建设公司项目部档案管理办法

建设公司项目部档案管理办法

为规范项目部档案管理，确保各项工作的完整性、连接性，并真实记录工程项目的综合情况，特制定本办法。

一、总则

1、档案工作是企业管理基础工作的重要部分，是维护企业历史，加强企业素质，提高工作质量和工作效率的必要条件。

2、档案资料必须完整、齐全、真实、系统，档案管理必须贯彻保密原则，严格按章办事，防止泄密，丢失、损坏、扩散。

3、项目部各类档案由办公室统一管理，并设专人（兼职）负责。建立综合档案室，逐步实现计算机管理。

4、项目部档案分为：综合档案、工程档案、物资档案、财务档案，并分别由办公室（项目部办公室）、生产经营部与项目部、物资管理部（项目部物资部）、财务部负责收集、

整理。

5、组卷：各类档案收集、整理均以年度为限，每卷不得超过200页；归档文件不得用圆珠笔、红水笔、彩色笔、铅笔书写或签批，应一律用钢笔（蓝或黑墨水）书写；必须保持文件材料间的密切联系，不同价值、不同保管年限的文件，不应并在一组卷内；填写卷内目录时，如遇无标题或不能准确提示内容的文件或材料，应按内容另拟一个标题并在备注栏内注明，以利查找；案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰，案卷标题必须简明，字数不得超过50字。

6、档案的接收和移交：各部门每年2月份将所属档案整理装订并移交项目部办公室，由项目部办公室于3月份整理归档（工程档案以工程竣工为限）。各类档案接收应保持归档文件材料齐全、完整和清晰，档案的移交，应连同案卷目录、附档材料完整地一并移交。移交档案应根据目录清点核对，并履行签字手续，一式二份。

7、办公室应对档案进行有效的统计工作，建立统计台

帐，有档案收进、移出、借阅、利用效果等方面的登记备案。

二、综合档案

1、综合档案由项目部办公室（项目部办公室）统一收集、整理。

2、综合档案包括：

（1）行业主管部门发送的各类文件和材料；

（2）项目部的历史沿革、大事记及反映本项目部重要活动的资料、照片、录音、录像等；

（3）会议记录、发言材料等；

（4）项目部工作人员外出学习、考察、参加会议等公务活动，须将会议主要文件及有关内容交项目部办公室归档；

（5）项目部及各部门拟定的各种文件及底稿，以及没有发文编号的以项目部名义发出的材料或资料；

（6）收发文登记薄、介绍信存根、其他登记薄；

（7）各类规章制度、岗位职责等的成文材料；

（8）管理人员档案、聘用合同、辞（退）职审批材料、人员的变动、工资浮动、奖惩情况及固定工人的档案；

（9）其他需要存档的资料。

三、工程档案

工程档案由项目部生产经营部与项目部共同收集、整理，具体分工如下：

（一）生产经营科

1、工程的报名资料、考察材料、投标文件、答疑纪要、中标通知书等；

2、各种工程预算书、施工预算（或成本计划书）施工组织设计；

3、办理各类资质、证件的填报、审批文件；

4、2002年以前所有项目的工程档案整理、归档。（二）技术科

1、工程施工合同（附协议、意见书、合同会谈纪要等）；

2、工程内部承包合同；

3、劳务合同、项目部材料、构件等购销、租赁合同；合同登记册、台帐；

4、建设、设计、监理等单位颁发的指导性文件、决定、指示、通知及日常往来文书、电话记录等；

5、工程图纸会审记录；

6、开工申请报告、开工报告、竣工报告、停复工报告；

7、工程变更设计联系单、通知书及各项签证；

8、各种技术规程、规范、标准等的解释文件；

9、技术性的工作报告、计划、办法、总结等；

10、工程测量定位记录、施工日记及例会等会议记录；

11、施工过程中的质量技术交底（明确施工任务、质量标准、用材规格、操作程序、技术要求、检验内容和方法）及双方签字文件；

12、竣工资料及竣工图；

13、与工程有关的对外决算、内部成本决算、核算、资料等各种经营、预算资料。

14、其他工程有关资料。

四、物资档案

物资档案由项目部物资部（项目物资部）负责收集、整理，主要包括：

2、固定资产明细账及其盘点、清算账册；

3、材料三级明细账，材料收、发原始凭证，固定资产及周转料租赁住来账；

4、合格劳务商、供应商名单；

5、2002以前各项目物资部账本、登记册、收（发）原始凭证的收集、封存；

6、其他需存档的资料。

五、财务档案

财务档案由项目部财务部负责收集、整理，主要包括：

1、会记凭证：各种原始凭证和记账凭证，各种完税凭证等；

2、会记账薄：日记账、总账、明细分类账、现金出纳

账、银行存款账、固定资产明细账等；

3、经济合同、内部财务制度、内部核算资料；

4、其它会计核算资料。

六、档案的装订

1、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责，备考表应置卷尾；

2、装订前，卷内文件材料要去掉金属物（钉书针、回形针等），字迹不清晰的应复制并与原伯一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订；

3、装订必须使用项目部统一卷皮（含目录、备考表），装订须整齐美观，卷内文件要求达到右边、底边整齐；

4、将装订成册的案卷统一编号装入卷盒，盒外贴示标签，置于档案柜内保存。

七、档案查阅

1、因工作需要查阅档案，须经办公室同意，办理登记

手续；确需借阅档案的须经部门（项目部）负责人或项目部经理批准后方可借出，并在限定时间内归还；

2、外单位人员一般不得查阅档案，如确需查阅，需经项目部总经理批准；

3、严禁任何人在各类档案上书写、涂改、折叠和做各种标记，对损毁档案行为必须追究责任，并给予处分。