018物业档案资料管理课件
物业管理档案管理
物业管理档案管理TPMK standardization office【 TPMK5AB- TPMK08- TPMK2C- TPMK18】第十二章物业管理档案管理齐全完整、检索便捷的物业管理档案系统，是物业管理的一项基础性的工作，是做好物业管理服务工作的一个必要条件，也是物业管理企业的一项基本功。
物业管理档案管理包括物业管理档案的概念、分类、收集整理和保管利用等内容。
第一节物业管理档案的概念与分类一、档案的定义档案是历史的原始记录。
此定义包括两层涵义：一是经过归档保存的原始记录及其载体；二是该原始记录的信息内容。
如施工图纸，在工程竣工验收之前，它是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案；在工程竣工验收后，经过归档保存后的施工图纸，以及所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。
二、物业管理档案的内容物业管理档案的内容包括物业权属资料、技术资料和验收文件，业主(或物业使用人)的权属档案资料、个人资料，物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业管理公司行政管理以及物业管理相关合同资料等。
三、物业管理档案的分类方法（了解）物业管理档案是直接记载物业及物业管理各个方面的历史记录。
物业管理常用的档案分类方法有以下几种。
(一)年度分类法年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将全宗内档案分成各个类别。
特点：按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅和利用档案。
(二)组织机构分类法组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。
特点：能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。
(三)事件分类法事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。
特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌，又便于按专业系统全面地查阅利用档案。
物业管理档案的建立与管理课件
物业的接管验收材料
在物业竣工时开发商与设计单位、施工单位积极合作， 力争全面、准确地收集到工程建设的产权及工程技术 资料等原始资料，这样才能保证物业管理验收接管时， 物业服务企业从开发商手中得到完整的资料：
房产资料。包括房屋、设备及其附着物清单、清册及 表格。
技术资料。包括竣工图、地质勘察报告、工程预决算 书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平 面图、房屋及设备使用技术资料。
3.物业档案的保管 物业档案保管工作的基本原则：
（1）分类保管。（2）以保护为宗旨，以利用为目的。（3）以防 为主，防治结合。
4.档案的销毁 5.物业档案管理的要求 （1）档案的出入室应有严格规定。 （2）明确收集、整理、分类、归档、销毁等各项管理制度。 （3）按时存档，定期查档。 （4）采用多种形式的储存、保管文档。 （5）保存档案的环境应干燥、通风、清洁，做到防火、防盗、防 光、防尘、防潮、防鼠、防有害气体、防虫等“八防”。
委托管理招标文件；物业管理投标文件；物业服务合 同。
招商阶段 招租物业的平面图纸；招租许可证及委托书；租金及物业服务测 算书；租赁合同；广告策划资料。 用户入住信息 入住通知书、住户须知；用户资料（包括业主及使用人）；管理 规约；签定有关协议，如消防安全协议书、装修责任书等；用户 手册；用户进户验收表；用户进户交费单；用户进户的水、电、 燃气表初始读数登记单。 日常管理信息 业主、租户变动、更换情况；各部门工作（操作）规范、管理制 度；各部门工作记录；大、中、小修记录；维修承包合同及预决 算；保安、清洁、绿化等项目的承包合同资料；用户来往信件、 投诉及处理资料；年度工作计划、总结、报告；人事档案；保险 资料；法律法规及政府有关文件；财务报表、工资报表、管理费、 租金收缴凭证等资料。 按来源划分，从各有关渠道应收集的物业管理档案资料有：
物业档案管理PPT课件
>>
3
>>
4 >>
>>
0
>>
1
>>
2
>>
3
>>
4 >>
>>
0
>>
1
>>
2
>>
3
>>
4 >>
马上就要 上课了
>>
0
>>
1
>>
2
>>
3
>>
4 >>
上课时希望大家
• 讲手机调成静音或关机 • 听讲仔细，积极回答和配合 • 别人回答后，请不要吝啬你的掌声
>>
0
>>
1
>>
2
>>
3
>>
4 >>
档案管理的概念
>>
0
>>
1
>>
2
>>
3
>>
4 >>
（二）物业承接查验期物业管理档案收集的范围 权属资料档案 技术资料档案 验收文件档案
>>
0
>>
1
>>
2
>>
3
>>
4 >>
二、物业入住期档案的收集与整理
（一）物业入住期物业管理档案收集的特点
1. 本阶段的档案资料收集来源于物业管理的服务对 象——业主、物业使用人；
物业档案资料管理
物业档案资料管理物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行规范化、系统化管理的工作。
通过合理的档案管理，可以提高物业管理的效率和质量，确保物业档案的安全性和可靠性，为物业管理工作提供有力的支持。
一、档案资料的分类与整理1. 根据物业管理的不同领域和内容，对档案资料进行分类，如合同档案、收费档案、维修档案、设备档案等，以便于后续的管理和查询。
2. 对每一个档案类别进行详细的整理，包括建立档案目录、编制档案编号、整理档案材料等工作，确保档案的完整性和一致性。
二、档案资料的存储与保管1. 设立专门的档案室或者档案柜，统一存放各类档案资料，并制定相应的存储规范，包括档案的摆放顺序、密封方式、防火防潮等措施，确保档案的安全性和可靠性。
2. 制定档案借阅和归还制度，对外部人员的档案借阅要求进行审批和记录，确保档案的保密性和完整性。
三、档案资料的检索与利用1. 建立档案检索系统，包括纸质档案的目录索引和电子档案的关键词检索等方式，方便快速地查询所需档案资料。
2. 制定档案利用规范，明确档案的使用范围和权限，并对档案的利用情况进行记录和统计，以便于对档案利用情况进行评估和改进。
四、档案资料的归档与销毁1. 对于已经完成的档案资料，根据规定的保管期限进行归档，确保档案的长期保存和利用。
2. 制定档案销毁的规范和程序，对于已经过期或者无法利用的档案资料，进行安全、环保的销毁处理，如纸张的密封销毁、电子档案的彻底删除等。
五、档案管理的监督与评估1. 建立档案管理的监督机制，包括定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时进行整改和改进。
2. 建立档案管理的绩效评估体系，对档案管理工作进行定量和定性的评估，以便于发现问题和提高管理水平。
六、档案管理的信息化建设1. 推动档案管理的信息化建设，建立档案管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用，提高档案管理的效率和便利性。
2. 培训档案管理人员的信息化技能，提升其对档案管理系统的操作和维护能力，确保信息化建设的顺利进行。
物业档案管理精品PPT课件
第二节：物业档案的整理和分类
1、档案整理的要求 收集到原始资料后，统一由档案管理人员集中整理，剔除作废和无效的 记录，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰，分类合理，便 于检索。 2、档案的分类（举例说明） 办公室-----上级文件、内部发文、计划总结…… 工程部-----工程图纸、设备档案、承包合同…… 客服部-----顾客投诉、业主档案、检查记录…… 财务部-----各类账册、发票存根、预算报告…… 保安部-----巡查记录、车辆档案、紧急事件…… 3、建立标准化的图、档、卡、册、表 图----房屋的各类设计及施工图纸 档----在管理活动过程中形成的文字资料 卡----根据管理工作的需要而建立的目录卡，保养卡等 册----指为了提高管理效率而制作的各类管理手册 表----指为了工作需要而制作的各类表格
When You Do Your Best, Failure Is Great, So Don'T Give Up, Stick To The End
谢谢大家
荣幸这一路，与你同行
It'S An Honor To Walk With You All The Way
演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日
3.5、档案的销毁 根据档案的保管期限和性质，定期对过期或作废的档案进行剔除和
销毁，防止档案的堆积与混淆。经主管领导审批方可销毁，建立已销毁 文档清单备查。
第四节：月检问题反馈（档案管理）
一、记录的问题 1、记录不真实 如：值班情况都为“正常”。写你所做的，做你所写的，持 续改进。 2、记录不完整 该填写的项目没有填写。 3、书写不规范 书写潦草，乱涂乱画。 4、用笔不规范 规范的记录用笔应该是黑色钢笔或签字笔，然而在实际填写 中出现了铅笔、圆珠笔和红色笔迹等不规范现象。
物业管理档案管理PPT(共48页)
第三节 客户满意度调查
一、客户满意度
测量客户满意的方法：建立受理系统、客 户满意度调研、失去客户分析、竞争者分析。
客户需求（四种）
被关心 被倾听 服务人员专业化 迅速反应
二、客户满意度调查
目标明确
基 领导重视
实
本 持续改进
施
原 则 协同运作
步 骤
基于事实
1、策划 2、利用客户数据库 3、客户期望值 4、草拟问卷 5、审核问卷 6、调查 7、分析结果 8、报告反馈与实施 9、过程再评估
2005年 电梯 高压配电
2006年
中央空调 电梯 高压配电
• 组织机构——年度分类法 办公室 2005
2006
品质部 2005 2006
市场部 2005 2006
第二节 物业管理档案的收集与整理
一、物业承接查验期物业管理档案的收集 物业基础资料档案
此阶段档案收集索取对象主要是建设单位 1、权属资料 2、技术资料 3、验收资料
第十三章 人力资源管理
• 掌握： • 员工招聘的组织与实施，培训管理的组织与
实施。
• 熟悉： • 员工招聘计划的制定，员工的解聘，培训的
分类及内容，员工薪酬管理的内容，员工的考 核与奖惩。
概 念：
人力资源管理，是指运用科学方法，对 企业的人力进行合理的培训、组织和调配， 使人力、物力经常保持最佳比例，同时对人 的思想、心理和行为进行恰当的引导、控制 和协调，充分发挥人的主观能动性，使人尽 其才，事得其人，人事相宜，以实现组织目 标。
重大损害的； (4)被依法追究刑事责任的。
资遣：
• 资遣是企业因故提出与员工终止劳动合 同的一项人事调整活动。资遣不是因 为员工的过失原因造成的，而是企业根 据自己经营的需要，主动与员工解除劳 动契约
物业档案资料管理
物业档案资料管理引言概述：物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行有效的整理、存储和管理的工作。
良好的物业档案资料管理可以提高物业管理的效率和质量，确保物业信息的准确性和完整性。
本文将从五个方面详细阐述物业档案资料管理的重要性和具体内容。
一、建立物业档案管理制度1.1 设立档案管理部门或者岗位：物业公司应设立专门的档案管理部门或者岗位，负责档案的整理、管理和维护工作。
1.2 制定档案管理制度：明确档案管理的基本原则、流程和责任分工，确保档案资料的有序管理和便捷查阅。
1.3 建立档案管理规范：制定档案管理的操作规范，包括档案分类、编号、归档、借阅等具体要求，以确保档案资料的准确性和可追溯性。
二、档案资料的整理与归档2.1 档案资料的分类：根据物业管理的不同领域和具体内容，将档案资料进行分类，如合同档案、维修档案、投诉档案等，以方便后续的管理和检索。
2.2 档案资料的整理：对各类档案资料进行整理、排序和编目，确保档案的有序性和易查阅性。
2.3 档案资料的归档：按照档案管理制度的要求，将整理好的档案资料进行归档，包括建立档案目录、标示档案编号、存放档案盒等，以便于后续档案的管理和利用。
三、档案资料的存储与保管3.1 档案存储设施的建设：为了确保档案的安全性和完整性，物业公司应建立专门的档案存储设施，如档案库房、档案柜等，以提供合适的环境和条件进行档案的存储和保管。
3.2 档案资料的保护措施：采取适当的措施，如防潮、防火、防盗等，确保档案资料的安全和完整。
3.3 档案资料的备份与恢复：定期对重要档案资料进行备份，并建立档案资料的恢复机制，以应对档案资料丢失或者损坏的情况。
四、档案资料的借阅与利用4.1 借阅申请与审批：建立借阅申请和审批制度，确保档案的合理借阅和利用。
4.2 借阅期限与归还：规定借阅档案的期限，并及时进行档案的归还，以避免档案资料的滞留和遗失。
4.3 档案利用与查询：提供便捷的档案查询服务，方便物业管理人员和相关部门随时获取所需的档案信息，以支持决策和工作的开展。
物业档案资料管理
物业档案资料管理引言概述：物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行规范、有效地管理和利用的工作。
良好的物业档案资料管理对于物业管理工作的顺利进行和决策的科学性具有重要意义。
本文将从五个方面详细阐述物业档案资料管理的重要性和具体内容。
一、建立完善的档案管理制度1.1 制定档案管理规定：明确档案管理的目标、原则和程序，规范档案的采集、整理、归档和保管等环节。
1.2 设立档案管理部门：建立专门的档案管理部门，负责档案的管理、维护和利用，确保档案工作的专业性和高效性。
1.3 制定档案管理流程：明确档案的流转和处理流程，确保档案的安全性和可追溯性，减少信息丢失和泄露的风险。
二、规范档案的采集和整理2.1 统一档案编号：为每一个档案文件分配惟一的编号，方便档案的查找和管理。
2.2 完善档案分类体系：根据物业管理的不同方面和内容，建立科学的档案分类体系，便于档案的整理和检索。
2.3 做好档案的整理和归档工作：按照规定的流程和标准，对采集到的档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
三、加强档案的保管和维护3.1 建立档案存储区域：划定专门的档案存储区域，确保档案的安全性和防火防灾能力。
3.2 定期进行档案检查和整理：定期对档案进行检查，发现问题及时整理和修复，确保档案的可读性和可用性。
3.3 做好档案的备份和防护工作：对重要档案进行备份，并采取措施防止档案的丢失或者损坏，确保档案的长期保存。
四、提高档案的利用价值4.1 建立档案查询和借阅制度：制定档案查询和借阅的规定，方便相关人员查询和利用档案。
4.2 开展档案利用培训：对相关人员进行档案利用的培训，提高他们的档案利用能力和水平。
4.3 利用档案支持决策：将档案与物业管理的决策过程相结合，利用档案提供的信息支持决策的科学性和准确性。
五、加强档案管理的监督和评估5.1 建立档案管理的监督机制：建立监督档案管理工作的机制，对档案管理的各个环节进行监督和检查。
物业档案资料管理
物业档案资料管理引言概述:物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行规范、有序的管理和维护。
良好的物业档案资料管理对于提高物业管理效率、保障业主权益以及应对各类管理问题具有重要意义。
本文将从五个方面详细阐述物业档案资料管理的重要性和具体内容。
一、建立健全档案管理制度1.1 制定档案管理规范：明确档案管理的目标、原则和具体操作流程，确保档案管理工作的规范性和一致性。
1.2 设立档案管理部门：成立专门的档案管理部门，负责档案资料的采集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整性和安全性。
1.3 建立档案管理档案：建立档案管理档案，记录各类档案资料的存放位置、借阅记录以及档案资料的销毁情况，便于日后查阅和管理。
二、规范档案资料的采集和整理2.1 设立档案采集渠道：建立物业档案资料的采集渠道，包括与相关部门、业主和供应商的沟通，确保及时获取相关档案资料。
2.2 统一档案命名规范：制定统一的档案命名规范，包括文件名称、编号、日期等信息，便于档案的分类、归档和检索。
2.3 定期整理档案资料：根据档案管理制度的要求，定期对档案资料进行整理和归档，确保档案的有序性和易查性。
三、确保档案资料的安全和保密3.1 建立档案保管制度：制定档案保管制度，明确档案保管人员的责任和权限，确保档案资料的安全和完整。
3.2 定期备份档案资料：定期对档案资料进行备份，确保档案的安全性和可靠性，防止因意外事件导致档案丢失或者损坏。
3.3 加强档案保密措施：对于涉及个人隐私和商业机密的档案资料，采取严格的保密措施，确保档案资料的保密性和不被非法获取。
四、提高档案资料的利用价值4.1 建立档案查询系统：建立档案查询系统，实现档案资料的快速检索和查阅，提高档案的利用效率和方便性。
4.2 定期开展档案培训：定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的专业素质和操作技能，确保档案资料的正确使用和管理。
4.3 加强档案资料的利用研究：鼓励档案管理人员对档案资料进行研究和利用，挖掘档案的历史价值和管理经验，为物业管理工作提供参考和借鉴。
物业档案管理 PPT课件
--接待投诉时，通过日常接待和处理投诉，掌握动态、修正 原有记录；
--维修更新时，应将维修更新后的物业变动情况记录在案； --检查评优时，此时应将已经建立的物业档案资料进一步整
理完善，以备查考。 12
（二）检素利用： 1.常用检索工具：清册、目录 2.利用的方式：查阅、外借、制作副本、综合分析等；
8
二、物业档案资料管理： （一）物业档案资料管理：
包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理 服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检 素、保存、分析利用，在某一时点上，及时、 准确、全面地反映物业实物形态和使用状况的 有关资料与数据。
9
1、档案的收集与整理：
10
注意事项：物业档案资料收集工作要尽可能完善、及时、不错 不漏。
23
装修管控记录链条
记录链条1：
装修预控方案 装修手册、装修管理控制程序 装修备案表 装修平面图 装修许可证 装修人员出入证（A、B） 装修现场巡查表 违规整改通知书 挂号或快递存根联 执法部门的整改通知或照片
记录链条2： 装修备案表及相关表单 装修许可证 装修人员出入证 装修现场巡查表 违规整改通知书
2、保证档案资料的完整、准确、及时、安全（保管 上的安全，保密上的安全）。
3、做到“十清”，即来源清、数量清、质量清、价值 清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租 金费用清、使用情况清等
18
（四）项目经理要充分利用档案
1、投诉统计数据的分析与利用 周检\周会 月计划 主管面谈等
2、满意度调查的分析与改进
24
培训计划与实施存在的共性问题：
1、培训制度未健全或无建立； 2、未见年度计划或有建立年度计划但不健全； 3、未见各级员工培训记录； 4、相关培训实际操作性不强、目的性不明确 5、没有固化作业标准，提升实操技能的培训效果；
物业档案资料管理
物业档案资料管理一、引言物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行规范化、系统化管理的工作。
合理的物业档案资料管理可以提高工作效率，保障物业管理工作的顺利进行。
本文将详细介绍物业档案资料管理的标准格式，包括档案分类、档案编号、档案存储、档案检索等方面的内容。
二、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将物业档案分为以下几类：a. 行政管理档案：包括物业管理规章制度、组织机构、人员管理等档案；b. 合同管理档案：包括与业主签订的租赁合同、物业服务合同等档案；c. 财务管理档案：包括物业费用收支、财务报表等档案；d. 工程管理档案：包括物业维修、装修工程等档案；e. 业主管理档案：包括业主信息、投诉处理、会议记录等档案；f. 安全管理档案：包括安全检查、事故记录等档案。
2. 每类档案设立一个分类号，方便档案管理人员进行归档、检索等操作。
三、档案编号1. 档案编号是对每个档案进行唯一标识的重要手段，方便档案管理人员进行查找和管理。
档案编号的标准格式为：分类号-年份-顺序号。
例如，行政管理档案的分类号为A，年份为2021，顺序号为001，则该档案的编号为A-2021-001。
2. 档案编号应在档案创建时确定，并在档案封面、存储盒等位置清晰标注。
四、档案存储1. 物业档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保证档案的安全和完整性。
2. 档案室或档案柜应具备以下条件：a. 通风、防潮、防火；b. 温度、湿度适宜；c. 防尘、防虫。
3. 档案室或档案柜内的档案应按照分类号进行有序堆放，并设置明确的标签，方便查找和管理。
五、档案检索1. 档案检索是指根据需要快速找到所需档案的过程。
为了提高检索效率，应建立完善的档案检索系统。
2. 档案检索系统应包括以下内容：a. 档案目录：按照档案分类，编制详细的档案目录，包括档案名称、档案编号、存放位置等信息；b. 档案检索工具：可以采用电子检索系统或手工检索工具，如索引卡等；c. 检索规则：制定明确的检索规则，包括按照档案名称、档案编号、存放位置等进行检索。
物业档案管理培训ppt课件
27
第三章 怎样管好档案 3.4.1档案库房管理办法
原 则 以防为主，防治结合，严格日常管理
要求
防盗
放火
防潮
防虫
措施
门窗紧固 严禁明火安全 禁水冲地 库房严入 用电置灭火器 置除湿机
放置药品
要求
防尘 防高温 防强光 防辐射
文
档
件
整理归档
案
使用完毕或告一段落
现行文件
半现行文件
非现行文件
100%
文件生命周期
10—70%
3—10%
形成者
部门资料室
项目档案室
5
第一章 什么是档案
1.4、对档案定义的理解
依
包
附 载
形 式
档案
内 容
含 信
体
息
保管
保密
方
！电子时代面临的挑战—信息与实体分离
式 变
革
前端控制 过程管理
6
第一章 什么是档案
务 管
基
资金管理 于
核
经营综合 经 目标计划 营
管
信息管理 理
理
会计档案
心 业
务
工程
营销
物管
的 职
审计监察 理 立项 筹备
营销策划
能
综合管理
分 类
设计 施工 销售管理
服务管理
监理 竣工 销售合同
物业合同
25
第三章 怎样管好档案 3.3.2档案编号办法
档号构成：
全宗号+分类号（一级类目+二级类目+三级类目）+件号/卷号
物业管理PPT课件
课程概述
二、课程学时与内容
总学时：32学时（2学时/周）。理论课与实验 （实训）课相结合。
讲授内容：物业档案管理概述，物业档案的分 类、整理、保管，物业客户档案的建立、物业 档案的建立以及人事档案管理等内容。
第四节 物业档案管理法律、法规
三、档案管理制度
➢ 是单位依据国家或地方有关法律法规和规章，结 合自身档案工作实际制定的操作规范。
档案工作制度主要有：档案管理工作制度、档案 保密制度、档案利用制度等。
文件管理规范主要有：归档范围、收集办法、分 类方法等
档案部门工作规范主要有：档案室（人员）工作 职责和工作规范、档案库房管理制度、专门档案 管理制度等
第四节 物业档案管理法律、法规
一、法律、法规与规章概念
➢ 规章—包括国务院部门规章和地方政府规章。 国务院部门规章由国务院各部、委员会、中国人
民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构 根据法律和国务院的行政法规、决定、命令在本 部门的权限范围内制定。
第四节 物业档案管理法律、法规
一、法律、法规与规章概念
➢ 档案的本质—直接的、原始的记录
工程审批表、费用结算单、维修记录、业主投诉等—经办 人、审批人签字
第二节 物业档案的重要性
一、物业档案是随物业管理行为的出现而产生的
二、物业管理和服务的重要参考依据
案例一 某住户在收楼后装修房屋 案例二 楼宇对讲机发生故障
三、物业档案管理状况是反映物业企业管理水平的重 要标志,也是考察评定物业企业资质的依据。
物业档案资料管理
物业档案资料管理一、背景介绍物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各种档案资料进行有效的收集、整理、存储和利用的管理工作。
物业档案资料的管理对于保障物业管理的顺利进行、提高工作效率和服务质量具有重要意义。
二、目标和意义1. 目标：建立规范的物业档案资料管理制度，确保物业档案资料的安全、完整和可靠性。
2. 意义：a. 保障物业管理工作的顺利进行：通过规范的档案资料管理，能够方便快捷地查找和利用相关资料，提高工作效率。
b. 提高服务质量：合理利用档案资料，为业主提供准确、及时、全面的服务。
c. 防止档案资料丢失和损坏：建立科学的档案资料管理制度，确保档案的安全性和可靠性，避免档案遗失或损坏带来的损失。
d. 为物业管理决策提供支持：通过统计和分析档案资料，为物业管理决策提供有力的依据。
三、档案资料的分类和管理1. 档案资料的分类：a. 合同档案：包括租赁合同、供应商合同等；b. 业主档案：包括业主信息、住户登记表等；c. 工程档案：包括装修工程档案、设备维修档案等；d. 财务档案：包括费用收支记录、发票等；e. 报表档案：包括月度报表、年度报表等；f. 其他档案：包括会议记录、投诉处理记录等。
2. 档案资料的管理流程：a. 收集：及时收集相关档案资料，确保资料的完整性和准确性。
b. 整理：对收集到的档案资料进行分类、编号、整理，确保档案的有序性。
c. 存储：选择合适的存储方式，如电子存储和纸质存储，并制定相应的存储标准，确保档案的安全性和易于查找。
d. 利用：根据需要，及时提供档案资料，支持相关工作的开展。
e. 更新：定期对档案资料进行更新和维护，确保档案的时效性和可靠性。
四、档案资料管理的要求1. 规范性：制定相应的档案管理制度和流程，确保档案资料的规范管理。
2. 安全性：采取措施确保档案资料的安全，如设立权限、备份数据等。
3. 完整性：确保档案资料的完整性，不允许随意删除或篡改档案。
4. 便捷性：建立档案索引和查询系统，方便快捷地查找和利用档案资料。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第十八章 物业档案资料管理
随着物业现代化的不断发展，信息资源成为管理又一重要因素。
档案、信息管理从物业管理的介入期开始，始终伴随着物业管理的进程，从物业的规划设计、开发、监理、建筑的结构设施、设备及日常物业管理中的规章制度、记录表格、业主投诉与回访、承传工作票等等都涉及到档案、信息管理。
为此，我们将对欧洲城的档案、信息资料采用计算机管理，以达到“科学化、有序化、集中化”的管理目标。
一、管理运作流程
整理分类
逐一编号 分析处理
登记存档 输入电脑
外部档案、信息
资料的收集 日常物业管理资料档案的建立
查阅信息 复制信息 信息公布
过期、作废信息处理
档案、信息资料的使用、处
理
二、管理的内容
1、资料的收集
资料的收集坚持“来源多、内容广”的原则。
从物业管理的实际工作出发，扩大信息资料的来源，从建筑规划到工程竣工；从建筑物本体修缮到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。
2、档案资料的分类
所收集的档案资料，根据其来源、内容、形式，进行集中整理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。
移交资料
项目资料名称
工程技术资料
1．竣工图、总平面图，建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽
工程的全套图纸
2．竣工验收证明书
3．水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书
4．供水、供气、空调的试压报告
5．园林绿化图纸和清样
6．设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意
事项、说明，质保书和保修单
7．工程监理报告
日常物业管理档案、信息资料
项目资料名称
物业资料物业基本资料、分区资料、娱乐设施资料等业主资料客户基本资料、物品出入登记等
装修资料报建批文、装修工程图、装修施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等
维修资料修缮计划与附件、维修申报表、维修服务派工单、维
修回访记录、公共设施维修记录等
绿化养护资料绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等
清洁、保洁资料清洁服务整改通知单、保洁日检记录等
消防管理资料消防巡视记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、
消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等
治安交通管理资料日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事件处理记录、车辆管理记录、护管巡逻签到表、安全隐患整改通知等
设备管理资料设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修
保养记录、设备运行记录、设备维修分包协议、设备
检查记录等
文化活动资料活动实施附件、活动宣传图片、录像记录、传媒报导、
总结报告等
员工管理资料员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记
录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等服务质量反馈资料服务质量回访记录、展户、参展人员意见调查、统计
记录、业主人员投诉及处理记录等
行政文件资料政府相关文件、法规、法律；院方有关文件、通知、函件；规章制度、通知、通报等文件；荣誉档案；接待、参观记录等
3、档案资料管理的要点
⑴、重要的档案资料（如竣工资料）的交接必须经过双方负责人或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。
⑵、档案资料实行专人专职管理。
⑶、档案资料实行严格的借阅登记制度，归还入档时，必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的须追究借阅人员的责任。
档案管理人员须
定时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。
⑷、档案资料管理实行严格的鉴定制度。
档案资料的鉴定必须由主要负责人或其指定的责任人负责，对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决定。
当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文件。
⑸、档案资料的管理必须做到“七防”，即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。
必须配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等防潮物，档案管理人员须定期检查和清理，保证档案资料管理环境条件符合要求。
4、档案资料管理制度
⑴、管理处档案资料员负责整理收集各类档案资料。
⑵、管理处工作人员日常工作中必须完成工作范围内的各类文件、记录，以便档案员收集。
⑶、管理处资料室收档、存档的文件、批文必须是原始记录，其他资料确没有原始记录，也可存复印件。
⑷、档案员负责做好档案、资料的防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温工作。
⑸、管理处档案资料分类：业主档案资料、装修审批资料、维修保养资料、工程竣工资料及管理处相关资料。
⑹、已归档的资料，每月进行抽查，每季进行全面检查，年度进行清理、检查，对超期或已无保存价值的档案，严格按销毁规程进行。
⑺、对外借阅
客户借阅或其他人有关档案资料，须向管理处提出书面申请，经管理处经理批准后，交档案员备案查找。
所有借阅档案资料不得带出档案室，如遇特殊情况需复印的需批准。
⑻、对内借阅
管理处内部工作人员查阅档案资料时，经管理处经理批准后，交档案室档案员查找，但不得随意复印。
5、档案资料管理体系
图文介绍
项目基本情况 附属设施 安全护管管理
车辆管理 设备管理 修缮管理 投诉管理 文档管理 工作计划 代码维护 权限设置 口令修改 系统介绍
数据库备份 数据库分析 数据整理
清洁保洁管理资料 清洁保洁状况资料 清洁保洁员工资料
房屋资料
接管验收资料 平面图
建筑 本体 资料
大楼概貌
客户资料
清洁保洁资料
日常管理资料
文件维护
系统维护管理
档案资料管理系统
6、档案资料销毁规程
⑴、每年年底由档案资料员对档案资料作一次全面认真检查、整理，并提出超过期限或已无保存价值的档案。
⑵、根据各类档案资料的保管期限，在确定该档案已超过保存期限或已无保存价值时，由档案资料员填写销毁单并报综合主管鉴定。
⑶、主管在接到销毁单10个工作日内，结合实际情况，并经管理处办公会议进行鉴定，确认无误后并院方签字同意后，执行销毁。
⑷、销毁档案资料时，应有详细记录。