如何加强档案管理工作

如何加强档案管理工作

发布时间: 2012-04-23 点击: 397 次

浙江暨阳建设集团有限公司陈雪艳

摘要：随着自动化的管理模式的深入发展，档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用。企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路，使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。

关键词：档案管理科学规范自动化服务

在对档案管理工作的认识上，本公司很多人存在一个误区，那就是档案管理工作是可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我公司在建筑行业的发展起着至关重要的作用。我们本着吸收和借鉴优秀的档案管理工作成果，争取以积极的心态适应档案管理工作的新形势，培养强大的责任感，提升工作热情为目的。根据上次对八达公司的现场观摩，让我们进一步地认识到自身的不足。经过局领导、公司领导，结合自身的管理方式出发，进行了一次全面、细致的分析，得出如下结论：只有科学规范的档案管理，才能适应新形势的需要。做好档案的收集和利用，不但可以为公司的经济发展做出应有的贡献，还可以实现自身价值。当前企业档案管理不规范在以下几个方面：

一、档案管理工作缺乏制度化的管理

1、档案收集不规范。在收集过程中，公司制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确，给工作带来很大困挠;有部分上交的资料也存在很多问题：工程资料不全;材料不符合要求，用复印件占的比例较多;各种签字、签章手续不完备。

2、档案整理不规范。企业近几年人员调动频烦，没有专职的档案管理人员，造成资料整理不及时，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，不符合事毕立卷要求，不利于规范管理;

3、档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些分公司自设资料库，认为存那里都一样，给总公司的档案的综合管理也造成困难。

4、档案利用不规范。由于招投标制度的严格化，对一些资料的要求很苛刻，必须要提供原件查看，有些地方太远，结合本公司实际情况，采用邮寄的方式，但造成资料的损毁和遗失。

二、缺乏运用自动化对档案管理方法进行改进

目前，一般档案管理都是采用软件管理，本公司的档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的相对比较落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是缺乏对档案工作重要性的认识，资金投入少，觉得不太有必要;二是目前档案资料并没有录入电脑，还按手工在进行工作，还没有得到有效运用。

档案管理作为工作中的一项重要工作，为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥其应有的作用，才能使之更好地为企业工作做好服务。针对以上的档案管理工作中出现的问题，提出以下解决对策：

(一)档案工作要有计划和目标

有计划才有目标，档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出既符合档案管理要求，又符合实际的工作计划。

(二)加强档案基础工作，按时完成的档案工作

档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科合理管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年的档案整理工作要严格执行，按时完成。

(三)加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度，一是要明确档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖企业的档案管理机制。二是建立健全档案管理制度，依据《档案法》有关规定，结合本企业档案管理规定，对档案的收集、整理按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，文件收发、存档、销毁等各个环节工作做出明确规定。对档案设施要严格按照制度办事，以确保档案的安全，档案管理工作中的各项规章制度要上墙，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能，提高业务素质和工作能力，加大档案业务培训工作开展的力度，一是要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班，新人进入要进行岗位获证培训。二是要经常借鉴兄弟单位中好的管理方式，使档案管理工作达到规范化。特别是要加强电子档案管理的培训，档案信息化是档案现代化的必经之路，要想指导档案管理充分发挥好，首先要求档案管理员要懂得计算机相关知识，达到灵活运用，并掌

握所应用的系统软件的功能。我们要把提高自身的业务素质作为搞好档案工作重要环节来抓，为搞好档案工作打下坚实基础。

(四)增大档案宣传力度，增强全员档案意识

积极在本单位的半年、年终工作会议上，由办公室提供材料，将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲，大力宣传档案的作用及重要性。增加《档案法》的宣传力度，要全员懂法。

档案管理的根本目的在于档案利用，档案运用的合理有效是经济社会又好又快发展的一项基础性工作。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现。就必须加强档案基础管理。我们除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索工作，编制较适用的检索工具，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在公司创造效益的同时，促进档案管理工作的发展，才能为公司发展，提供优质、高效的档案服务。

参考文献

1、杨静，《怎样加强档案工作者的综合素质》，[J]，《山东省农业管理干部学院学报》，2005年第3期。

2、白桂芝，《略论计算机技术在档案管理现代化中的运用》，[J]，《江苏水利》，2002年8月。

3、钱云祥，陈晓春，陈明，《关于档案管理现代化的思考》，[J]，《浙江档案》，2002年8月。

4、王凤霞，王秀芳，《深化档案管理工作》，[J]，《齐齐哈尔大学学报》(哲学社会科学版)， 2004年第3期。

5、柳青，董娟，林雪，《信息时代档案管理工作面临的问题及对策》，[J]，《中国成人教育》，2005年4月。

6、高文华，《档案现代化管理初探》，[J],《办公室业务》，2005年2月。

作者简介

陈雪艳，女，浙江暨阳建设集团有限公司，手机：。