文件控制程序(HBG-0-B-0)
文件控制程序
修改条款文件更改通知单号修改标记更改日期发布日期： 2014年12月1日编制：袁哲审核：批准：1 目的为确保对公司质量体系运行起重要作用的场所都使用相应文件和资料的有效版本，防止使用失效和/或作废文件。
2 范围适用于与公司质量体系有关的所有文件和资料,包括外来文件，如标准和顾客图纸等。
3 职责3.1质保部是文件和资料控制的归口负责部门，负责质量体系中质量文件的控制。
3.2技术部负责技术文件和外来标准及顾客图纸的控制，办公室负责外来相关法律法规的控制。
3.3各相关部门负责收到文件的保管和正确使用，并作好本部门发布（发放）文件的控制。
4 工作程序4.1文件的分类、编号和状态标识4.1.1 文件的分类a) 质量文件包括质量手册、程序文件及支持性的作业文件等，详见《文件和资料一览表》（管理类）。
b) 技术文件包括工程图样、工程规范、技术标准、设计文件、工艺文件、作业指导书、检验文件和技术管理文件等，详见《文件和资料一览表》（技术类）。
c) 外来文件包括顾客的工程规范、与产品有关的国家（行业和企业）标准、法律法规等。
4.1.2 文件的编号a) 质量文件的编号按《质量文件编号方法》执行。
b) 技术文件、顾客的工程规范编号按《工艺文件图纸编号办法》执行。
c) 外购标准资料编号为标准号。
4.1.3 文件控制状态的标识a) 受控质量文件加盖“受控文件”字样的章，其它质量文件实行编码控制。
b) 作废文件，需保留时加盖“作废”字样的章后存档保留。
c) 技术文件由技术部加盖印章。
4.2 文件的编制、审核、批准与发布4.2.1 质量手册的编制、批准、发布及更改等按“质量手册的管理办法执行”。
4.2.2 质量体系程序由质保部提出目录并确定责任部门，由责任部门组织编制，部门主管审核，经管理者代表批准后，由质保部统一发放。
4.2.3 三级质量文件由各部门组织编制、审核、批准和发布，跨部门的三级文件由管理者代表批准后发布，所有三级质量文件必须报质保部备案。
04《文件控制程序》
B / 0 2012.06.18 张晓清吴金辉秦睿REV/M.S. 版次/修改状态IMPLEMDDATE生效日期COMPILER编写CHKDBY审核APPRODBY批准MODIFI-CATION修改APPRODBY批准GANSU ELECTRIC POWER RESEARCH INSTITUTE甘肃电力科学研究院文件编号：GDK/SYS-2012/B04-4.3文件控制程序版权所有 COPYRIGHT1 目的本程序对实验室管理体系文件的编制、审批、发布、变更、作废进行全过程控制，防止实验室文件的非预期使用，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
2 范围适用于实验室质量管理体系所有相关文件,包括：内部自行制订的文件和外来文件。
文件可以是任何类型的承载媒体。
3 职责3.1副院长（管理者代表）确保本院CNAS/CL01:2006及《实验室资质认定评审准则》实验室质量管理体系文件的最新有效性。
3.2质量主管负责本程序文件的有效性。
4 工作程序4.1 文件分类4.1.1 本院与实验室管理体系有关的文件分为：(1) 内部文件：(a) 根据实验室认可准则制定的管理体系文件；(b) 实验室的各种规章制度。
(2) 外来文件：(a) 上级主管机构(国家电网公司、甘肃省电力公司)文件；(b) 法律法规；(c) 技术标准/规范、手册；(d) 制造商手册、说明书等；(e) 客户文件。
4.1.2 根据CNAS认可准则制定的管理体系文件，由四个层次文件组成：(1) 第一层次为描述质量方针、目标和管理体系的质量手册；(2) 第二层次为描述实施管理体系，控制各要素所涉及到的各职能部门活动、各管理活动环节的程序性文件；(3) 第三层次为供操作人员使用的各种作业指导文件；(4) 第四层次为开展预定质量目标的计划类文件和管理活动的见证文件。
包括表格、记录和报告等。
4.1.3 本院管理体系文件分两级管理：(1) 院一级文件：包括质量手册、程序文件、院一级规章制度和管理办法。
文件控制程序
程序文件版本： I 文件控制程序页码： 1/8目录1、目的2、适用范围3、职责4、定义5、工作程序6、相关文件7、质量记录8、流程图编制/日期：吴海燕/2014 12 28审核/日期：甘坤/2014 12 29批准/日期：喻茂华/2014 12 30受控状态：受控4321 2012-07 3；6；8 5.1.4；5.6.4；8 吴海燕更改编号更改单号更改页更改条款更改人程序文件版本： I文件控制程序页码： 2/81 目的规定了质量体系文件、技术文件、外来文件和资料的控制，管理要求、控制程序、记录表单。
其目的是为了保证公司各个场所使用完整、有效的文件和资料。
2 适用范围适用于质量体系文件、技术文件、外来文件、普通文件以及资料的控制。
3职责3.1文管中心负责质量体系文件、技术文件、外来技术文件的归口管理。
3.2各部门负责本部门内的质量体系文件及技术文件、外来文件的使用和管理。
3.3各部门负责部门内的普通文件的管理。
4 定义4.1 受控文件：指现行签署完全、有效的文件。
其出版、发放、更改、换版等均按规定程序控制，并加盖“资料受控”印章（含时间标识）。
4.2 文件分类：4.2.1 管理性文件：质量手册、程序文件、管理性作业文件、质量记录。
4.2.2 技术性文件：产品图纸、FMEA、工装检具图纸、毛坯/粗车图、控制计划、现场作业指导书。
4.2.3 外来文件：法律法规、国家标准、顾客提供标准、规范和图纸、技术文件等。
4.2.4 普通文件：设备操作标准书、作业方法、流程、标准书、检查基准书等。
5 工作程序5.1 各职能部门有关人员根据管理需要制定文件，并按如下规定进行编号5.1.1质量管理体系文件的编号1) Q X XX文件自编检索号(01-99)管理性文件类别代号管理性文件代号程序文件 版 本： I 文件控制程序页 码： 3/8管理性文件类别代号分类为： 手册——M 、 程序——P 、 办法——C 2)版本:X/X第一个X 代表版本更改号,以A-Z 表示,制定时版本为A,第一次改版为B,依次为C,D …Z;第二个X 代表在未改版时的修改次数,以0-9表示,制定时为0,第一次修改为1,依次为2,3…9. 5.1.2技术性文件编号规定技术性文件的编号应按照《技术文件管理办法》。
文件控制程序
文件制修订记录1、目的为使本公司品质环境安全体系文件与资料能适时正确的发放到各相关部门，避免逾期失效的文件遭误用。
2、范围本程序适用于本公司内部制定的文件表格或外部客户提供的图纸与收集的国际标准。
3、职责权限3.1.内部文件权责面、工程图图纸、相关检查基准的归口管理；负责受控文件的新本发放旧本回收。
4、定义4.1.第一阶文件：品质环境安全手册：简要说明品质环境安全系统如何满足国际标准要求。
4.2.第二阶文件：程序书：规定何人于何时在什么地方做什么事情。
4.3.第三阶文件：指导书：工程图、设备维护、作业指导书、检验标准，相关规章制度，说明如何做的文件。
4.4.第四阶文件：表单格式：用以收集传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求。
4.5.外来文件：客户、政府机关、社会团体等相关方发送的关于产品质量、环境有害物质、质量和环境管理体系等要求的文件、文书（包含图纸、图面、检查基准、作业指导书和法律法规等）。
5、工作内容：5.1.文件编写规则：（程序书规定框架，参见附件）5.1.1书写规定,文件内容统一使用“五号”字体：5.1.1.1.第二阶文件格式如下：（1）目的（2）范围（3）权责（4）定义[无定义时填写“无”]（5）作业内容（6）附属文件（7）表单（8）三阶文件5.1.1.2.文件页次格式：第页共页。
5.1.1.3.各标题内的小标题顺序如下格式：1→1.1→1.1.1→1.1.1.1 以此类推2→2.1→2.1.1→2.1.1.1 以此类推。
5.1.2.文件经3．1权责主管核准后即可制订。
5.2.内/外部文件编号系统5.2.1.一，二阶及外部文件编号(公司代码) (系统别) (文件阶层) （流水号）5.2.1.1.公司代码：以ABC代表惠州ABC精密技术有限公司；5.2.1.2.系统别：[Q]代表品质体系文件；[G]代表共用性文件；[E] 代表环境体系文件。
[S ] 代表职业健康安全体系文件[T] 代表IATF16949体系文件5.2.1.3.文件阶层：以A，B，C,分别代表一、二、三阶层文件，外部文件可直接使用已有的编号。
4.2.3文件控制程序
营销中心
YX
3.7文件的作废、回收。
3.7.1作废文件由归口管理部门按《文件发放/回收登记表》收回并做好记录，经部门部长审核后，由最高管理者审批后，作废文件加盖“作废”印章，统一作废。
3.7.2对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁清单》，经归口管理部门部长批准后销毁，销毁时应有监督人。
3.7.3需作资料保留的作废文件，经归口管理部门部长审批后，由文件管理员加盖“作废保留”印章后按档案管理制度要求归档。
3.5.4技术文件
HX/QJ-X-XX-XXXX
HX—--—公司名称代号
QJ—--—管理文件代号
X—----—序列号（01、02、03……）
XX—--—部门职能代号
XXXX—--—年份号
3.6部门职能代号
部 门
代号
部 门
代号
总经办
ZJ
财务部
CW
综合管理部
ZH
制造部
ZZ
技术部
JS
供应科
GY
质管部
ZG
安全设备科
3.3.4各部门负责人应及时组织本部门相关人员对文件进行学习，确保文件的认知率与执行率。
3.4文件更改
3.4.1文件的更改，由更改部门填写“文件更改通知单”，经原审批部门/人审批。
3.4.2文件的更改和现行修订状态，要标明更改的次数或状态标识。
3.4.3文件更改方式：可根据更改的面积和次数，采用划改、换页或换版。
3.9.2综合管理部汇总本公司适用的法律、法规、规范、标准，形成《法律法规标准清单》，经总经理助理审批，并对其有效性进行关注。
3.9.3外来文件的获取
3.9.3.1客户/船检部门及上级部门下发给专业职能部门的法律和其他要求文件由各专业职能部门保管，但须复印备份给综合管理部存档。
文件控制程序
制订部门品质部5.1.2 三阶文件的编号为：
5.1.3公司代码的组成(2位代码)
字母代表意义
** **有限公司
5.1.4部门代码见下表:
部门代码
总经办GD
财务部FD
营销中心SA
研发中心RD
品质部QA
生产部PD
工程部ED
采购部BUY
PMC部PMC
人力资源部HR
5.1.5产品生产作业指导书由工程部管控，具体编号规则如下：
**-WI-GC-01
说明：**+作业指导书代号+部门代号+流水号
5.1.6检验规范编号声规则：
通用类的按5.1.2要求进行编制；产品专用的以产品型号为编号。
5.1.7记录编号格式如下:
**（表格代码）- XX(部门代码)-XXX（记录流水号） XX（版本）
5.1.8文件的版本状态和修改次数的识别规定。
文件控制程序检验科程序文件
文件控制程序检验科程序文件在现代社会中，文件管理是组织和管理信息的重要环节。
为了保证文件的安全性和可追溯性，各个组织纷纷建立了文件控制程序，并对其进行检验。
本文将介绍文件控制程序的概念和重要性，并探讨如何进行科程序文件的检验。
一、文件控制程序概述文件控制程序是指一套管理文件的规定、流程和技术手段。
它的目的是确保文件的完整性、安全性和可用性，防止信息泄露、损坏或丢失。
文件控制程序通常包括以下内容：1. 文件分类和归档：对文件按照不同的属性、类型或重要程度进行分类和归档，以便于管理和检索。
2. 权限管理：设置合理的权限和角色，确保只有授权人员可以查看、修改或删除文件。
3. 版本控制：对文件进行版本管理，记录每次修改的内容、时间和责任人，并可以回溯历史版本。
4. 加密和解密：对敏感信息或重要文件进行加密，以防止非授权人员获取和篡改。
5. 存储和备份：选择合适的存储介质和备份策略，确保文件的安全存储和及时恢复。
二、文件控制程序的重要性文件控制程序对于组织和个人来说，具有重要的价值和意义。
以下是文件控制程序的几个方面重要性的阐述：1. 提高工作效率：文件控制程序能够使文件管理更加规范化和自动化，减少了重复性工作和错误的发生，提高了工作效率。
2. 保护机密信息：通过权限管理和加密技术，文件控制程序能够有效保护机密信息不被泄露和被非法篡改。
3. 便于文件共享和协作：文件控制程序能够提供共享文件的平台和协作工具，促进团队之间的信息交流和合作。
4. 提高决策的准确性和时效性：文件控制程序可以提供准确的历史记录和实时的数据分析，为决策者提供全面的信息支持。
三、科程序文件的检验为了确保文件控制程序的有效实施和运行，科学的检验方法是必不可少的。
以下是科程序文件的检验步骤和要求：1. 文件完整性检验：检查文件的存储和备份是否按照规定进行，是否存在丢失或损坏的情况。
2. 权限管理检验：核实文件的访问权限和角色设置是否合理，是否存在未授权人员查看或修改文件的情况。
文件控制程序
文件控制程序编号：文件控制程序编制:审核:批准:×××××××××公司文件控制程序编号：修改页文件控制程序编号：前言文件控制程序是依据GB/T19001—2008《质量管理体系要求》和GJB9001B—2009《质量管理体系要求》，以及公司《质量手册》，并结合公司的实际编写的。
文件控制程序中的宋体为GB/T19001—2008的全部要求，楷体字为GJB9001B—2009所增加的要求。
本公司的民品执行以宋体表述的内容；军品执行两种字体表述的内容.本程序从文件控制的目的、范围、职责、工作程序等几个方面进行了编写，让公司质量管理体系有关文件得到控制.本程序最终解释权由本公司所有.文件控制程序编号：目录1. 目的 (1)2．范围 (1)3．职责 (1)4．要求和工作程序 (1)5．相关文件 (6)6．相关记录 (6)文件控制程序编号：1.目的对文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到和使用的文件均为有效版本.2.范围适用于本公司与质量管理体系有关文件的控制.3.职责3.1 总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。
3.2 管理者代表负责质量手册和程序文件的审核.。
3.3 质量部负责实施质量手册、程序文件及相关管理文件的编写管理及所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。
3.4 各部门负责相关文件和资料的编制及外来文件的使用管理保管。
4.要求和工作程序4.1 文件控制过程4.1.1 文件控制过程及输入是通过策划提出的体系文件编制计划和要求，其输出是经过批准发布使用的有效体系文件。
文件控制的活动是：策划、计划、编制、审批、归档、编目、发放、使用、管理、贮存、更改、再版、作废、回收、销毁等活动。
4.1.2 文件控制过程流程图见图4.2-1-1.4.2 文件的分类4.2.1 按文件性质分类a）质量手册（包括形成文件的质量方针和质量目标）；b）程序文件；c）公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括记录，其中又可分为管理类、技术类和行政类文件，具体如下：——管理类文件：如质量策划形成的文件包括质量计划、岗位职责、规章制度等文件，以及标准和顾客要求而形成的其他管理性文件.——技术类文件：如产品设计图纸、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验准则、试验规程，以及其他有关产品试验过程中的技术文件；——行政性文件：如与质量管理体系有关的聘任书、奖罚通报等.d）标准要求的记录；e）外来文件：法律法规、标准、顾客提供的图样及知识产权类资料和供方提供的有关资料.文件控制程序编号：4.2.2 按文件载体分类：文件控制程序编号：a）纸介质文件；b）非纸介质文件文件控制程序编号：文件控制程序编号：4.3 文件的编号4.3.1 质量手册、程序文件和其他体系文件的编号原则：以企业标准代号为分子、以公司代号为文件分类号、标准章节号、短横线、发布年号为分母，分子与分母之间以斜线隔开。
文件控制程序
主题：
文件控制程序
文件制定标准
5.1.2.1 质量手册的编号 编号：XXXXXXXXXXXX--
流水号（从 01 至 99） 部门代码
体系代码（QM）
文件编号：
版 面 共 13 页，第 4 页 版 本 A0
公司代码（JNH）
5.1.2.2 程序文件的编号 编号：XXXXXXXXXXXX- -
程序文件流水号（从 01 至 99） 部门代码 程序文件代码 公司代码（JNH）
5.1.3 受控表单（记录/表单）的编号规则 5.1.3.1 表单的编号：
XXXXXXXXXXXXQR ----//
表示版次，0，1、2、与前一位同时使用 表单版本号（A、B、C 顺序号，依此类推） 表单的流水号（001-999） 部门代码 表单代号 公司代码
临时文件。
4.8 正式文件：除4.7范围之外的文件都是正式文件,需要受控管理。
5.1受控文件的编制
5.1.1受控文件。
5.1.2 受控文件的编号规则
手册、程序文件、程序文件的支持性文件（含技术文件、管理制度/规定、外来文件）按照
以下规则统一编号。
系统名称：
系统名称：
文件控制程序
主题：
文件制定标准
文件编号：
版 面 共 13 页，第 2 页 版 本 A0
版次 A0
文件修订履历 修订内容
首版发行
修订页次 无
修订日期 无
系统名称：
主题：
文件编号：
文件控制程序
1.目的
文件制定标准
版 面 共 13 页，第 3 页 版 本 A0
本程序规定了本公司质量管理体系文件的编制、批准、发放、管理、评审、更改等过程的规范，
《不符合纠正与预防措施管理程序》
《不符合纠正与预防措施管理程序》1.目的为了纠正与预防公司在健康、安全方面实际存在和潜在的不符合，以防止不符合的重复发生或产生新的不符合，确保体系的有效运行，达到持续改进，特制定本程序。
2.适用范围本程序适用于铜板带厂ohs管理活动中对于不符合所采取的纠正和预防措施的制定、实施与验证的管理。
3.术语和定义3.1不符合。
任何能够直接或间接造成人员伤亡、疾病、财产损失或对环境产生不利影响的违背作业标准、惯例、程序、规章或管理体系要求的行为或偏差。
3.2纠正措施：为消除已发现的不符合或其它不期望情况的原因所采取的措施。
3.3预防措施：为消除潜在不符合或其它潜在不期望情况的原因所采取的措施。
3.4“三定四不推”。
针对查出的不符合项，“三定”是指定时间、定措施、定负责人；“四不推”是指个人不推给班组、班组不推给车间、车间不推给厂、厂不推给公司。
4.职责4.1管理者代表负责审批严重不符合及各单位或部门提出的纠正与预防措施。
4.2生产安保科4.2.1组织审核组对各单位ohs管理体系的不符合项发出通知，要求责任单位采取措施消除不符合项，防止事故的发生，并组织审核员对相关责任单位制定的纠正与预防措施的有效实施进行跟踪验证；4.2.2负责本程序的编制、修改和监督实施。
4.3各单位或部门负责对本单位或部门发生的不符合项分析原因，制定纠正与预防措施并有效实施。
5.工作程序5.1ohs管理体系不符合信息的来源a、生产安保科管理人员监督检查中发现的不符合；b、各单位专、兼职安全管理人员在日常检查中或有关领导巡查时发现的不符合；c、各车间、科室组织的定期安全检查中发现的不符合；d、自动化室组织的设备检查中查出的不符合；e、保卫部门组织的消防专项检查中查出的不符合；f、职工伤亡事故调查时发现的不符合；g、职业健康安全方面的法律、法规、标准变更引起的不符合；h、相关方的合理抱怨、投诉及职工在生产实践中发现的不符合；i、ohs 监测测量出的不符合；j、ohs内审及外部审核中发现的不符合。
文件控制程序
11、目的对公司管理体系、技术和商务等方面的文件进行控制，确保文件1受到合理的控制和使用，为公司管理体系的有效运行提供支持。
2、适用范围适用于公司管理体系有关的文件的编制、审核、批准、发放、使用、修改、再次审核和批准、标识、回收和作废等全过程活动的管理，包括引用的外部文件的收集、识别、发放、使用、标识、更新、回收和作废活动的管理，以及公司技术文件和商务文件的管理。
3、职责3.1 行政部负责公司外来文件以及公司文件的收发及公司所有文件的日常管理。
3.2 QHSE管理部负责文件的归口管理和标识管理。
3.3 QHSE管理部负责外来文件的识别。
3.4 各部门负责本部门持有文件的使用管理。
3.5 管理者代表负责文件审核，总经理负责对文件进行批准。
4、工作程序按照GB/T19000：2000《质量管理体系基础和术语》3.7.2的定义，文件是有意义的数据及承载媒体，可以激烈路在纸张、软盘、光盘、硬盘等媒体上，规定了我们的行为规则，记录了我们行动的结果。
我公司的文件包括记录在纸张上的书面文件和记录在电子媒体上的电子文件，主要是指：公司管理体系文件、公司公文等管理文件；技术标准、规范、施工方案、完工报告等技术文件；商务报价、人员工资、财务管理等商务文件；4.1 受控制的文件范围1记录是一种特殊的文件。
记录的表格是文件。
按照《文件控制程序》进行管理；当表格填写完毕后就变成记录，提供了所有完成活动的证据，不再允许修改和更新，将按照《记录控制程序》进行管理。
2本公司管理体系所要求的文件，包括管理性文件、技术性文件、国家法律法规和质量职业健康安全环境要求，例如：管理手册、程序文件、支持性文件（作业指导书）、设备操作规程、公司管理制度、技术标准、记录表格、国家法律法规、公司采用的管理标准、行业要求、中国海洋石油总公司文件、南海西部石油公司文件、董事会文件、公司公文以及适当范围的外来文件。
4.2 文件的编制、审核和批准4.2.1 管理手册的编制、审核和批准管理者代表根据需要组织人员成立管理手册编写组，管理者副代表协助管理者代表根据编写组成员的岗位、职责及特长，分配不同成员编写不同章节文件，最后由管理者副代表统一汇总、修改、和排版并打印成文件初稿，经管理者代表审核修改和总经理批准后正式公布执行。
文件控制程序
4定义:
4.6.1一阶文件：食质量量安全手册：对食质量量安全系统全面的概略的描述。
4.6.2二阶文件：程序文件:具体、详细地说明各项食品质量管理安全活动（如文件管制、内部稽核、管理审查等）进行的权责方法、步骤的管理文件。
4.6.3三阶文件：指导文件：包括SSOP、HACCP计划、设备操作标准、作业标准、检验标准等具有可操作性的、指导各项具体作业的技术文件。
5．9质量安全体系文件的评审：
管理者代表根据需要组织质检、采购、销售、生产、文控等相关部门进行文件及法律法规评审,正常情况下一年评审一次，遇新法规颁布或技术标准换版等新情况时，可增加评审的频次。
5.9．1评审的内容主要是：
1)适用于组织的法规类别、名录；具体章节、内容；
2)适用文件的正确理解；
3)适用的范围
5．5非受控文件的管理
5．5．1非受控文件的发放和使用
非受控文件仅作工作参考用，不得将非受控文件用于指导工作和生产，只登记发放情况，不作修订，不作回收。
5.6文件类别区分：
4.6.1一阶文件：食质量量安全手册：对质量系统全面的概略的描述。
4.6.2二阶文件：程序文件:具体、详细地说明各项质量活动（如文件管制、内部稽核、管理审查等）进行的方法、步骤的管理文件。
HACCP计划
食品安全小组组长
→
指定撰写人
操作标准、作业标准、检验标准
食品安全小组组长
主办部门主管
指定撰写人
5．4文件的控制规定
文件分受控文件和非受控制文件，发放至直接用于指导生产、服务与工作的部门的文件为受控文件，发放至顾客、上级部门只用作参考的文件为非受控制文件。
5．4．1受控文件的标志:
文件控制程序
1、目的对与质量体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在工作现场获得适用版本的文件。
2、适用范围适用于本公司范围内，与质量体系运行有关的管理性文件和技术性文件的控制。
3、术语、缩略语本程序采用质量手册中的术语及缩略语。
4、职责4.1 总经理负责质量方针、质量目标、质量手册等文件的批准与发布；4.2 管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写，以及文件的审核；4.3文控中心负责文件的归口管理,并负责文件的组织编写；4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。
5、工作程序5.1 文件的分类及编号5.1.1质量体系文件的分类a、质量方针和目标b、质量手册c、质量体系程序文件d、制度、规程e、表格（质量体系要求文件和作业性文件的表格，记录是文件中特殊的一种。
）5.1.2文件编号企业管理标准（文件）的编号由文控中心控制并给定代号，其代号组成：X1/XX2 XX3.XXX4. X5-XX6X7X1:企业标准代号，以大写的拼音字母表示，一般以“Q”表示；XX2：企业代号，以大写的公司简体名称拼音表示，本公司以“XX”表示；XX3：文件类号，本公司文件类号见表1表1：公司文件类号XXX4：章节号，按照YY/T0287-2017标准编制，详见表2X5：表示同一章节下不同文件的序号，采用英文的26个字母表示，当同一章节下文件数量超过26份时，则采用2个英文字母表示,若超过676份文件则采用3个英文字母，以此类推。
XX6：年号，即文件编制的年份代号，如2011年编制，就用11表示；X7：文件的版本号，如文件的版本是：“A/0”版，即用“A”表示表2：公司体系文件章节号5.2文件的编制5.2.1总经理制定质量方针、确保质量目标的实现；5.2.2管理者代表组织各责任部门/人员编制质量手册、程序文件以及相关的作业文件，文控中心负责协调；5.3文件的审核与批准5.3.1质量方针和质量目标由总经理批准发布；5.3.2质量手册和程序文件由管理者代表审核，总经理批准；5.3.3其他文件由各职能部门编制，各部门负责人审核、总经理授权管理者代表批准。
文件控制程序
文件控制程序第1页共6页修订记录版本变更单编号内容制订人生效日期A/0A/1初次发行《文件控制程序》2014-07-01受控文件印章制定审核批准日期：日期：日期：文件控制程序第2页共6页1.0目的为文件及资料的控制提供指导，以保证公司内文件及资料的完整性、正确性，确保文件的机密性及文件使用的现场都为最新的有效的版本,特制定本程序文件。
2.0范围适用于公司与质量/环境相关体系文件的制订、发行、使用、变更及保管的控制。
3.0职责3.1文件的制订。
3.1.1文件及资料由各相关部门负责起草制订。
3.1.2文件的制订必须由具有相应权责的人员制订：质量、环境手册……管理者代组织相关部门制订；程序文件……部门负责人及以上人员；作业指导书……组长及以上人员。
质量、环境记录……组长及以上人员3.2文件的审核3.2.1质量、环境手册、程序文件由管理代表审核，其他文件及资料的审核原则上由文件制订人的上级进行审核。
工程部的技术文件（除线路图）由品质部、销售部审核。
3.2.2特殊情况下（文件制订人为部门主管及以上人员或文件审核人不在时）可由文件制订人自行审核。
在受权情况下可由具有相应职责的被受权人进行审核。
3.3文件的批准3.3.1质量、环境手册……总经理3.3.2程序文件……总经理3.3.3作业指导书……部门负责人及以上人员3.3.4质量、环境记录……部门负责人及以上人员3.4文件的制订、审核、批准实行三级审核制度。
3.5文件的分发、收回、销毁及管制由文控文员负责。
4.0定义：无5.0程序文件编号：GP-01标准作业程序版本：A/0文件控制程序第4页共6页2.0范围3.0职责4.0定义5.0程序。
6.0参考文件7.0附件5.1.7.3作业指导文件不限制内文架构，但优先参照程序文件的内文架构撰写5.2文件的编制、修订和作废。
5.2.1文件的编制：根据实际需要，由各相关部门专人以其相应标准格式起草制订，按文件编号系统编号，经审核批准后送文控员发行。
文件控制程序
对与质量管理体系所要求的文件进行有效控制，确保工作场所使用有效文件。
2.0适用范围适用于与质量管理体系有关的自编及外来文件的管理控制。
3.1 职责3.1 总经理负责本公司质量方针及质量目标、质量手册、程序文件的批准和外来文件采用的批准。
3.2 管理者代表负责本公司质量手册、程序文件的审核。
3.3 各部门负责本部门文件的编写、审核。
3.4 行政部负责本公司自编文件与外来文件的管理工作。
负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.2 工作程序4.1 文件的分类及编号4.1.1 文件和资料分为：形成文件的质量方针和质量目标、质量手册、程序文件、工作文件（包括外来文件）和记录\表格。
4.1.2 文件的编号本公司《质量手册》《程序文件》的编号采用如下格式：4.2 文件的编写4.2.1 质量手册和程序文件由管理者代表组织文件编写小组进行编写。
4.2.2 作业指导书、操作规程、规章制度和记录\表格由该文件的使用部门编写。
4.2.3 外来文件（如法律法规、各类标准、）由行政部或使用部门收集。
4.3 文件的审批4.3.1 质量手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2 工作流程、规章制度和记录表格由总经理审批。
4.3.3 外来文件是否采用由总经理批准。
1.1.1 本公司质量管理体系文件均应有编号及修订状态标识，修订状态表示为“版/次”。
文件原始状号为0,修改次数依次表示为123•.…，原始版本号为A/0,换版依次为A/1、A/2、A/3…。
442质量管理体系文件分“受控文件”和“非受控”版本。
443受控文件应加盖“受控”印章，非受控文件不作此标识，发放的受控文件应编写分发号。
1.1.4 作废文件应加盖“作废文件”印章，对某种原因需保留任何已作废的文件，都应注明“保留”标识。
1.1.5 外来文件标明“外来文件”字样。
4.5 文件的发放4.5.1 行政部根据实际需要，确定受控文件的发放范围，经审批后发放。
4.5.2 行政部负责文件的发放登记，领用人应签字，发放的文件应加盖受控印章并编写分发号。
文件控制程序
1目的用途为了规范品质体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新的正确的文件。
2适用范围2.1质量体系文件的编制、管制方法2.2供方及客户文件(如技术图纸、测试报告、使用说明书等)的控制方法.2.3其它外来文件(如适用的法律、法规、行业标准等)3定义注释3.1受控文件：凡是直接影响产品质量的文件或资料。
3.2非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料、其它各种管理制度。
3.3体系文件:3.3.1质量手册：质量管理体系的纲领性文件，它概括了本工厂质量管理体系的构成及要素（过程）。
3.3.2程序文件：直接支撑质量手册的主要体系文件，是对各部门运作过程及质量体系要求的具体说明。
3.3.3作业指导文件：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。
3.3.4外来文件：指由客户、供方或合作机构等提供的检验标准、使用说明书等及从本工厂外所取得法律/法规,参考标准等文件。
3.4质量记录：质量管理体系运作过程中所产生的各种记录，是体系运作的证实性文件。
4职责4.1总经理：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
4.2管理者代表：负责审核质量手册及相关程序文件。
4.3各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导文件，及时签收和保存受控文件，并将已失效的受控文件退回文控中心。
4.4文控中心：负责本工厂受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。
4.5文件控制职责表5作业程序5.1受控文件编码规定5.1.1体系文件编码原则□注:文件级别代码:一级文件：QM二级文件：QP三级文件：W I四级文件：QR5.1.2相关表单的编码流水号文件级别代码公司代码流水号文件级别代码公司代码文控中心对各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。
5.1.3外来文件的编码以外单位编码为准。
文件控制程序02-01
1.目的确保公司对质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行起重要作用的各个场所都得到相应文件的有效版本，确保与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的所有文件处于受控状态，制定本程序。
该程序适用于以下管理体系文件的控制：a.管理体系手册；b.程序文件；c.工程技术文件；d.管理体系文件；e.法律、法规文件。
2.主要内容及适用范围2.1本程序规定了对文件的标识、编制、识别、审批、发放、使用更改、作废和评审等控制。
2.2本程序适用于本公司QMS、EMS及OHSMS文件的控制。
3.引用标准文件。
3.1 GB/T19001-2008/ISO9001：2008《质量管理体系要求》GB/T24001-2004/23014001：2004《环境管理体系要求及使用指南》和GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》标准。
3.2 Q/JX.01 (Q .E. S)—2011《管理手册》（第一版）。
4.术语本程序按GB/T19000—2008/ISO9000：2005《质量管理体系基础和术语》，GB/T24001-2004/ISO 14001：2004《环境管理体系要求及使用指南》和GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》标准中确定的术语。
5.职责5.1 最高管理者a.批准管理体系手册的发布、实施和更改；b.负责所管业务系统的文件审批。
5.2管理者代表是文件控制的主管领导；a.审核管理手册；b.负责所管业务系统的文件审批；c.负责本程序文件的制定、修改和执行监控。
5.3 综合部负责本程序的贯彻实施，组织文件（管理手册、程序文件）的编、审、批、负责文件标识、印发、有效版本控制，组织外来文件的适用性审批，负责文件归档管理和更改、作废的处置，并对各部门的文件使用进行监督指导。
5.4 各职能部门负责相关文件的编制、审批、报综合部印发，并对本部门负责编制的文件定期评审其适用性。
5.5各部门负责文件的接收、登记、使用管理。
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3.4办公室负责管理体系文件、公司管理制度和适用的外来文件的控制和管理。
3.5本部门与体系运行有关文件的控制和管理工作。
4工作程序
4.1文件的分类和编号
4.1.1文件的范围和分类
——管理体系文件：综合手册、程序文件、作业指导书及记录表式等；
c、采用在原文件上进行更改的方式，文件持有者在原文件上进行更改，必要时注明更改人、日期。
4.8.5对4.8.4中a、b更改后的发放，需在《文件发放、回收登记表》上，由收到更改页的人签字确认。
4.8.6文件一般经四次更改后或进行了大幅度的修改时作换版。原版次文件作废，按4.9作废和销毁条款执行。
4.9文件的作废和销毁
4.2文件的编制
4.2.1管理手册由管理者代表组织办公室进行编制。
4.2.2程序文件由各相关职能部门负责编制。
4.2.2技术性文件由技术研发部负责编制，如产品企业标准、检测规范、工艺规程、操作规程、作业指导书等。
4.2.3公司企业管理文件、规章制度等由办公室负责组织编制。
4.2.4其它文件如质量、生产、设备、计量、财务、贸易、能源、环保、安全、卫生等由各相关部门负责编制。
4.6.2受控文件由部门负责人、档案员或文件使用人妥善保管，确保文件保持清晰、易于识别，不得随意借阅和涂改。
4.6.3文件持有者因故调动工作时，由双方办理移交手续。
4.6.4公司员工需借阅文件时，需经档案管理员同意，并在《借阅登记表》上签字登记后即可借阅。
4.6.5对非公司员工需外借文件的，必须经办公室审定借阅内容、范围、时间，经批准同意后方可借阅。
4.8.2如合同有规定时，文件更改应征得顾客的同意。
4.8.3文件修改后，由编制部门按《文件发放、回收登记表》上原发放名单，对受控文件在规定时限内逐一实施更改，同时，需更改存档文件。
4.8.4文件的更改可根据情况采用下列三种方法之一：
a、采用附页更改的方式，文件持有者签收更改页，并纳入文件中；
b、采用换页更改的方式，将文件原页抽掉并由发放部门回收，纳入更改页，但需注明版次或更改次数。
4.7文件的评审
4.7.1对于在各种场合下，评审不合格项所采取纠正和预防措施，并审定是否需要修改文件，若需修改。按4.8执行。
4.7.2在管理体系的内部审核和管理评审中。若发现管理体系文件不适宜时应提出文件评审，若需修改，按4.8执行。
4.8文件的更改和换版
4.8.1发行的文件不适用时，由原文件编制部门提出申请，经主管部门同意后，由文件编制部门进行修改。
其中：HBG代表江苏宏宝五金股份有限公司
02代表第二层次文件（程序文件）
B代表版本号
0代表修订号
C、规章制度代号
XXX03-001-0
其中：XXX代表部门代号（注1）
03代表第三层次文件
001代表序列号
0代表修订号
D、记录的标识
XXX-XX
其中：XXX代表部门代号（注1）
XX代表记录编号
注1：部门代号为：办公室(包括信息中心、档案室)HBB；采购部HBG；财务部HBC；营销部HBX；设备科HBS；计划科HBD；技术科HBJ；品管部HBZ；研发部HBY；投资发展部HBE。
编号:HBG02-01-B-0
文件控制程序
编制
丁平峰
江苏宏宝五金股份有限公司
审核
批准
1目的
通过对管理体系运行的有关文件实施控制，确保相关场合所使用文件的适用性和有效性。
2适用范围
本程序适用于与管理体系运行有关的文件的控制。
3职责
3.1办公室负责管理手册的编制工作。
3.2各相关部门负责与本部门有关的程序文件的编制。
4.4.2受控文件发放时，由主管部门确定发放范围，办公室按规定范围进行发放，文件领用人应在《文件发放、回收登记表》上签收。
4.4.3当文件破损严重影响使用时，文件领用人应到文件主管部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，并要在原发放登记表上注明更换日期，有分发号的仍沿用原文件发放号，并将破损文件加盖“作废“章，按4.9执行。
4.3.4设备管理类文件由设备科负责人审核，报制造部负责人批准。
4.3.5企业管理类文件由办公室审核，报总经理批准。
4.3.6其它文件经相关部门负责人会审后，由主管部门负责人批准。
4.3.7对直接应用于生产、检验的各类外部技术文件，要经技术研发部负责人批准。
4.4文件的发放
4.4.1文件发放部门应对文件规定其控制性质（分“受控”和“非受控”两种状态），对受控文件发放前应加盖“受控”印章予以标识。
4.9.1有下列情况之一的文件可作“作废”处理：
a、多次修改已换版的；
b、破损严重需重新更换的；
c、已过有效使用期限的；
d、由于各种原因已失效的或失去使用价值的。
4.9.2文件“作废”后，由档案室或主管部门收回所有“受控”版本，划掉“受控”章，加盖“作废”章，并在《文件发放、回收登记表》上作用好记录，回收的作废文件，一律加盖“作废”章，以防止误用。
——公司管理类文件：包括技术标准、工艺规程（规范）及管理制度等文件；
——外来文件：法律、法规、标准及各种外来文件。
4.1.2文件的标识方法
A、管理手册的标识
HBG01-B-0
其中：HBG代表江苏宏宝五金股份有限公司
01代表第一层次文件（综合手册）
B代表版本号
0代表修订号
B、程序文件代号
HBG02-B-0
4.4.4当文件使用人文件丢失后，应到文件主管部门申请领用手续，并在原发放登记表上注明丢失和补发日期。
4.4.6外来文件的发放参照上述条款执行。
4.5文件的复印
4.5.1一般性及非保密性文件需复印时，由专人进行复印。对于保密性文件的复印，应由办公室负责人同意后方可复印。
4.6文件的管理
4.6.1各部门要对本部门内使用的文件加强管理，确保在现场使用的是相应文件的有效版本。档案室负责文件的归档管理工作，并要在《档案资料移交清单》上作好记录。
4.2.5文件的编制必须规范、适用、完整和统一，并按4.1.2规定进行标识。
4.2.6文件编制后，应规定其版次、发布、实施日期等内容。
4.3文件的审核、批准
4.3.1管理手册由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2程序文件由办公室负责审核，由管理者代表批准。
4.3.3技术性文件由技术科负责人或专业技术人员进行审核，报技术研发部主管批准。