可以把局域网内一台电脑的一个文件夹设置为完全共享，之后把一个帐本文件存放在该共享文夹下，局域网内其它电脑安装了本软件后，用[增加帐本]-->[导入已有帐本]，通过网上邻居找到共享的帐本文件。

从而实现局域网内多台电脑联机操作同一套帐本。

数据备份与恢复：
由于停电、电脑故障、电脑病毒、人为误操作等潜在的危险存在，您的帐本数据可能遭到破坏或丢失。

所以，养成良好的习惯，经常把帐本文件备份到安全位置是必要的。

通过[系统管理]-->[数据备份与恢复]-->[帐本备份]，可以备份帐本。

也可以设置每间隔几天（或每次退出系统时）自动备份一次数据。

如果您重新安装了软件或您的帐本数据遭到破坏，您就可以用如下两个方法把以前备份的数据恢复到系统中来。

方法一：使用[系统管理]-->[数据备份与恢复]-->[帐本恢复]。

注意此种方法会把当前正在用的帐本数据彻底覆盖掉，如果您确认要用备份的帐本文件覆盖现有数据，才可以使用此方法。

方法二：使用[帐本设置]-->[增加帐本]-->[导入已有帐本]，这样做就相当于为系统增加了一套帐本，好处是不会覆盖旧的数据。

另外，如果因为旧的帐本遭破坏而无法登录系统，也可以用这种方法来恢复数据。

远程数据传送:：
帐本的备份与恢复也可以应用于远程管理。

把备份出来的文件，通过电子邮件发送到异地的电脑上，异地的电脑也要安装本软件，再导入通过电子邮件接收到的帐本文件，就可以在远程查看到本地的帐目及相关信息了。

操作员权限控制：
针对一套帐本，可以设定多个操作员，不同操作员有不同的权限。

每个操作员都可以自已设定自已的密码，没有密码不能进入系统。

（系统安装后，默认状态是不需要密码的）在[系统管理]-->[操作员权限分配]中，可以增加、删除操作员的帐号，也可以修改操作员的姓名及权限。

在系统中“001”是系统最高权限管理员的专用帐号，系统中某些操作只能由“001”来完成。

在远程应用上，如果你把帐本数据发送给远方的操作员，但只告诉对方一个受权限限制的帐号和密码，那么远方的操作员权限也受一样受到您的控制了。

另外，在系统中，单据的录入、修改、审核操作，都会自动记录是由哪个操作完成的。

如果某单帐目出现问题，可以方便的找到责任人。

第四章基础数据
供货单位与出货单位：
供货单位就是货品的来源，如供应商、生产车间（成品出车间入库）等。

也可以是采购部门（如果不需要记录供应商，只需记寻哪个部门采购。

）
出货单位就是货品的去向，如客户，分公司，车间（材料出库到车间进行加工生产）等。

也可以是负责出货的本司部门，如销售一部，销售二部等。

每一个供货单位和出货单位都有一个唯一的编码。

在系统的单据中，只记录与这张单据（入库单、出库单等）相关的供货单位或出货单位的编码。

系统可以自动根据编码检索到单位名称，进而可以得知单位的联系方式备注信息等。

因此，供货单位与出货单位的名称、相关资料可以随时随意修改，但是编码被系统中的单据引用之后，就不可以修改和删除。

系统管理员可以在[系统管理]-->[帐本数据清除]-->[清除指定基础数据]中，清除指定编码的供货单位或
出货单位，但同时也会把与之相关的所有单据也清除掉。

类别设置：
系统默认货品只有一层分类结构。

即每种货品类别下属直接就是具体的货品了。

但是，您可以通过科学的类别编码来实现多级分类。

举例说明：
如库存货品共分三大类：办公用品、生产材料、包装材料；
办公用品又分为：文具类、电脑类、桌椅类
生产材料又分为：五金类、化工类、纺织类
包装材料又分为……
那么，我们就可以在系统之外制定一个主干类别的编码，而在我们的系统中直接给底层的类别编码。

如，在系统之外，我们规定：办公用品用“A”代表，生产材料用“B”代表，包装材料用“C”代表……
在系统的类别编码中，我们把文具类编码为“A01”,电脑类编码为“A02”……五金类编码为“B01”……
这样，我们就可以根据系统中的类别编码，看出更多的分类层次，从而实现多级分类，便于管理和查询。

当然，您也完全可以不制定任何编码方案，只以易记的字母或数字，甚至是汉字做为类别编码。

货品编码与货品属性：
每一种相同名称，相同规格，相同计量单位，可以同时同价核算的货品，都要规定一个唯一性的货品编码。

货品的编码方案也可以象类别编码那样层次分明，也可
以用顺序的数字，或用易记的字母缩写，或用货品自带的条形码等等。

货品的名称、规格、备注等信息可以随时自由修改，但是货品编码一旦被系统的单据引用，就能再修改或删除。

系统管理员可以在[系统管理]-->[帐本数据清除]-->[清除指定基础数据]中，清除指定编码的货品，但同时也会把与之相关的所有入库出库记录也清除掉，也会影响到已经生成的综合进销存报表。

不推荐使用这样的清除操作。

在新增货品资料时，可以录入货品的原始库存数，修改货品资料时，原始库存数将不再出现。

所以，如果需要录入原始库存，要在增加货品资料时录入。

否则就要用其它方法确定原始库存，或按默认状态，原始库存为0。

货品的成本价格与销售价格，您可以在建立货品档案时规定。

但是，如果原始库存为0，您也可以不录入价格。

在以后的入库出库操作中，自动生成货品的价格属性。

货品的最低库存、最高库存属性，是库存报警功能的依据。

最低库存是该货品最少需要的持有数，如果货品为存低于这个数量，将会告诉成供货不及时的危险；最高库存是该货品最多不能超过的数量，如果货品超过这个数量，可能会库存积压增大成本。

如果不需要库存报警功能，货品的最低库存、最高库存属性也可以不设定。

货品图片，只记录货品图片所在的路径，因为，在设定货品图片之前，最好先把图片复制到统一的文件夹内以便于管理。

从Excel导入货品档案:
使用了本系统，一般需要事先录入所有的货品档案。

少则几百种，多则数千种上万种的货品档案，如果完全由人工录入则需要很长时间的劳动。

那么，有没有办法轻松的完成这个初始建帐的工作呢？
许多客户，在没有使用本系统之前，一直在使用Excel 记录货品的档案;或者，有些客户以前使用其它管理软件，并且可以把其它软件中的货品档案数据导出到Excel文件。

那么，这样的客户，使用我们的仓库管理软件将会大大省力了。

因为我们的软件提供从Excel文件导入货品档案到系统中的功能。

首先要清楚数据导入与系统内已存在数据可能会发生冲突。

也就是说，当系统内已经存在一部份货品资料，这时再导入数据，如果Excel文件中存在货品编码与系统内原有货品编码重复的情况，那么，导入数据时，会自动用Excel 内的新的数据，覆盖掉系统内的旧数据。

因此，建议您首先做导入数据工作，之后再补充录入其它货品编码及资料。

导入数据操作过程如下：
1.打开[基础数据]-->[从Excel导入货品资料]，点击“Excel文件”空格后面的[…]浏览按钮，选中要导入的Excel文件。

2.在“工作表名称”一栏中输入Excel文件内的指定工作表名称。

（工作表是指一个Excel文件中的一个表格，在Excel界面右下角，默认名称为“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”等）。

输入完成后点击[读入数据]按钮，把Excel 文件一个工作表内的数据读入到系统内。

此果仅为暂时读入数据，还没有真正导入货品资料成功。

3.检查从Excel工作表中读入的数据，查看表格是否有规律，没有规律的表格数据是无法导入的，强行导入会在软件运行中出现错误。

还要检查是否存在空行，特别是涉及到货品编码的列，是否有空格。

如果存在，点击选中该行，再点击顶部［删除行］菜单删除无用的行。

4.从Excel文件读入的数据呈现在系统界面的表格内，这时候每一列的头都有一个字母代号“A、B、C…”等。

同时，“货品编码”、“货品名称”、“单位”、“规格型号”等这些货品属性描述后面的下拉框内，也充入了“A、B、C…”这样的字母，数量与下面表格的列数对应。

这时需要您指定，哪一列对应哪一个货品属性。

如：货品编码对应C列，货品名称对应D列…，那么您就可以分别在货品编码、货品名称后的下拉框内选择或输入“C”、“D”。

其它项，如规格、单位、备注、价格、数量、安全库存等项，如果在Excel表中有这样的列，就选择对应的字母，如果没有，就保持其对应的下拉框为空。

如果Excel工作表中的数据有货品所属类别及类别编码一列，那么，也象操作货品编码、名称一样，在相应的下拉
框中选择即可。

如果没有货品类别及类别编码，那么，系统导入时将按照“默认类别编码”、“默认类别名称”来把要导入的所有货品归类。

如果仅有类别名称，没有类别编码，那么，您可以把“类别名称”、“类别编码”都指向Excel工作表中的类别名称一列。

5.完成以上工作，就可以开始[导入新数据]了。

点击顶部[导入新数据]菜单执行。

系统会有警告提示，确认无误即可选择确实要执行此操作。

6.如果前面操作无误，您的数据就会存入系统的货品资料库中。

在系统主界面-->[基础数据]-->[货品编码资料]中可以查看得到。

如有需要，您可以对个别货品资料进行修改。

第五章入库与出库操作
系统中存在入库单、退货单（回退给供货单位）、出库单、退库单（出货单位回退给本仓库）四个主要出入库的单据类型。

(盘点单也可以产生库存数量的增减，但盘点单的相关说明放在下一章。

)
四种类型的单据操作方法是一致的，下面详细说明：单据的录入、保存、修改、删除：
要录入一张新的单据，需要从系统主界面点击相应的菜单，如[入库管理]-->[货品入库单]，或[出库管理]-->[货
品出库单]。

进入单据操作窗口后，点击顶部[增加]菜单，开始录入一张新单据。

系统会自动生成一个单据号码（入库单号、出库单号等），也允许你按您的想法修改这个单号，但是系统中不可以存在两张单号相同的单据。

系统默认的单据发生日期就是电脑系统当天的日期，您同样可以修改。

发生入库出库的相关单位（供货单位、出货单位）您可以从下拉框中选择，也可以只录入该单位的编码，在保存单据时，系统会自动找到该单位名称。

录入单据涉及的货品时，只需要单据表格的第一列录入货品编码后按回车键，系统会自动读入该编码对应的货品名称、规格、计量单位、默认价格。

光标自动跳到入库/出库数量一栏，默认数量为1，您可以在修改（或不修改）数量之后，再按回车键，光标跳入价格一栏……在熟练操作下，录入+回车可以一直到完成整个单据的录入。

如果您仅知道货品名称，或只知道货品编码的开头几个字符，您可以在单据录入界面的顶部“货品编码”一栏中进行查询。

在顶部“货品编码”一栏内空白的情况下，直接点击[?]按钮，可以在弹出的列表中查看到货品资料库中的货品编码、名称、现存量等相关数据。

您可以选中一种货品之后在顶部的“数量”一栏内录入发生的数量，再点击[增加货品]，这样同样可以在单据中录入单据的内容。

如果您知道货品编码的前几位，您也可以在顶部“货品编码”一栏内输入您知道的这几位字符，然后点击[?]按钮进行模糊查找，这时弹出的列表中的内容就是所有货品编码以这几位字符为开头的所有货品。

这样更容易方便的从数以千万记的货品资料库中筛选出你需要的资料
如果您是使用货品的条形码做为货品编码，您的电脑又装有条形码扫描设备，那么，您首先设光标定位在顶部“货品编码”一栏内，然后用条码扫描设备对准货品条形码进行读码，系统会把条形码读入顶部“货品编码”一栏，之后光标自动落到“数量”一栏，默认数量为“1”，您可以修改（或不修改）数量后按回车键，单据中增加了该货品，光标又回落在顶部“货品编码”栏，您可以直接扫描下一款货品的条形码了。

在单据录入过程中，如果错误录入了不相关的其它货品编码，您需要删除单据中的一行，那么请这样操作：先用光标选中要删除的这一行，这时顶部“货品编码”栏出现该行的货品编码，接着您点击顶部[删除货品]即可实现删除。

在录入单据内容的过程中，系统会随时自动合计单据总金额，呈现在单据界面下方“金额合计”栏内。

录入员一栏，是您在系统内的用户名称。

您无权修改。

审核人一栏，您也无权录入，在单据审核时系统自动记录审核人的用户名称。

单据界面最下方，“备注”一栏，可以录入这张单据的注释，也可以保持为空。

如果您想放弃单据录入，您可以点击顶部[取消]菜单，那么您对这一张单的录入将全部消失。

一张单据录入完成后，必须及时[保存]，点击顶部[保存]菜单即可。

注意，[保存]后的单据，并没有马上生效，也就是说，还没有影响到库存。

此时，您可以用[修改]菜单，打开一张已经保存却未审核的单据，对单据进行修改或继续录入。

[修改]后再重新[保存]。

一张已经保存却还没有审核的单据，您可以对它进行[删除]操作。

但审核后的单据却不可以直接删除。

如有必要，可以使用[撤销审核]或系统主界面-->[系统管理]-->[帐本数据清除]-->[清除历史单据]。

单据的审核与撤销审核
前面提到，一张单据保存后并没有立即生效，也就是说，还没有影响库存。

要完成这一张单的入库或出库动作，需要对它进行[审核]。

选中一张单据，再点击[审核]菜单，单据将生效，库存数量根据单据得到更新，系统自动在该单据内记入审核人的名称。

如果是入库单，系统可以根据加权平均的方法更新货品成本价。

（您也可以在系统功能设置中取消动态更新成本价的功能）。

审核后的单据已经成为事实发生的帐目，将不可以再被。