安达信贵州轮胎流程重组2
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形成集中的信息平台,避免信息重 复输入,减少出错的可能性,并节 省大量人力、物力成本
11.
财务部在核算生产成本时使用 混胶中转站的混胶的月末收发 报表和由计划调度处编制的经 月末对帐的生产日报表
无法在月中核算生产成本
财务部可实时使用系统中由独立仓 库输入的数据存货数据进行生产成 本核算
系统每日自动生成产成品日报表, 实时核算生产成本
7
仓库发出货物后,以手工和电脑方式记 录实物帐之后,销售财务处和供销办公 室分别将数据输入电脑而存货的财务记 帐和销售成本的计算到月底才确认
一套数据四本帐,数据被重复 记录、保存,月底需花2-3天 时间对帐
货物发出后,由仓库直接地将数据输 入系统,系统直接确认减少存货和生 成销售成本
以一次性电脑记帐代替手工 记帐,及时、准确地记录销 售情况,提高工作效率
部分采购员对所采购的物料了解不足, 可能增加采购成本
增加采购成本
聘用或安排合格的人员到采购部工作, 定期对采购员进行培训和评估
提高采购员的专业知 识和工作积极性
7.
物资供应部、财务、仓库各自制定存货 收、发、存情况表,在月末进行对帐
月末花费大量人力和时间 做帐目调整
采用集成系统,有关部门可共享采购订单 主文件和存货主文件,仓管员收、发货, 可即时更新采购订单主文件,采购部门可 随时知道采购的进度,即时核对帐目 按采购金额,设定采购请求单和采购订 单的审批权限
6.
影响采购计划的有效制定和 执行
仓储部在收料(货)时可即时从 系统中与订单核对,仓储部经理 可作出拒收决定
为制定采购计划提供有效资料,使采购 计划得以有效进行
7.
以领料请求指导发料,并规定领料时 间
未能对物料管理进行有效的 控制,并使生产部门人员有 懈怠之心
增加“ 主生产计划” 与“ 物料需求 计划” ,来指导领料,并由系统 规定领料时间
2.
现有存货按原材料、在制品和产成品 分别由物资供应部、生产部和销售部 管理
未能进行合理的职权分工,造成 舞弊空间
存货设立单独的部门-仓储部 进行统一的管理
进行合理的职权分工,减少舞弊空 间,保证存货的有效管理
3.
物资的内部调拨,同一流程往往使用 多种不同的单据,而且联数众多,单 据在多个不同的部门间反复传递,经 常出现单据积压现象
对物料管理进行有效的控制和管理,提 高领料精确度和及时程度,从而可以制 定精确的采购计划
8.
物料的入库出库由仓管员个人组织; 产成品在仓库间的调拨由供销公司管 理,具体装运等由仓管员个人组织
影响领料提货效率,容易产 生人工舞弊
系统定义库区、货位,每次收发 物料或调拨产成品均由系统自动 发出收发、调拨物料指导,规定 库区、货位和领料时间
8
由隶属于供销公司的开票组开发票,由 销售财务处确认销售收入和应收帐款
Байду номын сангаас
部门职能分工不合理,缺乏对 应收帐款的有效管理
由财务部负责开发票、确认应收帐款 和销售收入,并管理应收帐款的回收
部门职能分工合理,利于管 理应收帐款
12
现状分析及优化方案总结
销售及应收帐款管理
流程分析的发现
9 没有应收帐款帐龄表以及其 它应收帐款分析工具
4.
没有对采购过程进行系统性的跟 踪
对货物的到达时间和数量缺乏控 制,提高生产和存货成本
使用采购订单,建立采购订单主 文件,在集成系统里与有关部门 共享,采购员可在任何时候对采 购进度进行追踪
加强对采购物料及采购进度的管 理,及时、有效掌握并调控订购 情况
3
现状分析及优化方案总结
采购及应付帐款管理流程
9
附录一 附录二 附录三 附录四 附录五
现状及优化总结- 现状及优化总结-采购及应付 现状及优化总结- 现状及优化总结-存货及成本 现状及优化总结- 现状及优化总结-销售及应收 现状及优化总结- 现状及优化总结-帐务及财务 成本核算范例
10
现状分析及优化方案总结
销售及应收帐款管理
流程分析的发现
1
信息处理滞后,出错可能性大, 且处理效率低
内部调拨使用统一的由系统自 动生成的物料调拨单,在重新 设计流程下,无需在多个部门 间传递,将出错可能减至最低
解决信息处理缓慢的问题,提高效 率,将出错可能减至最低
4.
原材料管理、产成品管理、财务帐和 成本核算分别使用不同的系统,由不 同部门进行,手工重复记帐,且相同 的数据往往需要多次手工输入系统或 记台帐,月末多方对帐
诊断之问题
缺乏对应收帐款的系统管理
我们的建议
系统自动定期生成应收帐款帐龄表 和坏帐准备表,并及时把客户付款 情况更新到客户资料中,便于信用 额度的制定 由财务部用电脑一次性输入数据
公司的利益
统一、有效地管理应收帐款, 利于应收帐款的回收和科学的 客户关系的建立
10
销售财务处记录销售收入、 应收帐款和销售费用均使用 手工入帐,每月月底花费2天 时间与财务部的电脑帐对帐 确认销售收入时,部分按客 户名记录,部分以销出产品 种类记录 进出口公司和前进公司每月 月底向股份公司提供销售清 单,开发票确认销售收入 销售部、生产部、仓库和技 术服务部门使用的产成品代 码不同
2
现状分析及优化方案总结
采购及应付帐款管理流程
流程分析的发现
1.
对于一种物料,不同部门采用不 同的物料编号
诊断之问题
部门之间需经过多重核对, 才能 获取某种物料的采购和存货状况, 严重影响生产效率
我们的建议
实施统一物料编号,各种物料单 据上都附有物料编号
公司的利益
物料需求部门可在集成数据库上 实时查阅某种物料的收、发、存 情况, 提高生产效率 降低舞弊的可能性
大部分情况下客户直接向当地销 售分公司询价。若当地分公司或 分公司对价格把握不准,则致电 股份公司开票组询问,开票组无 固定人员负责报价 股份公司对直接客户和销售分公 司的销售使用发货通知单,对前 进公司和进出口公司的销售使用 原材料领料单、物资调拨单和轮 胎转库单 处理订单时,人工查询客户资金 回笼表和仓库的收、付、存日报 表
企业咨询
安达信(上海) 安达信(上海)企业咨询有限公司广州分公司
企业资源计划系统 (第一阶段)
附录
贵州轮胎股份有限公司
讨论稿-2000年11月
附录一 附录二 附录三 附录四 附录五
现状及优化总结- 现状及优化总结-采购及应付 现状及优化总结- 现状及优化总结-存货及成本 现状及优化总结- 现状及优化总结-销售及应收 现状及优化总结- 现状及优化总结-帐务及财务 成本核算范例
诊断之问题
无信息共享可言,不利于采 购和生产部门制定精确的采 购计划和生产计划
我们的建议
系统自动汇总、生成原材料、外 购产成品库存日报表。当物料稀 缺时,系统自动生成物料稀缺通 知,并送抵采购部
公司的利益
各部门可即时了解库存情况,有利于采 购部门和生产部门作出更精确的采购计 划和生产计划,减少存货周转时间,加 快资金回笼
公司的利益
规范化在制品的管理
10.
产成品管理由销售部负责,入 库时销售部下属的帐务统计室 和独立的计划调度处分别记录 轮胎收付存日报表和生产综合 日报表,出库由帐务统计室与 销售部另一下属的销售财务部 分别记录轮胎收付存日报表和 销售收入帐,月末分别对帐
职责分工非常不合理,重复工 作且需大量对帐
产成品管理统一由仓储部负责,并 由独立仓库一次向系统输入实发数 量,系统自动记销售成本分录,无 需对帐
诊断之问题
容易导致欠款时间过长,不利 于完善与供应商的关系。财务 部难以从总体上把握各期实际 的现金需求
我们的建议
系统生成应付帐款控制报告、现金需求 报告。由应付帐款负责人定期查阅,及 时合理安排付款
公司的利益
保持与供应商之间的 良好关系,提高现金 管理能力
10.
收料单及发票传送环节过 多,影响入帐的及时性; 手工对帐,效率低易出错
1、加快订单处理时间,减少人 为纠纷和舞弊的可能性 2、从处理订单时就把应收帐款 的可回收性列入考虑范围 3、财务人员参与订单的审批, 发挥财务的监督职能
11
现状分析及优化方案总结
销售及应收帐款管理
流程分析的发现
5 每一笔销售业务都经销售业务人员和销 售经理的审批
诊断之问题
重复作业,浪费人力、物力、 时间
2.
物资供应处属于供销公司的下属 部门 对供应商绩效的评估只在每年年 底做一次,缺乏系统的供应商管 理
供销不分,容易出现舞弊
设立采购部, 由新设立的运营部管理 建立供应商主文件,根据过去与 供应商交易的统计数据,定期对 供应商进行评估.
3.
不利于控制采购成本和质量
优化供应商选择过程,以提高采 购质量,减少采购成本
流程分析的发现
5.
采购高度分散,原材料、设备材料、模 具、计算机、办公用品等物料的采购分 属不同部门负责
诊断之问题
采购流程、单据使用不统 一,增加采购成本,增加 管理难度
我们的建议
建立采购部,将原材料、设备材料、办 公用品、模具、计算机的采购统一在采 购部执行
公司的利益
实现规模效应, 降低固定成本
6.
6
现状分析及优化方案总结
存货管理及成本核算
流程分析的发现
1. 物料没有统一的编码,销售采购部、 生产部、仓库、技术服务部的材料、 产品代码都不一样
诊断之问题
各部门难以配合,存货管理十分 混乱,容易造成物料损失,且不 利于责任界定
我们的建议
建立物料清单并提出一套统一 的编码系统
公司的利益
便于管理,提高效率及各部门间合 作,大大减低存货盘亏可能,并有 利于物料损失时的责任界定
仓储部仓管人员有时间来整理仓库,按 系统规定齐整库区,增加提货效率; 避免人工舞弊,加强管理
8
现状分析及优化方案总结
存货管理及成本核算
流程分析的发现
9. 在制品管理由仓库组织,只由 仓库记台帐,而且存放混胶的 混胶中转站位于生产混胶的一 分厂内
诊断之问题
存在严重管理漏洞
我们的建议
在制品由仓储部统一管理,数据由 仓储部下设的独立仓库输入系统。 将混胶仓库位置与生产车间分离
增加采购成本
系统自动进行收料单、发票、采购订单 数据的三方核对,并自动入帐
提高入帐效率及准确 性
5
附录一 附录二 附录三 附录四 附录五
现状及优化总结- 现状及优化总结-采购及应付 现状及优化总结- 现状及优化总结-存货及成本 现状及优化总结- 现状及优化总结-销售及应收 现状及优化总结- 现状及优化总结-帐务及财务 成本核算范例
各部门工作不配合,相同的工作 重复进行,效率低下
使用集成的存货管理系统,所 有数据由仓储部统一输入系统
处理流程大大简化,绝大多数的手 工记帐、输入、单据传递和对帐无 需进行,工作效率大幅提高
7
现状分析及优化方案总结
存货管理及成本核算
流程分析的发现
5.
现有的存货管理系统只能月末汇总, 编报原材料、外购产成品收付存月报 表。只有使用仓管员根据仓库台帐手 工填制的余额表,才能了解月中库存 情况 仓库收料(货)时不能实时与订单核 对,对帐繁琐
我们的建议
大部分订单由系统自动审批,当客户 的信用额度被超出时,订单由销售经 理和财务经理共同审批
公司的利益
既加快订单处理时间,又体 现灵活性
6
由开票组制定运输计划和发货通知单, 仓库填写货物实发数后再返回开票组开 票
部门职能分工不合理,工序繁 复
运输计划和发货通知单均由储运部制 作
部门职能分工合理,减少重 复作业
诊断之问题
没有对报价系统的统一管理
我们的建议
设定专门人员保存、管理客户咨询信 息
公司的利益
统一管理询价、报价系统,了解 潜在客户的需求,为划分顾客群 体和合理定价提供依据
2
没有使用统一的订单,不利于单据的管 理
对所有客户使用统一的订单
利于单据跟踪,有效地管理销售 业务
3
1、人工查询耗时耗力,而且查询效果受 人工保存资料的数量和质量的影响,不 一定能全面、准确反映客户的真实情况 2、仓库的收、付、存日报表不能反映出 现有存货是否已被其它客户预订,导致 各部门、公司抢货或者过多地追加临时 生产 信用额度周转金制度不完善、执行不到 位使得交易双方不得不花费大量时间和 精力来处理纠纷,且可能伴有舞弊现象 发生
客户资料和存货种类和数量及构成被 及时、完整保存在系统中,包括已接 受的订单也被及时反映到存货文件中
系统迅速、简便、准确、自动查 询资料,快捷、有效地处理订单
4
销售分公司和直接客户常就信用 额度周转金与股份公司发生纠纷
销售部和财务部共同制定每个客户的 信用额度,系统依据该额度及其剩余 部分自动决定是否接受订单。若信用 额度被用尽或交易额度过大,则由销 售精力和财务经理共同参与审批订单
减少误差,提高存货管 理的效率
8.
审批工作集中在比价管理处和供应部经 理处
审批程序缺乏效率,供应 部经理把过多精力集中在 审批上,而非战略制定和 执行上,比价管理处把监 督作为例行公事
加快审批速度、节 省采购时间
4
现状分析及优化方案总结
采购及应付帐款管理流程
流程分析的发现
9.
无应付帐款控制报告,无 帐龄分析及现金的实际需 求统计