谈档案利用理论

谈档案利用理论
[摘要]第二次世界大战后，档案利用方面总的趋势是“对公众的日益开放”，但各国在档案利用方面也遇到了许多法律、理论、实际工作以及技术等方面的问题，这些问题是档案理论工作者和实践工作者应该研究和探讨的问题。

[关健词]档案；利用；信息法；开放；保密
档案以其来源的广泛性、内容的丰富性和形成的原始性而成为国家战略资源的核心构成部分，其信息资源的发掘利用能够在经济建设和社会发展中发挥巨大作用。

第二次世界大战后，档案利用方面总的趋势是“对公众的日益开放”，但各国在档案利用方面也遇到了许多法律、理论、实际工作以及技术等方面的问题，这些问题是档案理论工作者和实践工作者应该研究和探讨的问题。

一、缩短封闭期的趋势
第二次世界大战后，历史研究重点发生了变化，如当代史研究趋向的扩大，定量方法的发展，以及其他学科对档案文件利用需求的增长等，导致档案的利用呈现出多样化与近期化的趋势，这就要求缩短文件的封闭期，使更多的文件早日供研究者利用。

因此，从20世纪60年代末开始，许多国家都采取了缩短封闭期的措施。

如英、法、美的文件封闭期已从50年缩短为30年，但有的国家封闭期仍然很长，如梵蒂冈机密档案馆的封闭期长达80多年。

在50年代以前，50年、60年甚至更长的封闭期是普遍现象，目前，各国的封
闭期通常是30年、25年甚至更短的时间，缩短封闭期是发展的趋势。

对于缩短封闭期，有两种不同的反应，一种是来自行政部门的一些政治家或政府首脑，认为较短的封闭期会干扰他们对政府事务的管理；另一种是来自历史学家和广大科研工作者，他们在“科学民主”的号召下，要求政府支持开放档案，认为任何限制利用的决定都是有害的。

二、信息法与档案利用问题
20世纪60年代，在西方国家出现了“信息权利”的概念，其理论基础是美国1996年通过的“信息自由权法令”（1974-1975年修正案）。

这个法令所依据的原则是：“民主形式的最好标志是人民掌握国家安全所允许的全部信息”（司法部长备忘录，1967年）。

这个法令与传统档案法的不同在于，传统的档案法所考虑的是文件作为历史研究的信息资源，而信息自由法是考虑如何从文件中及时地获取最新信息。

虽然这个法令不是一个档案法，但它对档案利用的影响是很大的。

此后许多西方国家，如挪威、瑞典、芬兰、法国、荷兰、澳大利亚和加拿大等都效仿美国，先后通过了类似的法令。

从这些国家通过的“信息自由法”来看，其共同点是规定了利用行政管理文件的权利不受年代限制，无论这些文件是保存在档案馆、文件中心还是保存在政府机关的办公室。

当然，这些法令中也列举了限制自由利用的文件类型。

根据这些国家的法令规定，限制
利用的文件类型主要有：（1）与国家安全和社会秩序有关的文件；（2）与私人秘密有关的文件；（3）受法律保护的秘密文件；（4）私有档案文件；（5）国家领导人和公众领袖的文件。

三、档案的开放与保密问题
从世界范围来看，当前档案利用与开放的总趋势是扩大利用的范围，主张更加自由地利用以及逐步缩短档案的封闭期。

特别是20世纪60年代以来，一些国家通过的信息自由法确定了现代化行政管理文件的可利用性，但这只是利用与开放的一个方面；在另一方面，各国在开放档案的同时，并没有忘记“保密”这个重大原则问题。

例如，美国在1976年修改“联邦信息自由法”的同时也通过了“保密法”，其中用17款的条文列举了不能自由利用的现代行政管理文件的种类。

对于保存在档案馆的文件，除了规定有严格的封闭期外，对于那些“与国家安全和社会秩序有关的文件”都是属于保密的，不能对外开放和自由利用。

例如，军事文件、外交文件、关系国界划分的文件、反间谍文件、议会记录以及在财政、金融与外贸谈判方面有重要意义的文件等。

这些文件在档案法中的表述一般是：“当保护国家利益需要时”，可以拒绝对“有关国家内政、国防、外交的保密性文件”的利用。

在资本主义国家，对涉及工业、企业机密的文件也属于保密范围之内。

（一）利用的准则
1、开放的档案
是指可提供公司职员或非公司职员参阅的档案；
2、有限制的档案
是指不向公众开放，只对为企业目的而需要查阅的员工提供的档案；
3、保密的档案
是指在一定时期内仅供原企业领导、办公室和档案部门的人利用的档案。

（二）保密的期限
档案的封闭一般为20年；董事会和经理室的档案封闭期是50年；对档案信息泄密后会侵犯私人秘密或违背用户意志以及可能给银
行造成危害的档案，封闭期为75年；对其他封闭期为20年以上的档案，要经档案委员会同意才能利用。

（三）提供利用的权限和程序
档案员应负责监督在档案室的利用，而且只能在档案员的指导下才能利用等。

有的需经领导签字并履行一定手续后方才可以利用。

（四）档案利用与保护私人机密问题
对于保护私人机密的问题，许多国家在宪法中都有原则性的规定。

有些国家还专门通过了有关法律。

例如，1974年美国通过了私人秘密法，1981年以色列颁布了私人秘密法，1982年加拿大也颁布了私人秘密法等。

在西方国家，所谓的“隐私权”是受到尊重和
法律保护的，但是，“私人秘密”并不是一个确切的概念，一般而言，涉及私人生活、私人秘密的文件主要有：（1）关于公民情况，如出生、结婚、离婚、死亡、私生活等的文件；（2）关于健康状况的文件；（3）关于财产和收入状况的文件，如所得税官员、律师和银行职员都必须保守职业机密；（4）关于刑事和犯罪审理的文件，如司法处理案卷，特别是调查凭证不允许自由利用；（5）关于职业活动的文件，如公务员和政府雇员的个人案卷信息是不可传播的；（6）关于政治、哲学和宗教观点的文件；（7）关于政府的调查统计文件；（8）关于警方的文件；（9）关于涉及“家庭荣誉”方面的文件；（10）关于保密条例中所含信息的问题。

对档案及其内容信息的使用与利用来讲，无论是社会性的利用还是内部管理开发性的使用，均必须保证档案在政治上的安全与物质上的完整和有序，否则谈不上是真正意义上的利用。

参考文献：
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[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[j].云南档案，2010（3）.
[3]傅华.档案服务范围越来越广.中国档案报，2008年11月26日.。