高等学校文件材料归档范围及归档工作程序

二、归档重点：
本学院形成的不同载体、不同形式的 文件材料及上级针对本院的指令性、指导
性件和需要学院承办的文件材料。
三、归档范围
《高等学校档案管理办法》第十五条明确规定： 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案 同步归档。文件材料的归档范围有十一大类。
1、党群类
2、行政类
3、学生类
4、教学类
6、基本建设类 8、产品生产类 10、外事类
1、仪器设备工作量大的部、系，随机档案可
设分室保存，二级管理。
2、仪器设备归档的重点是：10万元以上设备 各个环节形成的不同载体材料，包括全套随机图 样。
7、出版物类（CB）
主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学 术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书 及出版发行记录等。
我院出版物类（CB）档案主要分为报纸、刊物两类，包
《高等学校教学文件材料归档范围》
主要包括17个方面 1.上级教育主管机关下达的指令性、指导性文 件。 2.综合性教学文件材料。 3.招生工作的材料等。
4.学籍管理的材料。 5.学生奖惩材料。
6.教学计划、方案和教学大纲，教学改革 方案、总结。
7.教材方面的材料。 8.教学实习、生产实习方面的材料。 9.课堂教学材料。 10.优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评 审意见。
大问题立项报告、综合材料、年度计划总结入此。 XZ12人事：师资工作材料入此。 XZ13保卫：治安综合治理材料入此。 XZ14后勤： 后勤服务工作材料入此。 XZ15图书、档案、文博。

3、学生类
主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中 档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、 党团组织档案、毕业生登记表等。
实物(SW)档案归档范围
类别
SW11
序号
1
主要内容
奖品(包括奖状、荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等)
字画(包括题词、贺信等) 模型(包括印章、礼品、纪念品等)
2 3
奖杯、奖状、奖牌、证书、锦旗等奖品限于学院以上。
3、RW 人物类
学院历任院领导、学科带头人、知名 人士和著名校友等在各种重要活动和进行 学术研究时形成的文件材料。
5、科研类
7、仪器设备类 9、出版物类 11、财会类

1、党群类（DQ）
主要包括高等学校党委、工会、团委、 民主党派等组织的各种会议文件、会议记录 及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上 级机关与学校关于党群管理的文件材料。
(可参考《西北工业大学明德学院档案管 理手册》)
我院党群类（DQ）划分为3个二级类 目。
4
5 6 7
学院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
学院仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复
学院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 重点实验室建设材料
外购仪器设备项目主要内容包括仪器设 备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、 运行维修、全套随机技术文件、随机图样 等方面。 仪器设备类材料归档应注意：
括有关编辑出版管理工作中形成的计划、总结、规章制度、
重要会议记录、统计报表等方面的全套材料。
8、外事类（WS）
主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、 出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料； 学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动 中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办
学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、
高等学校文件材料归档 范围及归档工作程序
西北工业大学明德学院档案室
提 纲

高校文件材料归档范围 预立卷工作 归档工作程序


依据材料
2008年9月1日起实施的教育部和国家档案局联合制 定教育部第27号令 《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》)

1994年1月1日起实施的原国家教委制定的 教办[1993]429号文件 《高等学校档案实体分类法》 《高等学校档案工作规范》
预立卷类目是立卷部门进行平时立卷的
依据，建立规范的预立卷类目是立卷部 门做好平时立卷的关键。
二、各类档案的预立卷要求： 各立卷部门根据本部门工作职责和 当年工作任务，参照归档范围编制文 件材料预立卷类目，并根据工作实际 对预立卷类目适时进行调整。
5、基本建设类(JJ)
按国家档案局、原国家计委发布的《基 本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档 发[1988]4号)执行。(详见学院网站《档案法 规》)
基建档案主要是在基本建设管理和基本 建设工程项目活动过程中形成的文件材料。
依据高校档案实体分类法，基本建设类 （JJ）可以划分为2个二级类目。
第二部分
预立卷工作
档案预立卷工作，是学院档案管理的基础工 作之一，是学院实行部门立卷制度的一个重要环 节。规范学院档案预立卷工作，对学院立卷部门 做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前 的查找利用具有重要的作用。
《办法》第十六条明确规定： 高等学校实行档 案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

6、仪器设备类（SB）
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、 稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术 文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生 的文件材料。 学院仪器设备类（SB）档案划分为综合和外购 仪器设备项目两类。
SB11（综合）归档范围
序号 归档范围
1 2 3
上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 学院仪器、设备管理的规章制度 设备工作计划、报告、总结、调查材料
7 8
9
JJ12(工程项目)归档范围：
序号
1 2 3 4 5
材料名称
6
7 8
项目可行性研究、任务书 项目设计基础 项目设计文件 项目工程管理文件 项目施工文件 项目竣工验收文件 财务管理文件 监理文件材料
基建类材料归档应注意：
1、 若项目为国家重大建设项目需要按照 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整 理规范》（ DA/T 28-2002）执行。 2、基本建设项目的档案资料工作要与项 目建设进程同步。 3、建设项目实行总承包的，各分包单位 负责收集、整理分包范围内的档案资料，交 总包单位汇总、整理。
实体分类号 类 目
CK11
CK12 CK13 CK14 CK15
综合
会计报表 会计账簿 会计凭证 工资清册
CK11（综合）归档范围
序号 1 2 3 4 5 归档范围 上级有关财务会计工作的文件材料 学院财务管理规定、计划、总结、请 示、批复等文件材料 财会档案移交清册 有关财务管理方面的其他文件材料 财会档案销毁清册
6
7
财会档案移交保管清册
奖学金管理工作文件
高等学校可以根据学校实际情况确定归 档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、 照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
三种特殊类型档案类目
1、SX 声像类
反映学校历史发展和主要职能活动中的
照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、胶 片等各种非纸质材料及相应的文字材料。
教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授 予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
我院外事综合（WS11）档案划分为3类。
WS11 外事综合
综合
出国(境)
来院
9、财会类（CK）
按财政部、国家档案局发布的《会计档 案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。
依据高校档案实体分类法，财会类 （CK）档案可以划分为5个二级类目。
人物档案归档范围（参考）
人物档案 生平传记类 文稿类 评价类 其他类 创作类 社会活动类 音像类
干部人事档案
相关依据 1、中组部、国家档案局《干部档案工作条例》 组通字[1991]13号
2、中组部《干部人事档案材料收集归档规定》 组通字号[1996]14号
干部人事档案归档范围
1、履历材料；
2、自传材料；
实体分类号 类目
JJቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ1 JJ12
综合 工程项目

JJ11（综合）归档范围
序号
1 2 3
归档范围
上级有关基建工作的文件 基建工作规章制度 基建工作计划、总结、简报
4 5
6
基建工作总体规划 基建工作年度(季度)总结、统计报表 基建工程财务预、决算 全院性总体规划、设计总平面图 水、电、气管道分布图
地质勘探、地形测量材料
2、行政类（XZ）

主要包括高等学校行政工作的各种会议 文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校 关于人事管理、行政管理的材料。
我院行政类（XZ）划分为5个二级类目。
XZ 行政
XZ11 行政 综合
XZ12 人事
XZ13 保卫
XZ14 后勤
XZ15 图书 档案

XZ类文件材料归档应注意问题:
XZ11 行政综合：学院评估、教代会、校史和部、系等单位重
3、鉴定、考察、考核材料； 4、学历和评聘专业技术职务材料；
5、政治历史问题审查材料；
6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； 7、奖励材料；
8、处分材料；
9、录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、 退职材料及各种代表会代表登记等材料；
10、其他可供组织上参考的有保存价值的材料。
党群DQ
DQ11 党群 综合
DQ12 工会
DQ13 团委
DQ类文件材料归档应注意问题：
DQ11党务综合：分综合、纪检(监察)、组织(含党校) 、 宣传教育(含学生思想政治教育)、 统战(含 民主党 派、政协委员、人大代表材料)等。
DQ12工会：妇女工作、“三育人”材料入此。
DQ13团委：学生社团材料入此。
一、如何做好预立卷
1、明确预立卷工作职责
预立卷、归档工作明确列入分管领导 和部门兼职档案工作人员的岗位职责， 明确要求。 2、坚持平时立卷制度 立卷部门要严格制度做好收发文登记 工作，对办理完毕的文件及时进行收集、 整理，按材料的类别归卷，文件盒或文 件夹上要标明类别目录号。
3、建立规范的预立卷类目
我院教学类（JX）划分为2个二级类目。 (其中教学综合分为综合、招生、学籍管理、 课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教 材等7类)
JX11全日制本科、专科教学综合
JX
教学
JX11全日制本科、专科教学成绩单
教学类文件材料归档应注意：
1、归档的重点是学院在教学工作，特 别是教学实践各个环节活动中形成的不同 载体的文件材料。 2、规模较大的学院，对教学档案中的 少数不属于永久保存的类目，如本科生毕 业论文、实习报告等可由各系保存。学院 档案部门只按一定比例择优接收。
(5)报考高校志愿表和高考成绩单(一式两份)； (6)高校学籍登记表并附成绩单；
(7)高校毕业生健康证明；
(8)高校毕业鉴定表； (9)高校毕业生登记表。


4、教学类（JX）
主要包括反映教学管理、教学实践和教 学研究等活动的文件材料。
按原国家教委、国家档案局发布的

《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教 办字016号)的相关规定执行。
具体类别可参看《西北工业大学明德 学院声像档案归档范围及要求》。
声像档案二级类目表
实体分类号 类目
SX12 SX13 SX14 SX15 SX16 SX17 SX18 SX19
照 片 录音带 录像带 幻灯片 磁 盘 影视胶片 缩微胶片 光 盘
2、SW 实物类
学校在公务活动中受赠的具有纪念意 义的礼品、字画、书画作品以及获得奖励 的奖状、证书、奖杯和其他具有纪念意义 的实物。
《办法》将学生档案纳入归档范围，而且单独 设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念。
《中国教育报》2008年9月26日
依据《教育部关于学历问题的答复意见》
(1)高中毕业生登记表； (2)高考体检表； (3)高考报名表；
以上为高中阶段材料
本、专科毕(结)业生离校随转个人档案一般应有如下材料：
(4)高考政审表；

第一部分
归档范围
首先，明确什么是高等学校档案？
是指高等学校从事招生、教学、科研、 管理等活动直接形成的对学生、学校和社 会有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式、载体的历史记录。 《办法》第二条
第一部分
1、归档原则
2、归档重点 3、归档范围
归档范围
一、归档原则
1、归档的文件材料，必须对学校和社会有史 料和研究价值，具有参考价值和凭证作用。 2、归档的文件材料，必须反映学校各项活动 的全过程，保证完整、准确、系统。 3、归档的文件材料，必须遵循其自然形成规 律，保持文件的原貌，保持彼此间的有机联 系和成套性特点。
11.研究生及硕士、博士学位获得者的名册、 学位论文及有关审批文件。 12.毕业生分配材料。 13.毕业生质量调查材料。 14.师资培训的计划、考核和总结，出国进修 等文件。 15.教研室的教学总结，教师教学经验总结、 教师教学质量奖励材料，教学情况调查表。 16.教师工作量的规定及执行情况。 17.夜大学、函授部和各类培训班、进修班形 成的文件和材料。