QP-DCC -01文件控制程序

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QP-01文件控制程序

编号文件名称制订日期修订日期版本/次页次QP-01 文件控制程序2017-5-31 B/0 01/06 1.目的：统筹管理本公司质量管理体系的各种文件，以确保文件的有效性，并使各部门均能合理及时地获得正确的文件。

2.范围：适用于与质量管理体系有关的规范性文件的控制（规范性文件是指公司成员共同遵守的规章或准则，包括质理手册、程序文件、作业指导书、外来文件）。

3.职责：3.1质量管理手册由管理者代表组织编制、修订和审核，董事长批准。

3.2程序文件由相关部门负责人组织编制和修订，管理者代表审核，董事长批准。

3.3作业指导书由相关部门负责人组织编制和修订，中心负责人负责审核，董事长批准。

3.4行政管理部负责所有受控文件的归档、登记、发放、回收、销毁及原稿的保存。

3.5文件使用单位负责使用文件的保管、防损和防污，负责旧版和作废文件的收集和回收。

3.6临时工艺指示文件由各部门负责人负责管理，包括发放、更改、回收、作废等。

4.过程分析乌龟图◆人力资源部：文件的归档、分◆文件印章发、回收、作废与日常监管◆文件夹、文件柜◆相关部门：文件的使用管理◆文件编写指南◆每月在现场发现非有效版◆文件控制程序（含风本文件的份数险控制程序）◆每月发现的该有文件的地方没有文件的次数◆作废文件回收（风险控制指标）5. 定义/缩写语：5.1质量管理手册：给出公司QMS结构；阐述公司QMS所包括的过程并引出支持过程运作的方法文件；宣示公司品质方针并引出质量目标；5.2 程序文件：系统规范公司复杂品质活动途径的文件，必要时在某方面引出更详细、具体的作业指导文件；5.3 作业指导文件：指导公司在某一方面具体作业的方法文件，包括各种作业规范、指南文件、QP-01 文件控制程序2017-5-31 B/0 02/06表格、本公司制作的各种技术资料等；5.4 质量计划：公司为满足特殊的客户对作业和管理等方面的要求，现有通用文件规定不能有效控制，从而规定具体实施步骤的指导文件。

QP01文件控制程序

文件控制程序1. 目的对质量管理体系文件进行控制，保证文件的适用性、有效性。

2. 适用范围适用于与质量体系有关的文件的控制。

3. 术语3.1 受控文件：按规范进行管理并得到有效控制的所有文件和资料。

3.2 外来文件：从本公司以外获得的各类文件和资料。

4. 职责4.1 总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。

4.2 管理者代表负责质量手册的审核。

4.3 其它文件由相关部门组织编写，部门负责人审核，主管领导批准；涉及多个部门的文件，由相关部门组织会签。

4.4 办公室文控员负责所有受控文件的编号、发放、回收、销毁及存档。

4.5 各部门文件管理员负责本部门文件的接收、传阅、保管等工作。

5. 作业程序5.1文件的编制和审批5.2文件的编目和发放5.2.1 受控文件应在审批前由办公室文控员统一进行编号，按《文件编号规定》执行。

5.2.2 办公室应保留所有受控文件原稿，应确保：进行了有效的批准；标题、文件号、版本号、页数完整；有明确的发放范围。

5.2.3 文控员在收到文件后，按规定进行编号分发，原稿存档；分发时要做签收并在《文件发放/回收登记表》上记录。

5.2.4 各职能部门应设文件管理员（兼职），对接收的受控文件进行登记，并建立《受控文件目录》，以识别更改和现行修订状态。

5.2.5 当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写《文件领用申请表》，经部门负责人和管理者代表批准后，到文控员处办理领用手续。

公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件，一经发现，由文控员收回。

5.2.6 文件使用人应妥善保管好文件。

5.2.7 文件使用人将文件丢失后，应填写《文件领用申请表》申请补发。

文控员补发时给予新的分发号，原号作废，并在《文件发放/回收登记表》登记。

5.3文件的以旧换新5.3.1 在使用过程中损坏的文件，使用部门可用损坏的旧文件到文控员处换取新文件。

5.3.2 以旧换新的文件，要在《文件发放/回收登记表》上记录并注明原因，并保持原编号。

QP-01文件控制程序

编制文件或资料时，必须以规定的格式编写文件或资料。企业标准、图纸、工艺文件的格式按相关标准规定编写。程序文件按照《文件编号与编写规定》书写。质量手册、三级文件也可参照此规定书写。
6.1.2决定分发部门与分发数量
文件发行前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由文控填写于《文件分发签收表》上，以便管理。
6.4.2.1为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被使用，文控必须按文件类别建立《文件总览表》并在制定、变更文件时，更新为最新内容。
6.4.2.2受控制文件的分发与回收
每一份文件均须在文件封面加盖“受控文件”章后分发，且使用单位必须在《文件分发签收表》上签收。当文件修订、变更或作废时，由文控在《文件分发签收表》上签收过时无效的文件。
内部文件，经转换的内部文件须按《文件编号与编写规定》的规定进行控制。
6.8.5外来文件的变更
6.8.5.1关于标准的变更
由管理者代表指定专人与专门的机构进行定期联络，以确保本公司所使用的标准是最新版本。并于标准变更时，将信息反馈给持有标准的部门。
6.8.5.2关于客户资料、规范等的变更
由销售部负责与客户联络，掌握变更的信息。当收到变更的信息时，销售部必须对其进行审查确认，并将信息反馈给相关的部门。
6.8.2.2若外来文件无编号或版本时，则按《文件编号与编写规定》予以编号及版本控制。
6.8.3外来文件的分发
6.8.3.1外来文件的分发由管理者代表决定分发部门与数量并签名确认后，由文控按“受控文件”分发。
6.8.3.2外来文件的签收、分发同内部文件的管理一样。
6.8.4外来文件的控制、使用
经批准分发的外来文件，可直接使用，不需另转换成内部文件。但如需要时，可换成
外部所制定的文件须列入文件的控制范围。外来文件包括客户的资料、规范以及采用的行业标准，国家标准。

QP-01文件和记录控制程序

1 目的制定并保持本程序，旨在确保使用有效文件，防止使用作废文件或失效文件。

2 适用范围适用于公司所有质量体系文件和记录的控制。

3 职责和权限3.1行政部文控中心负责文件的控制。

3.2 各部门负责本部门文件和资料的保管、维护，并协助文控中心进行文件管理。

4 工作程序4.1 文件分类：(1)质量手册(2)程序文件（各部门运作程序）(3)三级文件（检验规范及检验标准、产品工艺标准、图纸类）(4)外来文件（外部书籍、法规书籍、客户提供的资料、供方提供的资料）(5)记录（表格，客户提供的表格）4.2 文件编写、编号与核准4.2.1 文件及记录编号方法：1）质量手册 QM-012）程序文件01，02，03，……表示）公司程序文件代号如：QP-01表示公司的第一份程序。

3）三级文件001，002，003，……表示) 如：WI-001表示公司的第一份三级文件。

4）外来文件a）当外来文件有编号则按其自身编号。

b）当外来文件无编号则按以下方法编号：OUT-XXX001，002，003，……表示)如5）A/0，A/1，……表示）顺序号（用001，002，003，…表示）公司记录表格的代号如QR-001-A/0表示公司的第一份记录表格。

4.2. 2 版本号文件及记录每修改一次其版本上升一位，第一版用A/0表示，第二版用A/1表示，以下类推。

4.2.3 质量手册编写、审核、批准见（表1）4.2.4 程序文件编写、审核、批准见（表1）4.2.6 三级文件(1)作业指导书类：含工序流程图、包装要求、生产作业指导书、设备操作规程、生产管理类文件、品质检验规范、检测方法、岗位职责等。

三级文件编写、审核、批准见（表1）。

4.2.7质量体系文文件编写、审核、批准见下列表：名称/类型编写审核批准分发范围质量手册行政部管理者代表总经理各大部门负责人程序文件行政部管理者代表总经理相关部门工作指引工程师部门主管管理者代表编制及使用部门工艺标准工程师部门主管管理者代表编制及使用部门（表1）4.3 文件及记录分发4.3.1 质量体系文件和资料分为原稿文件，受控文件和非受控文件。

文件控制程序QP01

修订记录制定: ___________________ 日期 : _________________ 确认: ___________________ 日期 : _________________ 批准: ___________________ 日期 : _________________1.0: 目的为确保本公司各类文件及资料的收集、整理、编制、审批、发放、更改、回收和保管能有效的管理提供依据, 使质量体系在各个过程中能有效的得到的控制.2.0：范围本程序适用所有质量体系的受控文件及资料。

3.0：定义一类文件(质量手册)----QM / 二类文件(程序文件)---QP / 三类文件(作业指导书/生产工艺流程/图纸/标准)---WI / 四类文件(品质记录表单)---WF4.0：职责4.1总经理负责审批及批准质量手册，监督质量体系的推动.4.2管理者代表4.2.1负责协助各部门对程序文件的编制和组织相关人员对现有文件的评审。

4.2.2负责审批各部门编制的程序文件。

4.3品质部4.3.1品质部负责人负责编制品管部本部门的程序文件。

4.3.2品质部负责人负责指导编制品质检验指导书，且监督和检查本部门程序文件运作及有效实施。

4.4 管理部4.4.1负责管控文件和资料的发放、回收作废、销毁及原件的留存，确保各部门能及时得到有效文件的支持。

4.4生产部4.4.1生产部负责人负责本部门程序文件的编制。

4.5 业务部4.5.1生产部负责人负责指导及编制生产工艺流程、生产作业指导书。

4.5.2业务部负责审核外来或内部技术资料。

4.6 各部门负责人4.6.1负责本部门各类文件和资料的编制及审核,且监督和检查本部门各类文件的有效运作。

4.6.2负责本部门内使用的各类文件的维护及管控。

5.0：程序5.1文件和资料的控制程序5.2文件的编号5.2.1文件编号规则□□□–□□–□□公司名称文件类别编号码(流水号)公司名称：HQ〔公司名称〕5.2.2三级文件编号规则□□□–□□–□□–□□公司名称文件类别部门代码编号码(流水号)5.2.3表单编号规则WF / □□□□–□□□–□□表格部门代号流水号(从01开始)版本/版次文件类别：一类文件(质量手册)----QM / 二类文件(程序文件)---QP / 三类文件(作业指导书/生产工艺流程/图纸/控制计划/标准)---WI / 四类文件(品质记录表单)---WF编号码(流水号)：以阿拉伯数三位数字表示，从01开始，02，03以此类推。

QP01文件控制程序(1)

1.0目的规定了质量体系有关文件及技术文件的控制范围和要求，旨在确保有关场所使用文件的有效版本。

2.0适用范围适用于与质量体系有关的文件和技术文件的控制。

3.0职责3.1管理者代表组织有关部门负责质量体系文件的编制、更改控制。

3.2总工程师组织技术开发部负责技术文件的编制、更改、控制和管理。

3.3办公室负责质量体系文件发放和回收，并做好控制和管理。

3.4各有关部门负责各自部门的专用文件及资料的保管。

3.5质量手册、程序文件、规程、制度、规定等由管理者代表审核，总经理批准规范。

3.6技术性文件（图纸、工艺、技术规范等）由技术开发部组织编制，有技术开发部具备资格的人员审核，总工程师（或总经理）批准。

4.0工作流程4.1文件的分类4.1.1 质量体系文件：质量手册和程序文件及其有关支持性质量文件统称为质量体系文件，文件分为三个层次：a. 第一层次（也称一级文件）质量手册；b. 第二层次（也称二级文件）程序文件；c. 第三层次（也称三级文件）规程、规范、制度等；4.1.2 技术性文件（图纸、工艺、技术规范等）及有关技术资料（外部文件）4.1.3 相关文件的编号编制年份顺序号质量体系文件层次号质量体系文件本公司代号4.1.4 质量记录的编号记录顺序号文件层次及顺序号本公司代号4.1.5 文件分为“受控文件”和“非受控文件”。

受控文件加盖“受控文件”印章并注分发号，“非受控文件”只进行编号。

4.2 文件的编写4.2.1 手册和程序文件及支持性质量文件由管理者代表组织有关部门编写。

4.2.2技术开发部负责编写质量体系的技术文件，包括图纸、工艺流程、作业指导书、工艺卡、技术规程等。

4.3文件的审批4.3.1 手册、程序文件、作业指导书由管理者代表审核，总经理批准。

4.3.2 技术文件由技术开发部人员审核，总工程师（或总经理）批准。

4.3.3 质量记录表格由管理者代表批准。

4.3 文件的发放4.3.1 受控文件的发放由办公室文件管理员根据文件使用范围进行发放。

001 文件控制程序

文件控制程序版本页数修订日期修订者修订内容A/0 9 2019/01/13 林全林首发审查/日期：核准/日期：1.目的对质量管理体系相关的文件进控制，确保各相关场所使用文件的版本是有效的。

2.范围适用于质量管理体系相关文件。

3.权责文件制定、修订及废止之权限：文件种类承办审查核准会签保存及管制(一阶)质量手册文控中心部门主管总经理N/A 文控中心（二阶）程序文件文控中心部门主管总经理各部门文控中心(三阶)作业指导类文件各项作业承办人部门主管总经理N/A文控中心（四阶)使用表格各项作业承办人部门主管总经理N/A文控中心常规文件各项作业承办人部门主管总经理N/A文控中心4.定义4.1 管制文件:凡与产品质量管理体系有关之标准和技术资料文件,供厂内作业依据的,均应予管制，以下 4.1 均属之。

4.1.1质量手册指出公司结构；阐述公司质量活动所包括的过程并引出支持过程运作的方法文件；宣示公司质量政策并引出质量目标指针。

4.1.2程序文件为本公司跨部门之质量管理体系管制程序,是公司运作之依据。

规范公司质量活动途径的文件，必要时在某方面引出更详细、具体的规定。

4.1.3作业指导类文件：这类文件包括：检验规范、操作说明、管理规定等，这些文件详述如何完成具体的作业和方法。

4.1.4常规文件：包括工程技术文件：产品规格书、线路图、BOM、外观图、材料承认书、生产注意事项、ECN、SOP 等。

4.1.5外来文件:外来的与质量管理相关的国际&国家标准,行业标准,法律法规及客户提供的资料，技术标准，外来标准，质量协议等均属之。

4.1.6使用表格：阐明公司各项活动所取得的结果或提供所完成活动证据的文件载体。

4.2非管制文件：4.2.1指与本公司质量体系无关的文件，如计算机操作说明书等,以及其他非管控文件5.作业程：流程图符号：名称符号说明起迄流程之开始与结束符号人工作业指人工作表、记录、计算、调整、收集、整理、处理等流程从一个符号进行到下一个符号判断内容检讨，判断，裁示转接当前流程未结束转到下一流程分项一个作业可同时进行两个不同作业交叉两条流程交错用于分清方向流程图责任单位记录外来文件登记表各部门/文控文件制定/修中心订/废止申请单文件标准格式,各作业承办人文件制定/修订/废止申请单部门主管文件制定/修订/废止申请单部门主管文件制定/修订/废止申请单总经理文件制定/修订/废止申请单文控中心文件汇总清单文控中心受控文件发行登记表文控中心文件制定/修订各作业承办人/废止申请单，文控中心/各部门6. 作业内容6.1文件编码准则：6.1.1质量手册编号方法：GSD QM -XXX编订序号：001文件类别代号：QM 质量手册公司名LOGO6.1.2 程序文件编号方法： GSD QP -XXX编订序号：001，002，003…….文件类别代号：QP 程序文件公司名LOGO6.1.3 各部门工作文件编号： GSD-WI-XX-XXX.编订序号：001，002，003……. 部门代号文件类别代号：WI 作业指导类文件公司名LOGO6.1.4 表格编号方法如下： GSD-QR-XX-XXX编订序号：001，002，003……部门代号文件类别代号：QR 表单类文件公司名LOGO6.1.5 各部门代号部门品质部资材部研发部生产部测试部文控中心人事行政采购部财务部计划部仓库总经理室代码 PZ ZC RD PD TE DC HR ZC FA ZC ZC GM6.1.6 文件版本6.1.6.1 版本: 版本表示法为 A/ X，X表示文件版次（1,2,3....）,当文件被修改到后,须将整个文件之版次在原版次基础上加 1。

QP-DC-01 C0 文件管理程序

5.3文件的编写与审批
5.3.1管理手册由文控中心组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.3.2程序文件由相关部门编写，部门主管审核，管理者代表批准
5.3.3其他文件分别由相关部门编写，部门主管审批，重大项目由主管领导批准。
5.3.4应确保文件的正确、清晰、协调、易于检索和识别。
注：具体的文件格单见三阶文件《文件编写规范》
（1）部门代码规定如下：
总经理室——GM业务部——SD PMC部——PMC生产部——PD
文件主题
文件编号
QP-DC-01
文件管理程序
文件版本
C0
文件页码
4 OF10
采购部——BD品管部——QC工程部——RD人事行政部——HR
文控中心——DC项目部——PM财务部——FD五金部——WJ
IT部——IT
(2)三阶文件编号应按制定部门及其在用文件发布的先后顺序流水编号；
c)公司为确保其过程有效策划、运行和控制所形成的文件，包括作业指导书、操作规程、图样、样板、技术文件等,亦即公司的三阶文件；
d)实施质量、环境管理体系所形成的文件要求的记录的空白表单；即四阶文件。
e) 外来文件（包括法律法规、标准及顾客提供的图样和技术文件、样板等）。
5.1.2按文件载体分类
a)纸张性文件；
c)工程部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本，并适时宣贯。
5.10文件管理
5.10.1应确保文件清洁和清晰，任何人不得在受控文件上涂画、更改，严禁拆页使用文件。5.10.2保密管理规定：根据文件对公司生产经营的影响程度，按员工手册中的相关规定由
人事行政部对文件设定保密级别实施加密管理。
5.10.3若因工作需要增加新的文件，需求部门应填写“文件发行/变更申请单”，在更改栏中注明需增加新文件的必要性，经批准后至文控中心获得文件编号，方可按本程序文件规定的要求实施。

QP01 文件控制程序

QP01 文件控制程序1.目的对本公司质量安全管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。

2.范围适用于与质量安全管理体系有关的文件和资料的控制。

3.职责3.1综合办是文件控制的归口部门，负责质量手册的编制，及质量安全管理体系文件的定期评审,评审结果上报管理者代表,收集整理有关法律、法规、标准，确保体系文件有效实行。

并负责文件统一编号、发放、整理、更改及作废文件的收回销毁。

3.2总经理负责批准发布质量手册。

3.3管理者代表负责质量手册的审核，程序文件和第三级文件的审批。

3.4各部门负责编写各自的程序文件、编写和审核各自使用的程序文件和第三级文件并设计记录表格，负责本部门有关文件的保管和使用。

4.工作程序4.1.文件分类4.1.1.质量手册：包括质量方针、质量目标。

4.1.2.程序文件4.1.3.第三级文件：包括管理制度、岗位职责、作业指导书、行业标准、相关法规、质量记录表格等。

4.2.文件编号：4.2.1.代号规定a)本公司代号：JJ；b)各文件代号：质量安全手册:QM；程序文件：QP；技术文件（第三级文件）：JS；管理制度GL；质量记录：QR（原QS管理体系记录沿用JL代号）；c)各部代号：生产部SC；销售部：XS；质量部：ZJ；综合办ZH；采购：CG；HACCP文件：HACCP；PRP 文件：PRP； OPRP文件：OPRP。

4.2.2.《食品安全管理手册》编号：公司代号/QM(ISO)-编制/修改年份例如：JJ/QM(ISO)-2015,表示2015年编写质量安全管理手册，若其他年份修改了则同步变更，如2016年修改，则改为JJ/QM(ISO)-2016。

4.2.3.程序文件编号：公司代号/QP+文件序号（两位数）-编制年份例如：JJ/QP01-2005表示广东银创加家食品有限公司第一个程序文件。

4.2.4.HACCP文件、PRP文件、OPRP文件公司代号/HACCP-序号公司代号/PRP-序号公司代号/OPRP-序号4.2.5.工作文件（第三级文件）编号：1、本公司代号/QW（A/B/C) +文件序号（两位数）; A-管理制度；B-生产工艺流程；C-作业指导书。

QP-01文件及资料控制程序

文件编号QP-01版本I程序文件文件及资料控制程序页数第2页,共5页生效日期2009/04/151.0目的:通过对与质量活动有关文件及资料的控制管理，确保文件及资料的使用者能及时得到和使用最新有效版本的文件和资料。

2.0 适用范围:适用于公司所有与质量管理体系(包括HSF)运行有关的文件及资料(含电子版文件)。

3.0 定义:3.1 质量体系文件:指实施质量管理所制定的一整套文件(如质量手册、程序文件、作业指导书、规范与标准类等)。

3.2 工程技术资料:指与产品质量有关的技术文件(如：工程标准/图样/规范等)。

3.3 外来文件:指客户提供的质量标准、图纸、样品以及供应商的承认书和外购标准等。

4.0 职责:4.1 文控:负责文件(含电子版文档)的发放、保存(正本)、回收、作废等过程的控制,确保在使用场所能得到适用文件的最新有效版本。

4.2 各部门:负责文件的申领、使用、保管及协助、配合文件控制管理等。

5.0 运作程序:5.1 文件的分类：质量管理体系文件(以下简称文件)分为以下4类：5.1.1 质量手册(包括质量方针和质量目标，属于第一级文件) ；5.1.2 程序文件(属于第二级文件)；5.1.3 作业指导书、检验标准和规范(图纸、产品技术资料、外来文件等属于第三级文件)5.1.4 记录(包括表格；属于第四级文件)；注：第四级文件按《记录控制程序》要求进行控制。

5.2 文件编制、审核和批准:5.2.1 各级文件在发放前均须得到审核和批准。

5.2.2第一级文件:管理者代表组织编制,副总审核，总经理批准。

5.2.3 第二级文件:程序文件由体系推行人员、各职能部门会签，管理者代表审核，副总经理人员批准，总经理进行最终核准。

5.2.4 第三级文件:相关责任部门编制，部门主管/经理审核，部门负责人批准。

5.2.5工艺作业指导书、检验标准(图纸等产品技术资料)由研发部、工程部、品管部编制，部门主管审核，经理批准。

QP-01文件控制程序

1.0目的：确保公司所属部门使用的文件能迅速且正确的流通，且各相关部门能适时获得适当且有效的文件版本。
2.0范围：本程序适用于与本公司内部质量管理有关的各类文件资料（包括采用任何形式或类型的媒体的质量手册、程序文件、操作规程、管理制度、表单及外来文件资料等）的管理。
3.0职责：见4.1
4.0名词定义：
5.4.4受控文件加盖蓝色“受控文件”，外来文件盖蓝色“外来文件”章（无需加盖“受控文件”章）。
5.4.5受控文件及外来文件须登录于《文件汇总表》。
5.5受控文件的收回
5.5.1修订及废止时，总务部在回收旧版文件时，应注意数量及内容完整性，并记录于《文件分发及回收记录表》上。
5.5.2文件的回收完成后，总务部应更新《文件汇总表》。
6.0记录：
6.1文件汇总表。
6.2文件申请单。
6.3文件分发及回收记录表。
6.4文件受控章明细。
4.1受控文件：依ISO 9001:2000的质量体系要求所建立的三阶文件系统，且经过权责人员的核准及作废时必须收回之文件。其内容见下表:
序号
文件类别/文件名称
文件
编号
制订者
审核
批准
获得
途径
1
一阶
文件
质量手册
见5.1
管理代表
总经理
总务部
2
二阶
文件
程序文件
各部门
管理代表
总经理
3
三阶
文件
作业文件等
各部门
5.6.5因资料积累而保存的旧版文件，应加盖红色"作废"章，且与其它文件隔离放置。（作废文件保存期为三年）
5.6.6本公司文件所指的保存期限均指最短保存期限，实际保存期限可根据指示或某种考虑无限期延长。

QP-01 文件及记录控制程序

一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。

二：范围本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。

三：定义3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。

b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。

c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。

3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。

受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。

3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。

3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。

3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。

四：职责4.1文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。

整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。

公司各类文件格式的保存。

4.2文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。

受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。

4.3文件的编制/审批权限五：文件管理流程六. 记录管理流程：七：组织知识管理流程八：相关记录：8.1《管制文件清单》8.2《文件变更申请表》8.3《文件分发/回收记录》8.4《外来文件一览表》8.5《质量记录一览表》8.6《借阅登记表》8.7《请购单》九：附件一文件编码规则◆质量手册（一级文件）的编号：QM-YY流水号（01、02…）质量管理手册◆管理程序文件（二级文件）的编号:流水号(01、02…)质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)文件类别代号（SOP:表示作业指导书）部门代码◆表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推)表格流水号(001、002…)部门代码品质记录◆部门代码：十：附件二知识分类表。

1.文件控制程序QR-01

1目的
对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保各使用部门得到有效版本文件，防止作废的文件非预期使用，提高企业各部门的工作效率，从而形成高效的企业管理。
2适用范围
2.1与质量体系有关的所有文件，包括技术性文件、图纸资料、外来文件和顾客提供的文件资料及其复印件。
2.2本程序适用于质量管理体系文件的制订、批准、发布、使用和保管。
A(0)表示第一版
“01”分类文件的顺序号(质量)
JS表示“技术部文件”，ZL表示“质量检验部文件”，ZH表示“综合部文件”，CW表示“财务核算中心文件”，GY表示“物资供应部文件”，YX表示“市场营销部文件”，SH标示“售后服务部”SC表示“生产制造部文件”。QD表示“作业文件”
WD为“****专用汽车有限公司”的简称
4.7 文件的换版与作废
4.7.1 文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时应换版。原版的文件作废，换发新版本。
4.1.3文件的分类
各类文件按层次可分4类，其代码如下：
质量手册—QA
程序文件—QR
作业文件—QD
质量记录—JL
4.2文件的编号
4.2.1质量体系文件的编号登记工作由办公室负责。
具体编号方法及含义说明如下：
1)质量手册编号：WD / QA - 2020 - A(0)
A(0)表示第一版
表示2020年发布
4.4.2 质量手册由质量保证负责人审核，总经理批准。质量体系程序文件由部门负责人编制，质量检验部长审核，质量保证负责人批准。
4.4.3 技术性文件分设计文件、工艺文件和检验文件。三类文件分别由技术部和质量部负责编制Байду номын сангаас部门主管审核，管理者代表批准。
4.4.4确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

QP01文件控制程序

1. 目的：确保质量体系的有效运作，各部门都能持有最新发行的受控文件执行各项作业。

2. 范围：适用于质量体系内受控文件的管理。

3. 职责和定义：3.1.品质部为文件主管部门，负责组织文件的编制，收发外来文件和文件的发放、归档。

3.2.各部门负责本部门相关文件的编制和本部门使用的文件的管理。

3.3. 管理手册：即第一阶文件，质量体系框架，产品要求的符合性和相关控制。

3.4. 程序：即第二阶文件，详述如何进行质量体系各过程，以实现方针及目标。

3.5. 指导书、规格、规范、基准、标准：即第三阶文件，为支持各项质量管理或环境管理办法在执行阶段时重要的依据或指导文件、标准。

3.6. 表单、记录：证明质量体系有效运作，对各个事项持续不断加以记录。

4．流程（见下页）：5．内容：5.1.文件制（修）订：各部门责任人员根据业务需要及组织任务，指定专人或由业务主要人员制、修订文件。

5.2.文件审核、核准（1）文件的制（修）订后，由其制（修）订单位主管审查。

（2）各文件审核人须对各文件进行技术性的审核，并须在[审核栏]上签名。

5.2.3.文件会审（1）文件的审核权限非制作单位主管可核准者或尚须其他单位联合修改相关文件时，则文件应送相关单位会审。

（2）各文件会审人须对文件进行技术性审核，并在[文件会签单]上签注会审意见。

5.2.4.文件核准（1）文件审核或会审后，依审核、核准权限送交核准。

（2）文件核准人对文件进行授权性的审核，并须在[核准栏]上签名。

5.3.文件发行、分发5.3.1.文件核准后，文管中心在首页上盖 [受控] 章，由文管中心使用。

并将相应记录登记在[受控文件一览表]。

●文件核准后，由文管中心按照颁发清单上要求的颁发部门进发放。

●分发到各相关部门的文件，文管中心需盖好相应的管控章，并做好相关的文件分发、回收记录。

5.3.2.文件编号、版次的规定编号方法(1)：一阶文件（管理手册）的编号方法为：NBDL - □□ - □□该类别文件颁布发年号（如：2013）手册代号:(QS:质量环境手册)企业代号编号方法(2)：二阶文件(程序文件)的编号方法为：NBDL - □□ - □□该类别文件的流水号（如：01-99）程序代号:( QP程序文件)企业代号编号方法(3)：三阶文件 (管理性文件、SOP、作业规范等)三阶文件编号方法为：NDQM - □□ - □□该类别文件的流水号（例： P01可为字母数字组合）文件编制部门代号三阶文件代号编号方法(4)：技术性文件技术性文件编号方法为：该类别文件的流水号（如： 1A可为字母数字组合）表示年月（如：1301为2013年1月）文件代码（用字母表示，如：B表示BOM…）部门代号文件编制单位代号为：表单记录编号方法为：记录流水号(01-99)，字母为同类型区分号（A～Z）编制部门代号表单记录的代号表单记录的代号例：NBDL-TR- QA01为《文件发放/回收登记表》之编号5.4.文件有效控制5.4.1.受控文件持有人负责更新每次文件变更。

QP01文件控制流程OK

一、目的：确保公司质量体系文件得到有效控制，确保文件的使用部门都能获得质量体系文件的有效版本。

二、范围：包括所有的质量体系文件（质量手册、流程文件、作业指导书）和外来文件。

三、职责：
3.1 管理者代表组织公司各部门主管编写公司的《质量手册》，总经理审批；
3.2各部门主管编写《流程文件》，管理代表审核，总经理批准；
3.3各部门主管组织人员编写与本部门有关的《工作指导书》等技术性文件，部门主管审核，部门副总批准。

3.4行政部文管员负责质量体系文件的输入、输出、归档、发放、修改、回收、销毁等，并负责与本行业有关的外来文件的管理。

QP01文件控制程序

1.0目的确保公司每个部门使用文件为最新的有效版本,防止失效或作废文件的非预期使用。

2.0范围凡公司与质量管理体系有关的各类文件的管制均适用于本程序。

3.0定义一级文件：质量手册即指导及纲领性文件,规定组织的结构、资源、质量方针、质量目标、描述质量体系的结构及需要控制的内容。

二级文件：程序文件即计划及管理性文件,支持质量手册,是质量手册的展开,具体规定质量体系所覆盖、控制内容的实现。

三级文件:指导文件（含外部文件）即操作及规范性文件,对某项工作的具体操作（含工作细节和标准工作方法）进行详细叙述的文件,它包括作业指导书、生产规范、管理规范、技术标准、图样等文件。

四级文件：表单格式记录即追溯性文件,通过对质量活动及情况或结果的记录,向客户或第二、三方评审提供组织实质,所规定质量活动及达到要求的证据,并为产品实现追溯提供线索。

包括所有的质量记录。

内部文件:公司所有设计图纸、规划或参考外部资料制定发行的文件。

外部文件:非公司内部所编制的文件,包括顾客提供的与产品相关的图纸、规格等技术资料；国家、国际标准；政府及社会管理机构颁布的法令、法规和规章；行业技术标准；与产品相关的安全规格与标识。

4.0 权责4.1 文控负责公司质量体系文件的受控管制。

4.2 各部门负责具体依文控做法实施本部门职能范围内文件的受控管制。

4.3 总经理、管理者代表及部门经理（主管）负责有关文件的审批，具体责权见5.1.5章节内容。

5.0程序5.1文件的编写与审核5.1.1质量文件的编写顺序1、目的（WHY）2、范围（WHAT）3、定义4、权责（WHO）5、程序（WHERE、WHEN、HOW）6、记录7、相关文件8、附录5.1.2质量体系文件的精神5.1.2.1制度须有涵盖性。

5.1.2.2制度合理化、具有说服力。

5.1.2.3制度简单化,具有执行力。

5.1.2.4文件内容简单扼要,清楚明白。

5.1.3质量手册、程序文件编有页码的每一页均须包含下列项目。

文件控制程序QPDC-01

深圳市保凌影像科技有限公司二级文件1.0目的对本公司与质量管理体系相关的文件和资料进行控制，以保证在质量管理体系运行的各个场合所使用文件和资料的有效性。

2.0适用范围适用于本公司的质量管理体系文件以及外来文件和资料。

3.0职责3.1质量管理体系文件的制订、修改和作废职责3.2外来文件和资料由各使用部门自行收集、整理，文控中心负责登记、发放。

4.0工作程序4.1质量管理体系文件分类（以下简称文件）4.1.1一级文件：质量手册4.1.2二级文件：程序文件4.1.3三级文件：作业指导类文件，包括作业指导书、规格书、检验标准、图样、规定等4.1.4四级文件：质量记录、附件4.2文件书写规则：4.2.1质量手册文件的封面应有拟制人、审核人、批准人的签名及日期。

4.2.2程序文件封面应有拟制人、会审人、批准人的签名及日期，修改记录，并在首页注明该文件分发部门。

4.2.3三级文件、附件在首页要有拟制人、会审人、批准人的签名及日期，修改记录，并在首页注明该文件使用部门。

4.3文件的归档管理4.3.1质量手册、程序文件、作业指导类文件及质量记录表单、附件的原稿由文控中心保存，并防止文件损坏或丢失。

文控中心负责编制全公司《文件一览表》，提供快速查阅的捷径。

记录的管理执行《质量记录控制程序》。

4.3.2各部门使用的受控文件由该部门负责人指定专人管理本部门的受控文件，文控中心在文件修改后及时更新《文件一览表》，以供使用部门核对是否为最新版本。

4.4文件的编号方式如下：4.4.1质量手册：QM—XX4.4.2程序文件：QP/XX —X X序号（01—99）部门代码质量体系的程序文件4.4.3三级文件编号：WI/XX—XX序号（01—99）部门代码作业指导书缩写（Working Instruction）4.4.4部门代码如下：4.4.5四级文件编号：XX/XX—XX-XX序号对应程序文件或三级文件的编号4.5文件发放与回收文控中心拟定《文件发放范围》交管理者代表审批。

QP-01文件控制程序

5.3.7如果更改的内容影响生产件批准或批量认可文件(如控制计划FMEA等)时,须同时更新生产件批准/批量认可文件。
5.4作废文件资料的管理
5.4.1作废文件资料由发放部门依据“文件/资料分发审批登记表”上记录的发放范围,由发放部门进行回收，并提交所需销毁的文件资料清单，经品质部审核后报管理者代表批准实施销毁。
5.3.5文件更改批准后,由文件原发放部门按“文件/资料分发审批登记表”上的发放名单发放“文件更改通知单”，换页的随通知单换发新页，同时收回作废页文件，更改应标注更改标识，更改时间及实施日期。
5.3.6当顾客提供的任何图样、规范、标准、程序等发生变更时，接收变更信息部门，须在接到信息后立即组织对更改的内容评审，拟订相关文件的更新修订方案，报管理者代表批准后，对相关文件进行更新修订，并按原审批程序审批后由品质部按5.3.5要求分发，同时在文件更改通知单和更改文件上注明实施日期。全部工作应在接到顾客提出变更信息日起8个工作日内完成。
二、范围
本程序适用于质量体系中的文件和技术文件资料的控制。
三、术语
3.1内部技术文件和资料(以下简称内部文件):公司内部形成的各种文件。如产品图、技术标准、工艺文件、工艺规范、作业指导书、检验指导书。各种管理性、日常性通知、要求、办法、规定等。
3.2外部技术文件资料(以下简称外来文件);由外部来的国家标准、行业标准，其它标准和顾客提供的产品图，产品标准，技术质量要求，更改通知等和其它外部转来的文件、资料。
5.6文件资料保存期限
5.6.1质量手册、程序文件失效后保存三年。
5.6.2企业标准/国家标准/行业标准/法规规范/产品图样。工艺文件/外来文件中顾客提供的文件/合同评审/业务计划，失效后保存10年。
5.6.3涉及到产品安全性文件保存15年。