5 竣工档案编制要求

5 竣工档案编制要求

5.1竣工档案的编制标准

竣工档案必须与工程建设同步。竣工档案是施工活动的真实记录，应确保真实性，不得后补，也不得超前，更不能编造。竣工档案必须与工程实际相符，技术数据必须准确，不得弄虚作假，随意修改，要在工程建设中汇集和形成。竣工档案的审核责任制签字手续必须完备，确保竣工档案的原始性、完整性、真实性、准确性。

5.1.1竣工档案卷、册、分册的划分原则

每一专业的竣工档案组卷均按内容以卷、册、分册的形式划分，每卷、册、分册厚度不得超过30毫米。即：若一卷中文件厚度超过30毫米则划分为册；若一册中文件厚度超过30毫米，则划分为分册。

5.1.2竣工档案（设备文件除外）案卷外封面、内封面、卷内目录、卷内备考表采用统一标准表样(详见附件1），由各竣工档案编制单位负责填写，并符合下面的规定：1）外封面填写要求：

（1）全部要求打印。

（2）案卷题名

a、施工、监理、检测等竣工档案：文件案卷题名应包括工程项目名称、单项工程名称、单位工程名称、案卷文种、必要文字说明等内容。

b、勘察设计、初步设计、竣工图设计竣工档案：文件案卷题名应包括工程项目名称、设计内容、案卷文种、必要文字说明等。

c、制管及防腐生产加工、监造、物资（设备）采购及物资（设备）调拨等单位的竣工档案：文件案卷题名应包括工程项目名称、生产或工作内容、案卷文种、必要文字说明等内容。

案卷文种的填写按照各专业组卷方案规定的文件内容填写。外封面案卷题名应尽量简明、完整、清晰反映本卷文件的内容。

（3）立卷单位：填写案卷组卷单位。

（4）起止日期：资料卷起止日期指该册（分册）内文件的最早和最晚日期；图纸卷填写制图最早和最晚日期；竣工图填写竣工图章上的最早和最晚日期。

（5）保管期限：

可行性研究、各项专题评价竣工档案：永久

设计基础及设计竣工档案：永久

项目管理文件：永久、长期

监理竣工档案：长期

监造竣工档案：长期

飞行检查竣工档案：长期

政府监督竣工档案：长期

施工竣工档案：永久

物资（设备）调拨竣工档案：长期

制管、防腐生产加工竣工档案：长期

生产准备、试运及考核文件：短期、长期

竣工验收竣工档案：永久

物资（设备）采购竣工档案：除安装手册、随机图纸、保证书、操作使用说明书、零部件、设备开箱检验记录、引进设备材料国外检验（测）证明、商检、海关及索赔文件为永久外，其余全部为长期。

（6）密级：密级分为国家秘密与企业商业秘密。国家秘密按照秘密、机密、绝密三个等级填写，企业商业秘密按照油商密★、油商密★★、油商密★★★填写。各单位按照卷内文件上的密级填写，文件上没有标注密级的，可视为文件无密级；无须保密的文件，“密级”一栏空出不填。

（7）提供的竣工档案为多套时，竣工档案外封面右上角要加盖文件“正本”和“副本”红色印章（详见附件2）。

外封面采用统一规格的档案专用无酸牛皮纸，重量至少170克以上。

2）内封面填写要求：

（1）工程名称

—勘察设计、初步设计、施工图设计、竣工图竣工档案，填写“设计内容”；

—施工、检测竣工档案，填写“单位工程名称”；

—监理、监造、物资生产加工、物资（设备）调拨竣工档案，填写“生产或工作内容（合同名称）”。

（2）编制人、审核人、技术负责人、单位负责人等项须手签。

（3）内封面中“第卷共卷”、“第册共册”、“第分册共分册”项按实际填写，没有“册”和“分册”划分，即案卷只包括一卷或某卷内只有一册文件的，“第分册共分册”项可空出不填，但不允许把此项删掉。若某一案卷无文件内容时，其后案卷的编号顺序前提，不允许空卷。

（4）编制日期：竣工档案组卷完成日期，不允许早于所有卷（册、分册）内文件的最晚日期。

（5）编制单位：填写立卷单位名称，并加盖单位公章。编制单位名称与单位公章名称应完全一致。

3）卷内目录填写要求：

（1）序号：按册（分册）内文件材料排列顺序，给每一份文件一个顺序号，用阿拉伯数字从“1”开始依次标注。同类文件可采用一个序号，不必一一排列，但所对应的文件日期应为一个时间区段。

（2）文件编号：填写文件文号、图纸图号、设备及项目代号，没有文件编号不必填写。

（3）责任者：填写文件材料的直接编制部门或主要责任者。单件文件上如有多家单

位签字或盖章，“责任者”一栏填写主要责任者。

（4）文件题名：填写文件标题全称或拟写文件题名。

（5）日期：填写文件形成的日期，用“2001.05.10”的标准形式填写，月、日不足两位的需补位。

（6）页号：填写每件文件首尾页上打印的页号，首尾页号之间用“-”联接。

（7）备注：填写必要说明（没有就不填）。

卷内目录排列在每册文件的首页之前，竣工图案卷一律编写卷内目录，已有图纸目录的，图纸目录作为图纸案卷中的第一个文件。图纸也要打页码。

4）卷内备考表填写要求：

（1）卷内备考表要注明卷（册、分册）内文件的件数、总页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。如：本册共有××件，共有××页，文件材料××页，照片××张，附图××张，××件为复印件，原件在××处，有8-1、9-1、10-1等××处页码重复；有无漏打页码或页码不符情况，有无文件破损情况及其它需要说明的问题等，竣工图案卷内的卷内备考表中还应注明：本册图纸内在××张图纸上做了修改，有××处修改，修改的图纸页码。

（2）立卷人；由责任立卷人手写签名。

（3）立卷日期；填写完成立卷的日期，手签。

（4）检查人；由案卷质量审核者手写签名。

（5）检查日期；填写审核的日期，手签。

卷内备考表排列在卷（册、分册）内文件最后。

5.1.3竣工档案均应采用国标A4纸张，其纸张质量至少达到70g/m2。没有应用A4纸张编辑的资料应采取以下措施：小于A4纸的，把资料粘贴在A4纸上，并预留装订距离；大于A4纸的，按照A4纸幅折成手风琴式。

5.1.4原材料检验报告，如水泥、沙石、沥青和钢材的试验报告，应有生产厂家质量证明签章和销售单位加盖的红章，均应注明产品的批号，使用部位。

5.1.5竣工档案的打印格式规定：

1）页边距：上边即上白边，又称天头，设定为30mm；

下边即下白边，又称地脚，设定为28mm；

左边即左白边，又称订口，设定为25mm；

右边即右白边，又称切口，设定为20mm。

2）页眉：如果需要在页眉处加入资料名称的，上边设定为24mm；小5号幼圆体，位置居中。

3）页码：小5号宋体，在页面底端，位置居中，设定为20mm，可使用“第X页共XX页”的形式，也可使用“—X—”或直接数字的形式，但同一本资料中不得混用。

4）字体字号：标题(章节小标题）一般使用宋体或黑体字，根据页面大小确定字号，一般不应超过2号字；正文使用小4号宋体字。