秘书实务第3版-秘书学第3版-6章-PPT精选文档

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《秘书实务》第六章参谋咨询

魏征：
魏征是唐代著名的史学家和政治家。在战乱频繁的初唐，他靠自己的济世之才而赢得了唐太宗李世民的器重。
贞观盛世，人才济济，但是不畏国君、直言敢谏者，当推魏征。他也因此被视为中国封建社会有胆有识的正直忠谏之臣。
贞观十七年，六十四岁的魏征病逝，唐太宗痛哭不已，认为自己失掉了最重要的一面镜子，为他亲制碑文，书写石上。
己的职责范围，自行其是。以下几种行为是典型的
超越自己职责范围的行为，秘书在工作必须加以注
意：
1.未经授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。
2.私自代表上司与客人洽谈业务。
3.随便接待或回绝没有预约的客人。
4.询问会议内容。
5.不代替上司接待客人。
6.不随意决定上司的工作日程。
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《秘书实务》第六章参谋咨询
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《秘书实务》第六章参谋咨询
第一节参谋咨询工作概述三、正确认识秘书的参谋咨询职能
(四) 关于秘书参谋咨询作用的两个误区
• 关于秘书参谋咨询 •作用的两个误区
•1.过分夸大秘书机构 •2.认为秘书都应
•参谋咨询作用
•“争当领导的参谋”
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《秘书实务》第六章参谋咨询
案例：
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《秘书实务》第六章参谋咨询
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《秘书实务》第六章参谋咨询
第二节领导决策过程中的参谋咨询
一、发现存在问题中的参谋咨询
秘书机构应该协助领导分析问题的性质和特点，并准确地加以说明。 • 是什么 • 发生在什么地点 • 发生在什么时间 • 发生的范围和程度 • 发生的原因：直接原因、间接原因、根本原因等
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《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件3

（3）归档的文件必须是办理完毕的。所谓“办理完毕”，并不是指文件内容所涉及的事情已经全部办理完毕，而是指文件处理程序已经办理完毕。
（4）归档的文件必须具有一定的查考价值。文书整理不能“有文必档”，没有查考利用价值的文书材料可以不整理归档。
（5）归档文书的分类整理。归档文书必须按照它们在形成过程中的自然联系进行分类整理，也就是说，应把有密切联系的文件材料以件为单位进行分类整理，以便于查找和利用。
任务分析
上述文件失踪的问题出在哪一环节？如果平时不做好归卷工作，必定会造成文件管理混乱。做好平时的文件管理工作，有助于提高工作效率，为档案管理打下良好的基础。
一、档案文件的平时归卷
企业文档整理
文件立卷可分为平时归卷和年终立卷两种。
1．平时归卷概述
平时归卷是指文书工作人员在立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定期收集、集中，初步分类，放入相关卷夹进行妥善保管的活动。
音像文书
光盘文书
电信文书
电子文件
二、现代企业的电子文书管理
企业文档整理
2．电子文ห้องสมุดไป่ตู้的管理
（1）电子文书的收集（2）电子文书的鉴定（3）电子文书的归档
① 确定电子文书的归档范围 ② 明确归档时间 ③ 归档份数 ④ 归档要求 ⑤ 归档方法 ⑥对于有连续运行要求的局域网或其他特殊网络，为防止文书丢失，可采用短期归档方式
（6）归档文件的保管。文件归档之后，应进行装盒（档案盒），以便保管和利用，同时将归档装盒的文书向档案部门进行移交，即归档。
四、文书归档的理解
企业文档整理
“件”的鉴定有四种情况：
１.以“自然件”为一件，即一般的每份文件为一件；２.文件正本与定稿、正文与附件、原件与复印件、转发文与被转发文为一件；３.报表、名册、图册（本）等为一件；４.来文与复文为一件。 “自然件”是基本件，而后三种情况实质上是“自然件”在外延上的适度延伸，有自然、内在、有机联系的“组件”。“件”是文书制发、传递处理的基本单位，同时也是文书归档的基本单位。

秘书学与秘书实务教材(PPT 254页)

• 由于“秘书”一词原义是指文献，故后来便将以掌典图书，著书立说为职责的官职称之为“秘书监”、“秘书丞”、“秘书郎”、“秘书令”。秘书寺和秘书省均属国家机构，内设秘书监、秘书郎等职，负责收集、校阅、编修、保管图书。由此可见，我国古代以“秘书”一词命名的官职或官署，并不真正从事现代意义上的秘书工作，故不能同现代秘书人员和秘书机构相提并论。
三、秘书的定义
• 秘书是以综合处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。
（一）秘书活动的根本对象是领导者
• 秘书活动的对象分解成两个相互联系的层次：第一个层次是外围的、直接的对象，即秘书人员每一次具体的实务操作所直接作用的信息和事务；第二个层次是内核的，也是最根本的，对于秘书活动具有本源意义的对象——领导活动。离开了领导活动，秘书活动就失去了核心和方向，因而也就丧失了其存在的必要性和可能性。 • 结论：没有领导活动，就没有秘书活动。
•结论：
•
一是古今“秘书”一词所代表的概念
具有明显的区别，古代“秘书”一词指物，现
代“秘书”一词则指人，即为领导者提供特定
服务的人员；
•
二是古今“秘书”概念之间存在内在
的联系。“秘书”一词由“秘”和“书”二字
组成。“秘”即秘密、神秘的意思。我国古代
“书”一字指一般图书外，还包括版图、律令、
户籍、族谱等文书和档案，这同现代意义上的
• 第二，秘书作为一种特定的职务，不再以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责，而真正具有了现代意义的秘书职能。
二、国外对秘书概念的解释
• ●Secretary最早是指英王身边的辅臣 • ●今天，一切辅助主管人员从事行政和业
务管理的人员都可以称为secretary

《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件4

PS:在我国，一般原则是，与会者坐在车的后排右侧，与司机成对角线位置，主人坐在后排左侧，陪同秘书坐在副驾驶的座位。
一、接站技巧
会中服务与管理
2．接站工作要求及服务技巧
（1）提前到达接站点，做好迎接准备工作，这能让对方感觉到自己被重视和尊敬。（2）对来宾礼貌热情，细致周到，减少对方对陌生环境的不适感。（3）一般采用对等接待或高规格接待。（4）用语礼貌恭敬，态度亲切自然。（5）接站现场要对双方人员进行简单的相互介绍。
在大厅一侧设有一张签到桌，上面摆着签到表和笔。发布会虽然时间未到，但已陆续有不少来宾到会，负责签到工作并发放纪念品的秘书有点应接不暇。看到此情景，莫秘书皱皱眉头，正要打电话去调度一个人来签到处帮忙，手机铃响了。
来电的是今天大会特邀的重要嘉宾、主管本市经济工作的副市长的秘书小王。小王告诉莫秘书，副市长和他已在来的路上，可是市长的专车在半路突然出了故障，司机现正在检修，也许会因此迟到。莫秘书看看时间，按计划半小时之后仪式就要正式开始了，莫秘书立刻决定，让公司正前往接电台记者的商务车改道前去接副市长一行，原定接电台记者的秘书则转打出租车前去电台接人。
决议等内容记录下来形成的重要会议材料，是反映会议客观进程的原始而真实的信息记载。
（2）会议记录的作用。 ① 会议记录是研究和总结会议的重要依据。 ② 会议记录经整理，可作为向下传达的文件，也可以作为向上级汇报的原始材料。 ③ 会议记录可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料和重要的参考佐证资料。 ④ 会议记录是重要的档案资料，在编史修志、查证组织沿革、考核使用干部以及落实政策、
刚刚调整好用车接人的问题，会场的工作人员又跑来反映出现了新情况，由于原来对来宾人数估算不足，会议准备的礼品和宣传品发完了，有些已到的来宾未拿到礼品和宣传资料，还有一些受邀的来宾还在来的路上，怎么办？莫秘书迅速指派其中一人到签到处落实已到会人数，并统计出尚未到会的来宾数。落实人数后，又调度后勤组派人兵分两路，一路前去订购新礼品，一路去加印宣传材料，确保来宾在离会前能拿到礼品和宣传资料。工作快速处理完毕，抬头一望，接副市长的商务车已经开到公司大门口了。莫秘书赶紧致电总经理，告知市长专车已到，请他下来迎接。同时，自己面带微笑向大门口迎去……

《秘书实务电子教案》课件

《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。

三级秘书实务PPT课件

针、政策、法规相冲突的内容，
▪ （3）审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，
▪ （4）提交会议讨论的文件是否进行了会商， ▪ （5）审核会议文件是否做到了中心突出、观点
明确、条理分明、事实准确。
▪ （三）会议文件审核的方法 ▪ 1、对校法 ▪ 2、折校法 ▪ 3、读校法
写在最后
经常不断地学习,你就什么都知道。你知道得越多,你就越有力量 Study Constantly, And You Will Know Everything. The More
第一章会议管理
▪ 一、会议筹备方案的拟订 (一)会议筹备方案的内容
▪ 1、确定会议的主题和议题 ▪ 2、决定会议的名称 ▪ 3、确定议程 ▪ 4、确定时间和地点 ▪ 5、所需的设备和工具 ▪ 6、会议文件的范围以及文印或复制工作 ▪ 7、与会代表的组成 ▪ 8、经费预算 ▪ 9、住宿和餐饮安排 ▪ 10、会议的筹备机构与人员分工。
始投入成本教高。没有互动，交流不深入广泛。
▪ （2）视频会议信息工作的要求 ▪ 1）发出开会信息。 ▪ 2）分发文件信息资料。 ▪ 3）布置会场。 ▪ 4）设置与检查会场信息传输设备。 ▪ 5）做好会议信息准备。 ▪ 6）采用先集中后分散的形式。 ▪ 7）汇总情况信息。
（四）远程会议筹备方案的特点
▪ （一）会议文件的类型 ▪ 1、有关会议立项方面的文件 ▪ 2、有关会议筹备工作的文件 ▪ 3、有关会议内容的文件 ▪ 4、有关会议宣传报道的文件 ▪ 5、有关会议管理与服务方面的文件 ▪ 6、不同载体的信息材料 ▪ 7、各种形式的文件材料。
▪ （二）会议文件审核的内容 ▪ 1、审核会议文件的准确性和完整性， ▪ 2、审核会议文件的具体内容 ▪ （1）审核会议文件与会议主题的关系， ▪ （2）审核会议文件是否存在与国家和组织的方

新编秘书实务课件-第4章沟通与协调工作(第3版)-精选文档

主任到底哪儿比我强？ • 胡斌，上海宏达公司装配车间的技术能手，多次被评为公司的“技术尖兵”，但他在技术岗位上，一干就干了十年。有一段时间，他还经常受到批评。那时，车间新调来一名汪主任，整天背着手在车间里晃来晃去，关于技术上的事情，他却是一问三不知，胡斌就很不服他，为什么没本事的人总能当领导呢？ • 没想到，过了一段时间，汪主任得到了上至领导，下至实习生的普遍爱戴，人人喜欢与他交往，他到底有什么本领呢？细心一观察，原来主任尽管在业务上是外行，但他办事十分周密，待人接物宽厚而圆通，在人事管理上似乎有一套独特的方法，当月车间的业绩就有大幅度提高。 • 胡斌十分惭愧，自己只会技术，做了十年还是技工。自此，胡斌开始积极支持主任的工作，并在工作中有意识地观察和学习主任与人沟通的方法。随着对主任了解的加深，胡斌还真从他身上学到了不少东西。没过一年，胡斌被提拔做了主管。
（二）学习重点
沟通与协调的方法与技巧妥善沟通与协调各种工作关系
（三）学习难点
上下级关系沟通灵活运用各种沟通与协调技的方法和技巧
电子教案模版配色（1）
引入案例
该怎样和总经理沟通呢？ • 宏达公司总经理秘书孙婷正坐在办公桌前托着下巴发呆，这时办公室主任唐仁杰走了进来。他用手在孙婷的眼前晃了晃，说：“嗨！你胆子不小啊，早上就开始白日梦啦！” • 孙婷向唐主任道出了她正在犯愁的一件事。原来，五分钟前，王总气冲冲地把她叫进办公室，让她写一封给大成公司总经理庞龙解除长期合作关系的信。原因是大成公司违背了与宏达公司的合约而与其他竞争对手合作。孙婷边说边把她打好的信递给了唐主任，“要不要按王总的意思将信马上发出去呢？大成公司可是我们大客户，每年的合同将近一个亿。如果信就这么寄走，那可是泼出去的水收不回了！现在市场竞争这么激烈，要再找一个像大成公司这样的客户，可不容易啊？可是，作为秘书，我不按王总的指示办，不太好吧?”

秘书学理论与实务课件(PPT 26页)

秘书理论与作风修养
（一）秘书的理论修养政治理论、经济理论和专业理论修养
（二）秘书的作风修养思想作风、工作作风和生活作风
秘书的职业道德要求
1.热爱工作，甘于平凡 2.不辞劳苦，不计报酬 3.自尊自重，克己奉公 4.谦虚谨慎，平等待人 5.严守机密，提高警惕
第三节秘书的心理和性格
秘书个性的心理
第三节秘书工作的内容、特点和作用
阅读案例“微软秘书—露宝”，说说露宝为什么受到比尔盖茨等人的欢迎。
说说自己印象中秘书应当承担的工作内容有哪些？
一、秘书的工作内容
秘书工作，是以为领导者和领导中枢的工作运转和决策服务为目的，由秘书完成的一系列综合性、辅助性工作的统称。
秘书工作的主要内容文书工作(撰文、办文) 会务操办(会前、会中、会后) 信息工作(调查研究、信息采集) 督促检查(决策的执行过程) 综合协调(消除分歧、协商沟通) 信访工作公务接洽(与其他单位联系) 事务办理(领导交办) 参谋辅助
5.按秘书自身的特长可分为智囊型秘书、事务型秘书、公共关系型秘书、技术型秘书、秀才型秘书和综合型秘书等。
6.按秘书的精力投入情况分，可分为专职秘书和兼职秘书；
7.按工作性质和工作内容分，可分为文字秘书、机要秘书、行政秘书、通信秘书、生活秘书、事务秘书、法律秘书、信访秘书、科技秘书、外事秘书等。
1.含义 2.作用（三）秘书人际关系环境的类型 1.和谐型 2.淡漠型 3.紧张型
（四）制约秘书人际环境关系的因素 1.信任度 2.和谐度 3.开放度 4.自由度
（五）清除影响秘书职能环境的障碍 1.信任障碍 2.沟通障碍 3.理解障碍
（六）清除影响秘书职能环境的障碍 1.秘书与纵向层次机构的关系 1）与上级领导机构的关系 2）与本组织领导的关系 3）与下级组织机构的关系 2.秘书与横向职能部门机构的关系 3.秘书与公众的人际关系被动形态和主动形态

《秘书实务》第六章参谋咨询 ppt课件

魏征
2020/12/2
7
魏征：
魏征是唐代著名的史学家和政治家。在战乱频繁的初唐，他靠自己的济世之才而赢得了唐太宗李世民的器重。
贞观盛世，人才济济，但是不畏国君、直言敢谏者，当推魏征。他也因此被视为中国封建社会有胆有识的正直忠谏之臣。
贞观十七年，六十四岁的魏征病逝，唐太宗痛哭不已，认为自己失掉了最重要的一面镜子，为他亲制碑文，书写石上。
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经典案例
• 20世纪80年代，美国电视台直播了“挑战者号” 航天飞机起飞，因为这是首次进入太空的女宇航
第员。她是一位中学教师，将在太空为学生们做一六系列物理实验，所以数以万计的学生和家长观看。
章 • 然而起飞仅数分钟就起火坠毁了，全国人民为之
参
震惊和悲痛。当时美国总统里根正在国会开会，白宫办公厅的领导并未授权负责撰稿的秘书起草
惇大惊，遂请杨修至帐中问曰：“公何收拾行装？”修曰：“以
今夜号令，便知魏王不日将退兵归也：鸡肋者，食之无肉，弃之
有味。今进不能胜，退恐人笑，在此无益，不如早归：来日魏王
必班师矣。故先收拾行装，免得临行慌乱。”后来杨修被曹操处
死。2020/12/2
14
拓展阅读：不“越位”
•
作为秘书，绝对不能干预上司的决策，超越自
第
领导机关一般通过常规统计数据、调查研究、人
六
民来信来访、媒体报道、学者建议、下级报告等途径
章
发现需要解决的问题。秘书机构在这些环节中都能起
参
到相当重要的作用。（p238）
谋
咨
询
2020/12/2
26
第六章参谋咨询
2020/12/2
27
第

秘书实务与实训培训课件(PPT30页)

秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
•
（三）走姿
• 最能体现出一个人精神面貌的姿态就是走姿。正确走姿有助于健美。
• 1、正确走姿
• （1）目光平视，头正颈直，挺胸收腹，两臂自然下垂，前后自然摆动，前摆稍向里折，身体要平稳，两肩不要左右晃动或不动，或一只手摆动一只手不动。
• （2）姿态优雅、自然而简洁。女士穿裙子或旗袍要走成一条直线：穿裤装时，宜走成两直线。
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
• （2）两腿挺直，膝盖相碰，脚跟并拢，两脚尖张开呈45 度到60度角，身体重心落在两脚正中。也可以保持两脚分开15厘米，与肩膀同宽。
• （3）整体上给人以精神饱满的感觉。 • 2、正确站姿训练 • （1）背靠墙站，要求头部、双肩、臀部、小腿和脚后跟
• 微笑的训练
• （1）不爱微笑的人，面部肌肉比较僵硬，眼睛不够灵活。要先嘴里含一口气，然后眼睛开始顺时针转，嘴里的气也跟着转，使两腮肌肉轮流鼓起，再变成逆时针旋转，如此反复练习。
• （2）随身带一面镜子，时常对着镜பைடு நூலகம்念英文字母"E",同时有意识的把嘴角向耳后垂咧，咧到最大，然后稍稍放松，练习微笑，看笑到什么程度表现最自然、最真诚。
•
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
课程定位
• • 结合文秘专业人才培养的定位和社会人
才需求情况，《秘书实务》从现代秘书办文、办事、办会三大技能切入，以必需、够用为量，以精当、扎实为度，兼顾与秘书专业其他课程内容的交叉关系，是专业核心主干课程。其理论教学内容与实践教学环节均应围绕秘书工作实务的基本要求来实施。

秘书实务3

秘书实务3
三、简报工作
(一)简报及简报工作简报是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种。
秘书实务3
(二)简报的作用传播信息。简报本身即是一种信息载体，可以使各级机关及从事行政工作的人互相了解情况，吸收经验、学习先进、改进工作。
秘书实务3
3．信息管理收集、整理、分类、保管、提取。
4．信息分类字母、地区、主题、数字、时间。 PS：分类应讲究科学性、系统性、逻辑性、实用性。
秘书实务3
(二)秘书的信息工作
我们认识信息的目的，是为了开展秘书工作范围内的信息工作。
1．秘书的信息工作
2．秘书信息工作的特点
(1)普遍性。
(2)紧迫性。
秘书实务3
2．研究的方法
秘书在研究中常用的主要方法。 (1)度量研究方法。 (2)系统研究方法。 (3)动态研究方法。 (4)比较研究方法。
秘书实务3
(六)秘书调查研究的过程和要求
1．准备阶段 (1)明确调研题目。 (2)选择调研对象。 (3)选配调研人员。 (4)准备相关信息资料。 (5)编制确认调研计划。 (6)设计必要的调查问卷和表格。问卷和表格，
秘书实务3
(三)秘书调查研究的内容 1．政治性调研 2．政策性调研 3．市场调研 4．专业性调研 5．舆论热点调研
秘书实务3
(四)秘书调查研究的主要形式
1．调查的一般方法 (1)个别访问。 (2)召开座谈会。 (3)现场观察。 (4)发放书面问卷或表格。 (5)实际参与。 (6)查阅档案资料信息。
（1）使上级领导及时了解发文单位学习、工作、生产情况和问题，以便取得上级机关的指导与帮助。

《新编商务秘书实务(第3版)》教学课件5

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事件回放②
接下来，苏莱曼在寻找牛肉买家的过程中，打听到了这样一条信息：西班牙有一家大船厂处于停工状态，西班牙政府十分关注。苏莱曼认为这条信息又是一个很好的机遇，便前往该国的有关政府部门游说。他表示：“假如你们向我买下2 000万美元的牛肉，我便向你们的船厂订购一艘价值2 000万美元的超级油轮。”这一条件令西班牙政府不胜欣喜，因为他们原本就要大量进口牛肉，便马上和苏莱曼签订了合同，并通知西班牙驻阿根廷大使与阿根廷联络，告诉阿根廷政府将苏莱曼所订购的那2 000 万美元的牛肉直接运往西班牙。事实上，苏莱曼在向西班牙推销牛肉之初，就已物色好了购船的客户，它便是美国的太阳石油公司。所以，当他和西班牙政府签完合同后，又马上来到美国太阳石油公司。他对这家公司的老板说：“你们如果肯出2 000万美元来购买我的一艘超级油轮，我就向你们购买2 000万美元的石油。”太阳石油公司想，反正自己是要买油轮的，现在他能购买自己如此巨额的产品，何乐而不为呢？所以，欣然接受了。
最后，这宗一环扣一环的买卖终于实现了。苏莱曼所做成的生意不是最初的2 000万美元，而是6 000万美元。在这宗巨额的交易中，苏莱曼分文本钱未出，但从中获取了数百万美元的利润。
任务分析
苏莱曼这样的成功，在商业史上都是罕见的。他可谓是把“巧用信息”这一赚钱法用绝了。
在市场经济社会里，信息是财富之源。谁拥有了信息，谁就拥有了致富的宝藏。此法精要之处在于一个“巧”字上。巧需要有辩证思维，用联系和发展的眼光去审视市场信息，用系统的方法去组合信息，以便从表面看来没有什么联系的一条孤立信息中找出相互的关联，抓住隐含的商机组合或赚取大利润的生意链。
新编商务秘书实务
国家十三五规划教材 · 现代秘书系列
项目四

第1章秘书实务概述(第3版)

思维能力
快速的分析能力
良好的沟通能力
高效可靠的管理能力
灵活的应变能力
组织能力
运筹帷幄的调度能力
游刃有余的协调能力
电点计面子划兼能顾教力的案模版配色（2）
内外沟通均需提高的市场部秘书
夏捷是宏达公司市场部经理秘书。一天，夏捷到苏经理的办公室说：“苏经理，客户打电话催促发货呢！”
“噢？合同规定的交货期到了吗？” “还没有呢！” 苏经理皱了皱眉头：“那你应该告诉他，我们会按合同交货的。” 可是过了一会儿，她又怯怯地敲开苏经理的门：“对不起，苏经理！我还得再打扰一下。打印机坏了。” 苏经理火冒三丈：“什么！打印机坏了应该找哪个部门修理你不知道吗？你来告诉我，难道是想让我帮你修打印机？”
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第一章秘书实务概述
主要内容
第一节秘书实务的内容第二节秘书实务工作的性质与特点第三节秘书应具备的能力及职业道德第四节秘书工作的方法
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第一章秘书实务概述
学习提示
（一）学习目标了解秘书实务的内容了解秘书实务工作的性质与特点熟悉秘书应具备的能力及职业道德要求掌握秘书实务工作的规律与方法（二）学习重点秘书实务的主要内容秘书实务工作的规律与方法（三）学习难点秘书实务工作的规律与方法
案例内容（略，请见教材第17-19页）
问题：根据案例，请分析秘书为了提高工作效率，应该如何管理时间？
案例一：
秘书的时间管理与工作效率
• 参考答案：根据上文，我们知道，秘书工作琐碎复杂，所以秘书要提高自己的工作效率，充分有效地利用时间，合理安排工作的顺序，注意工作的方法，是非常重要的。要提高时间的效率，首先，做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然。各项工作提前做好计划与准备工作，事情不要积压成堆；其次，要有判断标准，也就是根据事情的重要与紧急性的原则，分清轻重缓急，排出处理的先后顺序。这样才能够更好地提高秘书的工作效率。