高等学校文件材料归档范围及归档工作程序
高等学校档案管理办法》
中华人民共和国教育部令第27号
《高等学校档案管理办法》
根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，现予公布，自2008年9月1日起施行。
教育部部长周济
国家档案局局长杨冬权
二○○八年八月二十日
高等学校档案管理办法
第一章总则
第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。
第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：
(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章机构设置与人员配备
第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
大学各类档案材料归档制度
软件职业技术学院各类档案材料归档制度
第一章总则
第一条为加快我院档案工作建设的步伐，切实增强档案管理工作的规范化，根据《高等学校档案管理办法》与《高等学校档案工作规范》的原则，在省档案学会高校档案专业委员会（省高校档案工作协作组）的指导下，结合我院实际情况，特修订《软件职业技术学院各类档案材料归档制度》（以下简称《制度》）。
第二条本规范是一个较重大的系统工程，涉及面广，熔法律、法规、规章、技术标准、实施细则于一炉，把档案基础标准，业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准结合用到规范中，使之符合我院档案工作的现实需要和长远发展。
第三条本《制度》根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，按党群、行政、教学、学生、科学研究、基本建设、仪器设备、外事、财会、声像、实物十一个一级类目设10个具体工作规范。
第二章党群类、行政类文件材料归档制度第四条学院各党政职能部门在党政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料，均应按归档时间、归档范围、归档要求、归档单位和归档手续进行立卷归档。
第五条归档时间
当年的文件材料于翌年6月底立卷归档完毕，因特殊情况可延迟到10月底。
第六条归档单位
以学院党委、学院和党政办公室名义收发的文件材料，由院综合档案室立卷归档；以学院各部门收发的文件材料，分别由各部门立卷，并向院综合档案室归档。
第七条归档范围
归档的文件材料必须反映学院党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。归档的主要内容包括学院党务、行政（教学、科研、基建、设备、外事、学生、财会等管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件。归档的重点以本院形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料；其次才是上级和其它单位发来的文、电及附件；上级来文中，应以针对本学院的指令性、指导性文件为主。
学校文件材料归档范围、分类类目、保管期限表
学校文件材料归档范围、分类类目、保管期限表
长阳土家族自治县乡（镇）中心学校
长阳土家族自治县乡（镇）中心学校
长阳土家族自治县乡（镇）中心学校
长阳土家族自治县乡（镇）中心学校
高等学校档案归档范围及保管期限表
高等学校档案归档范围及保管期限表
党群类档案归档范围和保管期限
DQ11 党务综合
行政类档案归档范围和保管期限表
XZll行政综合
1 上级有关学校行政管理的综合性文件长期
2 全校性的规章制度永久
3 学校年度、学期工作计划、报告、总结永久
4 校长办公会、书记校长碰头会议记录、纪要永久
5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久
6 各学院的工作计划、报告、总结和会议记录长期
7 校领导的重要讲话和参加校外会议发言稿长期
8 本校教育事业规划、计划及上级批复永久
9 学校评估材料永久
10 本校向上级的请示及其批复永久或长期
11 本校各单位的请示及学校的批复长期
12 有关全校性工作的调查材料和经验总结永久
13 学年报表及综合统计永久
14 启用印章的文件及印模永久
15 本历史沿革、情况介绍永久
16 本校大事记、简报、信息、动态等永久
17 校史工作材料永久
18 校友工作材料长期
19 校庆工作材料长期
20 群众来信来访文件材料长期
21 普选工作材料短期
XZ12 人事
1 上级机关有关人事工作的文件长期
2 本校人事工作的规章制度长期
3 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久
4 关于机构编制规划、计划报告、上级批复永久
5 关于校内机构设置、变化的文件材料永久
6 人事处权限内的干部任免文件及名册永久
7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期
8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期
9 教职工动态月报长期
10 师资培养、管理工作计划、规定、总结永久
11 教师进修计划、安排、总结长期
12 教师工作量的规定和执行情况长期
高等院校归档文件整理规则实施办法
高等院校归档文件整理规则实施办法
高等院校《归档文件整理规则》实施办法
第一条为适应档案管理现代化需要，规范我校归档文件整理方法，依据《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）和北京市《归档文件整理规则》
实施细则，结合我校实际，制定中国农业大学《归档文件整理规则》实施办法。第二条本《办法》适用于我校在党、政、工、团等各项活动中形成的已办理完毕的、作为文书档案保存的纸质文件及软盘材料的整理。
第三条归档的文件材料应收集齐全完整，于次年6月底以前归档。
第四条归档文件的整理，应遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第五条归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。
第六条归档文件的整理，以件为单位进行，一般以一份文件为一件：
（一）文件的正文与底稿合为一件；
（二）原件与复制件合为一件；
（三）转发文与被转发文合为一件；
（四）正文与附件合为一件；
（五）同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的各为一件；
（六）文件处理单与相关文件合为一件；
（七）不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；
（八）报表、图册、图表、介绍信存根、商调函存根、审批表、土地使用证、会议记录、纪念册、同学录、简报、各类登记册等按其本来的装订方法，一个自然本
（册）为一件。
第七条我校内部机构多，分工较细，文件材料产生量大，因此采用“年度—问题（实体）—保管期限”分类法。归档文件的整理，按下列步骤进行分类：
(一)分年度：将归档文件按其形成年度分开；
归档文件整理流程和方法
归档文件整理流程和方法
一、制定整理计划：
1.明确整理目的：确定整理的目的和需求，是为了保存文件还是方便
检索使用。
2.分析文件类型：根据文件类型的不同，确定合适的整理方法和工具。
3.制定整理计划：确定整理的时间计划，根据工作量合理安排整理的
时间。
二、准备工作：
1.清理工作空间：保持整洁的整理环境，清除多余的杂物和纸屑。
三、分类整理：
1.分一级分类：将文件按照大的类别进行分类，如项目文件、财务文件、人事文件等。
2.分二级分类：在每个一级分类下再进行二级分类，细分为更加具体
的类别。
4.整理文件：将文件按照分类放入对应的文件夹中，确保文件放置整齐，并标注文件名。
四、编目整理：
1.为每个文件夹编写目录：根据文件夹中的文件，编写目录表格或清单，记录每个文件夹内文件的名称和数量。
2.更新目录：在每次新增或删除文件时，及时更新目录表格，保持目录的准确性。
五、存储整理：
1.选择合适的存储方式：根据文件的特点和重要性，选择合适的存储方式，如硬盘、云存储、网络文件夹等。
2.文件备份：定期对存储的文件进行备份，确保文件安全。
六、维护整理：
1.定期整理检查：每隔一段时间，对文件进行检查和整理，确保文件的正确归位。
3.清除过期文件：及时清理不再需要的文件，节约存储空间。
七、优化整理：
1.采用电子文件管理系统：利用电子化工具和软件，建立自动化的文件管理系统，方便文件的整理和查找。
2.建立文件索引：在归档文件中，建立文件索引，记录文件的关键信息，方便检索和管理。
3.制定标准化命名规范：为文件和文件夹制定统一的命名规范，简化文件的查找和整理流程。
普通高等学校档案管理办法
普通高等学校档案管理办法
【发文字号】中华人民共和国国家教委令第6号
【发布部门】国家教育委员会(已更名)
【公布日期】1989.10.10
【实施日期】1989.10.10
【时效性】失效
【效力级别】部门规章
普通高等学校档案管理办法
（国家教育委员会令第6号1989年10月10日）
第一章总则
第一条为了加强高等学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》制订本办法。
第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第二章领导体制和机构设置
第四条高校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第五条各高等学校应在校（院）长统一领导下做好档案工作，确定一名校（院）长分管，并根据学校的实际情况，建立综合档案室或档案馆。
综合档案室的建制应按学校规模确定。凡全日制在校生规模３０００人以上为副处级，３０００人以下为正科级，由校（院）长办公室领导。
档案馆为系处级建制，由校（院）长直接领导。
高等学校设立档案馆须经主管部门批准，并报所在地档案行政管理部门备案。应具备以下条件：
（一）建校历史悠久，一般应在５０年以上；
（二）学校规模大，全日制在校生规模为５０００人以上；
大学高校档案工作管理制度
XX大学档案管理办法
第一章总则
第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《档案法》及其《实施办法》、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）、《XX省高等学校档案管理实施办法》等有关法规精神，结合学校具体情况，制定本办法。
第二条学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对师生员工、学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子等不同形式和载体的历史记录。
第三条学校档案是评估教学质量、衡量管理水平、促进科学研究、维护学校权益以及编写校史等的重要依据，是国家、社会和学校宝贵的历史文化财富，必须坚持集中统一管理的原则，做到完整、准确、系统、安全和有效开发利用，资源共享。
第四条加强对档案工作的领导和管理，将档案工作纳入学校整体发展规划，纳入相关管理制度，纳入整体考核指标体系。
第二章管理体制和任务
第五条坚持党委领导、校长负责、档案机构集中管理和组织协调、各部门共同参与的档案工作体系。
设立档案工作委员会，校长任委员会主任，分管档案工作的校领导任副主任，相关职能部门的负责人任委员。档案工作委员会负责组织、协调、咨议全校档案工作。委员会办公室设在学校档案馆。
第六条负责档案工作的校长职责：
（一）贯彻执行国家、教育部和XX省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准和颁布实施学校档案工作的规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，使其与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与学校办学规模相适应的档案管理机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备和经费；
高校文件材料归档细则
湖南大学各类文件材料归档细则
I 湖南大学党群（DQ）、行政（XZ）类文件材料归档细则
一、党政文件材料归档范围的确定
（一）确定的原则
1.归档的党政文件材料必须反映我校主要职能活动和基本历史面貌，对学校工作、建设和历史研究具有重要参考作用、研究价值，对维护国家、学校、学校师生、校友等权益方面具有凭证作用。
2.反映校党政各部门职能活动的全过程，必须保证完整、真实、准确、系统。
3.必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，体现不同部门工作的职能特点。
（二）归档的主要内容和重点
1.主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理文件除外）、工会、团委等系统的内容。具体范围分别见《湖南大学党群类文件材料归档范围与保管期限规定》和《湖南大学行政类文件材料归档范围与保管期限规定》。
2.重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料，其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
（三）不归档的文件材料
1.上级机关发来供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件；
2．任免、奖惩非本校工作人员的文件材料；
3.本机关文件材料中的重份文件，以及无查考利用价值的事务性、临时性文件；
4.未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
5.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
6.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
学校档案管理规章制度
学校档案管理规章制度
一、总则
为了加强学校档案管理工作，有效地保护和利用档案，提高学校工作效率和质量，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本规章制度。
二、档案管理机构和职责
（一）学校设立专门的档案管理部门，负责全校档案工作的领导、监督和指导。
（二）档案管理部门的主要职责包括：
1、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作的规章制度，并组织实施。
2、负责接收、整理、保管和利用学校各类档案，确保档案的完整与安全。
3、对学校各部门的档案工作进行监督、指导和检查，提供档案业务咨询和培训服务。
4、组织开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。
三、档案分类和归档范围
（一）学校档案分为以下几类：
1、行政管理类：包括学校的规划、计划、总结、规章制度、会议
记录、通知、文件等。
2、教学管理类：教学计划、教学大纲、教材、课程安排、教学质
量评估、学生成绩等。
3、学生管理类：学生学籍档案、奖惩记录、毕业就业等。
4、教职工管理类：教职工个人档案、考核评价、培训进修等。
5、财务审计类：财务报表、预算决算、审计报告等。
6、科研成果类：科研项目、论文、著作、专利等。
7、基本建设类：校园建设规划、工程项目档案等。
（二）归档范围包括：
1、学校在各项工作中形成的具有保存价值的文件、材料、声像等。
2、上级机关下发的与学校工作有关的文件、材料。
四、档案的收集和整理
（一）各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照规定的
时间和要求向档案管理部门移交档案。
（二）档案管理部门对接收的档案进行审核、分类、编号和装订，
高等院校档案管理工作办法
高等院校档案管理工作办法高等院校档案管理工作办法 第一章 总 则 第一条 为加强我校档案工作，进一步提高档案管理水平，更有效地保护和利用档案，充分发挥档案在教学、科研、党政管理以及其它各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制定本管理办法。 第二条 我校档案是指在从事教学、科研、生产、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 档案工作是学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。必须全面贯彻国家档案工作法令、法规和各项方针政策，把档案工作纳入学校整体发展规划，纳入管理制度、纳入学校各级领导及有关人员的职责范围和议事日程，做到布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。保持档案工作与学校各方面工作的协调发展。在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。第二章 管理体制、机构和任务 第四条 我校档案工作实行统一领导、分级管理的原则。学校成立档案工作委员会，它是校长在档案工作方面的决策与咨询机构，在主管校长领导下，负责审议学校档案工作的重大问题。学校档案馆对人事档案和党政管理、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产与科技开发、出版物、外事、财会、声像、人物等综合档案实行集中统一管理。各单位必须明确一名负责人分管本单位的档案工作，并根据实际情况，配备专职或兼职档案管理人员。对于需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，如声像档案设分室保管。档案分室是学校档案馆的分支机构，在档案业务上接受档案馆和业务主管部门双重领导。 第五条 学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，同时又是永久保存学校档案并提供利用的科学文化事业机构和提供档案信息为学校服务的档案文献信息中心，业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。 第六条 主管档案工作的校领导是学校档案工作第一责任人。其职责是： 1、认真贯彻国家关于档案工作的法律、法规，审批学校有关档案工作规章制度，并结合学校实际，提出指导性意见； 2、负责将档案工作纳入学校的发展规划和年度计划，
教育部国家档案局第27号令(高等学校档案管理办法)
教育部国家档案局第27号令（《高等学校档案管理办法》）
中华人民共和国教育部令
第27号
根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，现予公布，自2008年9月1日起施行。
教育部部长周济
国家档案局局长杨冬权
二○○八年八月二十日
第一章总则
第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。
第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章机构设置与人员配备
资料归档操作规程
资料归档操作规程
1. 归档目的
资料归档是为了保护和管理组织所拥有的各类文件和资料，使其
易于查找、利于保存，并确保相关文件的合规性和完整性。
2. 归档范围
资料归档适用于组织内产生或接收的各类文件和资料，包括但不
限于合同、报告、备忘录、信函、会议记录等。
3. 归档流程
3.1 识别要归档的文件
根据相关政策和规定，确定需要归档的文件种类和范围。
3.2 文件分类
将文件按照类型进行分类，如合同类、报告类、会议记录类等，便于归档和后续的查找与管理。
3.3 文件整理
对每一类文件进行整理，包括排序、清理冗余内容、标注重要
信息等，确保文件的完整性和可读性。
3.4 文件编目
为每个文件编制详细的目录，包括文件名称、归档日期、文件
类型等重要信息，便于后续的检索和查询。
3.5 文件存储
将已整理和编目的文件按照一定的存储格式进行存放，可以采
用电子存储或实体存储的方式，应视具体情况而定。
3.6 文件保护
对已归档的文件进行保护，包括设定访问权限、加密等措施，
确保文件的保密性和安全性。
4. 归档管理
4.1 文件索引
建立文件索引系统，记录每个文件的详细信息，包括文件名称、编目编号、存储位置等，方便快速查找和管理。
4.2 文件检索
根据需要，通过索引系统或关键词进行文件检索，以快速找到
需要的文件。
4.3 文件借阅
针对需要借阅文件的情况，设立相应的申请和审批流程，确保
文件的合规借阅和追踪管理。
4.4 文件销毁
对于过期、废弃的文件，按照相关政策和规定进行及时销毁，
包括纸质文件的安全销毁和电子文件的彻底删除。
5. 归档责任
归档工作由指定的人员或部门负责，包括但不限于文件管理部门、行政部门等，并明确其归档的职责和权限。
高等学校教学文件材料归档范围
高等学校教学文件材料归档范围[87]教办字016号
来源：国家教育委员会、国家档案局发布时间：2012-02-13
（[87]教办字016号1987年4月23日国家教育委员会、国家档案局发布）
“六五”期间，全国高等学校的档案工作在各级档案部门和教育行政部门的指导下，取得了很大进展。高等学校普遍加强了对档案工作的领导，成立了专门机构，调配了人员，增加了库房，添置了设备。由于领导重视和广大档案干部的努力，高等学校的档案工作在学校体制改革、总结教学经验、进行教学改革、评估教学质量、开展科学研究、评定职称、落实政策和编史修志等方面，发挥了应有的作用，成为学校管理工作中不可缺少的重要环节，并在社会上产生了较大的影响。
但是，高等学校的档案工作发展很不平衡，还有一些亟待解决的问题。如：少数院校领导对档案工作重视不够；管理体制不适应形势发展的要求；档案材料收集不齐全，档案集中统一管理的原则尚未很好贯彻执行；人员配备不足，干部队伍不够稳定；经费、库房、设备都不同程度地存在一些困难等。这些问题已经影响到学校档案工作的进一步发展。
为了进一步贯彻中共中央、国务院批转《关于调整我国档案工作领导体制的请示》的通知（中委〔1985〕29号）精神，落实全国档案事业“七五”发展规划，使高等学校档案工作更好地为教育体制改革，为教学、科研和学校管理等各项工作及两个文明建设服务，特提出以下几点意见。
一、提高认识，加强领导
要认真贯彻执行中央和国务院关于档案工作的方针、政策和制度，深刻理解中央关于“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节”的批示精神，用战略的眼光和现代管理的观念，认识档案工作的意义和作用，进一步加强对档案工作的领导。
大学文件材料立卷归档工作规范(WORD10页)【范例】
大学文件材料立卷归档工作规范
为规范学校文件材料立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等有关规定，结合本校实际，特制定本规范。
一、归档范围的确定
（一）归档范围确定的原则
1．归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2．归档的文件材料必须反映学校各项活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3．归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾各种文件材料的不同特点和成套性。
（二）各部门、各学院、直属业务单位归档范围，见《成都大学归档范围、保管期限及密级表》。
（三）凡属应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体
形式的，必须打印成纸质材料，连同光盘或磁盘一起立卷归档。
（四）不归档的文件材料及处理，见《成都大学不归档文件材料及处理办法》(附件)。
二、立卷归档要求
（一）实行部门和课题组立卷制度，保证案卷质量和归档材料齐全、完整、准确、系统。
（二）立卷分工：
1．中共中央、国务院、省、地、市党委、政府以及教育部、教育厅下达的文、电材料，综合性的，由学校办公室立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。
2．以党委、学校名义的发文，由学校办公室立卷归档。
3．职能部门以党委、学校名义的发文，由主办单位立卷归档。
4．以职能部门名义的发文，由职能部门立卷归档。
5．党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，分别由学校办公室立卷归档。职能部门以党委和学校的名义召开的专门会议、各单位召开的国内外学术会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。
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二、归档重点：
本学院形成的不同载体、不同形式的 文件材料及上级针对本院的指令性、指导
性件和需要学院承办的文件材料。
三、归档范围
《高等学校档案管理办法》第十五条明确规定： 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案 同步归档。文件材料的归档范围有十一大类。
1、党群类
2、行政类
3、学生类
4、教学类
6、基本建设类 8、产品生产类 10、外事类
1、仪器设备工作量大的部、系，随机档案可
设分室保存，二级管理。
2、仪器设备归档的重点是：10万元以上设备 各个环节形成的不同载体材料，包括全套随机图 样。
7、出版物类（CB）
主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学 术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书 及出版发行记录等。
我院出版物类（CB）档案主要分为报纸、刊物两类，包
《高等学校教学文件材料归档范围》
主要包括17个方面 1.上级教育主管机关下达的指令性、指导性文 件。 2.综合性教学文件材料。 3.招生工作的材料等。
4.学籍管理的材料。 5.学生奖惩材料。
6.教学计划、方案和教学大纲，教学改革 方案、总结。
7.教材方面的材料。 8.教学实习、生产实习方面的材料。 9.课堂教学材料。 10.优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评 审意见。
大问题立项报告、综合材料、年度计划总结入此。 XZ12人事：师资工作材料入此。 XZ13保卫：治安综合治理材料入此。 XZ14后勤： 后勤服务工作材料入此。 XZ15图书、档案、文博。
3、学生类
主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中 档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、 党团组织档案、毕业生登记表等。
实物(SW)档案归档范围
类别
SW11
序号
1
主要内容
奖品(包括奖状、荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等)
字画(包括题词、贺信等) 模型(包括印章、礼品、纪念品等)
2 3
奖杯、奖状、奖牌、证书、锦旗等奖品限于学院以上。
3、RW 人物类
学院历任院领导、学科带头人、知名 人士和著名校友等在各种重要活动和进行 学术研究时形成的文件材料。
5、科研类
7、仪器设备类 9、出版物类 11、财会类
1、党群类（DQ）
主要包括高等学校党委、工会、团委、 民主党派等组织的各种会议文件、会议记录 及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上 级机关与学校关于党群管理的文件材料。
(可参考《西北工业大学明德学院档案管 理手册》)
我院党群类（DQ）划分为3个二级类 目。
4
5 6 7
学院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
学院仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复
学院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 重点实验室建设材料
外购仪器设备项目主要内容包括仪器设 备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、 运行维修、全套随机技术文件、随机图样 等方面。 仪器设备类材料归档应注意：
括有关编辑出版管理工作中形成的计划、总结、规章制度、
重要会议记录、统计报表等方面的全套材料。
8、外事类（WS）
主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、 出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料； 学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动 中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办
学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、
高等学校文件材料归档 范围及归档工作程序
西北工业大学明德学院档案室
提 纲
高校文件材料归档范围 预立卷工作 归档工作程序
依据材料
2008年9月1日起实施的教育部和国家档案局联合制 定教育部第27号令 《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)
1994年1月1日起实施的原国家教委制定的 教办[1993]429号文件 《高等学校档案实体分类法》 《高等学校档案工作规范》
预立卷类目是立卷部门进行平时立卷的
依据，建立规范的预立卷类目是立卷部 门做好平时立卷的关键。
二、各类档案的预立卷要求： 各立卷部门根据本部门工作职责和 当年工作任务，参照归档范围编制文 件材料预立卷类目，并根据工作实际 对预立卷类目适时进行调整。
5、基本建设类(JJ)
按国家档案局、原国家计委发布的《基 本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档 发[1988]4号)执行。(详见学院网站《档案法 规》)
基建档案主要是在基本建设管理和基本 建设工程项目活动过程中形成的文件材料。
依据高校档案实体分类法，基本建设类 （JJ）可以划分为2个二级类目。
第二部分
预立卷工作
档案预立卷工作，是学院档案管理的基础工 作之一，是学院实行部门立卷制度的一个重要环 节。规范学院档案预立卷工作，对学院立卷部门 做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前 的查找利用具有重要的作用。
《办法》第十六条明确规定： 高等学校实行档 案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
6、仪器设备类（SB）
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、 稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术 文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生 的文件材料。 学院仪器设备类（SB）档案划分为综合和外购 仪器设备项目两类。
SB11（综合）归档范围
序号 归档范围
1 2 3
上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 学院仪器、设备管理的规章制度 设备工作计划、报告、总结、调查材料
7 8
9
JJ12(工程项目)归档范围：
序号
1 2 3 4 5
材料名称
6
7 8
项目可行性研究、任务书 项目设计基础 项目设计文件 项目工程管理文件 项目施工文件 项目竣工验收文件 财务管理文件 监理文件材料
基建类材料归档应注意：
1、 若项目为国家重大建设项目需要按照 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整 理规范》（ DA/T 28-2002）执行。 2、基本建设项目的档案资料工作要与项 目建设进程同步。 3、建设项目实行总承包的，各分包单位 负责收集、整理分包范围内的档案资料，交 总包单位汇总、整理。
实体分类号 类 目
CK11
CK12 CK13 CK14 CK15
综合
会计报表 会计账簿 会计凭证 工资清册
CK11（综合）归档范围
序号 1 2 3 4 5 归档范围 上级有关财务会计工作的文件材料 学院财务管理规定、计划、总结、请 示、批复等文件材料 财会档案移交清册 有关财务管理方面的其他文件材料 财会档案销毁清册
6
7
财会档案移交保管清册
奖学金管理工作文件
高等学校可以根据学校实际情况确定归 档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、 照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
三种特殊类型档案类目
1、SX 声像类
反映学校历史发展和主要职能活动中的
照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、胶 片等各种非纸质材料及相应的文字材料。
教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授 予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
我院外事综合（WS11）档案划分为3类。
WS11 外事综合
综合
出国(境)
来院
9、财会类（CK）
按财政部、国家档案局发布的《会计档 案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。
依据高校档案实体分类法，财会类 （CK）档案可以划分为5个二级类目。
人物档案归档范围（参考）
人物档案 生平传记类 文稿类 评价类 其他类 创作类 社会活动类 音像类
干部人事档案
相关依据 1、中组部、国家档案局《干部档案工作条例》 组通字[1991]13号
2、中组部《干部人事档案材料收集归档规定》 组通字号[1996]14号
干部人事档案归档范围
1、履历材料；
2、自传材料；
实体分类号 类目
JJቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ1 JJ12
综合 工程项目
JJ11（综合）归档范围
序号
1 2 3
归档范围
上级有关基建工作的文件 基建工作规章制度 基建工作计划、总结、简报
4 5
6
基建工作总体规划 基建工作年度(季度)总结、统计报表 基建工程财务预、决算 全院性总体规划、设计总平面图 水、电、气管道分布图
地质勘探、地形测量材料
2、行政类（XZ）
主要包括高等学校行政工作的各种会议 文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校 关于人事管理、行政管理的材料。
我院行政类（XZ）划分为5个二级类目。
XZ 行政
XZ11 行政 综合
XZ12 人事
XZ13 保卫
XZ14 后勤
XZ15 图书 档案
XZ类文件材料归档应注意问题:
XZ11 行政综合：学院评估、教代会、校史和部、系等单位重
3、鉴定、考察、考核材料； 4、学历和评聘专业技术职务材料；
5、政治历史问题审查材料；
6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； 7、奖励材料；
8、处分材料；
9、录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、 退职材料及各种代表会代表登记等材料；
10、其他可供组织上参考的有保存价值的材料。
党群DQ
DQ11 党群 综合
DQ12 工会
DQ13 团委
DQ类文件材料归档应注意问题：
DQ11党务综合：分综合、纪检(监察)、组织(含党校) 、 宣传教育(含学生思想政治教育)、 统战(含 民主党 派、政协委员、人大代表材料)等。
DQ12工会：妇女工作、“三育人”材料入此。
DQ13团委：学生社团材料入此。
一、如何做好预立卷
1、明确预立卷工作职责
预立卷、归档工作明确列入分管领导 和部门兼职档案工作人员的岗位职责， 明确要求。 2、坚持平时立卷制度 立卷部门要严格制度做好收发文登记 工作，对办理完毕的文件及时进行收集、 整理，按材料的类别归卷，文件盒或文 件夹上要标明类别目录号。
3、建立规范的预立卷类目
我院教学类（JX）划分为2个二级类目。 (其中教学综合分为综合、招生、学籍管理、 课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教 材等7类)
JX11全日制本科、专科教学综合
JX
教学
JX11全日制本科、专科教学成绩单
教学类文件材料归档应注意：
1、归档的重点是学院在教学工作，特 别是教学实践各个环节活动中形成的不同 载体的文件材料。 2、规模较大的学院，对教学档案中的 少数不属于永久保存的类目，如本科生毕 业论文、实习报告等可由各系保存。学院 档案部门只按一定比例择优接收。
(5)报考高校志愿表和高考成绩单(一式两份)； (6)高校学籍登记表并附成绩单；
(7)高校毕业生健康证明；
(8)高校毕业鉴定表； (9)高校毕业生登记表。
4、教学类（JX）
主要包括反映教学管理、教学实践和教 学研究等活动的文件材料。
按原国家教委、国家档案局发布的
《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教 办字016号)的相关规定执行。
具体类别可参看《西北工业大学明德 学院声像档案归档范围及要求》。
声像档案二级类目表
实体分类号 类目
SX12 SX13 SX14 SX15 SX16 SX17 SX18 SX19
照 片 录音带 录像带 幻灯片 磁 盘 影视胶片 缩微胶片 光 盘
2、SW 实物类
学校在公务活动中受赠的具有纪念意 义的礼品、字画、书画作品以及获得奖励 的奖状、证书、奖杯和其他具有纪念意义 的实物。
《办法》将学生档案纳入归档范围，而且单独 设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。
《中国教育报》2008年9月26日
依据《教育部关于学历问题的答复意见》
(1)高中毕业生登记表； (2)高考体检表； (3)高考报名表；
以上为高中阶段材料
本、专科毕(结)业生离校随转个人档案一般应有如下材料：
(4)高考政审表；
第一部分
归档范围
首先，明确什么是高等学校档案？
是指高等学校从事招生、教学、科研、 管理等活动直接形成的对学生、学校和社 会有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式、载体的历史记录。 《办法》第二条
第一部分
1、归档原则
2、归档重点 3、归档范围
归档范围
一、归档原则
1、归档的文件材料，必须对学校和社会有史 料和研究价值，具有参考价值和凭证作用。 2、归档的文件材料，必须反映学校各项活动 的全过程，保证完整、准确、系统。 3、归档的文件材料，必须遵循其自然形成规 律，保持文件的原貌，保持彼此间的有机联 系和成套性特点。
11.研究生及硕士、博士学位获得者的名册、 学位论文及有关审批文件。 12.毕业生分配材料。 13.毕业生质量调查材料。 14.师资培训的计划、考核和总结，出国进修 等文件。 15.教研室的教学总结，教师教学经验总结、 教师教学质量奖励材料，教学情况调查表。 16.教师工作量的规定及执行情况。 17.夜大学、函授部和各类培训班、进修班形 成的文件和材料。