人事档案规范化建设初探

归档 、 装 订等 业务 不太 了解 ， 难 以适应 人 事档 案
工作 ， 严重影 响了档案管理水平 。
工作 ． 人 事档案 管理工 作只要做 到不 丢失 、 不 泄密 ， 同 时又能应付外 调 、查 档就可以 了。在这种错误认识 影
响 下 ，一 些 单 位 忽 视 人 事 档 案 管 理 工 作 ，在 场 所 、 经
的“ 替换” 和“ 添加 ” 功能对 格式 进行 修改 ， 即将 “ 一 换为“ ． ” ， 并在 文件 名后 添加 “ ， １ ” 或“ ， ２ ” ， 以达到 工 的挂接 格式 。 最后单击档案管理系统的“ 电子文 件 上 传 ” 按 钿
５ 批 量 修 改命 名 和 无差 错 挂 接 扫 描 后 的 文 件 经 检 查 无 误 后 需 要 挂 接 到 档 案 系 统 对 应 的条 目，批 量 上 传 功 能 可 以 实 现 一 批 文 件 的 一 次
一
是“ 人 事 档 案 管理 是 附 属 性 工 作 ， 保 存 好 资料 就
够了 ”有 相 当部 分 单 位 领 导 对 人 事 档 案 管 理 工 作 不
够 重视 ．对人事档案管理 的重要性认识不够 。在他 们
看来． 人 事 档 案 管 理 是 附 属 性 工 作 而 不 是 单 位 的 主 要
Ｊ Ｘ１ ４ １ ３ ， １ ＿ Ｏ Ｏ Ｏ ｌ ， Ｊ ｏ ｇ ” ， 为符 合格 式 要求 ， 可利 用 软件 中
２６ 湖北档案
高 。档 案资料归档整理不规 范 ， 归类不统一 ， 目录不统
一
一
件大事来抓 。 纳入 到单 位建设 发展的总体规划 ， 使人
ຫໍສະໝຸດ Baidu
。
事档案管理随着单位的发展而发展 。 严格按照《 干部 档
定修改好的电子文件 ， 进行“ 提取全文” （ 一般图像不ｊ 取全文） 、 “ 上传方式” （ 不用新建记录） 、 “ 挂接方式” （ 栏 的设置 ， 最后点击“ 上传” 即可。
参考文献 ： … １［ ２ 】档 案 行 业 标 准 ： 纸质 档案数 字化 技 术｝
（ ＤＡ／ Ｔ ３ １ —２ ０ ０ ５ ） ： ６ ． ３ ． １ — ３ ． （ 作 者 单位 ： 广 东佛 山科 学 技 术 学 责任 编 辑 ／ 张
五是人 事档案管理 手段 陈旧 ， 信 息化程度 不 高。 在
计 算 机 得 到 普 遍 应 用 的今 天 ，有 的 单 位 在 调 阅档 案 时
案工作条例》 第 二 十七 条 规 定 ， 建立坚 固的、 防火 、 防潮
费、 人员上没有保 障 ， 档案工作没计划 ， 没安排 。
二是部 分单位 档案硬 件设施 建设投 入 严重 不足 。
有 的单 位宁 肯在其他 工作 中完 善硬件 设施 ， 也不 愿在
档 案 室 添 置 新 设 备 ，导 致 大 部 分 档 案 室 设 备 简 陋 ， 个
的真实 情况 ， 建 立起 来 的人 事档 案信 息不 全 ， 质
如上传 ２ ０ １ ３年 第 一 卷 第 一 件 的 学 籍 卡 和 成 绩 单 共 ２ 份 电子 文 件 ，则 格 式 应 该 为 ： ２ ０ １ ３ 一 Ｊ Ｘ １ ４ １ ３ ， １ ． ０ ０ ０ １ ， １ ． ｊ ｐ ｇ ； ２ ０ １ ３ 一 Ｊ Ｘ１ ４ １ ３ ， １ ． ０ ０ ０ １ ， ２ ． Ｊ Ｐ ｇ 。其 次 利 用 批 量 修 改 文 件 名 软 件 对 扫 描 文 件 进 行 批 量 改 名 ，可 避 免 单 份 修 改 ．按 上 例 ， 扫 描 后 的 电 子 文 件 的 格 式 为 “ ２ ０ １ ３ 一
人 事 档 案 是 个 人 经 历 和 实 践 的 历 史 记 录 ，是 个 人
别 单 位 没 有 专 用 档 案 室 的 现 象 ，档 案 管 理 不 规 范 标 准 ，从 而 有 可 能 造 成 档 案 资 料 丢 失 或 档 案 材 水 变、 虫蛀 的情况 ， 从 而 对档 案保 管 和利 用产 生不 币
理 工 作 。有 的采 取 临 时 或 阶 段 性 抽 调 人 员 来 突击 壹 档 案 资 料 。 而兼 职 档 案 人 员 工 作 变 动 频 繁 ， 业 务 不 对档 案 的重要 性 、 管档要 求 、 档 案材 料 的收集 、 整
、
人 事 档 案 规 范 化 建 设 要 解 决 的 问题
响。 三 是 档 案 管理 人 员配 员不 齐及 管 理 水 平 不 高 。
思想 品 德 、 业 务能 力 、 工 作表 现 和成 长过 程 的真 实写 照 。人 事档 案反应一定 时期 一个 单位和部 门人事工 作
发 展 轨 迹 。 既 能 反 映 单 位 或 部 门人 事 变 迁 。又 能 反 映
个人 的社会 关系和奖惩等情况 。为个 人求职 、单位求 才 提供动 态 、 真实 、 有效 的原始 资料和数 据 。因此 ， 人 事档案 必须作为档案管理 的重要 内容 。
一
于多 种原 因 。 在档 案管 理人 员 配备 上 ， 往 往 专 职
人员配 置不齐 ． 都是采 取兼职人 员来 临时应付 档
性上 传 。 避 免单个 文件上传 耗时耗 力 。因此首 先需要 明确 电子 文件上传 命名规 则 。 不 同 的档 案管理 系统 命
名 规则也 不 尽相 同 ， 就南 大 之 星管理 系 统 而言 ， 按 照 档 号挂接 原则 ， 格式 为 “ 实体分 类号 ， 件号 ， 序号 ． Ｊ Ｐ ｇ ” ，
四是人 事档案管理制度 不健全 。有 的单位档
理 没 有 一 套 完 整 的 工 作 制 度 。人 事 档 案 资 料 的 收 档案 管理人 员个人 的理解 收集资料 ， 从而 导致档 刍 理 人员 执行 不严 格 ， 收集 归档 工作 被 动 、 不及 时 自 象 出 现 。 收 集 归 档 的 材 料 要 么材 料 不 全 面 ，要 么 材 料在 内容和形式 上是 雷同 的 ， 不 能 准 确 反 映 每