高等学校文件材料归档范围及归档工作程序

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高等学校档案管理办法》

中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，现予公布，自2008年9月1日起施行。

教育部部长周济国家档案局局长杨冬权二○○八年八月二十日高等学校档案管理办法第一章总则第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。

省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章机构设置与人员配备第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：(一)建校历史在50年以上；(二)全日制在校生规模在1万人以上；(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

教学院部材料归档范围及要求

教学院部文件材料归档范围及要求
一、党政文书档案（院部保存）二、教学档案（院部保存）三、教师业绩四、向学校档案馆移交的档案五、人事档案六、档案安全
一、党政文书档案（院部保存）
、总结、重要报告、经验介绍、调查材料；（2）会议记录、纪要；（3）党建工作大事记和统计材料。
三、教师业绩
1.教师撰写、编著的论文、出版物、工作笔记、典型教案； 2.教师出席国际国内重要会议材料：演讲文稿、照片、声像材料及有关新
闻报道； 3.省部级以上教学、科研奖励有关材料。
反应上述内容的声像及多媒体材料
长期或永久
四、向学校档案馆移交的档案
1.由学院承办的学校重大活动档案； 2.本科生成绩册； 3.硕士研究生学位综合档案； 4.历届毕业生合影照片：班级、专业、年级、学位答辩照； 5.学院工作大事记和统计材料：每年梳理，年底向学校移交； 6.反映学校历史有关人物和实物档案。
五、档案安全
切实提高安全意识，建立健全并严格执行规章制度，严格档案信息公开保密审查，确保公开的档案信息不涉及国家秘密和个人隐私；确保存放场所条件安全，要经常开展档案安全自查，及时发现和排除隐患。
长期短期短期长期长期短期长期短期
二、教学档案（院部保存）
（二）研究生教学
1.课堂教学材料、课程进度表、课程试题等教学材料 2.教师任课安排、教案、培养计划 3.考试考查登记表、补考成绩、期末考试试题 4.教学检查、评估材料及总结 5.教师工作量核算、登记材料
短期短期长期短期短期
3.学院行政工作材料
（1）年度工作计划、总结、重要报告；（2）院部工作规章制度；（3）重要工作会议记录、纪要、简报；（4）学院工作大事记和统计材料。

大学各类档案材料归档制度

软件职业技术学院各类档案材料归档制度第一章总则第一条为加快我院档案工作建设的步伐，切实增强档案管理工作的规范化，根据《高等学校档案管理办法》与《高等学校档案工作规范》的原则，在省档案学会高校档案专业委员会（省高校档案工作协作组）的指导下，结合我院实际情况，特修订《软件职业技术学院各类档案材料归档制度》（以下简称《制度》）。

第二条本规范是一个较重大的系统工程，涉及面广，熔法律、法规、规章、技术标准、实施细则于一炉，把档案基础标准，业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准结合用到规范中，使之符合我院档案工作的现实需要和长远发展。

第三条本《制度》根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，按党群、行政、教学、学生、科学研究、基本建设、仪器设备、外事、财会、声像、实物十一个一级类目设10个具体工作规范。

第二章党群类、行政类文件材料归档制度第四条学院各党政职能部门在党政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料，均应按归档时间、归档范围、归档要求、归档单位和归档手续进行立卷归档。

第五条归档时间当年的文件材料于翌年6月底立卷归档完毕，因特殊情况可延迟到10月底。

第六条归档单位以学院党委、学院和党政办公室名义收发的文件材料，由院综合档案室立卷归档；以学院各部门收发的文件材料，分别由各部门立卷，并向院综合档案室归档。

第七条归档范围归档的文件材料必须反映学院党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

归档的主要内容包括学院党务、行政（教学、科研、基建、设备、外事、学生、财会等管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容，具体范围见附件。

归档的重点以本院形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料；其次才是上级和其它单位发来的文、电及附件；上级来文中，应以针对本学院的指令性、指导性文件为主。

第八条归档要求（一）归档的档案文件要齐全、完整。

根据国家教育部和国家档案局的有关规定，要把好文件形成积累关，在发文盖章时，文书处理人员一定要留存定稿（领导签发稿）、正本（一式两份）以及文件的附件，否则，拒绝盖章；收文一般归档一份，重要的归档两份；领导外出开会、调查研究以及考察等带回的文件材料要交给综合档案室办理登记手续。

大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为便于学院各立档单位界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本院主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和保管期限规定》，制定本规定。

第二条本规定中的文件材料是指本院在工作活动过程中形成的具有保存价值的各种门类和不同载体的文件材料。

第三条本院形成的教学、人事、科研、基建、财会等专门档案的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第四条本院文件材料应实行纸质档案和电子档案双轨归档管理制度。

应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

本院对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档，电子文件归档办法按《电子公文归档管理暂行办法》执行。

第五条文件材料归档范围是：（一）反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工作、社会和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本院工作活动中直接形成的在维护学院、社会和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本院需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;（四）其他对本院工作具有查考价值的文件材料。

第六条文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需办理的文件材料，上级机关征求意见，未定稿的文件材料；任免、奖惩非本院工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次院对稿；未经会议讨论、未经院领导审阅、签发的未生效的文件材料；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，负责人兼任外单位职务形成的与本院无关的文件材料;（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料，以参考为目的从各方面收集来的文件材料。

学校档案整理归档制度

一、总则为加强学校档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。

二、归档范围1. 学校行政管理、教育教学、科研、基建、财务、人事等方面的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

2. 学生学籍、成绩、奖惩、就业等方面的档案。

3. 教师个人档案，包括任职资格、职称评定、工作总结、科研成果等。

4. 学校举办的各种活动、竞赛、培训等产生的文件、资料。

5. 学校与其他单位、个人签订的合同、协议、备忘录等。

三、归档要求1. 归档文件材料必须完整、准确、真实，字迹清楚，格式规范。

2. 归档文件材料应当分类整理，按照文件材料形成的时间、性质、内容等进行归档。

3. 归档文件材料应当进行编号、编目、登记，确保档案的有序管理和查询。

4. 归档文件材料应当进行保密处理，涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应当严格按照保密规定进行管理。

四、归档程序1. 归档部门按照归档范围和归档要求，对形成的文件材料进行收集、整理、立卷。

2. 归档部门将整理好的文件材料报送给学校档案室，由档案室进行审核、验收。

3. 档案室对审核合格的文件材料进行归档，对不合格的文件材料退回归档部门进行补充、修改。

4. 档案室对归档文件材料进行编号、编目、登记，建立档案目录。

五、档案保管1. 档案室负责对归档文件材料进行保管，确保档案的完整、安全。

2. 档案室应当建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、清理、消毒。

3. 档案室应当根据档案的保存要求，采用适当的保管设施和措施，确保档案的长期保存。

六、档案利用1. 学校内部人员查阅档案，应当遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。

2. 学校外部单位或个人查阅档案，应当经过学校档案室审核批准，并按照规定办理相关手续。

3. 档案室应当及时为学校内部人员提供档案查询服务，提高档案利用效率。

七、附则1. 本制度由学校档案室负责解释。

学校各职能部门文件归档范围规定

学校各职能部门文件归档范围一、党总支应归档的材料1、工作计划、总结、汇报、请示报告2、总支、支部会议记录3、党总支改选材料、履行活动中形成的文件材料4、党员名册、统计报表等5、党员吸收与转正的文件材料及党组织关系的介绍信6、交党费的记录7、学校党总支及上级部门下发的关于党务工作的文件材料8、党组织、党员评优的材料9、经验介绍材料10、党总支的发文汇编二、办公室应归档的材料1、工作计划、总结、汇报、请示报告、制度、决定等2、大事记、学校日记3、每周工作安排4、本校与部门、外单位(或者个人)签订的合同、协议书等5、办公会记录6、校务会记录、校长会会议记录7、重大事件的调查处理记录8、学校机构设置、撤并、更名、启用印章等9、教师名册、干部名册、各种年报10、学校教职工调动工作的行政关系介绍信及存根、工资转移证等11、学校有关人员录用、转正定级、退休、死亡抚恤、年度考核、工资调整的文件材料12、学校校级干部、中层干部任免的材料13、教职工评优奖惩的材料，学校评优奖惩的材料14、学校关于出国考察、友好往来等外事活动的文件材料15、各级领导视察学校工作时的重要指示、讲话、题辞及影像资料16、上级颁发的政策性的文件材料17、信访方面的材料18、领导人的发言稿19、学校发文汇编20、学校活动的影像资料21、学校编辑出版的出版物定稿和校本22、学校宣传的文件资料三、教导处应归档的材料1、教学计划、规定、意见、办法、教学大纲及有关教育教学工作的指导性文件2、工作计划、总结、汇报、会议记录3、校历、总日课表、教师任课一览表、各科教学进度计划4、班主任工作的计划、总结、工作经验等材料5、教师业务考核的材料6、教学管理的规章制度，学校教育改革的方案、总结7、有关教学的各种统计的报表、图表等8、自编和其它学校协作的教材、大纲、讲义等9、反映教学工作、学术活动情况和成果的影像资料10、教师教学经验交流材料11、学校领导干部及教导处的听课记录12、毕业生材料(包括毕业登记表名册、毕业证存根、毕业去向统计、留影)13、期中、期末考试的试卷，毕业考试成绩及试卷、试卷分析(包括学校录取情况、考试成绩)14、外地交流的试卷15、学生参加各项知识竞赛及文艺演出、书画展览等活动的成绩、名次、影像资料等16、校运动会秩序册、成绩册、各项比赛的最高的记录等材料17、学生体育达标统计表、健康情况分析18、学生花名册、学籍卡、健康卡等，学校学籍管理的规定、办法、意见19、学生休学、退学、转学、复学的材料及借读生的登记表等20、学校召开的家长座谈会材料、家长学校的材料21、学校与有关单位联办、委托代培的协议22、学生参军、保送、特招的名单及有关材料23、招生报名登记表、新生名册或者编班名册24、健康教育课备课笔记四、团委、少先队应归档的材料1、工作计划、总结、请示报告等2、会议记录3、团队活动大事记4、团队改选、任免、奖惩的材料，团员奖惩的文件材料5、组织关系转进转出的材料6、团员名册、年报7、团费收缴、使用、审核情况8、发展新团员的材料9、团员教育、培训的材料，团队活动的文件材料10、月度“文明班级”评比的有关材料、一日常规检查评比的材料五、政教处应归档的材料1、工作计划、总结、汇报2、会议记录3、德育教育的计划、总结，开展德育教育的方案4、先进班集体、三好学生、优秀学生干部登记表、典型材料、表彰决定5、学生所犯错误的调查材料、情况报告、处理决定6、学校及上级主管部门下发的关于精神文明建设的文件材料7、心理健康教育的材料六、教科室应归档的材料1、工作计划、总结、汇报2、会议记录3、各教研组活动的计划、总结4、典型教案、公开课的教案及评议记录5、教师参加之级组织的教研活动的记录、取得的名次等，及在教学活动中撰写发表并获奖的论文、调研报告等6、教师培训、师德培训的规划、总结7、教师教研成果的统计表8、教师外出讲学、兼课情况的记载等9、评优的资料七、总务处归档的材料1、计划、总结、汇报2、设备维修计划、记录3、校舍管理制度、维修记录4、校产登记移交清册5、学校平面图、基建方面的材料6、征地的请示、批复，房地产权，界址协议书7、安全保卫制度、值班表、巡查记录八、会计室应归档的材料1、学校预决算、会计各种原始凭证和记帐凭证2、本校的日记帐、明细分类、分户或者登记簿3、现金出纳、银行存款帐、总帐4、会计移交清册5、会计档案保管、上交及销毁的文件材料6、银行余额调节表、银行对帐单7、固定资产帐目8、经费安排、各项津贴费的材料九、工会应归档的材料1、计划、总结、汇报、请示报告2、工会委员、会员会议记录3、职工代表大会材料4、组织改选、机构设置的材料5、工会会员名单6、会员进(出)介绍信7、奖惩评优的材料8、工会经费安排、劳保、福利待遇9、上级工会下发的有关政策性的文件10、抚恤、遗属津贴的材料十、劳服中心应归档的材料1、计划、总结、汇报2、会议记录3、食堂、宿舍管理的制度、方案等4、寄宿生学生名单、宿舍安排表5、卫生、安全制度及检查记录6、招标的文件材料7、员工考核、奖惩的文件材料8、费用的帐目、凭证、报表、原始的记帐凭证、日记帐、移交清册等9、现金出纳、银行存款帐、总帐10、固定资产帐目。

国家教委国家档案局高等学校教学文件材料归档范围

附件1：
国家教委国家档案局高等学校教学文件材料归档范围
1、上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件：教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业生分配等方面的计划、指示、规定、办法等；
2、综合性教学文件材料：学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例，教学工作的各种统计表；
3、招生工作的材料：招生计划、简章、专业介绍、新生名册，代培计划、合同，招生工作总结等；
4、学籍管理材料：新生登记表，学生学籍卡片及成绩卡，在校学生名册，学生学籍变更(升级、留级、休学、转学、复学、退学)的材料；
5、学生奖惩材料；
6、教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案、总结；
7、教材方面的材料：自编、主编教材的正本，各系各专业教材使用目录；
8、教学实习、生产实习方面的材料：教学实习、生产实习的计划、大纲、总结，实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定，有代表性的实习报告等；
9、课堂教学材料：课程安排表，课程进度表，教师任课安排，典型讲义、教案，各系各专业的考试题；
l0、优秀的典型的毕业论文、毕业设计及评审意见；
11、研究生及硕士、博士学位获得者的名册、学位论文及有关审批文件；
12、毕业生分配材料：毕业生分配计划、方案、报告、总结、分配名单、毕业证书存根，供需见面的计划、合同；
13、毕业生质量调查材料：学校对毕业生质量调查的计划、总结、调查表，使用单位对毕业生质量的评审意见等；
14、师资培训的计划、考核和总结，出国进修等文件；
15、教研室的教学总结，教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料，教学情况调查表；
16、教师工作量的规定及执行情况；
17、夜大学、函授部和各类培训班、进修班形成的文件和材料。

高等院校档案管理工作办法

第四章档案的保管和利用
第十三条归档范围
立卷归档以我校各单位产生的文件材料为主，要把反映本单位职能活动所产生的具有长远和重要查考价值的文件材料（与这类文件有密切联系的上级机关和下级机关的来文）作为本单位立卷归档的重点。
第五条
学校档案馆是学校档案工作的职能管理部门，同时又是永久保存学校档案并提供利用的科学文化事业机构和提供档案信息为学校服务的档案文献信息中心，业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。
第六条主管档案工作的校领导是学校档案工作第一责任人。其职责是：
第十条
档案工作纳入各级领导议事日程，纳入教学、科研及各项管理工作，纳入教师、专业人员和干部的职责范围，在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第十一条充分发挥档案法规的行政监督职能。严格把好鉴定验收、上报成果，升等晋级等关口。在科研成果上报、基建工程验收
1、认真贯彻国家关于档案工作的法律、法规，审批学校有关档案工作规章制度，并结合学校实际，提出指导性意见；
2、负责将档案工作纳入学校的发展规划和年度计划，监督和检查“三纳入”、“四同步”制度的落实，使档案工作与其它工作协调发展。
3、主持全校性档案工作会议，决定档案工作经费和档案馆发展中的重大问题，决定奖惩事项；
高等院校档案管理工作办法
高等院校档案管理工作办法
第一章总则
第一条
为加强我校档案工作，进一步提高档案管理水平，更有效地保护和利用档案，充分发挥档案在教学、科研、党政管理以及其它各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制定本管理办法。
、大型仪器设备开箱时，必须通知档案部门派人参加并签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目一律不予上报，不予验收。其它各种门类档案也采取相应措施，使立卷归档工作制度化。

学校文件材料归档范围和档案保管期限表

学校文件材料归档范围和档案保管期限表根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案期限规定》和阿克苏市档案局关于《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定>实施意见》的要求，结合本学校的实际，特制定《××××学校文件材料归档范围和档案保管期表》一、办公室(一)党支部工作1 本校党支部年度计划、总结、会议纪要、会议记录、党内大事记、党内统计年报表、党员花名册永久2 本校党支部机构成立、撤并、印章启用的报告、通知永久3 本校党的组织建设、发展计划、党支部换届改选、党内干部任免、入党转正的通知、批复、决定、报告、计划、总结、组织介绍信及存根永久4 本校党支部思想建设、组织建设、创“四好”班子建设等工作计划、总结、汇报及统计表 30年5 党费收缴情况 10年6本校有关人员受到各类违规违纪警告（不含警告）以上处分（含申诉、控告）的决定、结论、综合性报告、调查材料永久7 本校有关人员收到各类违规违纪警告处分（含申诉、控告）的决定、结论、综合性报告、调查材料 30年8 本校对相关人员违纪违规通报批评等文件资料 30年9本校纪检组形成的纪检监察工作的通知、报告、汇报、年度计划、总结 30年10 本校纪检监察工作会议的通知、领导讲话、会议记录等文件资料 30年11 上级（同级）机关颁发的党务纪检监察工作的普发性需要执行的文件材料 10年12 本校在党务、纪检监察工作、活动中形成的没有批复、批示的请示、报告 10年(二)群团组织、教代会工作1 本校工会、教工支部团、妇委会、教代会计划、总结、年度统计表 30年2 本校工会、教工支部团、妇委会、教代会机构设置、启用印章、换届选举、干部任免和批准加入工会、共青团、妇委会、教代会组织的通知、报告、批复、会议记录、会员、团员名册、组织关系介绍信及存根永久3本校工会、教工支部团、妇委会、教代会开展各种文体活动、募捐活动的文件资料和照片、录音录像材料 10年4 工会、教代会会费、团费收缴等文件资料 10年5 本校工会、教工团支部、妇委会、教代会工作活动的情况反映、工作简报 10年6 上级（同级）机关颁发的群团组织、教代会工作活动的普发性需要执行的文件资料10年7 本校工会、教工团支部、妇委会、教代会工作、活动中形成的无批复的报告、请示、函10年（三）校团委、少先队1 学校团、队工作计划、总结、年度统计表 30年2 学校团委、少先队大队委改选的请示、批示 30年3 团支部、少先队中队改选的请示、批复 10年4 团、队主题活动的方案、总结 30年5 团委、少先队大队委的会议记录 30年6 新团员和组织关系转移的登记册 30年7 学校团员、队员及学生干部名册 30年（四）人事政工工作1 本校机构设置（韩内部机构）、机构撤并、名称变更、组织简则、人员编制、印信启用（作废）的通知、请示、报告、批复永久2 本校人事工作、学校事务保险、医疗保险工作的总结、制度、方案及成立、调整各种领导小组的通知 30年3 本校人事任免、职工录用、转正、聘任、调资、定级、工龄、工资、福利、津贴、补贴、停薪留职、辞职、解聘、离退休、死亡、抚恤问题的通知、请示、报告、批复、函永久4 本校认识考核、职称评审、聘用工作文件资料永久5 本校教职工调动工作的通知、报告、函、复函、行政、工资介绍信及存根永久6 本校干部职工名册、人事劳资、综合统计年报表永久7 本校荣获县级（含县级）以上各类表彰、奖励的先进单位、好动模范、先进工作者的通知、通报、决定永久8 本校受县级以下各类表彰、奖励的先进单位、先进工作者的通知、通报、决定 30年9本校表彰本机关内部各类先进科室、先进个人的通知、通报、决定 30年10 本校在精神文明建设工作中形成的通知、意见、办法、计划、总结 30年11 上级（同级）机关颁发的机构、人事政工、奖励、处分、劳资、福利、津贴、补贴、机关事务保险、医疗保险等普发性需要执行的文件资料 10年12 本校在机构、人事政工工作中形成的无批复的报告、请示、函 10年（五）行政事务管理工作1 本校办公室年度工作计划、总结 30年2 本校年度工作计划、总结、行政会、校长办公会会议记录、大事记、组织机构沿革、各类统计年报表、汇总表永久3 本校年度以下的（含下级学校报送的年度和年度以下的）工作计划、总结、各类综合统计报表 10年4 本校在目标管理、考核工作形成的通知、报告、批复、办法、总结、目标责任书 30年5 上级（同级）机关在目标管理考核工作形成的普发性需要执行的文件资料 10年6 上级机关、上级领导检查、视察本校工作时形成的文件及照片、录音录像材料（1）由省级以上领导人参加的永久（2）其他的 30年7 本校组织的外出学习考察、接待来访工作形成的考察报告、会议记录、照片、录音录像等文件资料 30年8 本校行政管理工作制度、规程、办法规定等永久9本校行政管理工作中形成的简报、情况反映、工作信息等文件材料 10年10 本校在处理人民来信来访工作中形成的文件材料（1）由校长及以上领导具体批示内容和处理结果的意见、结论永久（2）有其他处理结果的意见、结论 30年11 本校对人大、政协提案的答复永久12 本校在政务公开、保密、社会治安综合治理、安全、消防、防汛、人口与计划生育、爱国卫生、绿化、双拥、红白理事等工作中形成的年度计划、总结、通知、办法、规定、统计表等30年13 非本校主要职能工作、活动需要贯彻执行的普发性行政事务工作的文件材料 10年14 本校在行政事务工作中形成的无批复的报告、请示、函 10年二教导处1 教导处工作计划、总结 30年2 学校德育工作计划、总结、活动方案、效果、经验 30年3 学校常规教育的办法、规定、通知 30年4 重要的典型主题班会活动方案、记录及经验总结 30年5 小学会工作计划、总结、会议记录 10年6 学生会干部名册 10年7 升挂国旗记录 10年8 学生社会调查、节假日活动的一般性材料 10年9 广播宣传稿件、黑板报、墙报、专刊的登记或统计表 10年10 检查教室统计表布置情况、清洁卫生的纪录 10年11 班务工作计划、总结 10年12 对学生违规违纪警告（不含警告）以上处分的决定、结论、综合性报告、调查材料永久13对学生违规违纪警告处分的决定、结论、综合性报告、调查材料 30年14 对学生违规违纪通报批评、本人检讨等材料 10年（二）体育工作1 体育教学、学生锻炼达标的计划、总结、通知 30年2 各类运动会的计划、总结、规定、统计表 30年3 学生体育达标测验表 10年（三）教务工作1 教育、教学工作管理的规定、通知 30年2 学生人数及变化情况统计表永久3 高、初中新生录取花名册永久4 高、初中新生分班花名册 10年5 教师教学情况调查表 10年6 教师教学情况考核表 10年7 课程设置、教师任课安排登记表 10年8 教务工作日志 10年9 高校反馈的毕业生信息 10年10 高中毕业会考（补考）、高考报名册、毕业证发放登记表永久（四）学籍1 初、高中毕业班学生学籍簿永久2初、高中毕业班学生毕业证存根永久三、教科室（一）教学工作1 教学工作计划、总结 30年2 初、高中毕业生会考、中考、高考成绩统计表及升学去向永久3 高中毕业生会考、中考、高考成绩册 30年4 学生参加科学竞赛结果的通知、简报及证书复印件 30年5 各学科教师教学工作计划、总结 30年6 检查教师教案、批改作业情况的登记、统计 10年7 教师教学“六认真”检查情况登记表 10年8 各年级学科半期、期末考试成绩统计表 10年1 教科室、教研组学年工作计划 30年2 上级教研室有关管理的通知、规定、办法、决定 30年3 教师教学、教改、教研工作的经验、方案、论文等 30年4 重要的公开课、研究课、观摩课的教案、登记表 30年5 教研室编发的简报 10年6 教研组长会、年级组会、单课任课教师会的通知、记录 10年7 半学期、期末考试成绩统计数据 30年8 教学、教研工作的一般事务性文件材料 10年四、后勤处（一）学校资产、财务工作1 本校在房产、土地所有权、使用确认权和产权纠纷、固定资产投资、资产评估等的审批、管理、验收、国有资产管理（如：房屋、土地产权、重要设施设备和资金的登记、统计、核查清算、交接等）中形成的文件资料永久2 本校办公设备、用品、机动车等的采购计划、审批手续、招标投标、购置等和机动车转让、保险、事故等文件资料 30年3 本校办公设备、用品、低质易耗品登记、统计、核查清算、交接等文件资料 10年4 本校在基本建设工程项目中形成的文件、照片、录象等永久5 本校在房屋装修、基建维修工程中形成的文件资料 10年6 本校职工承租、购置本单位住房的合同、协议、和有关手续永久7 本校职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年8 本校与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书（1）与产权、经济、基建等相关的具有长远利用价值的永久（2）其他十年以上的（含10年） 30年（3）其他十年以下的 10年9 本校财务收支预算报告、批复永久10 本校财务工作计划、财务管理的各项规章制度、开支标准 30年11 本校在财务预算资金、账户、物价、审计、统计等的管理办法、规定及下达、下拨、追加、申请各项经费、缴纳(减免)税费的请示、通知、批复 30年12 上级（同级）机关颁发的财务预算、资金、资产、账务、物价、审计、统计管理普法性需要执行的文件材料10年13 本校在财务、资产、资金、物价、审计工作中形成的无批复的、批示的请示、报告、函10年14 本校会计年度决算报表永久15 本校会计季度、月报表 5年16 本校现今、银行存款日记账 25年17 本校会计总账、分类明细账 15年18 本校会计凭证 15年（二）1 可行性研究、任务书（1）项目建设书批复、可行性研究报告项目评估永久（2）环境预测、调查报告、设计、计划责任书永久2设计基础材料（1）工程质地、水文质地、勘察设计、勘察报告、地质图勘察记录、化验、实验报告、重要土、岩样及报告永久（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久（3）水文气象、地震等其他设计基础材料永久3设计文件（1）初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件永久（2）关键技术实验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批永久（3）设计计算书 30年（4）施工图设计 10年4工程管理文件（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久（2）承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件、施工执照永久（3）环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、店、煤气供应协议书永久5施工文件（1）土建施工文件①开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 10年②原材料及构件出厂证明、质量鉴定 30年③建筑材料实验报告 30年④设计变更、工程更改、洽商单、材料代用核定审批永久⑤施工定位测量、地质勘察永久⑥土、岩实验报告、基础处理、基础工程施工图永久⑦隐蔽工程验收记录、工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久⑧分项、分部单位工程质量检查评定 30年⑨交工验收证明 30年⑩竣工报告、竣工验收报告永久（2）设备及管线安装施工文件①开工投工、工程技术要求、技术交底、图纸会审记录 10年②设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年③焊接测验记录、报告、施工检验、探伤记录 30年④隐蔽工程检查验收记录、强度、密闭性实验报告 30年⑤设备调试记录 10年⑥施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 30年⑦系统调试、实验记录 30年⑧线管清洗、通水、消毒记录 10年⑨管线标高、位置、坡度测量记录、中间交工验收记录证明、工程质量评定 30年⑩竣工报告、竣工验收报告 30年（3）电气、仪表安装文件①开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 10年②设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年③调试、鉴定记录 30年④性能测试和校核 30年⑤施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 30年⑥操作联动试验 10年⑦电气装置交接记录 10年⑧中间交工验收记录、工程质量评定 30年⑨竣工报告、竣工验收报告 30年6竣工报告（1）项目竣工验收报告永久（2）全部竣工图永久（3）项目质量评审材料永久（4）工程现场声像材料永久（5）竣工验收会议决议文件永久五、保卫处1社会治安综合治理和安全工作计划、总结及统计报表 30年2消防工作的计划、、总结及统计报表 30年3社会治安综合治理、消防工作会议和检查工作的记录 10年4综治、消防工作的规章制度 30年5重大治安案件的综合材料 30年6综治、消防工作责任书、协议 10年7保卫工作日记 10年。

普通高等学校档案管理规定

普通高等学校档案管理规定为规范高等学校档案工作，有效保护和利用档案，教育部和国家档案局制定了《普通高等学校档案管理规定》，下面小编给大家介绍关于普通高等学校档案管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。

普通高等学校档案管理条例第一章总则第一条为了加强高等学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》制订本办法。

第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。

各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第二章领导体制和机构设置第四条高校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第五条各高等学校应在校(院)长统一领导下做好档案工作，确定一名校(院)长分管，并根据学校的实际情况，建立综合档案室或档案馆。

综合档案室的建制应按学校规模确定。

凡全日制在校生规模三千人以上为副处级，三千人以下为正科级，由校(院)长办公室领导。

档案馆为系处级建制，由校(院)长直接领导。

高等学校设立档案馆须经主管部门批准，并报所在地档案行政管理部门备案。

应具备以下条件：(一)建校历史悠久，一般应在五十年以上;(二)学校规模大，全日制在校生规模为五千人以上;(三)已集中保管的档案、资料在三万卷(长度三百米)以上;(四)具备符合要求的档案库房和管理设备。

第六条高等学校档案馆属事业单位档案馆。

它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。

第七条高校档案部门的基本任务如下：(一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作;(二)制订本校关于档案工作的，并负责监督、指导和检查执行情况;(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料;(四)开展档案的开放或利用工作;(五)负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源;(六)参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流;(七)负责对全校档案工作人员的业务培训;(八)开展档案宣传工作和利用者教育活动;(九)开展档案学术研究和交流活动。

高校档案工作规范

高校档案工作规范一、高校档案的定义二、高校档案工作的依据三、高校文件材料的归档范围四、高校档案材料归档时间五、档案的保管期限六、高校文件材料的整理七、高校档案的保管八、高校档案工作服务的方向高校档案工作规范一、高校档案的定义：高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

这一定义包含了档案的四个要素：1、档案的来源：在实践活动中形成的。

2、档案的条件：第一，必须是办理完毕的文件；第二，必须是具有一定保存价值的文件；第三，必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。

文件不能自动地转化为档案，人们要把平时形成的文件经过整理，按照一定的特点和规律组合起来，才能成为档案。

归档过程，这是文件和档案的分界线，是文件转化为档案的标志。

3、档案的载体，形式多样。

4、档案的性质是原始记录材料，具有特定的历史记录性质。

二、高校档案工作的依据教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》（第27号令），自2008年9月1日起施行。

此《办法》的发布实施是新时期新阶段国家为促进高等教育又好又快发展做出的一项重要举措，是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献，对于加快推进现代大学管理制度建设，深化高校档案工作内涵建设，提高档案服务高等教育与经济社会发展的能力和水平，具有十分重要的意见。

高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，高校档案是支撑高等教育持续健康发展的基石。

只有依靠强有力的法制保障，才能从根本上保证高校档案事业不断向前迈进。

三、高校文件材料的归档范围（一）归档范围：党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等十一大类，分别标识为“DQ”“XZ”“XS”“JX”“KY”“JJ”“SB”“CP”“CB”“WS”“CK”，每类的归档范围详见附件。

（二）不归档的文件材料1、上级有关普发的（非专指高校）、不办的文件；2、上级有关未定稿的文件；3、重份文件；4、无查考利用价值的事务性临时性文件；5、非隶属单位抄送的不需要办理、也无参考价值的文件；6、与校外单位交换来的材料；以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

学校文件材料归档制度

一、目的为了加强学校文件材料的管理，确保文件材料的完整、准确、安全，提高文件材料的使用效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于学校各部门、各单位、各学院及全体教职工。

三、归档范围1. 学校党委会、校长办公会、教职工代表大会等会议记录及决议；2. 学校制定的规章制度、发展规划、工作计划、总结报告等；3. 学校与上级部门、外单位签订的协议、合同、备忘录等；4. 学校各部门、各单位、各学院上报的各类报表、统计资料；5. 学校教职工的职务任免、职称评定、考核、奖惩等材料；6. 学校招生、就业、财务、资产、基建、设备等管理方面的文件材料；7. 学校对外宣传、交流、合作等方面的文件材料；8. 学校认为需要归档的其他文件材料。

四、归档要求1. 文件材料应当完整、准确、真实，具有保存价值；2. 归档的文件材料应当按照文件类型、时间顺序、内容类别等进行分类；3. 归档的文件材料应当标注文件编号、文件名称、文件来源、文件日期等信息；4. 归档的文件材料应当装订整齐，使用统一规格的档案盒；5. 归档的文件材料应当进行编号、登记、归档，并建立档案目录。

五、归档程序1. 文件材料收集：各部门、各单位、各学院在文件材料形成过程中，应当按照归档范围进行收集，确保文件材料的完整；2. 文件材料整理：对收集到的文件材料进行分类、整理，填写档案目录；3. 文件材料鉴定：对整理好的文件材料进行鉴定，确定其保存价值；4. 文件材料归档：将鉴定通过的文件材料按照规定程序进行归档；5. 文件材料保管：对归档的文件材料进行妥善保管，确保其安全、完整。

六、归档管理1. 学校设立档案室，负责全校文件材料的归档、保管、利用等工作；2. 档案室应当配备专职或兼职档案管理人员，负责档案工作的具体实施；3. 档案管理人员应当熟悉档案管理业务，掌握档案管理法规，提高档案管理水平；4. 档案室应当建立健全档案管理制度，定期对档案进行清理、鉴定、销毁等工作。

学校材料档案归档制度

一、总则为了加强学校档案管理工作，规范学校材料档案归档，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的规定，特制定本制度。

二、归档范围1. 学校各类文件、图表、照片、录音、录像、电子文档等具有保存价值的材料。

2. 学校各部门、各学院、各班级在日常工作中形成的具有保存价值的材料。

3. 学校举办各类活动、项目、培训等形成的具有保存价值的材料。

4. 学校与外单位签订的协议、合同、函件等具有法律效力的材料。

三、归档要求1. 归档材料必须完整、准确、系统、规范，符合档案保管要求。

2. 归档材料应按照档案分类标准进行分类，分类应明确、合理。

3. 归档材料应按照档案保管期限表进行保管，保管期限届满前不得销毁。

4. 归档材料应使用规范化的档案装具，确保档案的整洁、有序。

5. 归档材料应按照档案编号规则进行编号，编号应唯一、连续。

四、归档程序1. 归档材料的收集：各部门、各学院、各班级在形成档案材料过程中，应按照本制度要求，及时、全面地收集相关材料。

2. 归档材料的整理：各部门、各学院、各班级对收集到的档案材料进行整理，确保材料的完整、准确、系统。

3. 归档材料的审核：档案管理部门对各部门、各学院、各班级提交的档案材料进行审核，审核合格后方可归档。

4. 归档材料的归档：审核合格的档案材料，按照档案分类标准进行分类，并按照档案编号规则进行编号，然后归档至档案室。

5. 归档材料的保管：档案管理部门负责档案的保管工作，确保档案的安全、完整。

五、档案利用1. 档案管理部门应建立健全档案查阅制度，确保档案的合理利用。

2. 档案查阅者应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、损坏档案。

3. 档案管理部门应根据需要，提供档案查询、复制、翻译等服务。

六、监督与检查1. 学校应定期对档案归档工作进行监督检查，确保档案归档工作的顺利进行。

2. 对违反本制度的行为，学校将依法进行处理。

七、附则1. 本制度由学校档案管理部门负责解释。

学校档案材料归档制度

一、总则为了加强学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、归档范围1. 学校行政、教学、科研、财务、基建、人事、设备、图书、卫生、安全等各项工作的文件、资料、图表、照片、录音带、录像带、光盘等。

2. 学校重要会议记录、报告、总结、计划、规章制度、表彰决定、奖惩材料等。

3. 学校对外交往、合作、交流的文件、资料、协议、备忘录等。

4. 学校教职工的个人档案、学生档案、学籍档案、成绩档案等。

5. 学校其他具有保存价值的文件、资料。

三、归档要求1. 归档文件材料必须真实、完整、准确、系统。

2. 归档文件材料应当分类、编号、装订整齐，便于查阅和管理。

3. 归档文件材料应当使用规范的纸张、墨水、书写工具，确保档案的长期保存。

4. 归档文件材料应当及时、准确地反映学校各项工作的真实情况。

四、归档程序1. 归档部门按照归档范围，对收集到的文件材料进行整理、分类、编号。

2. 归档部门将整理好的文件材料提交给档案管理部门进行审核。

3. 档案管理部门对审核合格的文件材料进行登记、立卷、归档。

4. 档案管理部门对归档文件材料进行定期检查、整理、鉴定、销毁。

五、归档责任1. 学校各部门负责人对本部门档案材料的归档工作负总责。

2. 归档部门负责人对归档文件材料的真实性、完整性、准确性负责。

3. 档案管理部门对归档文件材料的保管、利用、鉴定、销毁等工作负责。

六、档案借阅1. 学校教职工和学生需要借阅档案时，应当向档案管理部门提出申请。

2. 档案管理部门根据档案材料的保密程度和借阅人的身份，决定是否借阅。

3. 借阅人应当按照规定的时间和用途使用档案材料，不得擅自复制、摘抄、传播。

4. 借阅完毕后，应当将档案材料及时归还档案管理部门。

七、奖惩1. 对认真履行档案归档职责、成绩显著的单位和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案归档制度、造成档案损失的，依法依规追究责任。

学校各教学科目文书档案归档范围

学校各教学科目文书档案归档范围
目标：本文档的目标是确定学校各教学科目文书档案的归档
范围。

本文档的目标是确定学校各教学科目文书档案的归档范围。

1. 文书档案的定义
文书档案是指学校教学科目相关的各类文件、文件夹、电子文
档和其他载体等记录材料。

2. 归档范围
2.1 授课计划和教学大纲
这一类文书档案包括各个教学科目的授课计划和教学大纲，用
于规划和组织教学过程。

2.2 课程教材和参考资料
涉及各教学科目的课程教材和参考资料也应归档，以备日后查
阅和参考。

2.3 课堂教学记录
每次课堂教学应有相应的记录，包括课堂教学设计、教学活动安排、学生反馈等，将这些记录归档可以为后续教学提供经验和参考。

2.4 评估和考试成绩单
学生的评估和考试成绩单应进行归档，以备查阅和记录学生学业表现。

2.5 教学质量评估报告
学校的教学质量评估报告也应进行归档，以备学校和相关教师对教学质量进行评估和改进。

2.6 其他教学管理文件
与教学科目相关的其他教学管理文件，如教室使用申请、教学活动安排等，也应进行归档，以备必要时查阅和审阅。

3. 归档存储和管理
为确保文书档案的安全和易查阅性，应采取以下措施进行归档存储和管理：
- 建立文书档案管理系统，对文书档案进行标注和分类；
- 采用电子档案管理软件，进行电子化管理和备份；
- 制定档案安全和保密措施，防止信息泄露和丢失；
- 设定访问权限，保护文书档案的机密性和完整性。

以上为学校各教学科目文书档案的归档范围，请严格按照规定进行归档管理，以确保教学科目的相关记录材料的安全和有效性。

文件材料立卷归档办法

文件材料立卷归档办法一、总则第一条根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制定本办法。

第二条学校档案是学校开展各项工作的真实记录，是学校的重要信息资源和历史凭证。

学校档案馆依法对学校档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和开发利用。

第三条学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

未按照要求通过档案验收的科研课题和基本建设项目，不得鉴定、结题（项）和结算。

二、文件材料立卷归档的组织领导及任务第四条学校文件材料立卷归档工作由学校档案馆领导，各部门的文件材料立卷归档工作接受学校档案馆的指导、检查和监督。

第五条学校以处级和直属科级部门为立卷单位。

各立卷单位要确定1位负责人分管本部门的档案工作，并确定至少1人为兼职档案工作人员，负责本部门的立卷归档工作。

保密材料的归档，严格按国家和学校有关保密规定办理，由各部门保密工作第一责任人指定兼职保密人员专人负责整理和立卷归档。

第六条立卷人员的基本任务：（一）认真执行立卷归档工作制度，按照要求做好文件材料的处理和平时的立卷归档工作；（二）监督、检查本部门承办人员按有关档案材料的要求做好文件材料的处理，保证文件材料的完整、齐全和符合要求，对不符合要求的材料，指导和督促承办人员予以弥补或返工；（三）负责文件材料归档前的借阅工作；（四）做好文件材料的安全、保密工作；（五）按照档案工作的要求进行收集、整理、立卷归档；（六）根据卷内文件的价值提出保管期限；（七）按照规定的时间，如期向学校档案馆移交档案。

三、立卷要求第七条承办人应按照领导指示和有关办文及对归档材料的要求认真办理文件。

文件办理结束后，将有关材料进行整理，按照学校关于文件材料归档范围的规定，将应归档的文件材料送交本部门兼职档案员立卷归档。

承办人不得随意存放应归档的材料，也不得自行保管应归档的材料。

第八条立卷人员在接收承办人员交来的文件材料时，应注意检查文件材料是否处理完毕，相关归档材料是否齐全。