加强档案管理工作的建议

关于加强集团档案管理工作的建议

档案管理工作以全面、真实地历史记录，反映集团整体发展状况和经营成果。一方面为集团领导及时了解集团整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于准确认定集团经营成果，查考历史记录，熟悉情况、总结经验、制订计划、研究案件、解决纠纷、处理问题。所以，强化档案管理工作，不断地更新档案管理理念，是奠定集团持续健康发展、实现经营战略的坚实基础，对提升集团市场经济竞争力具有重要意义。

一、集团档案管理中所存在的问题分析

（一）管理分散。现集团的档案上主要分为：文书档案、人事档案，财务档案三类，分别由相关部门单独保管。由于目前集团的实际情况，还不能提供专门保管档案的良好设施条件，也没有设立专门的管理部门，无法实行集中统一的全面管理，而档案管理人员均由办公室文书工作人员兼任，致使档案的收集整理偏重、甚至只重视“文书档案”的管理。

（二）归档档案分类不科学。集团档案来源广、形式多样，但归档门类仅笼统分为三类，忽视了其他形式的档案资料。如：一些重要会议、重大活动中产生的“音像档案”、“荣誉档案”，以及办公用品、设施等“实物档案”，均未列入管理范围。从而导致一些重要凭证信息丢失或缺失，降低了文档资料保管质量。

（三）相关规章制度不健全。缺乏适用的办事流程，日常工作中自主性较大，没有严格按照规程，导致签批单、审批手续不全，或部分项目资料不齐全、归档不及时，影响了档案的完整性。管理上还未达到规范化，如无法为集团领导决策及其他业务部门开展工作提供及时有用的信息，便失去

了档案管理的意义。

（四）管理模式传统。集团目前仅使用传统的手工模式，停留在收发、查找的阶段，缺少先进的管理设备，缺乏完整全面的检索工具，调卷迅速、准确率无法达到规定标准，极大的影响了档案的使用、利用。

二、对集团档案管理工作的建议

（一）设立档案库房。根据相关规定，档案库房需单独兴建，温度要保持在14～24度之间，湿度在40%～60%之间，应做到库房与办公室、用品库房与阅览室分开。并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施，

（二）完善档案管理机制。依据《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》、《档案管理办法》、《不归档文件销毁办法》等相关法律法规的规定，打造一套符合集团实际的档案法律法规。同时，建立配合管理制度，稳固执行力的“问责制”“聘任制”、“考评制”等各种激励机制，确保档案收集及时、完整，档案充分有效利用。

（三）引进先进管理技术。安排档案管理人员到其他单位交流学习档案管理先进经验和具体操作技能，利用现代化手段整理档案，将电子计算机技术运用于管理，建立档案管理数据库，可以系统地完成文件的检索、登记、汇集统计等工作。

（四）构建档案工作管理网络图。各部门、子公司明确一名兼职档案员负责本部门的档案收集整理、查询借阅，各部门档案员按每月或每季度规定时间与集团档案管理人员进行对接，上报本部门的相关情况。