指定货与自揽货操作流程

指定货与自揽货的操作流程
指定货操作流程
一、接单（接受代理委托）
1、收到代理邮件通知后联络当地货主，及时将备货情况反馈代理。

2、根据代理配船要求提供预配船期给代理确认。

3、一经代理确认船期即向当地货主要出货详细资料（一般为明细单传真件）
二,
需明确以下重点信息，一但发现货主信息和代理提供的不一致需及时通知代理并请其确认变更。

①目的港、中转港
②箱型、箱量各箱型最大体积为：（长*宽*高），
可装重量
(详细限重根据各家船公司而定)
1×20'GP=31CBM 5.9*2.35*2.39m 17MT
1×40'GP=67CBM 12.03*2.35*2.38M 25MT
1×40'HC=76CBM 12.03*2.35*2.69M
1×45'GP=86CBM 13.556*2.352*2.698M
③毛重(是否超重)、件数、体积
④做箱情况，门到门还是内装
4、完成公司内部货运程序初步录入
5、美线货需根据船公司要求督促货主及时提供AMS信息。

三、订舱
1、缮制我司委托书向驳船公司订舱（发货人为我司，收货人及通知人为目的港我司代理）；
制单时应标明约号（可能是我司约号可能是目的港代理提供约号），保证数据的正确、相符性，以减少后续工作中的频繁更改。

2、取得驳船公司提供的配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息加入货运程序。

3、将船名航次、提单号、预配二程、预计抵达目的地等信息提供给国外代理。

四、做箱
1、门到门：取得船公司放箱令后，及时填妥装箱计划联系车队做箱，务必在计划中明确做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班，确保重箱准时返回堆场。

2、内装：取得驳船公司进仓通知后，及时书面传真通知货主并跟进货物进仓情况，督促货物于截关日（船期前两天）前送进指定仓库。

3、取得两种做箱方法所得的装箱单。

五、报关
1、了解出口货物报关所需资料，取得货主报关资料后及时审核，发现缺少文件及时通知货主补齐，确保驳船公司报关员或报关行在截关日（船期前一天）前1-2天拿到全部报关资料。

2、跟踪清关情况，确保配载上船。

六、提单确认和修改
1、问明目的港代理MB/L签发形式：电放：需我司出具保函给船公司SEAWAY BILL: 需我司出具保函给船公司
2、问明货主货代单发放形式：电放：需货主提供正本“电放保函”（留底）。

预借：需货主提供正本“预借保函”（留底）。

倒签：原则上指装货不接受倒签要求，在目的港代理征询收货人同意后方可倒签，在此情况下仍需货主提供正本“倒签保函”（留底）。

3、根据货主提供原始资料制HB/L，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。

4、制提单时遵照“MB/L 和HB/L一致”原则。

5、如是三方操作货物，即国内货主只为供货人，HB/L上显示的货主为境外中间商，中间商委托其所在国RTW代理安排出货事宜，此种情况下，HB/L多为境外放单，由我司境外配货代理签发。

我司一经确定货物上船，即将准确出货数据如船名航次、提单号、件数、毛重、体积、箱封号等提供给境外配货代理，以便其境外签单。

七、HB/L签单
1、查看每张正本提单是否都签全了证章。

2、交操作主管逐份手签。

八、费用结算
1、海运费：如我司签单，我司HB/L一经签发，应先将DEBIT NOTE(向境外代理收操作费)随海单、货代单电邮或传真给境外代理，同时将DEBIT NOTE随全部正本海单、HB/L复印件交由上海分公司寄境外代理，同时交一份DEBIT NOTE给财务做帐。

如是三方操作货物，境外配货代理签单完毕后会提供我司HB/L 复印件，同时会将此单货他们的买卖价及我司的利润分成告明我司，我司确认无误后及时出具DEBIT NOTE 向境外配货代理收取利润分成部分并交一份给财务做帐。

全部正本海单、HB/L复印件则交由上海分公司寄目的港代理。

2、当地人民币费用：原则上指定货都执行付款买单，但已和我司有协议的仍按协议规定执行。

一经确定货物已上船，操作应尽快制作“COVER SHEET”交财务打印出发票以便客户付款买单。

九、提单、发票发放（提单样本）
1、没有收到货主正本MB/L的一律不准放单（电放单除外）,付款买单的没有付清费用一律不准放单。

2、货主自来取件的,需签收。

3、通过EMS和快递送达的,应在"名址单"上标明诸如:"提单号"、"发票号"等要素以备日后查证。

十、应在一个月内督促费用的清算并及时返还货主"核销退税单"
1、操作根据财务提供的运费催收清单督促相关客户及时付清运费、觉察客户付费有问题应第一时间反馈给上级主管及财务以便采取对策。

2、货物出运后一个月由专人负责开始向驳船公司或报关行催收“核销退税单”。

3、经财务确认已付清全部运费后及时返还货主“核销退税单”并保留签收或寄件登记备查。

4、海关退税有问题的，应及时协调驳船公司或报关行予以尽快解决。

自揽货操作流程
一、接受货主询价
1、海运费询价：
①销售需熟练掌握发货港至各大洲，各大航线港口价格；
②销售及操作都应了解主要船公司（）船期信息；
③销售报价时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等，报价完毕后应请顾客留下电话、姓氏等联络要素并留存书面报价记录备查。

2、陆运询价：（人民币费用）销售及操作都需掌握各港港区装箱价格、D/D拖费价格、报关费、商检、动植检、订舱费、文件费等收费标准。

3、不能及时提供的，务必在最短的时间内回复货主。

二、接单（接受货主委托）
1、美线：接受货主委托后（一般为明细单传真件）需明确的重点信息：
1、和销售核实货主确认运费是否正确
2、驳船船期、目的港、中转港（区分MLB和AW）及预配二程船期
3、箱型、箱量各箱型最大体积、长*宽*高、可装重量
1×20'GP=31CBM 5.9*2.35*2.39m 17MT
1×40'GP=67CBM 12.03*2.35*2.38M 25MT
1×40'HC=76CBM 12.03*2.35*2.69M
1×45'GP=86CBM 13.556*2.352*2.698M4、
毛重(是否超重)、件数、体积
5、服务条款（区分O/O,O/R及O/D）及付费条款（预付或到付）
6、做箱情况，门到门还是内装
7、完成公司内部货运程序初步录入
8、及时督促货主按船公司要求提供AMS信息
2、其它航线：接受货主委托后（一般为明细单传真件）需明确的重点信息：
1、和销售核实货主确认运费是否正确
2、驳船船期、目的港、中转港及预配二程船期
3、箱型、箱量
4、毛重(是否超重)、件数、体积
5、提单是出MB/L 还是出我司HB/L（一般情况下，运费到付只能出HB/L）
6、服务条款（区分CY/CY、CY/DOOR、CY/FO等条款）及付费条款（预付或到付）
7、做箱情况，门到门还是内装
8、完成公司内部货运程序初步录入
三、订舱1、
美线：
1、缮制我司委托书向驳船公司订舱（发货人为我司，收货人及通知人为我司美国代理，注意区分美西和美东代理）；
制单时应标明我司约号（如有）同时保证数据的正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。

2、取得驳船公司提供的配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息加入货运程序。

2、其它航线：
1、如货主要求出MB/L，直接根据其提供的原始单据（明细单）缮制委托书向驳船公司订舱；如货主要求出HB/L,则需缮制我司委托书向驳船公司订舱（发货人为我司，收货人及通知人为我司目的港代理，代理详细资料可在我司网站上查询）。

制单时应标明我司约号（如有）同时保证数据的正确、相符性，以减少后续工作中的频繁更改。

2、取得驳船公司提供的配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息加入货运程序。

四、
做箱1、
门到门：取得船公司放箱令后，及时填妥装箱计划联系车队做箱，务必在计划中明确做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班，确保重箱准时返回堆场。

2、内装：取得驳船公司进仓通知后，及时书面传真货主并跟进货物进仓情况，督促货物于截关日（船期前两天）前送进指定仓库。

3、取得两种做箱方法所得的装箱单。

五、
报关
1、了解出口货物报关所需资料，取得货主报关资料后及时审核，发现缺少文件及时通知货主补齐，确保驳船公司报关员或报关行在截关日（船期前一天）前1-2天拿到全部报关资料。

2、跟踪清关情况，确保配载上船。

六、提单确认和修改1、美线：
1、美线只能签发我司HB/L。

2、问明货主"提单"的发放形式：
①电放：需顾客提供正本“电放保函”（留底），MB/L按我司美国代理的要求不做电放只出正本。

②预借：原则上不预借提单，个别货主除外（如APP）,需货主提供正本“预借保函”（留底）。

③倒签(3天以内)：需货主提供正本“倒签保函”（留底）。

3、依据货主提供原始资料制单，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。

4、运费为到付时，提单上应显示到付金额。

5、缮制提单时尽量遵照“MB/L 和HB/L一致”原则。

2、其它航线：
1、签发MB/L：
①驳船公司按照船公司制单要求，参照货主提供明细单直接缮制海单传我司确认，我司再给货主确认并取得货主确认回传。

②问明货主“提单”的发放形式
电放：需货主提供正本“电放保函”交船公司
预借(如可行)：需货主提供正本“预借保函”交船公司
倒签（如可行）：需货主提供正本“倒签保函”交船公司
2、签发HB/L: ①问明货主"提单"的发放形式：
电放：需货主提供正本“电放保函”（留底）。

预借：需货主提供正本“预借保函”（留底）。

倒签(3天以内)：需货主提供正本“倒签保函”（留底）。

②依据货主提供原始资料制单，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。

③运费为到付时，提单上应显示到付金额。

④缮制提单时遵照“MB/L 和HB/L一致”原则。

七、HB/L签单
1、查看每张正本提单是否都签全了证章。

2、交操作主管逐份手签。

八、费用结算1、海运费1、
全预付：货一经确定上船，操作就应及时缮制“COVER SHEET”交财务打印发票，没有协议的客户实行付款买单，有协议的客户按照协议规定执行。

操作同时应将DEBIT NOTE（付代理操作费）随全部正本MB/L,HB/L复印件交由上海分公司寄美国代理，并给财务一份用于做帐。

2、全到付：我司提单一经签发，就及时将DEBIT NOTE（付代理操作费并收代理运费差额部分）随全部正本海单、HB/L复印件交由上海分公司寄美国代理，同时交一份DEBIT NOTE给财务做帐。

3、部分到付、部分预付：货一经确定上船，操作就应及时缮制“COVER SHEET”交财务打印发票收取预付
部分费用；我司提单一经签发，就及时将DEBIT NOTE（付代理操作费并收取运费差额萡分）随全部正本海单、HB/L复印件交由上海分公司寄美国代理，同时交一份DEBIT NOTE给财务做帐。

2、当地人民币费用：货一经确定上船，操作就应及时缮制“COVER SHEET”交财务打印发票，没有协议的客户实行付款买单，有协议的客户按照协议规定执行。

九、
提单、发票发放（提单样本）1、没有收到货主正本MB/L的一律不准放单（电放单除外）,付款买单的没有付清费用一律不准放单。

2、货主自来取件的,需签收。

3、通过EMS和快递送达的,应在"名址单"上标明诸如:"提单号"、"发票号"等要素以备日后查证。

十、
应在一个月内督促费用的清算并及时返还货主"核销退税单"
1、操作根据财务提供的运费催收清单督促相关货主及时付清运费、觉察货主付费有问题应第一时间反馈给上级主管及财务以便公司采取对策（如扣核销退税单等）。

2、货物出运后一个月由专人负责开始向驳船公司或报关行逐票催收“核销退税单”。

3、经财务确认已付清全部运费后及时返还货主“核销退税单”并保留签收或寄件登记备查。

4、海关退税有问题的，应及时协调驳船公司或报关行予以尽快解决。