现代企业合同管理常见问题分析及对策

浅谈现代企业合同管理常见问题分析及对策
摘要：随着市场经济的发展和法治的逐步健全，公司依法经营问题越来越突出。

合同是公司经营活动中一项重要内容，搞好合同管理，是公司做好经营，维护公司合法权益的最基本的要求，目前很多企业的合同管理存在诸多问题，只有真正重视合同管理，健全管理制度，才能实现公司的长远发展。

关健词：合同管理；问题；对策
中图分类号：f271 文献标识码：a 文章编号：1001-828x（2013）02-00-02
随着现代市场经济的发展，合同经历了一系列变革，从不受重视、频临绝迹到现在的合同跟我们的经济生活息息相关，合同的重要性越来越突出，随着我国加入wto，合同管理对开拓国际市场，尽快与国际接轨，也有十分重要的意义。

作为现代企业，要搞好经营必须首先要在经营过程中做到合法、合规，然后才能追求效益最大化。

能否实施有效管理把好合同关，是现化公司经营管理成败的一个重要因素。

一、现代企业合同管理中存在的主要问题
（一）合同管理的法制观念淡薄、法律意识与制度建设滞后
近二十年的改革开放进程中，十年的市场经济进程中，我们所处的合同法律环境是不完善的，法律意识与法律制度建设滞后，到1999年3月才制定了统一的合同法。

我们的从业人员对合同法律意识更为滞后，最明显的表现是不认识合同与合同法律的关系，订立
和履行合同往往离开合同法律，想怎么写、怎么签就怎么写、就怎么签，缺乏依法订立和履行的法律意识，造成不少失误和损失。

很多企业缺乏一套严谨有效的合同管理制度，对合同管理未能体现规范化、法制化和科学化的要求。

从合同的洽谈、签订、履行、变更到中止或终止、解除全过程的各个环节，应该用制度规定下来。

在签订合同时往往普遍缺少对对方资信深入调查了解，没有严格审查对方的法人营业执照或自然人身份证、法人授权委托书。

甚至很多一些公司都没有专门的合同管理人员和部门，致使合同原件丢失或仅保存一些复印件，一旦合法权益被损害便无法主张自己的权利。

（二）合同文本不规范，主体资格不明确
一些合同的条款过于简单，表述过于模糊，在执行过程中极易产生歧义，双方理解不一样，因此极易造成法律纠纷。

如有的买卖合同约定采购单价不明确，只是注明以当地市场价为准，究竟是合同履行地还是签约地价格，没有明确，所以容易造成纠纷。

有的合同签订地点不详细很不明确。

根据《民事诉讼法》规定：合同纠纷可以由被告住所地或合同履行地的法院管辖，同时《合同法》又规定：合同当事人可以在合同中约定原告住所地、被告住所地、合同履行地、合同签订地、合同标的物所在地的法院管辖。

因此，合同当事人应明确、具体地约定合同纠纷管辖法院，否则是无效约定。

合同当事人主体合格，是合同得以有效成立的前提条件之一，而
合格的主体，首要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。

根据我国的《民法通则》、《合同法》等法律法规和司法解释的规定，法人的分支机构需由法人的授权委托书才可以享有对外签订合同的资格，同时作为法人职能内部科室是无权对外签订合同的。

比如在某铁路企业，在计划经济时代曾经发生了一个无法人资格的车间级别的一个小站未经上报审批，擅自与一家“三无”的皮包公司签订运输合同，许诺长期为其提供车皮，做好运输服务工作。

后来机构改革后该站无法履行合同时，对方企业将该站的法人铁路局告上法庭，此时该铁路局才知晓这个合同，该案子历时长久，消耗大量人力物力财力才将案子最终结案。

因此企业尤其是大型企业要注重合同签订的主体，要加强合同的审批和签订流程，避免出现无法人资格的分支机构私自签订合同的情形。

（三）合同责权利规定不明确，风险意识差
许多公司将合同视为一种形式，不够重视，尤其是一些风险条款，责任主体不明确，尤其一些工程施工合同，如果发包方没有在合同中明确发生事故责任由谁来承担，一旦发生事故，即使是因为施工方的原因造成的事故，发包方也必须承担一部分责任。

某公司2011年曾经发生了一起人身伤亡事故，施工时，挖掘机驾驶员操作不当，将高处建筑物上的条石碰落，正好落在从此经过的行人头部，致使其当场死亡。

事故发生后，调查组查看双方签订的合同时发现，长达65页的合同，对施工要求详细进行了规定，但是唯独缺少了一
项，即发生安全事故时由哪方来承担责任。

因此发包方赔偿了一大笔赔偿金，相关领导人受到了严重处分。

还有一个事件是某公司对外出租房屋，双方签订了一份寥寥数语的合同，承租方私自开办化工品处理厂，结果有一个工人不慎掉入滚烫的熬制化工品的锅里，当场死亡，事故发生后，老板逃之夭夭。

受害者家属告上法庭，要求出租方也就是该公司承担赔偿责任。

由于出租合同未明确双方责任，因此该公司只能赔偿大笔抚恤金。

这些都是深刻的教训。

因此合同尤其是施工合同、出租合同一定要明确双方的责权利，风险的承担等条款。

二、现代企业提高合同管理水平的建议与对策
为了更好的防范合同管理风险，减少潜在的合同管理可能引起的经济损失，提高企业合同管理水平，现代企业在合同管理中应做好如下几项工作：
（一）建立完善管理制度，使相关部门和人员合同管理有章可循一个成功的科学管理的现代企业，必须首先建立一套完善的合同管理制度和办法，把合同的权利义务按职能分工分解到各部门，由各部门去履行属于自己职能范围的权利义务，合同管理既可以有条不紊的开展，合同管理才能到位。

我公司从2011年起，投资开发了一套合同管理信息系统，要求各子分公司所有合同，不论金额大小，一律上传到合同管理系统后，企业法律顾问或者合同管理员根据业务类别分检到相关部门，经审批通过后才能签订，并且根据标的额大小最后终审权限分别是部门
主任、分管副总直至总经理。

合同履行情况需要随时更新。

合同经过两年的运行，目前效果良好。

原来合同管理杂乱无章，运行合同管理信息系统后，成效显著，各部门分工明确，责权利清晰，合同管理人员及其他相关业务人员可以随时掌握合同履行情况，并且所有合同的起草和审批过程在网上都有详细的记录，有利于合同的追溯和管理。

（二）设立专门合同管理机构和配备合同管理人员，从法律角度对合同管理的风险点进行严格审查和控制
目前许多大型国企或者公司都设置了总法律顾问，全面负责公司法律事务，下设法律事务室，具体负责公司的合同管理、法律纠纷等法律事务，对公司合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。

具体包括对格式化合同文本的订立，合同条款的审查，合同的审批，违约责任的界定，其他合同法律风险的防范等，所有合同非经法律事务室审查一律不得签订，从而避免许多的风险。

法律事务室或者合同管理岗位从合同的项目论证开始，监督、检查并指导当事人资信调查，合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理等合同管理活动的全过程，预防合同纠纷的发生，减少合同纠纷中公司的损失，有效维护企业合法权益。

（三）积极推行合同示范文本制度
目前很多大型企业合同比较多，尤其是同一业务的合同比较多，为了规避风险以及简化起草合同的工作程序，企业的法律顾问会制定一系列示范文本，经办人只要在空格地方填写或简单修改即可使
用，是一个比较好的方法。

积极推行合同示范文本制度，有助于当事人了解、掌握有关法律法规，有助于合同签订的合法、公平、全面、明确、高效。

（四）加强合同管理相关人员的培训教育
企业要定期组织对合同管理人员、合同经办人员的培训工作，普及合同法及本企业相关法律知识，通过学习合同管理法规、案例讲解等方法，使合同相关人员能知法、用法，能公正、公平、公开、独立的工作，使合同管理相关人员思想上提高认识，深刻领会到合同管理重要性。

通过学习，提高他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力，同时，通过对每份合同的实际草拟、签订、修改，以例施教，提高合同经办人的业务水平，从而保证了合同的签订质量，较好地维护了企业的合法权益。

（五）加强合同档案管理和合同专用章管理，构建合同业务库与专人管理
合同档案管理是企业档案管理的一部分，同时又是合同管理工作的重要部分，合同档案应由企业设专人管理，应建立合同台账。

合同及附件、谈判笔录、来往信函、电报电传，相互交换的文件和一切有关的书面材料、样品、说明书等均应妥善保管，一事一档，并建立台账登记。

合同管理员应将合同分类登记，按时间顺序编号装订，妥善保管。

各类合同及台账应归档管理，每年年底归档一次，保存期按档案管理的有关规定办理
（六）抓好履约检查环节与违约纠纷处理，实行动态跟踪
合同管理人员必须经常了解合同履约和管理情况并进行针对性的检查，对于确需变更或解除的合同，应当经各方当事人协商一致并签订书面协议，按照合同审查程序履行审查联签手续。

因变更或解除合同造成我方经济损失的，除法定免除责任外，应在协议中明确具体的赔偿方式，并及时向对方当事人提出索赔。

总之，合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容，方方面面都应围绕着这个核心而开展。

只有这样、合同管理才能真正到位，履行责任才能真正落实，企业才能创造较好的社会和经济效益，顺应时代的步伐，做大做强。