X大学公文处理办法

学校可以对内对外行文。除“两办”外，校部机关各部门一般不准对外正式行文。校部机关各单位对外行文，只限业务对口单位的工作联系及开具相关证明等；对内，按职权范围，可直接向校内各单位行文，也可互相行文,但文件头不许冠以“文件”字样，且只限于发通知、报告、请示、函等文种。
第十一条校部机关以外的校内其他单位一般不直接对校外行文，应按业务范围，由校部机关相关部门按有关规定履行对外行文手续。
“两办”（党务系统到党办，行政系统到校办）统一编号并接受审核，经文秘人员审核签字后方可送校领导签发。公文印制之前，还应到“两办”接受复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。由“两办”负责人复核签字后方可印制、用印、发送。对于不按照公文处理的有关规定办理的文稿，退回拟稿单位补办。
第二十九条领导对贯彻上级文件和下级请示、报告的批示，要及时转给承办单位或承办人员。对涉及两个以上单位的事项，应由主管单位会同有关单位协商处理和答复。
第三十条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应当及时向发文单位或办公室说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应及时退回办公室并说明理由。
几个单位联合发文，只标明主办单位发文字号。校部机关各部门简称和对内对外发文字号按有关规定执行。
4.界栏线，指文头与正文之间的分隔线，党的文件红线中间断开置一五角星，行政文件用一条红线。
5.标注签发人。学校上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。
6.秘密公文应标明秘密等级，秘密等级分绝密、机密、秘密三种，标注在文件首页左上角。“绝密”、“机密”公文应当标明份号。
六、通报
用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。
七、报告
用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。
八、请示
用于向上级机关请求指示、批准。
九、批复
用于答复请示事项。
十、函
用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
十一、规定
用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
十二、会议纪要
第二十一条各单位在将公文送主管校领导签发之前，单位负责人要认真做好审核工作，审核的重点是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定，并认真填写发文纸。在公文印制之前，各单位文秘人员要负责认真校对。
第二十二条“两办”对以学校党委和学校名义对内行文和对外行文负责程序审核和复核。校部机关各部门以学校党委和学校名义对内发文或对外行文，在送校领导签发前，应到
2.文件名称，由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字组成，位于文头的正中央，一般为套红印刷大字。此处也可以不加“文件”二字，只印发文机关名称。以学校党委名义对内、对外发文使用“中共zz大学委员会文件”文头纸；以学校名义对内发文使用“zz大学文件”文头纸，对外发文使用“zz大学”文头纸。
3.发文字号，由发文机关代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。发文年度一律用公元纪年全称，括于六角括号“〔〕”内，置发文机关代字之后，发文顺序号之前。发文序号不编虚号（即1不编001号），不加“第”字。发文字号标注位置一般应在文件名称正下方，如标注签发人，发文字号可居左与签发人位置对应。无文件版头时，发文字号应放在标题下右侧。
第三条公文处理工作按统一领导、分级管理的原则进行。各单位应有一位主要领导同志负责公文处理工作。党委办公室、校长办公室（以下简称“两办”）负责全校党政公文的管理工作，以不断提高公文处理工作的效率和质量。
第四条公文处理工作必须认真负责，做到准确、及时、安全。各单位须配备文秘人员负责公文处理工作。
第五条公文处理工作必须严格执行有关保密规定，确保国家秘密。
4.附件。指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，一般应与主件装订在一起，并在正文之后、印章位置之前注明附件名称和顺序号，附件首页左上角注明附件的顺序号。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。
5.发文机关。应写单位全称或规范化简称，几个单位联合发文，应将主办单位排列在前。
三、人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期要写具体的年、月、日。
四、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。
五、章节序数的写法要分明。一般排列顺序为：第一层为“一、”，第二层为“㈠”，第三层为“1.”，第四层为“⑴”。
第十八条主管校领导、单位领导审批公文应认真负责，文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。
第十九条各单位起草的公文，内容涉及其他单位的，主办单位应主动与有关单位协商，并会签。意见不一致时，主办单位要如实向主管校领导反映各方意见。
第二十条规范性文件，上会前须学校政策法规部门审核，通过后发布时须由政策法规部门会签。
第九条校部机关各部门发文格式，采用国家标准的信函式格式。即文件头用发文机关名，置于距上页边30毫米处，一般用小标宋字体；发文机关全称下4毫米处为一条武文线（上粗下细），距下页边20毫米处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170毫米。发文机关名称及双线均印红色。
第四章行文规则
第十条学校各单位的行文关系，应根据各自隶属关系和职权范围确定。
用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第七条正式公文（或称文件）包括三个部分：文头部分、行文部分、文尾部分。每个部分又包括若干项内容。
一、文头部分一般由份号、文件名称（或发文机关名称）、发文字号、签发人、界栏线等组成，有些文件还在文头中标注秘密等级和紧急程度。
1.份号，是指一份文件在总印数中的顺序号，标在文头的左上角。一般情况下，可以不使用份号。
8.印章。除会议纪要外，公文一律加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。印章盖在发文机关名称的位置，应注意上不压正文，下压成文日期。
9.附注。公文如有附注，应居左空二字加圆括号标识在成文日期下一行。其中，“请示”必须在附注处注明联系人的姓名和电话。
三、文尾部分包括主题词、抄送机关、印制版记等。
第二十五条收到上级机关下发或交办的公文，文秘人员要送办公室负责人提出拟办意见，然后送校领导批示后办理。
第二十六条文秘人员应按办公室负责人签注的意见，及时、准确地进行分发，一般都应在当天分发完毕。紧急公文，文秘人员应提出办理时限，做到随到随处理。领导亲收的文件，要及时送给领导本人，不拖不误。对已确定分发范围的一般文件、资料、简报等，文秘人员可直接分发。
X大学公文处理办法
某大学公文处理办法
第一章总则
第一条为了做好学校党政公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，根据中共中央《中国共产党机关公文处理条例》、国务院《国家行政机关公文处理办法》及国家质量技术监督局《国家行政机关公文格式》（国家标准），结合我校实际情况，制定本办法。
第二条学校公文是传达贯彻党和国家的方针政策、部署学校工作、发布规章、请示和答复问题、指导和协调工作、报告情况、交流经验的重要工具。全校各单位必须认真做好公文处理工作，发挥其应有的重要作用。
6.成文日期。一个单位发出的，以领导签发日期为准；联合行文的，以最后一个单位签署的日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。发文时间一般标注在发文机关的右下方。会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。
7.如遇公文正文恰好满页，发文机关和发文时间须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取注识“（此页无正文）”的方法解决。
第五章发文办理
第十五条发文办理包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。
第十六条草拟公文应注意下列事项：
一、要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及其他有关规定。如提出新的规定，应切实可行并加以说明。
二、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
转发文件，如被转发文件标题文字过长，可以适当地压缩文字、概括内容，但不能以被转发文件的发文字号代替文件标题。
2.主送机关。指承办或处理公文的单位。主送机关应使用全称或规范化简称。主送机关应写在标题之下，正文之上，居左顶格。
3.正文。正文是公文的主体，用来表述公文的具体内容。正文位于标题或主送机关下方。
六、应使用国家法定计量单位。
七、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
八、规章制度等规范性文件的写法，应严格遵守《zz大学规范性文件制定技术指引》。
第十七条校部机关各部门对内对外行文均应经主管校领导审核签发，方可打印上报或下发。学校规范性文件，须由校长发布。
第二章公文主要种类
第六条学校公文的主要种类有：
一、决定
用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级单位、部门不适当的决定事项。
二、决议
用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。
三、意见
用于对重要问题提出见解和处理办法。
四、通告
用于公布应当遵守或周知的事项。
五、通知
用于发布规章制度，转发上级机关公文，批转下级单位、部门的公文，要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项，任免人员。
第二十七条校领导和各部门的领导参加上级机关会议带回的文件、上级机关直接邮寄给各单位的涉及全校性的重要文件，要及时送交“两办”登记后，按收文程序办理。
第二十八条凡需领导传阅的文件，应附上传阅卡。如需二位以上领导传阅的文件，办公室主任签注传阅意见后，由文秘人员组织传阅。文件传阅时，严禁个人、部门横传及扩大阅读范围。领导同志应抓紧时间阅读文件和签批处理意见，阅后退还文秘人员，不要拖拉、积压，以免贻误工作。