酒店管理系统需求分析说明书

酒店管理系统需求说明书1 引言众所周知，现在的酒店行业竞争异常激烈，怎样吸引顾客，提高酒店满员率以及管理水平是十分重要的任务，而借助于当前蓬勃发展的IT工具来进行酒店的管理既方便又快捷，大大提高了办事效率。

而且在数据保存和数据交换等方面也是手工操作所无法比拟的。

虽然信息化不是酒店走向成功的关键因素，但是它可以帮助那些真正影响成败的要素发挥更大的作用！1.1编写目的1.2背景及范围1.3可行性研究我们在经过对市场深入细致的分析和研究后，运用国际上的先进计算机技术，采用国际先进的管理模式，结合中国酒店的实际特点，开发了这套酒店管理系统。

一个成熟的酒店管理系统不仅仅是记录酒店客人的信息，提供查询，报表打印等一系列简单的工作，它能让工作人员从烦琐的手工操作中解脱，并且酒店管理系统本身就代表着一种管理方法。

随着它的深入，将带动企业的运做，为管理和决策提供支持。

为了达到这个要求，它必须依靠高起点的硬件环境和软件开发工具来保证系统的稳定和正常运行。

酒店电脑系统要求24小时连续运行，数据量大，可靠性要求高，因此整个电脑系统供电采用专线方式，加配UPS（不间断供电系统），并合理接地，以便保障整套系统的正常运行。

总之，使用该酒店管理系统，将会有以下好处：1.电脑收银，打印帐单：快速准确，减少宾客等待时间，并可杜绝收银过程中的舞弊现象。

2.高效的客房管理：能有效的提高房率，增加营业收入。

3.提高决策依据：管理者可以随时了解经营情况，以制定相应的经营方针。

4.减轻员工的工作负担：从而使员工把更多的精力放在提高为宾客服务的质量上。

5.简单、方便地保存和查询历史资料。

6.树立良好的酒店形象。

1.4项目开发概述首先，对制作酒店管理系统进行了可行性分析。

考虑到资源和交付时间的限制，对其经济可行性以及技术可行性做了分析，最终决定采用小组中大家都熟悉的SQL Server作为制作后台数据库的平台，采用Delphi 7作为制作此管理系统的界面。

我们决定在3月16日至3月23日这段期间对用户的进行调查分析并且初步建立好后台的数据库。

本着以用户为中心的思想，从客人预定入住酒店开始，一些列的消费，直到客人最后的退房结帐，我们不仅要考虑传统的收费服务项目，还必须考虑某些客人的喜好问题。

比如说，大多数国家的大型酒店中因为客人的数字忌讳，就没有13号或14号房间，而是直接跳到15号，这在实际设计中就要特别留心。

接下来，我们小组决定花一周的时间完善后台数据库的建设和确定各个功能模块，总体设计好框架，进行编码工作。

在初步建立的数据库上，我们必须考虑很多细节性的东西，比如说用户预定房间的话是否允许拼房，如果拼房的话价格该怎样计算；客人是否需要早晨叫醒的服务；客人的信息是否需要设置成保密状态；如果客人是VIP会员的话那我们怎么计费，提供哪些免费的服务等等。

根据我们的调查，酒店管理系统大致分为基础设施、业务管理以及房态管理三大模块，其中再分成若干子模块。

采用Delphi快速开发工具进行界面的开发制作，进入测试与维护阶段。

1.4定义会员：酒店经常接触的顾客，办理会员可以享受一定的优惠策略，并且可以提供一定的免费服务。

氛围普通会员何VIP会员两种。

经理控房：用于在酒店经营淡季的时候，保留一部分房间不出售，留做自用。

不出售的原因是出售的话得到的利润不能支付所花的开销，或者所得利润不大，不值得出售。

1.5参考资料《数据库系统基础教程》——（美）Jeffery D.Ullman Jennifer Widom 著岳丽华龚育昌等译机械工业出版社《delphi程序员成长攻略》——蒙祖强龚涛等编著中国水利水电出版社2项目概述2.1系统总流程首先，传统的酒店业务流程如图所示：其具体的业务流程如下：预定系统可随时查询30天以内酒店客房预售一览表，及可售房间数，可查询某间客房预定情况。

对常客可使用系统的客历资料预定及陪房，可大大减少资料的输入。

客人一旦入住酒店，酒店就会详细记录客人的资料，将允许客人先消费（签单），后付帐（使用一卡通）。

团体入住后除了每个团员有自己的帐外，系统还自动产生该团的主帐号，操作员每一个消费记入成员帐还是记入团体帐，该团成员的房租将自动记入团主帐。

每一个客人从预定房间起系统（一卡通系统）内已自动产生了该客人的帐号，住店的客人享受酒店的短期贷款，可以在酒店绝大部分签单，这将刺激客人的消费心理，增加酒店的收入，记帐功能主要加入酒店暂无连网的那些消费场所和诸如赔偿、日租、特别消费等。

酒店管理者还可根据客人的情况锁住其帐号，以限制其消费。

前台收银系统的埋单又与其他营业场所不同，前台的埋单允许客人一帐多单，分期埋单，分类别埋单，退房时能自动检测。

转帐功能也具有万能分帐的功能，既不但可以把几个帐号的消费转入另一帐号，也可把某一帐号特定时期特定几类消费转入另一帐号，转帐帐项将留下记号并且留下记录以方便查核人员核对。

2.2系统各流程分析、DFD图和数据字典下面我们以客人为中心，建立客人从入住到离店的数据流图和数据字典：2.2.1系统总流程设计2.2.2后台子系统财 务后台子系统主要是牵涉到基础设施的管理，不直接与客户发生关系主要支持经理查询、库房管理、数据的备份以及财务上的管理。

在详细设计的时候会有具体的介绍。

2.2.3前台子系统按照客人从住店、离店的过程将系统划分为预订、接待、取消预订和离店四个处理过程。

客人通过预订，也可直接到酒店登记住宿。

客人预订后，也可能取消预订。

客人分为个人与团体两类。

（1）个人预定个人预定的DFD图如下：登记，并核对“会员名单表”及“优惠项目表”，无误后收取预订押金并记入“预订金入帐表”。

进行订房，将预订信息记入“客人预订信息表”，修改“客房预订信息表”的客房状态，给客人预订证明表。

预订完成。

（2）团体预定团体预定的DFD图如下：表”。

（3）取消预定客人要取消预订，只需将“预订证明表”和“预订收据”交给服务员，经核对后退款并修改“客房预订信息表”及“团队或个人预订信息表”。

1DFD图如下：（6）离店收银. 离店收银DFD图数字字典如下：2.3后台数据库的建立、E/R图及关系模型分析关系模型：楼层信息(楼层编号，楼层名称)；客房类型(类型编号，类型名称，价格，拼房价格)；客房信息(客房编号，类型编号，楼层编号，额定人数，现有人数，是否拼房，状态，备注)；入住单(入住单号，顾客编号，抵店时间，离店时间，客房编号，是否含早餐，是否拼房，入住价格，入住人数，是否加床，加床价格，预收款，是否叫醒，叫醒时间，是否保密，备注，是否折扣，折扣原因，折扣大小，应收账款，是否结账，结账金额，结账日期，付款方式，操作员编号)；预定单(预订单号，预订人编号，预定单位，抵店时间，预住天数，客房编号，是否拼房，入住价格，入住人数，是否加床，加床价格，预收款，操作员便号，备注)；折扣信息(折扣原因，折扣大小)；消费明细(消费单号，入住单号，消费号，消费时间)；消费信息(消费号，消费名称，收费标准)顾客(顾客编号，顾客类型，会员编号，姓名，性别，地址，联系电话，顾客单位)；会员信息(会员编号，会员类型，姓名，性别，住址，联系电话)；操作员(操作员编号，姓名，年龄，性别，住址)；E-R图：3.功能需求（1）基础设置首先，酒店的管理人员除了客人之外最主要的管理是对“基础设施”的管理。

而一个大型酒店的基础设施包罗万象，我们的系统针对的是酒店的整个管理体系而言的，因此我们将精力放在客房类型、客房信息等的管理上，对这些项目进行初始化设计，这而设置一般不宜轻易改动。

基础设施功能模块如下示：“客房类型设置”用于设置本酒店的客房的分类信息，内容包括房类名称、客房价格、是否允许拼房、拼房价格、可预超订数。

其参照表格如下示，当然，“客房信息设置”用于设置客房的初始化信息，包括房间号、房类编号、楼层、额定人数、额定床数、实际床数、房间特征、是否可拼房、状态和备注。

需要注意的是额定床数和实际床数的区别，有的客户可能是需要拼房，因此需要额外增加床数。

“消费信息设置”用于酒店提供给顾客的消费项目，如停车、洗衣服、一系“折扣信息设置”用于设置房价的打折信息，内容包括设置房间的打折信息，内容包括折扣名、折扣值、房类编号、打折后房价、开始时间、结束时间、备注。

多的项目。

“会员资料设置”用于设置会员的资料信息。

酒店一般会在客人第一次入住的时候询问住客是否想成为本酒店会员，会在入住消费的时候给于一定的优惠。

其主要包括客人的会员编号、身份证号、姓名、性别+住址+联系电话。

将某些人列入酒店受欢迎的行列，在对待这些顾客的时候，我们可以根据其会员资格设定一定的优惠项目，其主要表项包括客户的身份证号、姓名、性别，。

（2）预定管理预定管理的数据流图及数据字典见概要设计。

他包含的功能模块如下：“个人预定”用于旅行社、订房公司、订房网络或者宾客本人等以客人单独身份预订房间。

个人预定要求输入房间类型、房间价格、折扣、抵店日期、离店日期、订房人、是否会员等个人信息。

“团体预定”用于旅游团、会议等成批客人且具有抵、离时间基本一致和集体统一付账的情况下预定一批房间。

团体预定要生成一个团住单，包括其具体预定的房间类别、房间数，大部分内容和个人预定时是一样的。

在设置预定单的时候，可将“个人预定”和“团体预定”两个单设置在一个功能页面，根据选项的不同进行进行区分。

生成统一的预定单号。

{用于查询}预定的增删查改模块用于查询客户的预定情况、修改其预定信息，或者增加、删除各种预定信息，对于操作员来说是最基本的功能。

经理控房主要用于经理控制销售的客房。

在酒店销售的旺季，为了防止房间无计划、低价地销售，利用“经理空房”功能来保留一部分房间，将这些房间状态设置为“不可用”，在适当的时候再进行销售。

对于“经理控房”这一功能在具体设计的时候可将其放在“房态管理”这个大的功能模块中设计，如果不想将此房销售，可以将此房间状态设置为“自用”，而实际上的实现也放在“房态设置”模块中。

“房态表”用于查询当日酒店的实时房间状态，在个人或者团体预定的时候可以查询此房态表，从而获得可以预定的房间的信息，正确的反馈。

其实这是一个子功能模块，在具体编码时可以将其设计成按键调出的格式。

它主要是为了查询是否还有可用房间而设置的。

（3前台接待管理前台接待管理用于管理客人的入住以及入住后的相关业务，包含的功能模块如图所示：“客人入住”表示未预定的客人的入住，在实际制作的时候可以将“客人入住”和“预定入住”制成一个页面，将客人达到时的状况分为从“预订单中导入”或者直接添加入住单。

“预定入住”用于预定的客人抵达酒店后，根据客人的预定资料入住酒店。

预定入住又可分为两种情况，一是给已经预定的客人做了排房，即已经分配好了房间，此时调出客人的排房客单直接入住房间；如果没有给预订单排房，此时调出客人的预定单，选择合适的房间居住。