文件控制程序(HBG-0-B-0)
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4.2.5文件的编制必须规范、适用、完整和统一，并按4.1.2规定进行标识。
4.2.6文件编制后，应规定其版次、发布、实施日期等内容。
4.3文件的审核、批准
4.3.1管理手册由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2程序文件由办公室负责审核，由管理者代表批准。
4.3.3技术性文件由技术科负责人或专业技术人员进行审核，报技术研发部主管批准。
编号:HBG02-01-B-0
文件控制程序
编制
丁平峰
江苏宏宝五金股份有限公司
审核
批准
1目的
通过对管理体系运行的有关文件实施控制，确保相关场合所使用文件的适用性和有效性。
2适用范围
本程序适用于与管理体系运行有关的文件的控制。
3职责
3.1办公室负责管理手册的编制工作。
3.2各相关部门负责与本部门有关的程序文件的编制。
3.3档案室负责文件的归档、借阅等管理工作。
3.4办公室负责管理体系文件、公司管理制度和适用的外来文件的控制和管理。
3.5技术研发部负责技术文件的收集、汇总和存档工作。
3.6各职能部门负责本部门与体系运行有关文件的控制和管理工作。
4工作程序
4.1文件的分类和编号
4.1.1文件的范围和分类
——管理体系文件：综合手册、程序文件、作业指导书及记录表式等；
4.2文件的编制
4.2.1管理手册由管理者代表组织办公室进行编制。
4.2.2程序文件由各相关职能部门负责编制。
4.2.2技术性文件由技术研发部负责编制，如产品企业标准、检测规范、工艺规程、操作规程、作业指导书等。
4.2.3公司企业管理文件、规章制度等由办公室负责组织编制。
4.2.4其它文件如质量、生产、设备、计量、财务、贸易、能源、环保、安全、卫生等由各相关部门负责编制。
c、采用在原文件上进行更改的方式，文件持有者在原文件上进行更改，必要时注明更改人、日期。
4.8.5对4.8.4中a、b更改后的发放，需在《文件发放、回收登记表》上，由收到更改页的人签字确认。
4.8.6文件一般经四次更改后或进行了大幅度的修改时作换版。原版次文件作废，按4.9作废和销毁条款执行。
4.9文件的作废和销毁
4.3.4设备管理类文件由设备科负责人审核，报制造部负责人批准。
4.3.5企业管理类文件由办公室审核，报总经理批准。
4.3.6其它文件经相关部门负责人会审后，由主管部门负责人批准。
4.3.7对直接应用于生产、检验的各类外部技术文件，要经技术研发部负责人批准。
4.4文件的发放
4.4.1文件发放部门应对文件规定其控制性质（分“受控”和“非受控”两种状态），对受控文件发放前应加盖“受控”印章予以标识。
4.7文件的评审
4.7.1对于在各种场合下，评审不合格项所采取纠正和预防措施，并审定是否需要修改文件，若需修改。按4.8执行。
4.7.2在管理体系的内部审核和管理评审中。若发现管理体系文件不适宜时应提出文件评审，若需修改，按4.8执行。
4.8文件的更改和换版
4.8.1发行的文件不适用时，由原文件编制部门提出申请，经主管部门同意后，由文件编制部门进行修改。
其中：HBG代表江苏宏宝五金股份有限公司
02代表第二层次文件（程序文件）
B代表版本号
0代表修订号
C、规章制度代号
XXX03-001-0
其中：XXX代表部门代号（注1）
03代表第三层次文件
001代表序列号
0代表修订号Hale Waihona Puke Baidu
D、记录的标识
XXX-XX
其中：XXX代表部门代号（注1）
XX代表记录编号
注1：部门代号为：办公室(包括信息中心、档案室)HBB；采购部HBG；财务部HBC；营销部HBX；设备科HBS；计划科HBD；技术科HBJ；品管部HBZ；研发部HBY；投资发展部HBE。
4.4.4当文件使用人文件丢失后，应到文件主管部门申请领用手续，并在原发放登记表上注明丢失和补发日期。
4.4.6外来文件的发放参照上述条款执行。
4.5文件的复印
4.5.1一般性及非保密性文件需复印时，由专人进行复印。对于保密性文件的复印，应由办公室负责人同意后方可复印。
4.6文件的管理
4.6.1各部门要对本部门内使用的文件加强管理，确保在现场使用的是相应文件的有效版本。档案室负责文件的归档管理工作，并要在《档案资料移交清单》上作好记录。
4.8.2如合同有规定时，文件更改应征得顾客的同意。
4.8.3文件修改后，由编制部门按《文件发放、回收登记表》上原发放名单，对受控文件在规定时限内逐一实施更改，同时，需更改存档文件。
4.8.4文件的更改可根据情况采用下列三种方法之一：
a、采用附页更改的方式，文件持有者签收更改页，并纳入文件中；
b、采用换页更改的方式，将文件原页抽掉并由发放部门回收，纳入更改页，但需注明版次或更改次数。
4.6.2受控文件由部门负责人、档案员或文件使用人妥善保管，确保文件保持清晰、易于识别，不得随意借阅和涂改。
4.6.3文件持有者因故调动工作时，由双方办理移交手续。
4.6.4公司员工需借阅文件时，需经档案管理员同意，并在《借阅登记表》上签字登记后即可借阅。
4.6.5对非公司员工需外借文件的，必须经办公室审定借阅内容、范围、时间，经批准同意后方可借阅。
4.9.1有下列情况之一的文件可作“作废”处理：
a、多次修改已换版的；
b、破损严重需重新更换的；
c、已过有效使用期限的；
d、由于各种原因已失效的或失去使用价值的。
4.9.2文件“作废”后，由档案室或主管部门收回所有“受控”版本，划掉“受控”章，加盖“作废”章，并在《文件发放、回收登记表》上作用好记录，回收的作废文件，一律加盖“作废”章，以防止误用。
——公司管理类文件：包括技术标准、工艺规程（规范）及管理制度等文件；
——外来文件：法律、法规、标准及各种外来文件。
4.1.2文件的标识方法
A、管理手册的标识
HBG01-B-0
其中：HBG代表江苏宏宝五金股份有限公司
01代表第一层次文件（综合手册）
B代表版本号
0代表修订号
B、程序文件代号
HBG02-B-0
4.4.2受控文件发放时，由主管部门确定发放范围，办公室按规定范围进行发放，文件领用人应在《文件发放、回收登记表》上签收。
4.4.3当文件破损严重影响使用时，文件领用人应到文件主管部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，并要在原发放登记表上注明更换日期，有分发号的仍沿用原文件发放号，并将破损文件加盖“作废“章，按4.9执行。
4.2.6文件编制后，应规定其版次、发布、实施日期等内容。
4.3文件的审核、批准
4.3.1管理手册由管理者代表审核，总经理批准。
4.3.2程序文件由办公室负责审核，由管理者代表批准。
4.3.3技术性文件由技术科负责人或专业技术人员进行审核，报技术研发部主管批准。
编号:HBG02-01-B-0
文件控制程序
编制
丁平峰
江苏宏宝五金股份有限公司
审核
批准
1目的
通过对管理体系运行的有关文件实施控制，确保相关场合所使用文件的适用性和有效性。
2适用范围
本程序适用于与管理体系运行有关的文件的控制。
3职责
3.1办公室负责管理手册的编制工作。
3.2各相关部门负责与本部门有关的程序文件的编制。
3.3档案室负责文件的归档、借阅等管理工作。
3.4办公室负责管理体系文件、公司管理制度和适用的外来文件的控制和管理。
3.5技术研发部负责技术文件的收集、汇总和存档工作。
3.6各职能部门负责本部门与体系运行有关文件的控制和管理工作。
4工作程序
4.1文件的分类和编号
4.1.1文件的范围和分类
——管理体系文件：综合手册、程序文件、作业指导书及记录表式等；
4.2文件的编制
4.2.1管理手册由管理者代表组织办公室进行编制。
4.2.2程序文件由各相关职能部门负责编制。
4.2.2技术性文件由技术研发部负责编制，如产品企业标准、检测规范、工艺规程、操作规程、作业指导书等。
4.2.3公司企业管理文件、规章制度等由办公室负责组织编制。
4.2.4其它文件如质量、生产、设备、计量、财务、贸易、能源、环保、安全、卫生等由各相关部门负责编制。
c、采用在原文件上进行更改的方式，文件持有者在原文件上进行更改，必要时注明更改人、日期。
4.8.5对4.8.4中a、b更改后的发放，需在《文件发放、回收登记表》上，由收到更改页的人签字确认。
4.8.6文件一般经四次更改后或进行了大幅度的修改时作换版。原版次文件作废，按4.9作废和销毁条款执行。
4.9文件的作废和销毁
4.3.4设备管理类文件由设备科负责人审核，报制造部负责人批准。
4.3.5企业管理类文件由办公室审核，报总经理批准。
4.3.6其它文件经相关部门负责人会审后，由主管部门负责人批准。
4.3.7对直接应用于生产、检验的各类外部技术文件，要经技术研发部负责人批准。
4.4文件的发放
4.4.1文件发放部门应对文件规定其控制性质（分“受控”和“非受控”两种状态），对受控文件发放前应加盖“受控”印章予以标识。
4.7文件的评审
4.7.1对于在各种场合下，评审不合格项所采取纠正和预防措施，并审定是否需要修改文件，若需修改。按4.8执行。
4.7.2在管理体系的内部审核和管理评审中。若发现管理体系文件不适宜时应提出文件评审，若需修改，按4.8执行。
4.8文件的更改和换版
4.8.1发行的文件不适用时，由原文件编制部门提出申请，经主管部门同意后，由文件编制部门进行修改。
其中：HBG代表江苏宏宝五金股份有限公司
02代表第二层次文件（程序文件）
B代表版本号
0代表修订号
C、规章制度代号
XXX03-001-0
其中：XXX代表部门代号（注1）
03代表第三层次文件
001代表序列号
0代表修订号Hale Waihona Puke Baidu
D、记录的标识
XXX-XX
其中：XXX代表部门代号（注1）
XX代表记录编号
注1：部门代号为：办公室(包括信息中心、档案室)HBB；采购部HBG；财务部HBC；营销部HBX；设备科HBS；计划科HBD；技术科HBJ；品管部HBZ；研发部HBY；投资发展部HBE。
4.4.4当文件使用人文件丢失后，应到文件主管部门申请领用手续，并在原发放登记表上注明丢失和补发日期。
4.4.6外来文件的发放参照上述条款执行。
4.5文件的复印
4.5.1一般性及非保密性文件需复印时，由专人进行复印。对于保密性文件的复印，应由办公室负责人同意后方可复印。
4.6文件的管理
4.6.1各部门要对本部门内使用的文件加强管理，确保在现场使用的是相应文件的有效版本。档案室负责文件的归档管理工作，并要在《档案资料移交清单》上作好记录。
4.8.2如合同有规定时，文件更改应征得顾客的同意。
4.8.3文件修改后，由编制部门按《文件发放、回收登记表》上原发放名单，对受控文件在规定时限内逐一实施更改，同时，需更改存档文件。
4.8.4文件的更改可根据情况采用下列三种方法之一：
a、采用附页更改的方式，文件持有者签收更改页，并纳入文件中；
b、采用换页更改的方式，将文件原页抽掉并由发放部门回收，纳入更改页，但需注明版次或更改次数。
4.6.2受控文件由部门负责人、档案员或文件使用人妥善保管，确保文件保持清晰、易于识别，不得随意借阅和涂改。
4.6.3文件持有者因故调动工作时，由双方办理移交手续。
4.6.4公司员工需借阅文件时，需经档案管理员同意，并在《借阅登记表》上签字登记后即可借阅。
4.6.5对非公司员工需外借文件的，必须经办公室审定借阅内容、范围、时间，经批准同意后方可借阅。
4.9.1有下列情况之一的文件可作“作废”处理：
a、多次修改已换版的；
b、破损严重需重新更换的；
c、已过有效使用期限的；
d、由于各种原因已失效的或失去使用价值的。
4.9.2文件“作废”后，由档案室或主管部门收回所有“受控”版本，划掉“受控”章，加盖“作废”章，并在《文件发放、回收登记表》上作用好记录，回收的作废文件，一律加盖“作废”章，以防止误用。
——公司管理类文件：包括技术标准、工艺规程（规范）及管理制度等文件；
——外来文件：法律、法规、标准及各种外来文件。
4.1.2文件的标识方法
A、管理手册的标识
HBG01-B-0
其中：HBG代表江苏宏宝五金股份有限公司
01代表第一层次文件（综合手册）
B代表版本号
0代表修订号
B、程序文件代号
HBG02-B-0
4.4.2受控文件发放时，由主管部门确定发放范围，办公室按规定范围进行发放，文件领用人应在《文件发放、回收登记表》上签收。
4.4.3当文件破损严重影响使用时，文件领用人应到文件主管部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，并要在原发放登记表上注明更换日期，有分发号的仍沿用原文件发放号，并将破损文件加盖“作废“章，按4.9执行。