制造系统文件及管理

制造系统文件编制及管理
西安千禾药业有限责任公司 胡小虎
1． 生产管理部门的职能：
按照批准的批生产记录和标准操作SOP 组织生产，使生产的每一环节均处于受控 状态； 起草、修订批生产记录、有关SOP； 负责生产各级人员规程、程序的培训、 考核； 参与验证/再验证方案的制定并施实； 生产设备的定期维护保养； 生产过程中形成的各种记录的审核。
15.5.批记录的制定程序(示意图)：
工艺工程师、起草 第一稿 草 案 修改稿 生产经理 质量经理 修改意见 执行人 培 训 批准稿 生 效 审改稿
工艺规程相关SOP 验证资料（含回顾性验 证等） 讨论（分章节、按工序、 执行人）
15.6.BPR设计编制建议：
应有反映生产过程的主要环节及重要细 节； 应能反映工序的顺序性，确保工艺畅通， 工序依次进行； 应能反映各工序是否按规定的步骤进行； 应能指导各工序的操作人员按标准操作 或应执行何种文件进行操作； 应能反映各工序操作过程中各工艺参数 允许或合理的偏差范围，并在受控状态下； 应能全面反映各种操作或控制是由适合 的人来完成的； 追溯性、唯一性。
11．物料管理部门的职能：
物料采购计划的制定、实施； 生产计划的制定； 原、辅、包材的储存和发放； 成品的储存与发运； 参与质量部门对供应商的审计、评估； 仓储环境的维持、监控、记录； 退回产品、废弃物料、成品的处理申请。
12. 组织机构（示意图）：
部门经理
计划（主管）
生产计划的制定实施 采购计划的制定 原、辅、包材采购 其它采购
适合的组织机构 即训练有素的人（生产管理和操作人 员）； 优良的软件（文件系统） 即文件化的规程，如生产工艺规程、 批生产记录（BPR）、SOP等； 有效的过程控制 即对生产全过程实施有效的监控和记录， 保证生产按预先设定的工艺进行。
5．生产管理的运作：
加工过程
生产过程
文过程； 文件传递过程：即物控部下达生产指 令 生产部执行文件。
文件无适合的接口，即缺少系统性； 文件生效执行前缺少培训； 文件执行中“随意性”时有发生； 执行人有抵触情绪； 批生产文件（批档案）分散归档，不具 备可追溯性； 整套购买（抄袭），不消化吸收。
17．文件的编制要求及体会：
执行人起草（岗位主操）； 讨论——修改——讨论反复多次（别忘 了一线操作人员）； 文件所涉及的部门均应会稿； 突出GMP管理的要素，关键内容尽量详 细； 工人的语言； 指令内容清晰明确，通俗易懂，易于执 行； 形式简单明快，切记勿序言多于正文 （格式等）；尽量避免不确定的语气表述， 如：不宜……最好……，宜……，应该……， 应……；
6．生产管理文件：
工艺规程：即生产技术资料（技 术标准）； 标准操作规程（SOP，或管理规 SOP 程）； 批生产记录：
7．质量管理部门的职能：
GMP培训； 中间体/中间过程控制、原辅料、中间产 品、最终产品检验及发放； 包材交付印刷前的标准制备、检查核对； 批文件的审核及产品的发放； 受理投拆； 质量数据回顾总结； 组织验证及相关的技术支持； 注册服务、稳定性研究； 文件管理及审核。
15.3.SOP的制定程序（示意图）：
“执行人”起草 生产经理 修改意见 第一稿（草案） 修改稿 审改稿
（主要针对有无 不符合GMP要求 的地方）
讨 论 修改意见
讨
论
质量经理
修改意见
审 稿
执行人
批准稿
培 训
生
效
15.4.SOP的编制建议：
对所要求的作业（或作业）户所涉及 的单元给出定义； 达到什么目的，作业范围明确； 职责非常明确、准确、一目了然； 工作程序流程化，逐步展开，明确由 谁作业，作业内容是什么，作业所应达到 的标准，如何达到，谁来监控，作业的批 准人或授权人明确； 对较大系统的作业管理，可先有一个 原则，然后再细化； 切忌教条，生搬硬套。
8．质量管理组织（示意图）：
部门经理
质量保证 QA主管
质量控制 QC主管
9．质量管理的工作目标：
确保质量体系高效运行，并不断改进， 以确保制造工厂的生产活动遵守相关法定及 公司内控的质量要求； 顾客至上； 无产品回收； 无政府警告； 确保减少客户投诉；
10．质量管理文件：
质量手册； 管理文件的文件； 培训管理文件； 验证管理文件； 质量标准； SOP；
生产开工前，新产品投产前，新设备 安装前； 引进新处方或新方法前； 处方或方法有重大变更时； 验证前和验证后； 组织机构职能变动时； 质量改进时； 接受检查认证或审计后。
仓储（主管）
物料接收（员）
成品接收（员）
物料配送（员）
成品发放（员）
13.工作标准和目标：
提供符合标准的物料； 库存始终保持安全合理的水平（安全库存 量）； 如期、定额供给； 合格配送； 控制减少所有与采购有关的成本； 建立供应商审核、认可、评估体系。
14．管理规程的制定程序（标意图）：
职能步骤 管理的范围、界限、类别、 标准、汇报系统、职责 操作性 重 叠或空白 修改意见 定 稿 批准 培训 完成部门 管理主体部门 （主管人员） 文件所涉及部门 （含质量经理、人 力资源经理） 讨论 工厂总监或主 管副总 生效
2．组织机构（示意图）：
部门经理
工艺工程师
设备工程师 监控 维修 备件
车间主管 主操 IPC 操作工
3．生产管理的工作目标：
确保按照预定的生产方式要求进行； 确保按照经验证批准的相关规程进行； 确保过程受控； 确保产品符合质量标准； 确保生产过程符合“生产许可”的要求；
4．实现目标所应具备的要素：
16.不适应GMP管理要求的文件编制及运作 常见问题：
文件往往都是由生产技术干部起草、编 制； 闭门造车； 指令内容与记录内容脱节，缺少相应的 支持表格文件； 不经过执行人及员工的讨论，领导批准 即可； 文件的起草、会稿缺少整体观念，各自 为政； 技术、质量、车间“分工明确”，各干 一行，缺少统一协调；
15.2.工艺规程文件的编制建议：
内容全面，如从药品批准证书（或新药 证书）到生产控制的方法直至该品种工艺规 程变更的登记等； 同品种、不同规格的产品应分别编制， 体现其专属专一性； 内容相同或重复时，可采取汇编等形式， 集中汇总，工艺规程中可只体现版本号或文 件号等； 生产方法体现原则，不宜过细；形式多 样，以实用、能做为其它文件的重要依据为 原则。
一事一文； 确保所描述的作业全过程受控； 确保所有执行人员能获得有关活动的 详细指令； 确保产品出现缺陷或有疑问时历史追 溯性； 写你该写的，做你所写的，记你所做的； 起草人签名时，别忘了执行人（成就 感、参与感）； 培训到位，一旦违纪，严肃处理； 依靠自身，培养人、锻炼人。
18．何时应编制文件：
15．管理规程文件的编制建议：
不宜过细，避免突出细节； 应与本公司组织机构相适应； 应与岗位说明书相适应； 属通则性的SOP； 至少应覆盖GMP标准中所有要素（指SMP 的范围）； 应针对一项独立的质量活动；
15.1.工艺规程文件的制定程序(示意图)：
职能步骤 生产方式方法的确定； 中间控制的方法； 相关标准的提供； 与规模试产的结合;审 核、修改； 工艺验证 经批准的原件 受控复印件 培训、执行 完成部门 药研中心 质量部 生产部 生产部 药研中心 质量部 QA QA 药研中心 质量部 生产部 QA